プロジェクトの見積もりを正確に行うテクニック 6 選

家族のために夕食を作っているとき、お腹を空かせた家族がいつ食べられるのかを聞いてきます。 野菜を準備し、オーブンを予熱し、テーブルをセットする必要があることはわかっています。 家族に正確な待ち時間を伝えるにはどうすればよいでしょうか？

ディナーの準備もプロジェクト管理も、作業の完了にかかる時間を予測することが不可欠です。 どちらの場合も、正確な情報とステークホルダーとのコミュニケーションが必要です。見積もりが正確であればあるほど、ステークホルダーの満足度も高まります。

プロジェクトの見積もりとは？

プロジェクトの見積もりとは、プロジェクトの最初から最後までに必要な時間、コスト、リソースを情報に基づいて予測することです。 多くのプロジェクトの見積もりでは、過去の情報をもとに情報に基づいた予測を行います。 たとえば、類似のプロジェクトのタイムラインや予算、過去のプロジェクトの見積もりの経験、過去のステークホルダーの要件などが含まれます。

ステークホルダーの管理と要件の収集は、プロジェクトの見積もりにおいて非常に重要な要素です。プロジェクトを完了させるために必要な要件を正確に把握しておく必要があるためです。 たとえば、ステークホルダーは特定の期日までに最終結果を必要としているのか？ プロジェクトを成功させるために必要な制約や要件はあるか？ こうした情報はすべて、プロジェクトの見積もりを正確に行うのに役立ちます。 

プロジェクトの見積もりは、プロジェクトのスコープを定義するのに役立つため、プロジェクトマネージャーにとって重要です。 プロジェクトのスコープは、プロジェクトチームメンバーが、どの成果物を完了すべきか、誰がどのタスクに取り組んでいるか、そして必要な締め切りを理解するのに役立ちます。 

プロジェクトを正確に見積もる方法

見積もりプロセスは、プロジェクトマネジメントのトライアングルという同じツールから始まります。 プロジェクトマネジメントのトライアングルは、次の 3 つの主要な要素で構成されています。

• コスト

• スコープ

• 時間

すべてのプロジェクトにおいて、3 つの要素のバランスを取ることが求められます。 三角形の一部を大きくする必要がある場合、プロジェクトのバランスを保つために他の部分を変更する必要があります。 たとえば、プロジェクトのスコープが大きくなると、多くの場合、コストや時間も増やす必要があります。 プロジェクトの時間を短縮する場合は、スコープまたはコストを増やすことでバランスを取ります。

プロジェクトマネジメントのトライアングルは、プロジェクトの見積もりプロセスにおいて重要な役割を果たします。 3 つの要素の関係性により、2 つの要素について十分な情報があれば、3 つ目の要素を正確に見積もることができます。 

一般的なプロジェクトの見積もり手法 6 選

プロジェクトマネジメントのトライアングルを使ってプロジェクトを見積もることができない場合は、以下の 6 つの見積もり手法を試してみてください。 これらのテクニックは、正確な見積もりを行うために十分な情報を明らかにするのに役立ちます。 

1. トップダウン見積もり法

トップダウン見積もり戦略では、プロジェクトの全体的な時間を推定し、その最終予定時間に基づいてプロジェクトをより小さなフェーズやタスクに分割します。 この見積もり手法は、作業分解構成図 (WBS) というプロジェクトマネジメント戦略と組み合わせて使用されます。 WBS 戦略は、大きな成果物を小さなサブタスクに分割するのに役立ちます。 

トップダウン見積もり法の実践例

プロジェクトをピザだとすると、トップダウン見積もりはピザを小さなスライスに分割するようなものです。

たとえば、チームが 1 年以内にプロジェクトを完了する必要がある場合、1 年のタイムラインを基に、プロジェクトをいくつかのパートに分割し、それぞれのパートに主要なマイルストーンを設定します。 たとえば、製品開発チームが 1 カレンダー年のうちに新製品をリリースする予定だとします。 プロジェクトマネージャーは、製品のワイヤーフレームの完成、アルファビルド、製品テスト、最終リリース日など、主要なマイルストーンをそのカレンダー年の中に設定します。 

ピザに例えると、プロジェクトの各セクションは「スライス」であり、最初から最後までのプロジェクト全体がピザ全体となります。

2. ボトムアップ見積もり法

ボトムアップ見積もりは、トップダウン見積もりの逆です。 プロジェクトの所要時間を把握してから小さなタスクに分割するのではなく、ボトムアップ見積もりでは、各タスクにかかる時間を確認し、それらを合計して最終的なプロジェクトの締め切りを予測します。 

この手法は、クリティカルパス法に似ています。 しかし、ボトムアップ見積もりはプロジェクトに必要なすべてのタスクを考慮するのに対し、クリティカルパス法は完了が必須のタスクのみを考慮するという点が大きく異なります。

ボトムアップ見積もり法の実践例

先ほどのピザの例に戻りましょう。ボトムアップ見積もりは、ピザ全体のすべてのスライスを使って、ピザの大きさを把握することになります。 

e コマースマーケティングウェブサイトを開発するタスクがあり、クライアントはその所要時間を知りたいと考えています。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを完了するために必要なすべてのタスクをリストアップし、各タスクの推定時間を合計して、クライアントに最終的な推定タイムラインを提示します。

