ハイブリッドワークスケジュールのすすめ

新型コロナウイルスの蔓延によって、リモートワークが実現可能であること、そして時にはこの働き方が適していることが明らかになりました。調査によると、ナレッジワーカーは自宅で仕事をする方が集中できることが多く、通勤時間を減らすことでプライベートの時間を確保できることがわかっています。しかし、ナレッジワーカーが再びオフィスに戻り始めた今、直接会って行うコラボレーションも同様に重要であることが明確になってきました。リモートワークが集中力と柔軟性を高めるように、オフィスは仲間との交流や仕事をする場として重要な役割を果たします。

しかし、自宅とオフィスのどちらか一方だけを選ばなくてはいけないわけではないのです。ハイブリッドワークのおかげで、両者のメリットをフル活用できます。

ハイブリッドワークスケジュールとは

ハイブリッドワークスケジュールとは、リモートワークとオフィスワークを組み合わせた柔軟なワークモデルです。このモデルでは、何日か自宅で仕事をし、残りの日はオフィスで仕事をすることができます。常にオフィスにいる必要はありませんが、在宅勤務を徹底するわけでもありません。ハイブリッドワークで働くチームメンバーは、オフィスワークで得られる仲間意識とリモートワークの集中力と柔軟性という両方のメリットをフル活用できるのです。

3 種類のワークモデル

ハイブリッドワークは、以下の 3 つのワークモデルのうちの 1 つです。ここでは、それぞれのワークモデルの特徴をご紹介します。

• オフィスワーク: チームメンバーは常にオフィスで働きます。ただし、通院や育児、一回限りの事情で在宅勤務をすることはあります。

• リモートワーク: チーム全員がさまざまな場所からリモートで仕事をしています。物理的なオフィスはありませんが、年に数回、チームイベントやオフサイトミーティングでリモート社員同士が直接顔を合わせる機会があります。

• ハイブリッドワーク: これは、上の 2 つのモデルを組み合わせたものです。何日かは自宅で仕事をし、何日かはオフィスで働くといった勤務形態です。ハイブリッドワークモデルの中には出勤時間を自由に決められるものもありますが、計画的に特定の日を在宅ワーク、またはオフィスワークに割り当てることもできます。

ハイブリッドワークが流行っている理由

ハイブリッドワークは目新しいものではありませんが、新型コロナウイルスの影響で一層普及しました。このパンデミックによって、リモートワークは実現可能であり、柔軟性、ワークライフバランス、集中力を高めるという点で有益であることが証明されたのです。新しい日常が始まるにつれ、オフィスで仕事をしなくても生産性を上げられることが明らかになりました。従業員がチームワークを重視する場合はオフィスを、集中力を要する仕事をする場合は自宅を選ぶのは自然なことです。実際、49% の従業員が、以前よりもオフィスを人と関わる場所として見るようになったため、戦略策定や計画、オンボーディング、1on1 ミーティング、トレーニングなど、コラボレーションを伴うタスクの場合は、特にオフィスが好まれます。

パンデミック時に導入されたリモートワークのインフラストラクチャは現在でも機能しています。つまり、コロナ禍の影響で不安定な状況が続く中、チームは簡単にハイブリッドスケジュールを採用し、柔軟な対応を取れるようになったのです。現在、リモートワークが可能な従業員の 42% が自宅とオフィスの両方で仕事をしており、この数字は今後数年で 53% を超えると予測されています。

ハイブリッドワークスケジュールの種類

ハイブリッドワークにはさまざまな形態があり、特定のニーズや好みに合わせてチームのワークスケジュールを調整できます。ここでは、ハイブリッドワークを導入する前に知っておきたい、ハイブリッドワークの一般的なオプションとそのメリットとデメリットをご紹介します。

コーホートスケジュール

コーホート (集団) スケジュールはハイブリッド型勤務形態の中で最も仕組みが整っているアプローチです。この形態では、全員がマネージャーや会社が設定した 1 つの共通ルールに従います。たとえば、社員全員が月曜日と火曜日はオフィスで働き、水曜日から金曜日は自宅で仕事をするといった具合です。

