世界クラス企業 3 社のチームから学ぶクリエイティブ制作を大規模に効率化する方法

ビルボード広告から SNS 投稿まで、ブランドを際立たせるには高品質のクリエイティブアセットが不可欠です。 しかし、企業の規模が大きくなるほど、クリエイティブ制作のすべての要素を調整することは難しくなります。 

しかし、だからといって不可能というわけではありません。 Discovery Inc.、Benefit Cosmetics、Dr. Martens という 3 社の大企業は、クリエイティブ制作を大規模展開するにあたり難題を解決しました。 クリエイティブワークフローを実現するためにAsanaを活用した方法をご紹介します。 

1. Discovery Digital Studios が毎月数千本の動画を制作している方法

Discovery Inc.は、TLC、Animal Planet、Food Network など、大人気のエンターテインメントネットワークを運営する大手メディア企業です。 同社の Digital Studios チームは、毎月のように各種 SNS プラットフォームやコンシューマーアプリ向けに何千もの動画を制作しています。動画 1 本につき多くの調整が必要なことを考えると、これは簡単なタスクではありません。 すべてを完了させるために、同社は Asana でクリエイティブ制作の全工程を整理しています。 

コンテンツ制作の標準化 

Digital Studios チームは、ウェブサイト、Facebook、Instagram、YouTube などの各種プラットフォーム用に、最大 6 つの異なるバージョンの動画を制作する場合もよくあります。 管理すべき成果物が非常に多いため、クリエイティブプロセスを明確に定義することが不可欠です。 以下に、その方法をご紹介します。 

• 各ワークストリームの中心的なハブ:チームは、すべての動画フォーマットに対して Asanaプロジェクトを作成し、すべてのコンテンツ制作の成果物と関係者を 1 か所で整理できるようにしています。 

• 制作ワークフローのテンプレート化:映画や動画を制作するチーム向けの撮影スケジュールテンプレートなど、プロジェクトテンプレートを標準化することで、成果物の一覧があらかじめ設定されているため、チームはすぐに作業を開始でき、タスクの見落としもありません。 

• 自動引き継ぎ: オートメーションを使って、異なるチームや部署間でタスクを即座に引き継ぐことができるため、関係者全員が、いつ作業を開始できるかを把握できます。 

仕事の進捗状況の可視化

このような大規模なコンテンツ制作では、今後の予定、進行中の仕事、完了した仕事の全体像を把握することが難しい場合があります。 Asana を使用することで、Discovery はこれらすべてを 1 つの包括的なビューで確認できるほか、レポートの作成や特定の動画の検索も可能です。 以下にその例をご紹介します。 

• 俯瞰的なビュー:コンテンツチームは、ポートフォリオを使用して、関連する動画プロジェクトを追跡しています。たとえば、Food Network の Kitchen アプリ用の料理レッスンを複数含むグループを追跡するために、新しいポートフォリオを作成すれば、そのグループに紐づいているコンテンツキャンペーンのステータスや公開日程をモニタリングできます。 これにより、仕事のステータスや公開日などを 1 つの包括的なビューで追跡できます。

• 単一の記録システム:動画制作を 1 か所で管理することで、チームは制作したすべての動画の記録を保持できます。 たとえば、Asana を使えば、「夏」などの特定のキーワードが付いている動画をすべて簡単に検索し、過去の例を抽出して今後の作業に役立てることができます。 

• 一元化されたコミュニケーション:さまざまなアプリで散らばった会話を追跡するほど面倒なことはありません。 Discovery のチームは、Asana とOutlookやSlackなどのツールを連携させることで、メールのアクションアイテムや Slack の会話を直接 Asana のタスクに変換できるようにしています。 

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2. Benefit Cosmetics が 75 件のクリエイティブプロジェクトを同時に管理する方法 

Benefit Cosmeticsの米国のクリエイティブチームは、デザイナー、コピーライター、動画や写真の専門家で構成され、常にプロジェクトを抱えており、多いときには 75 件ものプロジェクトに取り組んでいます。 製品リリース、メール、有料メディア、インフルエンサーマーケティングなど、調整が必要なことがたくさんあります。 チームは Asana を使用して、受け付けプロセス、ワークロード、キャンペーンのタイムラインを 1 つのツールで効率的に管理しています。 

クリエイティブリクエストの合理化

Benefit Cosmetics のクリエイティブチームは、毎月 50 ～ 60 件の仕事リクエストを管理しています。 そのような大量のリクエストを処理するため、クリエイティブリクエストのプロセスを、すべてのタスクに対して明確なワークフローが事前に定義された、効率のよい仕組みに変える必要がありました。 以下にその内容をご紹介します。 

