分散ワークの世界における Asana を使ったチームの再結成と成長

明確な対抗策がない中でグローバルパンデミックの対応に追われて 1 年が過ぎ、メンバーたちと顔を合わせながらのコラボレーションやチームの集会 (そしてハグ！) を再開できる兆しがやっと見えてきました。 当社も含め、多くの企業は、オフィス勤務を再開してチームを再結成する方法について検討しています。 

新型コロナウイルスにより、未来の働き方は思っていたより早く訪れそうです。 チームが再び一堂に会する中、これまで以上に多様な働き方が生まれることでしょう。 チームがオフィスに戻って働けるようになっても、職場環境はリモートのみであったり、オフィスのみであったり、またはそのハイブリッドであったりと、人々の働き方はこれまで以上に多様になるでしょう。 

アプローチの仕方を問わず、メンバーのつながりは今までにないほど重要になっています。 チームは、容易に協力しあえる環境があれば好結果を出せるからです。 ”

Asana では、コラボレーションや信頼を高めるには、日々の体験を共有すること、相手の顔を見ながらコミュニケーションをとること、また即興的な思いつきや共同制作を行うことが重要であるとわかりました。 当社は、世界中で分散して活動しながら成長を続ける企業として、オフィスでの仕事を中心にしながらも、ハイブリッドなチーム環境や柔軟性を当然のごとくサポートしてきました。 この 1 年以上は物理的な離れていましたが、現在はグローバルチームによる対面でのコラボレーションを再開する準備を安全かつ慎重に行うとともに、サンフランシスコでは本社を 633 Folsom Street の新オフィスに移転するという計画を進めています。

リモートワークへの移行は突然の出来事でしたが、チームを再びオフィスに迎え入れるのは、単にドアのカギを開ければいいということではありません。 当社は最後に同じオフィスで仕事をして以来、世界中で500 人以上の新メンバーをバーチャルに採用およびオンボーディングしました。彼らの多くは Asana のオフィスに一度も足を踏み入れたことがありません。 対面での仕事の再開を計画するにあたり、オフィス勤務に向けた再オンボーディングを行い、意識的にリーダーシップを発揮し、帰属意識を育みインクルージョンを促進することによりチームのつながりを築くという取り組みに注力しています。これらはすべて Asana を使って行います。

サンフランシスコの Asana オフィスのロビー。

ハイブリッドワークへの復帰を計画する

Asana では、同じ空間で一緒に共同制作を行うときに実感できるチーム内のつながりやフロー (集中力) に代わるものはないと考えています。 当社は、チームが成長し、持てる力を存分に発揮し、意思決定において意見が尊重され支持されていると実感できる、ダイナミックなオフィス体験を作り上げることを企業として重視しています。 

どのようなハイブリッドモデルを採用すべきかについて検討した際、コラボレーションやインクルージョン、Personal およびプロフェッショナルとしての成長にフォーカスを当て、明確なビジョンの実現を目指す、Asana のカルチャーへの投資を続けるものにしたいと考えました。 私たちは、従業員をキャリアアップのすべての段階でサポートすることにコミットしています。また、そのレベルでのメンターシップは、主に対面で行う場合に最大限の効果を発揮します。 

つまり、Asana の従業員と新しい募集職種は、11 か所のグローバルオフィスのいずれかに割り振られることになります。 会社の創業以来、私たちは従業員を信頼し、勤務時間や働き方を決めつけることはありませんでした。 その考え方を変える予定もありません。 

Asana のチームが再び一つになるにあたり、オフィス中心の企業文化にハイブリッド要素を取り入れることで、さらなる柔軟性を実現していきます。 従来のノーミーティング・ウェンズデーのポリシーを進化させて、「ワークフロムホーム・ウェンズデー」のオプションを追加し、ほとんどの従業員は金曜日にも在宅勤務を選択できるようになります。 この移行により、従業員はオフィスで対面のコラボレーションを行うことも、ホームで集中して自分のリズムで働くことも選択でき、その両方の働き方から価値を得られます。

再びオフィスでチームメイトと働くようになった後の典型的な 1 週間のイメージ図。

従業員は、この柔軟性があるおかげで、普段なら通勤にかかる時間をうまく活かしたり、休憩を取って家族と過ごす時間を確保したりすることができます。これは、パンデミックから得た前向きな教訓でもあります。 Asana のオフィスは、インクルーシブな共有スペースを通じて気軽なつながりを生み出したり、共同作業を行ったりすることが意識されているので、オフィスで対面で働く場合はそのメリットを享受できます。

特に楽しみなのが、サンフランシスコ中心部にできる新しい本社です。12 階建ての LEED Gold 認定を受けたビルで、共有スペースや新しく製造された美しい商業用キッチンと食事スペース、マインドフルネスを意識したり休憩を取ったりするためのウェルネスゾーン、屋外の集会スペースにもなる屋上ガーデンなどがあります。 また、チームのためにさらなるコラボレーションやイノベーションを実現できるよう、新しい建物やエグゼクティブ用のブリーフィングセンターにお客様やパートナー、幅広いコミュニティのメンバーを招待したいと考えています。 