ここでは、一般的なコーホートスケジュールをご紹介します。

• 3:2 モデル: 従業員は 3 日間オフィスで働き、2 日間自宅で働きます。このハイブリッドワークポリシーは、簡単に調整でき、全員が同じ曜日に出勤することを可能にします。しかし、3:2 モデルの欠点はオフィススペースを縮小できないため、費用が高くつくことです。

• ボトムアップモデル: このモデルでは、各チームが、出社する曜日を決めます。会社が、週 2 日出勤などの目標を設定し、各チームがその目標を達成するために必要なスケジュールを決定します。ボトムアップモデルを採用することで、チームが協力して全員にとって理想的なオフィスのスケジュールを決定します。また、チームごとに異なる曜日に出社するため、オフィススペースを縮小することも可能となります。この方法の欠点は、部門横断チームを同じ曜日にオフィスに集めることが難しくなることです。

• 時差出勤: このハイブリッドモデルは、従業員が出社すべき曜日を指定するだけでなく、何時に出社し、何時に退社するかも指定します。時差出勤は、最も厳格なコーホートスケジュールであり、シフト業務に最適です。たとえば、診療所では時差出勤を採用し、1 日を通して必要な人数が働いている状態を維持しながら、新型コロナウイルス感染対策のために人員を減らして運営することができます。これにより、医師が在宅勤務の日にバーチャルで患者を診られるようになり、同時に院内でも十分な対応ができる環境が整えられるようになります。

フレキシブルなスケジュール

フレキシブルなスケジュールは、その名のとおり柔軟な勤務体制です。厳格なルールがないのが特徴で、従業員は必要なときに自宅で作業し、必要なときに出社できます。

• フレックスプレイス: このハイブリッドモデルでは、個々のチームメンバーがその日にどこで働くかを自由に決定できます。ボトムアップ方式と似ていますが、意思決定権がチーム全体ではなく、個人にあるのが特徴です。オフィスを縮小する場合でも、デスク予約システムを導入すれば、フレックスプレイス制は機能します。オフィス内のスペースが限られている場合は、従業員が出社する前にワークスペースを予約できるシステムを導入しましょう。ただし、その日のうちにスペースが足りなくなり、出社したいチームメンバーが出社できなくなる可能性もあります。

• フレックスタイム: このモデルでは、従業員は自分の勤務時間を自由に選べます。たとえば、在宅勤務の日には、朝 8 時から正午まで働き、用事を済ませてから、午後 3 時から 7 時まで再びログインするといった働き方も可能です。また、フレックスタイムとフレックスプレイスやコーホートスケジュールを組み合わせることで、従業員は一層柔軟な働き方ができるようになります。

ハイブリッドワークスケジュールのメリット

ハイブリッド型勤務形態が普及している背景には、それなりの理由があります。うまく活用すれば、リモートワークとオフィスワークの両方のメリットを最大限に活かせるからです。次にそのメリットをご紹介します。

柔軟性と従業員満足度を高める

自宅とオフィスのどちらで働くか選ぶというより、どちらでも働くようになったと、多くのナレッジワーカーが答えています。従業員がハイブリッドワーク環境の柔軟性を好むのは、私生活と仕事を両立させるのに効果的だからです。毎日通勤しなくて済むので、プライベートや家族のために時間を割くことができ、柔軟性も高まります。その一方で、オフィスにいる間は、直接会ってコラボレーションできるというメリットもフル活用できます。これこそ、従業員が充実した私生活を送りながら、職場とのつながりを感じ、仕事に打ち込むことができる、究極の従業員満足度を実現する方法なのです。

ハイブリッドの従業員は、オフィスでのみ働く従業員よりもパフォーマンスがよく、幸福度も格段に高い傾向にあります。職場でよい仕事をしながらプライベートで大切なアクティビティもできるという柔軟性が大きなメリットになっているのです。”

