リアルトーク: リモートワークを成功させる方法

ここ最近、世界中のチームがかつてない規模でリモートワークに移行を始めています。これまで正式なリモートワークの文化がなかった企業は、チームのコミュニケーション、コラボレーション、仕事の調整をリモートで行う方法を決めている真っ最中。その一方、もうみんなはリモートで働きはじめています。この社会に、新しい「当たり前」の定義が定着しつつあり、その「当たり前」が今でも変化し続けているのは言うまでもありません。

リモートで働ける私たちは幸運だとはいえ、世界中で人々が経験しているストレスや不安、孤立感と無縁ではいられません。実のところ、私たちは単にリモートで働いているのではなく、過去に経験したことのない困難のさなかに自宅で働いているのですから。

同時に、人によっては新しい仕事上の人間関係やコミュニケーションのスタイルに適応しようとしているかもしれません。さらに本音を言えば、健康情報に関する新しいニュースが次々飛び込み、地球規模で重大事項が変化していく中では、仕事に集中しにくいこともあるでしょう。でも大丈夫!世界の出来事に影響を受けているのは、チームの誰でも同じです。そして 100% の能力を発揮して仕事に集中できている人はおそらく一人もいないでしょう。忘れないでください。ご自身で生計を立てているだけでじゅうぶん立派なのです。小さな成功を一つ一つお祝いしましょう。この苦難のときに、私たちは共にあるのです。

リモートワークを成功させる 3 つの方法

ご自身とチームの仕事を前に進め続けるには、しっかりと地に足をつけ、仕事とつながり続けるための計画を立てることが重要です。そうすれば、チームに対して意義のある貢献をしていると感じられます。そこでやるべきことが次の 3 つ。つまり、チームとつながること、優先順位を設定すること、そしてプライベートと仕事の境目をつけることです。

リモートチームとつながる

リモートワークは、たとえ他に事情や問題がなくても、孤立感をもたらすものです。屋内避難指示やソーシャルディスタンシングの方針がそれに加われば、チームや同僚とのつながりを感じにくくなっても無理もありません。だからこそ、透明性を維持し、コミュニケーションのチャンネルを開いておくことがこれまで以上に大切になります。

チームとコミュニケーションをとる方法を確立すれば、当て推量がなくなり、よりシームレスにつながれます。事実、仕事の解剖学インデックスによれば、チームとつながり仕事の透明性を得ることで、従業員のモチベーションが倍増することがわかっています。

まだ取り掛かっていない方は、チームでコミュニケーションのルールを作る時間をとり、全員でルールを共有しましょう。Slack のようなメッセージシステムでは何を伝えるのか、メールで送信するものは何か、Asana には何を入れるのかについて、チームの共通認識を作ります。バーチャル会議を頻繁に行うなら、マイクのミュートや、カメラをオンにしておくことなどのルールについて全員の了解をとりましょう。

チームとこうした会話をすることで、コミュニケーションをすべきでないタイミングについても話し合うことができます。今は、これまで以上に連絡が取りやすくなっていますが、リモートワーク中はプライベートな生活と仕事を分けることがとても重要。サイレントモードなどの機能を使って、通知を受け取っていない状態であることをチームに知らせましょう。また、Asana の「不在」を知らせる機能を使えば、いつまであなたがオフラインなのかがチームにわかります。

優先事項を設定する

会社の優先事項が変わったところも多いのではないでしょうか。これからも変わることがあるでしょう。新しい仕事が発生したり、予想していたプロジェクトがいったん休止になるかもしれません。こうした変動しやすい一つひとつの仕事について、少し時間をとってご自身の月ごとや週ごとの優先度を明確にしましょう。共有文書や Asana のような仕事管理プラットフォームで、優先度やステータスを記述すると、あなたも関係者も情報を共有して、アクションをとるべき仕事や優先すべきものを決めやすくなります。

同じように重要なのが、あるタスクが予定通り進まない場合にどうするか、対応策を全員が把握していることです。マネージャーとの次の 1on1 ミーティングやチームとのスタンダップミーティングで、未完了のタスクや障害となっている問題、新たなイニシアチブをどう扱うかについて明確にしましょう。未完了にしておいても構わないものはどれで、ダメなものはどれでしょうか。どうすれば優先度の高いプロジェクトを関係者と共有し、全員があなたの仕事について可視性を持てるでしょうか。また、新しいリモートでのワークフローに合わせるために、変更したりアップデートが必要になるルールもあることを覚えておきましょう。

仕事とプライベートの区別がつきにくくなった今、優先度が高いものを明確にすることで、落ち着いて考え、勤務時間を最大限有効に使えるようになります。自分がやっている仕事は重要なのだと知ることで、その日を過ごすために必要な目的意識が生まれ、仕事をコントロールできている感覚を持つことができます。

プライベートと仕事の境目を明確にする

今一番すべきなのは、自分が集中できるものは何か、そのためにはどうするのがベストかについて、自分に正直になって考えることです。私たちが参加しているのはマラソンです。無事に完走するには、まず自分をいたわらなくてはいけません。

ここにご紹介するのは、Asana チームのメンバーによる自分をケアする方法です。

  • 定期的な瞑想セッション
  • ソーシャルメディアやニュースから距離をとる
  • 1 日が終わったら、サインオフする
  • 1 日の初めに、その日の優先事項を共有する
  • Asana チームのバーチャル背景を使った Zoom コール
  • ルームメイトや子ども、家族と一緒にきちんとランチ休憩をとる
  • Employee Resource Group のリモートワークハッピーアワー

プライベートと仕事の区切りの付け方は、人それぞれ違います。ご紹介したヒントはこれさえあればいいというリストではなく、Asana で働く私たちにとって役に立っているガイドラインです。でももし可能なら、英気を養い、仲間にサポートされていると感じられるような習慣を作って、実践する時間をとることを、心からおすすめします。

リモートワークへの適応を繰り返す

将来何が待っているのかも、私たちが今後どれくらいの期間、リモートで働くことになるのかも、誰にもわかりません。ですから、リモートワークにどう適応するかを一度に考える必要はありません。おそらくは状況の変化に合わせて、何度も適応し直さなければならないでしょう。でも、健全なリモートワークの習慣や方針、公私の区別を実践することで、仕事をしっかりコントロールできているという手ごたえとともに、本当に重要な仕事に集中できるようになるはずです。

今は健康を大切に、同僚や大切な人たちに声をかけながら、ご自身をいたわってお過ごしください。

リモートワークのヒントをもっと見るには、Asana のウェビナーリモートワーク: これまで通りチームとつながり、仕事を順調に進めるにはをご視聴ください。

リアルトーク: リモートワークを成功させる方法