効果的な 1 日のスケジュールの立て方: おすすめツールとテンプレートを紹介

1 日があっという間に過ぎてしまうと感じることがよくあるのではないでしょうか？しかし、1 日を 1 つの単位としてではなく、24 時間のブロックとして考えると光明が見えてきます。各ブロックを分割すれば、特定の時間を仕事や付き合い、食事、創作活動などに当てられるのです。

自分の時間の使い方を明確に理解すると、「時間が足りない」と常に感じる状況を避けられるようになります。この記事では時間の管理の観点から、1 日のスケジュール作成がいかに重要なのかをまとめます。1 日ごとに計画を立てると、たとえあまりやる気が起きない日であっても、やるべきことを確実に実行するための段取りを整えられます。

1 日のスケジュールを立てるメリットは？

1 日のスケジュールを作成するメリットは、その日のタスクを整理できることだけではありません。習慣の改善や今後のイベントへの準備に役立ち、週の残りの日々に取り組む仕事の方向性を導き出す上でも有効です。

1 日のスケジュールを作成するメリットをいくつか挙げていきます。

• よい習慣や毎日の過ごし方を作る

• 枠組みを作る

• 先延ばしを未然に防ぐ

• 生産性を高める

• ストレスを軽減する

• 時間を節約する

• 集中力を高める

医療機関の Piedmont が実施した研究によると、日課は幸せにつながるようです。Piedmont で医師を務める医学博士の Indumathi Bendi 氏は「日課の活動を実行すると、状況をよりコントロールしやすくなり、また予測しやすくなるため、ストレスを軽減できます」と述べています。また Bendi 医師は、事前準備がストレスを未然に防ぐ上で重要な役割を果たすと指摘しています。

物理的な “スケジュール帳” をおすすめしない理由

では 1 日のスケジュールはどこに作成するべきなのでしょうか？

使いやすく、見た目がきれいな紙のスケジュール帳は、大勢の人々が予定表として愛用しています。しかし正直に言うと、どれだけオシャレでも、物理的なスケジュール帳は日々の予定を整理するために必要な機能を持ち合わせているとは言えません。

従来型の実物のスケジュール帳が抱える問題なら、誰もが経験したことがあるはずです。「乱雑になる」「背景情報がない」「スペースが足りない」などの問題に加え、紛失する可能性もあります。

こうした混乱や乱雑さ、不便さといった問題を解消するには、オンラインで毎日のスケジュールを管理する必要があります。

なぜオンラインのスケジュール管理表が効果的なのか

スケジュールを紙のスケジュール帳に書き出す場合とは異なり、スケジュール管理アプリには次のメリットがあります。

• タスクとイベントの優先順位を決められる

• 背景情報を入れられる

• チームメンバーと共有できる

• オンラインでパソコンやタブレット、スマホから常にアクセスできる

• 1 か所で複数のカレンダーを作成できる

オンラインスケジュール管理ツールをお探しなら、Asana をお試しください。Asana は仕事の整理に役立つワークマネジメントプラットフォームであり、何をするべきか、いつするべきかを把握できます。

効率の良い 1 日のスケジュールの立て方は？

どのオンラインスケジュール管理ツールを使うにせよ、以下の 6 つのステップを踏み、まとまりのある、見やすい 1 日ごとのスケジュールを作成しましょう。

1. To-Do のアイテムを挙げていく

To-Do アイテム (やるべきこと) を整理する前に、まずはその日に実施する必要があるすべてのアイテムを挙げ、リストを作成する必要があります。1 日のスケジュールアプリに 1 つずつ確認しながら追加していきましょう。やるべきことをすべて記録していくために、GTD メソッドなどの手法について知るのもよいでしょう。

ミーティングや運動、アポイントメントなどの繰り返し行われるタスクも盛り込みます。また、締め切りや電話連絡など、1 回きりのタスクも追加する必要があります。タスクのリストをどこまで具体的に示すかは、あなた次第です。たとえば「昼食」をルーティンとして毎日の繰り返しのタスクに加えることも可能です。

