世界クラス企業 3 社のチームから学ぶクリエイティブ制作を大規模に効率化する方法

看板広告から SNS 投稿まで、ブランドの注目度を高めるためには、高品質のクリエイティブアセットが不可欠です。 しかし、会社の規模が大きければ大きいほど、クリエイティブ制作のさまざまな要素をすべて調整するのは難しくなります。 

しかし、不可能というわけではありません。 これらの 3 つの大企業 (Discovery Inc.、Benefit Cosmetics、Dr. Martens) は、クリエイティブ制作を大規模展開するにあたり難題を解決しました。 クリエイティブワークフローを実現するためにAsanaを活用した方法をご紹介します。 

1. 毎月数多くの動画を制作する Discovery Digital Studios

Discovery Inc. は、TLC や Animal Planet、Food Network など、大人気のエンターテインメントネットワークを運営する大手メディア企業です。 同社の Digital Studios チームは、毎月のように各種 SNS プラットフォームやコンシューマーアプリ向けに何千もの動画を制作しています。各動画の制作に必要なコーディネーションの量を考えると、これは決して簡単なタスクではありません。 そして、ずらりと並んだタスクをすべて完了できるように、Asana でクリエイティブ制作の全工程を管理しています。 

コンテンツ制作の標準化 

Digital Studios チームは、ウェブサイト、Facebook、Instagram、YouTube などの各種プラットフォーム用に、最大 6 つの異なるバージョンの動画を制作する場合もよくあります。 管理しなければならない成果物が非常に多いため、明確に定義されたクリエイティブプロセスが不可欠です。 ここでは、その実践方法をご紹介します。 

• 各ワークストリームの中心的な場所:チームは各動画フォーマットに対して Asanaプロジェクトを作成し、コンテンツ制作のすべての成果物と関係者を 1 か所で管理できます。 

• テンプレート化された制作ワークフロー:映画チームや動画チーム向けの撮影スケジュールテンプレートなど、統一されたプロジェクトテンプレートを使用することで、チームは事前に設定された成果物一覧に基づいてすぐに作業を開始でき、タスクの見落としを防げます。 

• 自動引き継ぎ: オートメーションにより、さまざまなチームや部署間でタスクが即座に引き継がれるため、すべての関係者は、障害がなくなり作業を開始できるようになったことを把握できます。 

仕事の状況に関する可視性

このような大規模なコンテンツ制作では、どのような仕事が予定されていて、何が進行中で、何が完了しているのか、全体像を把握するのが難しい場合があります。 Asana を使用することで、Discovery はこれらすべてを 1 つの包括的なビューで確認できるだけでなく、レポートの作成や特定の動画の検索も行えます。 こちらに、その例をご紹介します。 

• 俯瞰的な視点:コンテンツチームは、Food Network Kitchen アプリ用の料理教室動画を複数含むグループなど、関連する動画プロジェクトを追跡するために、ポートフォリオを使用しています。 これにより、仕事のステータスや公開日などを 1 つの包括的なビューで把握できます。

• 1 つの記録システム:動画制作を 1 か所で管理することで、チームは制作したすべての動画の記録を保持できます。 たとえば、Asana を使えば、コンテンツチームは「夏」などの特定のキーワードのタグが付いている動画をすべて簡単に検索し、過去の例を抽出して将来の作業に活用できます。 

• コミュニケーションの一元化:さまざまなアプリに散在する、つながりのない会話を追跡するほど面倒なことはありません。 Discovery のチームは、Asana をOutlookやSlackなどのツールと連携させることでこの問題を回避しています。これにより、メールのアクションアイテムや Slack の会話が直接 Asana のタスクに変換されます。 

Discovery creative production template

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2. Benefit Cosmetics が 75 件のクリエイティブプロジェクトを同時に管理する方法 

Benefit Cosmeticsの米国のクリエイティブチームは、デザイナー、コピーライター、動画や写真の専門家で構成され、全員が常にプロジェクトに取り組んでおり、多いときには 75 件ものプロジェクトに同時に取り組んでいます。 製品リリース、メール、有料メディア、インフルエンサーマーケティングなど、調整が必要なことがたくさんあります。 チームは Asana を使用して、受け付けプロセス、ワークロード、キャンペーンのタイムラインを 1 つのツールで効率的に管理しています。 

クリエイティブリクエストの合理化

Benefit Cosmetics のクリエイティブチームは、毎月 50～60 件の仕事リクエストを管理しています。 このような規模では、クリエイティブリクエストのプロセスを、各タスクに対して明確で事前定義されたワークフローを備えた、円滑に機能するシステムに変える必要がありました。 こちらに、その例をご紹介します。 

