Modello di gestione dei programmi IT

Gestire i programmi IT non è un'impresa da poco. È difficile promuovere la trasformazione digitale quando le risorse sono limitate, soprattutto quando le aziende sono concentrate sulla redditività.

Ma in realtà, processi e strumenti migliori sono la chiave per raggiungere l'efficienza aziendale. Grazie a flussi di lavoro semplificati e a una gestione dei programmi più efficiente, i team IT possono fare di più con meno sforzo. Puoi migliorare la sicurezza, gestire rapidamente gli incidenti e assicurarti che i dipendenti dispongano degli strumenti di cui hanno bisogno, senza lasciarti sfuggire nulla. 

Per rendere i tuoi processi più efficienti, inizia con un modello di gestione dei programmi IT. 

Cos'è un modello di gestione dei programmi IT? 

Un modello di gestione dei programmi IT è una guida riutilizzabile in grado di aiutare i team a pianificare, assegnare le priorità ed eseguire i progetti IT. I modelli standardizzano il modo in cui i team interagiscono con i principali flussi di lavoro, come ad esempio la gestione degli incidenti, l'offboarding dei software o le richieste IT. Promuovono pratiche coerenti in tutta l'organizzazione, quindi è chiaro come gli stakeholder interfunzionali dovrebbero collaborare con il reparto IT e viceversa. 

Invece di partire da zero con i nuovi progetti IT, i team possono copiare il modello e seguire un processo predefinito, tenendo nel frattempo tutto sotto controllo. 

Perché utilizzare un modello di gestione dei programmi IT in formato digitale?

La gestione dei programmi IT è un processo vivo, dinamico. È necessario valutare e assegnare le richieste, comunicare con gli stakeholder, rimuovere gli ostacoli e risolvere gli incidenti in tempo reale. Quando i progetti e le richieste sono in continua evoluzione, i fogli di calcolo statici di Excel o di Fogli Google diventano obsoleti in breve tempo. Ma con una piattaforma di gestione del lavoro come Asana, sarai in grado di vedere e gestire il lavoro in tempo reale.

Di seguito elenchiamo cosa puoi fare con un modello di gestione dei programmi IT in formato digitale. 

• Creare un sistema di registrazione unico per tutte le attività IT. 

• Visualizzare rapidamente lo stato di ogni progetto e rimuovere gli ostacoli in base alle esigenze. 

• Automatizzare i flussi di lavoro IT, in modo che il tuo team possa dedicare meno tempo alla gestione delle attività e più tempo al lavoro che contribuisce a realizzare la mission aziendale. 

• Integrare altri strumenti, come ServiceNow e Jira, nei tuoi flussi di lavoro Asana, per riuscire a monitorare le informazioni in un solo posto.

• Condividere i resoconti sullo stato con gli stakeholder senza nessun lavoro aggiuntivo. 

• Passare da una vista di progetto all'altra per visualizzare i flussi di lavoro e le roadmap IT in diversi modi, come ad esempio elenchi di attività, diagrammi di Gantt, calendari o bacheche Kanban. 

• Aggiornare facilmente i programmi, le attività e i titolari del progetto se le circostanze lo richiedono.

• Allegare i relativi screenshot, documenti o fogli di calcolo. 

Tipi di modelli di gestione dei programmi IT

La gestione dei programmi IT comprende tutti i progetti IT in corso, quindi è difficile creare un unico modello per tutto. Dai un'occhiata ad alcuni casi d'uso specifici che utilizziamo in Asana, con informazioni sulla loro configurazione.

Modello di piano IT annuale

In mancanza di un sistema di ricezione adeguato, le esigenze non saranno chiare e le informazioni più importanti finiranno per essere tralasciate. Per migliorare l'esperienza dei clienti e la qualità dei dati raccolti, utilizziamo i moduli di Asana.”

La pianificazione IT annuale coinvolge diversi stakeholder. I leader aziendali stabiliscono budget e obiettivi aziendali, mentre i singoli team richiedono nuovi strumenti e supporto IT, e il tutto necessita di essere centralizzato durante la fase di pianificazione. Un modello di pianificazione annuale crea un flusso di lavoro predefinito per facilitare l'analisi di tutte queste relazioni. Descrive chi dovrebbe essere coinvolto in ogni fase, quali decisioni devono essere prese e come dovrebbe procedere il tuo team. 

In Asana, per la pianificazione annuale, utilizziamo un modulo di ricezione standardizzato per la gestione delle nuove richieste di progetto per il nostro team IT. Dopo che gli stakeholder hanno inviato il modulo, le richieste vengono aggiunte automaticamente a un progetto di pianificazione annuale, e i membri del team responsabili ricevono una notifica e vengono coinvolti.

Elenchiamo di seguito alcuni dei campi principali da includere nel modulo:  

• nome del richiedente

• reparto richiedente

• nome del progetto

• descrizione del progetto

• deliverable del progetto

• cronologia del progetto

• i punti deboli o i problemi che il progetto intende risolvere

• soluzioni al momento in atto per affrontare i suddetti punti deboli

Una volta creato il modulo, configura le automazioni per aggiungere istantaneamente nuove richieste al tuo progetto di pianificazione annuale e assegnare le attività di follow-up agli stakeholder coinvolti. Ad esempio, è possibile assegnare attività di follow-up per una valutazione iniziale, l'analisi costi-benefici e le approvazioni. 