• 標準化されたリクエストフォーム:すべてのリクエストは、標準化された Asanaフォームを通じて送信されます。 これにより、クリエイティブチームは最初から必要なすべての情報を得ることができ、コミュニケーションのやり取りを減らし、年間 6 週間近くの作業時間を節約できます。 

• 実行可能な次のステップ: Asanaタスクは、新しいリクエストごとに記録され、すべて「クリエイティブリクエスト受け付け」プロジェクトに整理されます。 リクエストが承認されると、チームは即座に成果物を割り当て、仕事を適切なメンバーに振り分けます。すべて同じ元のタスクを使用するため、コンテキストが失われることはありません。 

リソースとタイムラインの管理

Benefit Cosmetics には多くのリクエストが寄せられるため、チームの限られた時間を最大限に活用する必要があります。 つまり、キャンペーンの目標を達成し、仕事を順調に進めるためには、リソース管理とタイムラインの慎重な計画が不可欠です。 チームが目標を維持する方法は次のとおりです。

• チームの仕事量の可視化:チームは Asana のワークロード機能を使ってチームのキャパシティを自動的に計算し、週ごとのタイムライン上で可視化しています。 これにより、フリーランスのデザイナーやコピーライターなど、新しいリソースをチームがいつ雇用する必要があるかを簡単に確認できます。 

• キャンペーン全体のタイムライン計画:チームは、複数のキャンペーンのタイムラインを 1 つのカレンダービューで可視化できるため、空いている日程を見つけ、重複部分について積極的に計画を立てられます。 必要に応じて、ビューを絞り込んで、一度に 1 つのキャンペーンのタイムラインを表示することもできます。 

3. ドクターマーチンがグローバルデザインチームを連携させる方法

Dr. Martensのクリエイティブサービスチームは、ショップのウィンドウディスプレイや屋外広告、SNS 投稿、デジタルマーケティングまで、世界規模の小売企業である同社のすべてのクリエイティブ制作を一手に引き受けています。 同社は Asana を使用して、各地域のチームが連携し、仕事を順調に進められるようにしています。デザインの取り組みやリクエストを一元管理することで、情報が失われることがありません。 

一貫したデザインの確保

クリエイティブサービスチームには、そのシーズンのクリエイティブのトーンや方向性を伝え、アセットやアートワーク、ガイドラインを提供することによって、各国のクリエイティブチームがストーリーを生み出すサポートをするという重要な仕事があります。 Asana を使用することで、このプロセスを円滑に進められます。 

• 地域をまたぐ信頼できる情報源:英国をはじめヨーロッパの国々にいるデザイナーたちは、Asana を使って業務を管理し、クリエイティブアセットについてコミュニケーションを取っています。 ヨーロッパ担当のデザイナーは、フランスのクリエイティブアセットが基準を満たしているかどうかをグローバルチームにすばやく確認してもらうことができます。また、メンバー全員が過去のクリエイティブブリーフのリポジトリにアクセスできるようになっています。 

• プロジェクトの説明責任と可視性:チームはプロジェクトを使用して、主要なイニシアチブやブランドストーリーを整理しています。 これにより、関係者は各プロジェクトとその進捗状況を全体的に把握できます。 誰でも Asana をチェックして誰が何に取り組んでいるのかを見られるため、ステータス更新のためにお互いを煩わす必要がありません。 

計画と優先順位付けを簡素化

クリエイティブサービスチームは、社内各部署からのクリエイティブリクエストにも対応し、社外の代理店とも協力しています。 膨大な仕事量を抱える中で、いつ仕事が忙しくなるかを予測し、デザイナーが常に最もインパクトの大きな仕事を優先できるようにする必要があります。 Asana を以下のように活用しています。 

• レポートとトレンドの把握:すべてのクリエイティブリクエストは 1 年を通じて Asana で管理されるため、Creative Services チームはレポート機能のダッシュボードを使用して、1 年の最も忙しい時期を特定し、リソースのニーズを事前に予測できます。 

• 優先度の設定を迅速化: Asana で、ステークホルダーやマネージャーは、デザイナーが現在取り組んでいるクリエイティブアセットを確認し、より影響力の大きなプロジェクトをリストの上位に移すことができます。 一方、個々のデザイナーは Asanaの「マイタスク」を使って、日常的に業務の計画を立てられます。 

クリエイティブなプロセスをスピードアップ

一から始める必要はありません。 クリエイティブチームがワークフローを最初から最後まで効率化、自動化するのに役立つ、実績のあるプロセスをご紹介します。 適切なツールを使用すれば、プロセスがどれほど複雑であっても、高品質のクリエイティブで世界中の顧客を魅了できます。 

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