【ステップ 1 のヒント】

今後のタスクを現時点ですべて把握していなくても問題はありません。タスクが発生した時点で To-Do アイテムをリストに追加できます。

2. タスクの優先順位を決める

To-Do リストの作成後、長いリストができあがりプレッシャーを感じてしまうかもしれませんが、心配無用です。優先順位をつけることでリストは見やすくなります。

仕事の優先順位を決めると、どの仕事をいつまでに完了するべきかを、より理解しやすくなるのです。こうすることで、すべてのタスクを 1 日で完了することができないと思っても、最も優先順位の高いタスク、つまり最も影響の大きなタスクに集中できます。

各タスクの重要度を「高」「中」「低」に設定し、仕事の優先順位を決定します。タスクを整理する際は、次の質問を自身に投げかけ、整理しましょう。

• 締め切りが厳しいタスクはどれか？

• 決められた日に完了しなければならないタスクはどれか？

• すぐに完了できないと困るタスクはどれか？

• 次に完了したいタスクはどれか？

• 後回しにできるタスクはどれか？

【ステップ 2 のヒント】

タスク同士でかち合う場合は、どちらのタスクが急を要するのかを考えましょう。たとえば、クライアント向けのプロジェクトと上司向けのプロジェクトなら、前者を優先するべきです。締め切りが重なる際は、チームメンバーとマネージャーに助けを求めましょう。委任や延期が可能な仕事があるかどうかを確認するとよいでしょう。

3. 締め切りを記す

オンラインの To-Do リストに目を通し、すべてのタスクに締め切りが設定されていることを確認しましょう。締め切り日をいつにするべきか迷っているなら、現時点で理に適う締め切りを定めるべきです。締め切りは後々変更できます。

優先順位と同じように、締め切りはタスクの重要性に加え、いつまでに仕事を完了する必要があるのかを明確に示します。締め切りがあやふやでは、たとえ時間が充分にあったとしても、うっかり期間内に成果物を納品しそびれる可能性があるので要注意です。実際に、締め切りに遅れる原因のなかで 2 番目に多く挙げられるのが不明瞭なプロセスだと言われます。

【ステップ 3 のヒント】

締め切りはビジネスシーンのみに当てはまるのではありません。個人のタスクにも期日を設定すれば、責任感を持って取り組めます。

たとえばハーフマラソンを走る予定なら、1 週間ごとに走る距離に対する期日を定めるべきです。そうすることで、良い状態でレース当日を迎えられます。

4. 繰り返し行われるイベントを特定する

オンライン To-Do リストで締め切りを設定したら、繰り返し行われるイベントをわかりやすく表示しましょう。毎週実施するチームミーティング、毎月参加する読書会、顧客への連絡などがこれらのイベントに該当します。

このステップでは、プロジェクト管理ソフトウェアを使い、1 日のスケジュールに繰り返し行われるイベントの予定を設定していきましょう。こうすることで、週ごとに、または月ごとに予定を手動で入力するという手間が必要なくなり、仕事が効率化します。

【ステップ 4 のヒント】

このタイミングで、繰り返し行われるイベントを簡単に確認しておきましょう。定期的に行っていても、実施するべきではない作業や他のメンバーに任せるべき作業があるかどうかもチェックしておきます。

5. 時間や優先順位、締め切りを基にアイテムを並べる

さて、ここからが本番です。To-Do リストのアイテムを日にちと時間を基に並び替えます。優先順位や締め切りなどの別の基準でアイテムを並び替えても構いません。

好みに合わせてアイテムの順番を決める際は、すでに実行した 4 つのステップを考慮しましょう。優先順位の高いアイテムにはじめに取り掛かり、優先順位の低いアイテムはその日の午後や夕方、または後日に後回しにできます。続いて、繰り返し行うイベントをカレンダーのテンプレート全体に散りばめます。To-Do リストが短くなるにつれ、1 日の日程は埋まっていきます。

【ステップ 5 のヒント】

To-Do リストをカレンダービューに切り換えて、スケジュールの埋まり具合を確認できます。あまりにも予定が多すぎる場合は、スケジュール作成のプロセスに対して、必要性を感じないタスクがあれば削除し、休むための時間、または変更を加えるための時間を確保するステップを追加します。