全世界に分散するチームのコラボレーションを向上させる

2020年、インポスター症候群の増加と燃え尽き症候群の発生が働く人々にとって深刻な現実と化しました。 Asana もこうした問題と無関係ではなく、当社ではミッション達成への取り組みやインクルージョンと帰属意識の向上を目指したコミットメントの中で、問題に積極的に対処しています。 また、各従業員がお互いとのつながりを実感できるよう、コミュニティを構築する工数への投資を増やしています。 

Asana の主眼は世界中のチームが容易にコラボレーションできるようにすることにあります。当社の製品は、私たちがリモートワークにすばやく、スムーズに移行するのに役立っただけでなく、チームとして苦境を耐え抜くためにも必要不可欠なものでした。 

私たちは、Asana を使うことで、情報の検索や最新ステータスの確認、不要なミーティングへの参加など、「仕事のための仕事」を取り除きます。 Asana プラットフォームを使えば、いつまでに誰が何をするのか、日々の作業が一番大きな目標の達成にどうつながるのかといったことが明確になるため、最も大きなインパクトを生み出す仕事にフォーカスできます。 

Asana を基盤に置かずにグローバルチームのオフィス勤務再開を計画することなど想像がつきません。 Asana で仕事を体系化しているからこそ、柔軟性を維持しながら、最小の工数で、適切な関係者に最新情報を周知できています。 Asana は、すべての作業につながった信頼できる情報源としての役割を果たしてくれるため、私たちは集中してミッションの達成に取り組むことができます。

「オフィス勤務への復帰 (RTO) チェックリスト」を Asana で管理しています。

ワークプレイスの発展にワークマネジメントは欠かせません。 どこで仕事をするにしろ、どのようなツールを使用するにしろ、チームは明確さとつながりを必要とします。 私たちは、Asana が組織の最も重要な仕事を支える必須ツールになり得ると信じています。 

対面でのコラボレーションを再開する体制を整える

グローバルチームのオフィス勤務再開を進めるにあたり、チームがパンデミック後の世界に順応し、疲労や燃え尽き症候群を解消できるような方法で行いたいと考えています。 一夜にして完全にリモートワークに移行しなければならなかったときは正解の載っている「台本」はありませんでしたが、オフィス勤務に移行する場合は十分に考える時間を取れます。 理屈で考えた計画を実行に移すにあたり、私たちはブレない価値観を保ちながらも、予想外の結果にはオープンに好奇心を持って対応し、チームメイトたちと力を合わせていくことを目指しています。

オフィスへの復帰は段階的なアプローチで進めます。 大規模なオフィスでは、少人数からはじめ、早い段階でのフィードバックをもとにそのアプローチを繰り返し、9月にはチーム全体のオフィス勤務再開を実現しました。 小さいオフィスでは、状況の変化にすばやく柔軟に順応できるようにしながらも、一気にチーム全員のオフィス勤務を再開できるでしょう。 従業員が一貫した姿勢を感じ、会社によるサポートを実感できるように、どのチームでもどのオフィスでも週ごとに簡単な投票を行うほか、さらに広範なアンケートも実施しています。

新しいルーチンやスケジュールに慣れようとする従業員のために、各種トレーニング、リソース、プログラムからなる包括的なサポートシステムを提供しています。 また、マネージャーには、(コンピューター画面を通したチームの習慣ではなく) 対面チームの習慣を再構築するためのコーチングを実施します。 リモートワークへの移行は、対面で行っていたことをバーチャルの世界にそのまま移すだけではありませんでした。それと同じように、チームをオフィスで再会させる場合にも意図的なアプローチで対応していきます。 

私たちは、よい生き方をし、素晴らしいことを成し遂げましょうという考えを大切にしています。パンデミックが発生した当初、当社のリーダーシップチームは「自分を大切に。 お客様を大切に」 私たちのグローバルコミュニティは、これまでタフに対応してきました。離れて働くことを余儀なくされましたが、今回の経験は私たちの距離を逆に縮めてくれました。 

私たちは、長い間、企業文化を製品のように扱い、Asana の開発に使用するのと同じ設計原則をカルチャーにも適用してきました。 見せかけのトレードオフに惑わされないを重んじる価値観の精神をもとに、私たちは、グローバルチームの各メンバーがどこにいても容易にコラボレーションを行えるように、ハイブリッドモデルの最良の要素を取り入れながら、非常に優れたオフィス中心のカルチャーを構築する手段を発見したと考えています。

編集可能ユーザー注: この記事は、オフィスを中心としたハイブリッド体制の理念についての詳細を追加するために更新されました。

Sonja Gusenbauer 氏に心から感謝の意を込めて