フォーカスタイムとコラボレーションを両立させる

当社の調査によると、ナレッジワーカーがスキルを要する仕事を一番効率よく行えるのは、より深く集中できる自宅であることがわかっています。一方、戦略策定や計画、オンボーディング、1on1 のミーティング、トレーニングや開発などのコラボレーションを伴うタスクはオフィスで行うことを好む傾向があります。ハイブリッドワークスケジュールをうまく組めば、両者のメリットを活用できます。つまり、チームメンバーは自宅で集中してスキルを要する仕事をし、オフィスに出社して対人スキルを伴う仕事ができるのです。

コストを削減する

ハイブリッド型勤務形態の中には、経費節減につながるものもあります。従業員がオフィスにいる時間が短くなれば、オフィススペースや資材などの諸経費を縮小して削減できる可能性があります。しかし、これは使用するハイブリッドスケジュールの種類によって異なります。チームごとに出社する日が異なる場合は、それほど多くのデスクスペースは必要ないでしょう。しかし、社員全員が特定の日に出社する必要がある場合は、全員分のデスクが必要となってきます。

ハイブリッドワークのベストプラクティス

ハイブリッドワークを導入することで、チームの満足度と生産性を向上できますが、やり方によってはうまくいかないこともあります。ここでは、ハイブリッドワークを導入する場合に、チームが一緒に働く時間、そして離れて働く時間を最大限に活用するために重視すべきことをご紹介します。

オフィスでの時間を調整する

ハイブリッドワークが最も効果を発揮するのは、従業員が顔を合わせてコラボレーションを行う環境が確保されている場合です。完全集中できるリモートワークと、モチベーションと人とのつながりを深められるオフィスワークという 2 つの環境のいいとこどりができるのです。しかし、このバランスを保つためには、ある程度の調整が必要です。

そこでおすすめなのが、オフィスでの時間を同期させること。オフィスでの時間を同期させることです。各自が好きな場所を選ぶのではなく、チームで共通のスケジュールを設定し、全員が同じ曜日にオフィスに出社するようにしましょう。スケジュールを決める前にアンケートを実施し、チームメンバーがどの曜日に出社し、どの曜日にリモートワークを希望しているか情報を集めましょう。そして、その情報をもとに、チーム独自のニーズに合ったハイブリッドスケジュールを作成しましょう。

個人的なつながりを深める

当社の調査では、41% のナレッジワーカーがリモートワーク中は孤立感が増すと答えています。したがって、週の一部をリモートワークで行う場合、対面でのつながりは一層貴重なものとなるのです。つまり、チームでオフィスに出社する時間を合わせるだけでなく、一緒に過ごす時間を最大限に活用することが重要なのです。

ハイブリッドな職場で個人的なつながりを促進する方法は以下のとおりです。

• 直接会ってコラボレーションする時間を確保する。1on1 ミーティングやブレーンストーミングセッションのようなコラボレーションをチームがオフィスにいる日にスケジュールして、一緒に働く時間を最大限に活用しましょう。

• 絆を深める時間を確保する。全員がオフィスにいる日に、ランチ会、コーヒーチャット (一緒にコーヒーを飲みながら、会話を楽しむ会)、ハッピーアワーなどのチームイベントを開催する時間を確保しましょう。

• バーチャルのつながりも大切にする。会議の議題にアイスブレーカー質問を組み込んで、チームメンバーがビデオ会議で打ち解けられるよう促しましょう。

透明性と信頼性の高い企業文化を作る

ハイブリッドスケジュールでは、チームは最も生産性の高い方法で仕事を進められますが、その反面、同僚と顔を合わせる機会が少なくなります。物理的な距離がある場合でも、チームのつながりを維持するためには、透明性と信頼が不可欠です。チームメンバーが何に取り組んでいるのか、どのようにコミュニケーションをとるのかを把握する必要がありますが、たとえ姿が見えなくても、全員がきちんと働いているのだと信頼することも大切です。

