Modello di gestione degli incidenti

Quando si verifica un incidente, è fondamentale reagire rapidamente. Organizza e monitora gli incidenti non appena accadono, in modo da trovare rapidamente delle soluzioni. Scopri come creare un modello di gestione degli incidenti su Asana.

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Nessun piano è perfetto, quindi è normale trovarsi davanti a problemi o ostacoli durante un progetto. Quando questo succede, devi avere un metodo per monitorare gli incidenti, collaborare in tempo reale e trovare soluzioni prima che piccoli problemi diventino grandi problemi. 

La soluzione? Un modello di gestione degli incidenti. 

[Interfaccia utente del prodotto] Modello di gestione degli incidenti, progetto in formato foglio di calcolo su Asana (vista Elenco)

Cos'è la gestione degli incidenti? 

La gestione degli incidenti è un processo che ti aiuta a monitorare e rispondere ai problemi rapidamente. È un metodo per documentare incidenti, assegnarli ai membri del team più adatti e trovare soluzioni prima che gli ostacoli facciano deragliare il processo di un progetto o un processo aziendale. Per esempio, i team IT usano la gestione degli incidenti per identificare e affrontare gli incidenti relativi alla sicurezza informatica, mentre i team la usano per identificare e risolvere errori e bug di sistema. 

Cos'è un modello di gestione degli incidenti? 

Un modello di gestione degli incidenti è una guida riutilizzabile che ti consente di configurare un registro di gestione degli incidenti per qualsiasi progetto. Invece che creare un registro da zero, puoi duplicare il modello e iniziare subito il processo di gestione degli incidenti. Creare un modello di gestione degli incidenti richiede un po' di impegno all'inizio, ma ti può far risparmiare tempo prezioso all'inizio di ogni progetto futuro. 

I vantaggi di un modello di gestione degli incidenti digitali

La gestione degli incidenti non si limita al prendere nota dei problemi quando questi accadono. Per arrivare rapidamente a una soluzione, tutto il team deve vederne l'avanzamento in tempo reale. Tuttavia, non è possibile avere questo tipo di monitoraggio dinamico se si usano fogli di calcolo Excel e file PDF statici. 

Un modello di gestione degli incidenti digitale fornisce un'unica fonte di riferimento per il tuo team. Mano a mano che l'incidente si sviluppa, puoi aggiornare il registro con le nuove informazioni per mostrare in tempo reale al team cosa è cambiato, chi ci sta lavorando, e cosa è stato fatto fino a quel momento. 

Di seguito elenchiamo cosa puoi fare quando crei un registro degli incidenti in uno strumento di gestione dei progetti invece che in un documento statico. 

  • Visualizzare tutti i progressi e gli incidenti risolti in un unico posto.

  • Registrare e monitorare gli incidenti in tempo reale.

  • Condividere lo stato degli incidenti con gli stakeholder. 

  • Collaborare sugli incidenti nello stesso posto in cui li monitori. 

  • Assegnare titolari e scadenze, in modo che sia chiaro chi dovrebbe occuparsi degli incidenti e per quando.

  • Aggiornare le date di scadenza, gli stati e i titolari quando le priorità cambiano.

  • Allegare screenshot, documenti o fogli di calcolo relativi agli incidenti. 

  • Agire rapidamente e assicurarsi allo stesso tempo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. 

  • Creare resoconti sul numero e il tipo di incidenti risolti.

Cosa includere nel modello di gestione degli incidenti

Un modello di gestione degli incidenti può aiutarti a identificare rapidamente potenziali punti vulnerabili, condurre delle valutazioni dei rischi e prendere le necessarie azioni correttive. Per monitorare efficacemente i potenziali incidenti, il piano di gestione degli incidenti digitale dovrebbe fornire abbastanza contesto e informazioni, in modo che tutti gli stakeholder possano accedere alle informazioni più importanti in un unico posto.

Funzionalità integrate

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare, dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

  • Automazione. Automatizza il lavoro manuale in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

  • Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto in Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure, usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, così che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

  • Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, che sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre passa attraverso le varie fasi e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

App consigliate

  • Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e connessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo del prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team aziendali e tecnici al momento giusto.

