リソース配分計画テンプレート

プロジェクトを計画するときは、すべてのリソースを最大限に活せるようにしたいものです。その計画は、リソース配分計画テンプレートを使えば簡単に標準化できます。

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組み込まれている機能

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新しいイニシアチブに着手する心の準備はできていても、取りかかる前に、どのようなリソースが必要になるかを正確に把握しておく必要があります。このプロジェクトを効果的に実行するには、どのようなツールやチームメンバー、予算が必要でしょうか?どれくらいの量を利用できるでしょうか?リソース配分計画テンプレートを使用すると、チームと他部門のコラボレーターの両方にリソースの背景情報を提供できます。

リソース配分計画テンプレートとは何ですか?

リソース配分計画テンプレートは、リソース配分計画のいわば骨格となるものです。簡単に複製して、新しい配分計画を作成することができます。配分プロセス全体の一貫性を改善したい場合や一度に複数の異なる計画を立てたい場合などに便利なツールです。

ここでいうリソースとは、具体的なプロジェクトを完成させるのに必要なものを指しています。時間や個別のチーム、特定の役割、資金などを意味する場合があります。

リソース配分計画とは?

リソース配分計画とは、特定のプロジェクトを完成させるのに必要なリソースの一覧のことで、必要なリソースや必要になるタイミング、各リソースのコストと数量が記載されます。リソース配分計画は、プロジェクトのスコープ、スケジュール、予算と合致してなくてはいけません。

リソース配分計画テンプレートとリソース管理テンプレートの違いとは?

リソース配分計画テンプレートは、利用可能なリソースを具体的なイニシアチブに割り当てるためのものです。一方のリソース管理計画テンプレートは、内容がもっと具体的で、チームの余力を管理することによって、チームの取り組みを確認できるようにするためのものです。

リソース配分計画テンプレートはいつ使うべきか?

リソース配分計画テンプレートは、プロジェクト計画またはプロジェクトの立ち上げ段階で使うと最も効果を発揮します。プロジェクトのスコープやスケジュール、予算といった制約を定めるのに便利です。

リソース配分計画テンプレートに記載される情報とは?

しっかりと書かれたリソース配分計画テンプレートには、以下を含む、プロジェクトリソースについて必要な情報がすべて記載されます。

  • リソース名: 個人や具体的なプロジェクトに必要なリソースの種類など。

  • 関連タスク: このリソースを使用する具体的な作業やタスク。

  • プロジェクトでの役割: 人員リソースの場合、1 人のメンバーがプロジェクトで提供する具体的なスキルセット。

  • 最大キャパシティ: リソースが対応できる最大のキャパシティ。

  • 利用可能なキャパシティ: リソースが最大のキャパシティに到達するまでの残り。

  • プロジェクトの開始日と終了日: プロジェクトに取り組む期間。

組み込まれている機能

  • ワークロード: ワークロードを使用すると、チームメンバーの各プロジェクトでの取り組みをすべて 1 か所で簡単に確認できるため、チームのキャパシティをスナップショットとして視覚化できます。さっと目を通すだけで確認できるため、競合を特定したり、リスクに対応したり、タスクを再割り当てしたり、タスクのスケジュールを変更したりすることによって、タスクを順調に進めることもできます。ワークロードを定期的にチェックすれば、チームメンバーの仕事量を確認できます。仕事量に合わせて、優先度の低いタスクを再割り当てしたり、そのスケジュールを変更したりできるため、優先度の高いイニシアチブに着手できます。

  • ポートフォリオ: ポートフォリオを使うと複数プロジェクトを一つのビューで整理し、管理できるため、すべてのプロジェクトの進捗状況を俯瞰的に確認したり、詳細を見てリスクアセスメントを行うことができます。さらに、進捗会議を開かなくてもプログラム全体の進捗情報を常にステークホルダーと共有できます。

  • プロジェクトの概要: プロジェクトの概要は、プロジェクトの重要な背景状況をすべて一か所でまとめて把握できる場所です。プロジェクト作業の内容、理由、方法について、チームが俯瞰的に確認できます。プロジェクトの説明を追加し、Asana を使ってどう共同作業するか、方向性を決めます。次に、会議の詳細、コミュニケーションチャネル、プロジェクトの要旨などといった、重要なリソースや背景情報を一か所で共有します。

  • 開始日: 時には、仕事の期日を追跡するだけでなく、いつ開始すべきかを知ることも必要になります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

  • Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事リクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

  • Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

  • Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

  • Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

FAQ

リソース配分計画のスプレッドシートはどのように作成したらいいですか?

リソース配分計画は、複雑な数式や書式を使ってスプレッドシートに作成されることが多いですが、協働ワークマネジメントプラットフォームで作成するのが一番良い方法です。すべてのチームメンバーや主要な関係者は、プロジェクトを通して、利用可能なリソースやそれらがどのように使用されているかを常に正確に把握できるようになります。

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