6. 臨機応変に対応する

1 日ごとのスケジュールを見える化したら、仕事に取り掛かりましょう。最初に策定したスケジュールがそっくりそのまま実現する可能性は低いため、1 日または週を通じて臨機応変に対処することが大事です。

デジタル版のスケジュール帳の最大のメリットは、簡単に予定を決められること、そして、後々の変更の負担が減ることです。クライアントが締め切りを変更することもあれば、毎週月曜日に行うミーティングが水曜日に延期されることもあるでしょう。そんなとき、ボタンをクリックするだけで 1 日のスケジュールを調整できれば、このような変更がもたらすストレスは軽減されます。

【ステップ 6 のヒント】

プロジェクト管理ソフトウェアがあれば他にスケジュール作成ツールは不要です。大半のプロジェクト管理ソフトウェアは整理、カスタマイズ、見える化を重視しています。これらの機能を活用すれば、便利で柔軟性の高い 1 日のスケジュールを作成できるようになります。

1 日のスケジュール用テンプレート

下の 1 日ごとのスケジュール用テンプレートを使い、To-Do リストを整理しましょう。1 週間のスケジュールを作成する場合は、このテンプレートを週のそれぞれの日にコピーします。

この 1 日ごとのスケジュール用テンプレートは一般的な時間の区切りを採用していますが、好みに応じてさらに詳しいスケジュールを作成することも可能です。

たとえば タスク 1 を 7時から 7時半に割り当て、朝の瞑想を実行します。時間単位のテンプレートのおかげで、よい習慣を定着させ、責任感を持って目標の達成に向けて取り組めるようになります。

1 日のスケジュールをアレンジする 3 つの方法

1 日のスケジュールをアレンジする方法はさまざまです。時間枠に焦点を絞る方法も、タスクを中心にアレンジする方法もあります。以下の選択肢を参考にしてください。

1. “時間単位” でアレンジする

通常、1 日のスケジュールは時間単位で予定を入れます。1 時間ベースのスケジュールを作成するには、上記のステップに従い、重要なタスクに時間を割り当てます。このタイプのスケジュールは 1 日を構成する各パーツの枠組みを明確に示します。さらに仕事帰りの通院など、仕事以外の予定も入れられます。

2. “優先順位ベース” でアレンジする

時間を制限せずに 1 日ごとのスケジュールを組みたいなら、優先順位ベースでタスクをリストアップし、1 日を通してこのリストに従って仕事に取り掛かりましょう。シンプルなようにも思えますが、リストの作成後も優先順位を調整する必要があります。たとえば、その日に行われるミーティングや用事、イベント、アポイントメントに応じて優先順位は変化します。

Asana のワークマネジメントソフトウェアを使うと、次のような 1 日の優先順位を整理したスケジュールを作れます。

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3. “締め切りベース” でアレンジする

締め切りを考慮してスケジュールを整理することで、スケジュールにそれぞれのタスクの緊急度を反映させられます。締め切り間際のプロジェクトを確認できれば、個人のスケジュールでどのプロジェクトを優先するべきかが見えてきます。

優先順位のリストと同じように、締め切りリストは毎日変化します。毎朝リストを確認し、繰り返し行われるイベントや 1 度きりのイベントがあれば、その都度予定に入れていく必要があります。

1 日のスケジュールを使ってを極めましょう

1 日ごとのスケジュールを作成する方針は、時間管理を極める上で効果的であり、その結果、思い通りに生活を送れていると実感できるようになります。1 日のスケジュール作成に適切なツールを使用すれば、1 日の予定に枠組みをもたらし、さらに状況に応じて柔軟に変更を加えられます。

そこでおすすめなのが、ワークマネジメントツールです。Asana は、1 日のスケジュールをさまざまな方法でアレンジしたり、ページ設定で締め切りや優先順位を基にスケジュールを確認したりと、効果的なサポート機能を搭載しています。また 1 か月のカレンダーとしてスケジュールを表示することも、カレンダー上でチームメンバーとコラボレーションを行うことも可能です。まずは 30 日間のフリートライアルをご利用いただき、その実用性を実感してください。

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