Modello di gestione degli incidenti IT

Utilizzando le regole e creando questi flussi di lavoro personalizzati, abbiamo trasformato la gestione degli incidenti da un lavoro stressante e incerto in un processo controllato, relativamente facile da gestire e di rapida soluzione.”

Quando si verifica un incidente IT, la pressione si fa sentire. I flussi di lavoro standardizzati forniscono al tuo team una direzione chiara da seguire, per riuscire a intervenire in maniera tempestiva e decisa. 

In Asana, abbiamo semplificato il nostro processo di gestione degli incidenti con le automazioni. In altre parole, quando viene attivato un determinato trigger viene eseguita automaticamente una serie di azioni. Ad esempio, abbiamo impostato le automazioni per: 

• registrare automaticamente gli incidenti non appena si verificano;

• indirizzare gli incidenti al team giusto e alla persona giusta;

• avvisare i responsabili e i lead di supporto in base all'area interessata;

• monitorare gli accordi sui livelli di servizio (SLA);

• creare attività di follow-up per le riunioni post mortem.

Modello per l'offboarding degli strumenti

Un flusso di lavoro chiaramente definito all'interno di Asana ci consente di coordinare gli stakeholder, informare gli utenti, garantire la fine della responsabilità finanziaria, archiviare o conservare i dati di primaria importanza per l'azienda e assicurarci che tutti i dati Asana sulla piattaforma siano stati rimossi in modo sicuro.”

I team IT sono responsabili di determinare quando certe applicazioni non sono più indispensabili all'attività dell'azienda, e quindi di eliminarle se necessario. Un processo di offboarding degli strumenti predefinito può aiutare il tuo team a sistemare le questioni in sospeso e a rendere la transizione il più agevole possibile per l'intera azienda.

In Asana, utilizziamo diverse strategie per monitorare l'utilizzo degli strumenti ed eliminare gradualmente le applicazioni ritenute inutili: 

1. Creazione in blocco delle attività: quando si considera l'offboarding di uno strumento, è importante sapere chi lo sta utilizzando. In Asana, il nostro team IT assegna in blocco delle attività a tutti gli utenti dell'app per confermare se e come stanno utilizzando lo strumento. In questo modo siamo in grado di comprendere chiaramente come i team utilizzano lo strumento in fase di valutazione.

2. Automazioni: successivamente, utilizziamo le automazioni per attivare delle specifiche azioni su ogni attività in base alla risposta dell'assegnatario. Se identifichiamo che lo strumento non è più necessario, viene avviato il processo di offboarding dello strumento. 

3. Moduli: l'offboarding di uno strumento coinvolge diversi stakeholder, per esempio il reparto legale e quello IT. Iniziamo il processo con un modulo Asana. In base alle risposte del modulo, siamo in grado di assegnare automaticamente le attività di follow-up alle persone giuste. 

4. Dipendenze: durante il processo di offboarding, utilizziamo le dipendenze per informare automaticamente gli stakeholder quando possono iniziare a lavorare. In questo modo il processo avanza più velocemente, riducendo l'ambiguità e il tempo da dedicare agli eventuali controlli. 

Funzionalità e integrazioni consigliate

Durante la creazione dei tuoi modelli di gestione dei programmi IT, personalizza i flussi di lavoro del team con queste funzionalità e integrazioni di app.

Funzionalità integrate

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto su Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, di modo che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta. 

• Generatore di flussi di lavoro. Visualizza il flusso di lavoro del tuo team e semplifica la collaborazione tra i team con il generatore di flussi di lavoro. Si tratta di uno strumento "punta e clicca" che consente di visualizzare e creare potenti flussi di lavoro automatizzati senza scrivere codice. Potrai così creare facilmente processi efficienti, collegare i team su tutti i livelli e definire la struttura portante della tua organizzazione. Potrai inoltre semplificare le attività e tenere sempre aggiornati i colleghi del team, integrando direttamente nel flusso di lavoro le tue app aziendali preferite, come Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom e tante altre. 

• Portfolio. I portfolio semplificano l'organizzazione e il monitoraggio di tutti i diversi progetti del team in una vista unificata. Ottieni una panoramica di alto livello sull'avanzamento dei progetti e analizza i dettagli per gestire eventuali rischi. Inoltre, potrai condividere gli aggiornamenti di stato tra i vari programmi e mantenere aggiornati gli stakeholder senza che sia necessario organizzare una riunione.

App consigliate

• ServiceNow. Riduci il lavoro manuale dei team del reparto IT che utilizzano ServiceNow automatizzando la creazione di attività su Asana e fornendo visibilità tra le piattaforme sullo stato e sul contesto in tempo reale. I team di assistenza interni che utilizzano ServiceNow per monitorare e gestire i ticket dei dipendenti spesso ricevono richieste che richiedono azioni esterne a ServiceNow, come soddisfare richieste legate all'hardware o rispondere a una domanda sullo stipendio. Questa integrazione permette di creare processi interconnessi tra ServiceNow e le azioni e gli aggiornamenti eseguiti su Asana.

• Zendesk. Con l'integrazione di Asana per Zendesk, gli utenti possono creare attività Asana in modo rapido e semplice, direttamente dai ticket Zendesk. Aggiungi contesto, allega file e collega le attività esistenti per monitorare il lavoro necessario per chiudere il ticket. L'integrazione fornisce inoltre una visibilità continua su entrambi i sistemi, in modo che tutti siano sempre aggiornati a prescindere dallo strumento utilizzato. 

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e i passaggi di consegne per i progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.  

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

Domande frequenti