Modello di gestione degli incidenti

Nessun piano è perfetto, quindi è normale trovarsi davanti a problemi o ostacoli durante un progetto. Quando questo succede, devi avere un metodo per monitorare gli incidenti, collaborare in tempo reale e trovare soluzioni prima che piccoli problemi diventino grandi problemi. 

La soluzione? Un modello di gestione degli incidenti. 

Cos'è la gestione degli incidenti? 

La gestione degli incidenti è un processo che ti aiuta a monitorare e rispondere ai problemi rapidamente. È un metodo per documentare gli incidenti, assegnarli ai membri del team più adatti e trovare soluzioni prima che gli ostacoli facciano deragliare un progetto o un processo aziendale. Per esempio, i team IT usano la gestione degli incidenti per identificare e affrontare gli incidenti relativi alla sicurezza informatica, mentre i team di sviluppo web la usano per identificare e risolvere errori e bug di sistema. 

Cos'è un modello di gestione degli incidenti? 

Un modello di gestione degli incidenti è una guida riutilizzabile che ti consente di configurare un registro di gestione degli incidenti per qualsiasi progetto. Invece che creare un registro da zero, puoi duplicare il modello e iniziare subito il processo di gestione degli incidenti. Creare un modello di gestione degli incidenti richiede un po' di impegno all'inizio, ma ti può far risparmiare tempo prezioso all'inizio di ogni progetto futuro. 

I vantaggi di un modello di gestione degli incidenti digitali

La gestione degli incidenti non si limita al prendere nota dei problemi quando questi accadono. Per arrivare rapidamente a una soluzione, tutto il team deve vederne l'avanzamento in tempo reale. Tuttavia, non è possibile avere questo tipo di monitoraggio dinamico se si usano fogli di calcolo Excel e file PDF statici. 

Un modello di gestione degli incidenti digitale fornisce un'unica fonte di riferimento per il tuo team. Mano a mano che l'incidente si sviluppa, puoi aggiornare il registro con le nuove informazioni per mostrare in tempo reale al team cosa è cambiato, chi ci sta lavorando, e cosa è stato fatto fino a quel momento. 

Di seguito elenchiamo cosa puoi fare quando crei un registro degli incidenti in uno strumento di gestione dei progetti invece che in un documento statico. 

• Visualizzare tutti i progressi e gli incidenti risolti in un unico posto.

• Registrare e monitorare gli incidenti in tempo reale.

• Condividere lo stato degli incidenti con gli stakeholder. 

• Collaborare sugli incidenti nello stesso posto in cui li monitori. 

• Assegnare titolari e scadenze, in modo che sia chiaro chi dovrebbe occuparsi degli incidenti e per quando.

• Aggiornare le date di scadenza, gli stati e i titolari quando le priorità cambiano.

• Allegare screenshot, documenti o fogli di calcolo relativi agli incidenti. 

• Agire rapidamente e assicurarti allo stesso tempo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. 

• Creare resoconti sul numero e il tipo di incidenti risolti.

Cosa includere nel modello di gestione degli incidenti

Un modello di gestione degli incidenti può aiutarti a identificare rapidamente potenziali punti vulnerabili, condurre delle valutazioni dei rischi e prendere le necessarie azioni correttive. Per monitorare efficacemente i potenziali incidenti, il piano di gestione degli incidenti digitale dovrebbe fornire abbastanza contesto e informazioni, in modo che tutti gli stakeholder possano accedere alle informazioni più importanti in un unico posto.

Funzionalità integrate

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto su Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, di modo che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

• Vista bacheca. La vista bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

App consigliate

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e i passaggi di consegne per i progetti. Crea ticket di Jira rapidamente direttamente su Asana, in modo che il lavoro venga passato tra team tecnici e commerciali al momento giusto.

• GitHub. Sincronizza automaticamente gli aggiornamenti dello stato delle richieste pull di GitHub con le attività Asana. Monitora i progressi delle richieste pull e migliora la collaborazione interfunzionale tra team tecnici e non, il tutto direttamente da Asana.

• Zendesk. Con l'integrazione di Asana per Zendesk, gli utenti possono creare attività Asana in modo rapido e semplice, direttamente dai ticket Zendesk. Aggiungi contesto, allega file e collega le attività esistenti per monitorare il lavoro necessario per chiudere il ticket. L'integrazione fornisce inoltre una visibilità continua su entrambi i sistemi, in modo che tutti siano sempre aggiornati a prescindere dallo strumento utilizzato.

• Salesforce. Elimina i colli di bottiglia consentendo ai team delle vendite, di successo del cliente e di servizio clienti di comunicare direttamente coi team di assistenza su Asana. Condividi allegati e crea attività utili e monitorabili per le esigenze della fase di pre-vendita. Con Service Cloud, puoi collegare i team di implementazione e di servizio clienti con quelli di assistenza su Asana per offrire esperienze uniche ai clienti.

Domande frequenti