• 標準化されたリクエストフォーム:すべてのリクエストは、標準化された Asanaフォームを通じて提出されます。 これにより、クリエイティブチームは作業を開始するのに必要なすべての情報を最初から入手できるようになり、コミュニケーションのやり取りが不要になり、チームは年間約 6 週分の労働時間を節約できています。 

• 実行可能な次のステップ:新しいクリエイティブリクエストはそれぞれ Asanaタスクとして記録され、すべて「クリエイティブリクエスト受け付け」という 1 つの Asanaプロジェクトにまとめられます。 リクエストが承認されると、チームはすぐに成果物を割り当て、適切な担当者に仕事をトリアージできます。これらすべてが同じ元のタスクを使用するため、コンテキストが失われることはありません。 

リソースとタイムラインの管理

非常に多くのリクエストが寄せられるため、Benefit Cosmetics はチームの限られた時間を最大限に活用する必要があります。 つまり、キャンペーンの目標を達成し、仕事を順調に進めるためには、リソース管理と慎重なタイムライン計画が不可欠です。 チームが目標を達成し続けるための方法を以下にご紹介します。

• チームのワークロードの可視化：チームは Asana のワークロード機能を使ってチームのキャパシティを自動的に計算し、週ごとのタイムライン上で可視化しています。 これにより、チームがフリーランスのデザイナーやコピーライターなどの新しい人材を雇用する必要があるタイミングを簡単に把握できます。 

• 複数のキャンペーンにわたるタイムライン計画：チームは 1 つのカレンダービューで複数のキャンペーンのタイムラインを可視化できるため、空いている日程を見つけ、重複部分について積極的に計画を立てられます。 必要に応じて、ビューを絞り込んで、1つのキャンペーンのタイムラインのみを一度に確認することもできます。 

3. ドクターマーチンがグローバルデザインチームをつなぐ方法

Dr. Martensのクリエイティブサービスチームは、ショップのウィンドウディスプレイや屋外広告、SNS 投稿、デジタルマーケティングまで、この世界的小売企業全体のために、すべてを一手に引き受けています。 同チームは Asana を使用して、各地域のチーム間の連携を維持し、作業を順調に進め、デザインに関する取り組みやリクエストを中心となる 1 か所で管理することで、見落としを防いでいます。 

一貫したデザインの確保

Creative Services チームは、そのシーズンのクリエイティブのトーンや方向性を伝え、アセットやアートワーク、ガイドラインを提供することによって、各国のクリエイティブチームがストーリーを生み出すサポートをするという、極めて重要な役割を担っています。 Asana は、以下の機能により、このプロセスをスムーズに進めることができます。 

• 地域を超えた信頼できる唯一の情報源：英国をはじめヨーロッパの国々にいるデザイナーたちは、Asana を使って業務を管理し、クリエイティブアセットについてコミュニケーションを取っています。 つまり、ヨーロッパ担当のデザイナーは、フランスのクリエイティブアセットが一貫性を保っているかどうかをグローバルチームにすばやく確認してもらうことができます。また、メンバー全員が過去のクリエイティブブリーフのリポジトリにアクセスできるようになっています。 

• プロジェクトにおける説明責任と可視性：チームは、主要なイニシアチブやブランドストーリーを整理するためにプロジェクトを使用しています。 これにより、ステークホルダーは各プロジェクトとその進捗の全体的なビューを得られます。 誰でも Asana をチェックして誰が何に取り組んでいるのかを見られるため、ステータス更新のためにお互いを煩わす必要がありません。 

計画と優先順位付けの簡素化

クリエイティブサービスチームは、社内各部署からのクリエイティブリクエストにも対応し、社外の代理店とも協力します。 このように多大な仕事量を抱えているため、チームは、忙しくなる時期を予測し、デザイナーが常に最もインパクトの大きな仕事を優先できるようにする必要があります。 Asana がその達成をどのように支援するかを以下にご紹介します。 

• レポート機能と傾向の把握:クリエイティブリクエストは 1 年を通じて Asana で捕捉されるので、Creative Services チームはレポートダッシュボードを利用し、当年度の最繁忙期を特定して、前もってリソースのニーズを予測しています。 

• 優先度の設定を迅速化: Asana で、ステークホルダーやマネージャーは、デザイナーが現在取り組んでいるクリエイティブアセットを簡単に確認し、より影響力の大きなプロジェクトをリストの上位に移すことができます。 その後、個々のデザイナーは Asanaの「マイタスク」ビューを使って、日常的に自分の仕事の優先順位を決め、計画を立てられます。 

クリエイティブなプロセスをスピードアップ

白紙から始める必要はありません。 クリエイティブチームがワークフローを最初から最後まで効率化し、自動化するのに役立つ、実績のあるプロセスをご紹介します。 適切なツールがあれば、プロセスがどれほど複雑であっても、高品質のクリエイティブ作品で世界中のお客様を喜ばせることができます。 

Discovery creative production template

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