  • GitHub. Sincronizza automaticamente gli aggiornamenti dello stato delle richieste pull di GitHub con le attività Asana. Monitora i progressi delle richieste pull e migliora la collaborazione interfunzionale tra team tecnici e non tecnici, il tutto direttamente da Asana.

  • Zendesk. Con l'integrazione di Asana per Zendesk, gli utenti possono creare attività Asana in modo rapido e semplice direttamente dai ticket Zendesk. Aggiungi contesto, allega file e collega le attività esistenti per monitorare il lavoro necessario per chiudere il ticket. L'integrazione fornisce inoltre una visibilità continua su entrambi i sistemi, in modo che tutti siano sempre aggiornati a prescindere dallo strumento utilizzato.

  • Salesforce. Elimina i colli di bottiglia consentendo ai team delle vendite, di successo del cliente e di servizio clienti di comunicare direttamente coi team di assistenza su Asana. Condividi allegati e crea attività da svolgere e monitorabili per le esigenze della fase di pre-vendita. Con Service Cloud, puoi collegare i team di implementazione e di servizio clienti con quelli di assistenza su Asana per offrire esperienze uniche ai clienti.

Domande frequenti

A che tipo di team si rivolge un modello di gestione degli incidenti?

Un modello di gestione degli incidenti può servire a tutti i team che se ne occupano. Tra questi, sono inclusi i team che lavorano su sicurezza informatica, IT, sviluppo web, risorse umane, produzione, istruzione, sicurezza sul luogo di lavoro e addirittura forze dell'ordine (e questo non è un elenco completo). Anche se sei il project manager di un'azienda del settore tecnologico, puoi usare un modello di gestione degli incidenti per gestire gli ostacoli che si presentano nel corso dei progetti.

Che tipo di incidenti posso monitorare in un modello di gestione degli incidenti?

In breve? Qualsiasi tipo di incidente desideri. Ricordati che la definizione di "incidente" cambia da team a team. Per esempio, il personale IT si occupa di incidenti relativi alla sicurezza informatica (ad esempio violazioni del firewall o dei dati), mentre i membri delle forze dell'ordine creano resoconti di incidenti per documentare crimini all'interno della loro giurisdizione. Altri tipi di incidenti potrebbero includere attacchi malware, errori di autenticazione, oscuramenti di siti, bug di siti web, difetti di fabbrica e reclami dei clienti.

Perché dovrei monitorare gli incidenti?

Il monitoraggio degli incidenti ti aiuta a reagire rapidamente ai problemi non appena si verificano, in modo da evitare che gli ostacoli facciano deragliare un progetto o un processo. Inoltre, ti offre un metodo per delegare le attività al tuo team di risposta agli incidenti poiché, mano a mano che li registri, puoi assegnarli a un preciso membro del team, in modo che possa analizzarli. Infine, offre un quadro chiaro dei problemi che stai gestendo e come li stai affrontando, in modo che il team e gli stakeholder siano sempre aggiornati.

Come si crea un modello di gestione degli incidenti?

Prima di tutto, determina le informazioni fondamentali relative a ogni incidente, in modo da monitorarlo e gestirlo. Quindi, usa quelle informazioni per creare un modello di gestione degli incidenti. In questo modo, dovrai solo riempire gli spazi nel caso in cui si verificasse un incidente. Ad esempio, se lavori in un team di sicurezza, userai il modello per monitorare le violazioni alla sicurezza. Per farlo, dovrai monitorare le seguenti informazioni: descrizione, incaricato, gravità, sistemi colpiti, data, gestione e cause.

Come si usa un registro di gestione degli incidenti?

Quando si verificano degli incidenti, aggiungili al registro di gestione degli incidenti e riporta tutte le relative informazioni. Mano a mano che il tuo team lavora per risolvere il problema, aggiorna l'incidente in modo che tutti possano visualizzarne lo stato in tempo reale.

Qual è la differenza tra un modello di registro di gestione degli incidenti e un modello di piano di risposta agli incidenti?

Un registro di gestione degli incidenti consente al tuo team di visualizzare ogni incidente e il relativo stato in un unico posto. Fornisce informazioni fondamentali relative a tutti gli incidenti, in modo che il tuo team abbia il contesto necessario per trovare una soluzione. Un piano di risposta agli incidenti, invece, definisce l'approccio alla gestione degli incidenti, ad esempio procedure e politiche di risposta e l'intero processo.

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