3. 三点見積もり法

三点見積もり法を使うことで、ボトムアップ見積もりをより正確に行うことができます。 この手法では、ボトムアップ見積もりの 3 つの異なるバリエーション (最も楽観的なタイムライン、最も悲観的なタイムライン、最も可能性の高いタイムライン) の平均を取り、プロジェクトの最終的な時間の見積もりを導き出します。 これら 3 つの見積もりは、PERT チャートを使用して見つけることができます。

たとえば、あるチームがプロジェクトの見積もりを 3 通り作成したとします。最も楽観的なタイムラインは 10 日、最も可能性の高い結果は 14 日、最も悲観的な結果は 30 日です。 これらのタイムラインの平均を計算すると、およそ 21 日となります。 

4. 類推見積もり法

類推見積もりでは、過去のプロジェクトを参考に、現在のプロジェクトと類似した特定の詳細を特定します。 過去のプロジェクトの情報を現在のプロジェクトに適用します。 そして、類似点と相違点に基づいて、プロジェクトマネージャーは現在のプロジェクトのコスト、スコープ、時間を見積もります。 

たとえば、ウェブサイト開発チームが、新製品のウェブサイトの更新タスクを担当しているとします。 この場合、前回製品のウェブサイトを更新した際のデータを振り返り、それを基にプロジェクトのタイムラインを見積もることができます。

5. パラメトリック見積もり法

パラメトリック見積もり法では、過去のプロジェクトの履歴データを使用して、リソース、予算、設備、プロジェクトタイムラインなど、プロジェクトのあらゆる部分を推定します。 パラメトリック見積もりは、より正確な見積もりを導き出すために、類推見積もりと組み合わせて使用されることが多いです。 これは、過去のデータと経験の両方を考慮することで、より正確な見積もりが可能になるためです。 

たとえば、あなたは IT プロジェクトマネージャーで、特定のソフトウェアを 150 台のデバイスにインストールするタスクを担当しているとします。 1 台のデバイスにつき、インストールプロセスには約 10 分かかることがわかっているため、その見積もりに 150 を掛けて、このプロセスにかかる時間の見積もりを導き出します。 

6. 専門知識に基づく見積もり

この見積もり法は、プロジェクトマネージャーの経験に完全に基づいています。 経験豊富なプロジェクトマネージャーは、同様のプロジェクトを何度も完了しているため、特定の種類のプロジェクトにかかる時間を知っている場合があります。 経験に基づく見積もりを使用する場合は、その分野の専門家に相談することをおすすめします。 そうでない場合は、この手法を他の見積もり手法と組み合わせて使用することをおすすめします。

たとえば、あるウェブデベロッパーが 2000 年代初頭にウェブサイトの構築を始めた場合、 20 年以上の経験を持つこのウェブデベロッパーは、これまでに完了したすべてのサイトに基づいて、シンプルなウェブサイトを構築するのにかかる時間を正確に把握しているでしょう。 

プロジェクト管理において見積もりが重要な理由

見積もりは、プロジェクト計画プロセスの必要な部分です。 アジャイルプロジェクトから、より直線的なウォーターフォールプロジェクトまで、ほぼすべての種類のプロジェクトで、見積もりを行うことでメリットを得られます。 その理由をご紹介します。

見積もりを行うことでチームは仕事を順調に進められる

プロジェクトマネージャーがプロジェクトをスムーズに進めるための一般的な方法の 1 つは、チームが見積もりにできるだけ近づけるようにすることです。 プロジェクトの特定のフェーズで利用できる時間、予算、リソースを正確に把握しているため、チームがそれらの範囲内に収まるようにサポートできます。

プロジェクトマネージャー、チームメンバー、関係者がプロジェクトの見積もりを把握していると、お互いに責任を持って取り組めます。 そのためには、デジタルプロジェクト管理ソフトウェアなど、一元管理された場所でプロジェクトの見積もりを共有するようにしましょう。 

プロジェクト開始前にプロジェクト計画を作成する必要がある

プロジェクトの見積もりを正確に行うには、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが実際に開始される前に完了する必要のある主要なタスクを特定する必要があります。 つまり、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのキックオフ前に、クリティカルパスと主な依存関係を明確にする必要があります。 また、クリティカルパスを確立することで、完了すべきタスクと、それらのタスクを完了するために必要なリソースの全体像を把握できます。

プロジェクト開始前にこうした情報をすべて把握しておくことで、混乱を防げます。 プロジェクトメンバーが質問をしたり、次のステップがわからない場合は、見積もりフェーズで確立されたプロジェクト計画を参照できます。 

リスク軽減に役立つ

プロジェクトの見積もりは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの進行に伴うリスクを軽減するのに役立ちます。 プロジェクト開始前に明確なタイムラインを確立しておけば、チームはプロジェクトのタイムラインと予算を参考にできます。 リスクを軽減するには、プロジェクト計画に時間、予算、リソースを少し追加して、締め切りを過ぎたり、予算の制限を超えたりするリスクを防ぎます。

チームが問題に直面した場合は、問題と解決策をすばやく問題ログに記録し、見積もりプロセスで作成された計画に沿ってチームを導きましょう。 プロジェクトの見積もりとクリティカルパスを組み合わせて参照点として使用することで、チームはプロジェクトのどの段階にいるのかを把握できます。