チームの透明性と信頼性を高める方法は以下のとおりです。

• カレンダーを公開し、集中したいときや個人的な予定の時間を押さえておく。そうすることで、チームに返信が遅くなる時間帯を知らせることができます。さらに、カレンダーを共有することで、不在のときにミーティングの予定が入るのを防げます。

• 望むコミュニケーション方法をチームと共有し、通常メッセージに返信する時間帯を知らせる。たとえば、Slack メッセージよりメールでのやり取りを希望することをチームに伝え、集中して仕事をする場合はすぐに返信できない可能性があることを伝えておきましょう。また、カレンダーや Slack などのメッセージアプリにステータスを設定し、集中したいときやチャットに出られない時間を表示することも可能です。

• 一日の仕事の開始時刻と終了時刻を明確に設定し、伝える。マネージャーがこのような区切りを設定することは、特に重要なことです。なぜなら、そうすることで、従業員は勤務時間外に仕事から完全に距離を置きやすくなるからです。チームメンバーが勤務時間を把握していれば、燃え尽き症候群や働きすぎに悩まされる可能性は低くなります。

• マイクロマネジメントを回避する: マネージャーが重要視すべきなのは、たとえ直接顔を合わせることができなくても、チームが精一杯に仕事をしている、と信頼することです。ハイブリッドワークスケジュールのガイドラインを設定したら、チームがそれに従って働くと信じて、どこでどのように働いているかを確認するのは避けましょう。このような干渉しすぎないアプローチはなかなか難しいものですが、データによれば、信頼性の高い会社の従業員は、信頼性の低い会社に勤める従業員に比べてストレスが 74% 少なく、生産性が 50% 高く、エンゲージメントが 76% 高いことが報告されています。

集中する時間を確保する

当社の調査によると、ナレッジワーカーの 21% が在宅勤務をすることで集中力が高まると回答しています。しかし、従業員がリモートワークを最大限に活用するためには、集中力を削ぐような通知や会議を控える必要があります。ナレッジワーカーは毎週平均 3 時間もの時間を不要な会議に浪費し、毎日 32 件ものメールを受信しています。これは、かなりの集中時間のロスになります。

ここでは、チーム内のノイズを減らし、集中力を高める方法をご紹介します。

• 毎週 1 回、「会議をしない日」を設け、従業員が仕事のフローに入って (集中して) 働ける時間を確保する。この日は、従業員が希望すれば自宅でも仕事ができるようにします。

• 会議を開くべき場合と、メールやその他の非同期的コミュニケーションで済む場合を定義する。必ずしもすべての会議が 30 分や 1 時間である必要はありません。時には、15 分程度のチェックインミーティング (目標に対する進捗確認) で十分な場合もあります。

• 即レス文化をなくす。マネージャーの 50%、一般社員の 42% が、通知にすぐに対応しなければならないと感じています。しかし、常に通知をチェックしていると、仕事を中断した後に勢いを取り戻すのに 20 分以上かかることもあり、集中力が低下してしまいます。マネージャーは、より現実的な応答時間基準を設定し、チームが必要なときに通知をスヌーズできるようにするとよいでしょう。

ハイブリッドワークに適したツールを使用する

ハイブリッドスケジュールは、オフィスワークとリモートワークを組み合わせたものなので、従業員がオフィスから自宅、そしてその他の場所に移動しても対応できるようなツールが必要です。実際に会って作業する場合は、ミーティングやメールで済むかもしれませんが、リモートでプロジェクトを調整するとなると、いろいろと不便なことが出てきます。

しかし、ワークマネジメントソフトウェアを活用すれば、タイムゾーン、チーム、オフィスの枠を超えてコラボレーションを実現できます。適切なツールを使えば、仕事を 1 か所に集めて整理し、誰がいつまでに何をするのか、全員が共通認識をもって作業を進められます。そうすることで、状況を把握するために全員を 1 つの部屋に集める必要がなくなり、チームはどこにいても、スムーズに仕事ができるようになります。