Modello di matrice di Eisenhower

La tua lista delle cose da fare sta diventando sempre più lunga? Scopri come creare un modello di matrice di Eisenhower su Asana, in modo da definire le priorità e ordinare le tue attività in base all'urgenza e all'importanza.

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A volte, non si riesce a fare tutto, ma non è un problema. Per avere successo, conta più definire le priorità che affrontare ogni singola attività della tua lista delle cose da fare. Con le giuste tecniche per stabilire le priorità, sarai in grado di affrontare per prime le attività più importanti, programmare le altre per un secondo momento e delegare ed eliminare tutto il resto. È un vantaggio per tutti: le cose importanti vengono portate a termine, senza il rischio di esaurirsi.

Un modello di matrice di Eisenhower semplifica la gestione del tempo. Puoi utilizzarlo ogni giorno, ogni settimana o ogni volta che perdi il controllo della tua lista delle cose da fare. 

[Interfaccia utente del prodotto] Progetto di matrice di Eisenhower su Asana, visualizzazione in stile bacheca Kanban (bacheche)

Cos'è una matrice di Eisenhower?

Una matrice di Eisenhower è uno strumento per la definizione delle priorità che ti aiuta a organizzare le attività in base all'urgenza e all'importanza. Indica le azioni specifiche da intraprendere in base alla posizione dell'attività nel quadrante della matrice di priorità. 

  • Urgente e importante: da fare

  • Urgente ma non importante: da delegare

  • Non urgente ma importante: da programmare

  • Non urgente e non importante: da eliminare

Quando le tue liste delle cose da fare iniziano a diventare soffocanti, la matrice di Eisenhower mostra quali attività sono prioritarie e come dividere conquistare tutte le altre. 

[Illustrazione incorporata] I quattro quadranti della matrice di Eisenhower (infografica)

Cos'è un modello di matrice di Eisenhower? 

Un modello di matrice di Eisenhower è una guida riutilizzabile che consente di creare rapidamente una matrice di Eisenhower quando è necessario definire le priorità del tuo elenco di attività. Se desideri creare una matrice ogni mattina o all'inizio di ogni settimana, nessun problema: è sufficiente copiare il modello, aggiungere le tue attività e iniziare a definirne le priorità. Con un modello già pronto, non dovrai più perdere tempo a impostare ogni volta una nuova matrice di Eisenhower. Al contrario, ti basta solo inserire i dettagli e seguire un flusso di lavoro predefinito per assegnare le priorità a ciascuna attività. 

I vantaggi di una modello di matrice di Eisenhower in formato digitale

Una matrice di Eisenhower dovrebbe semplificare la gestione delle attività, non creare più lavoro. Fortunatamente, creare una matrice in formato digitale significa che non dovrai più districarti tra fogli di lavoro o copiare manualmente ogni volta il tuo elenco delle attività. Al contrario, puoi semplicemente aggiungere le tue attività alla matrice, selezionare urgenza e importanza e trascinarle nella relativa sezione. E se successivamente le priorità dovessero cambiare, potrai facilmente aggiornare la tua matrice in tempo reale, anziché ricopiare tutto daccapo. 

Con un modello di matrice di Eisenhower, potrai: 

  • semplificare il processo decisionale seguendo dei passaggi predefiniti per la definizione delle priorità  

  • aggiungere rapidamente delle attività al tuo modello di matrice di Eisenhower anziché copiare ogni volta le cose da fare 

  • visualizzare un'unica fonte di verità per ciascuna attività (le cose da fare nella matrice non sono duplicati, sono presenti contemporaneamente sia nell'elenco delle attività che nella matrice) 

  • aggiungere informazioni di contesto, documenti, immagini o video a ciascuna attività 

  • condividere la matrice con gli stakeholder del progetto per mostrare loro come assegni le priorità alle attività

  • impostare le date di scadenza per le attività che intendi delegare o programmare per un secondo momento 

  • trascinare le attività nelle diverse sezioni della tua matrice

  • aggiornare facilmente la matrice se in seguito le priorità dovessero cambiare 

Come creare un modello di matrice di Eisenhower in formato digitale

Fondamentalmente, il tuo modello di matrice di Eisenhower dovrebbe lasciarti lo spazio necessario per monitorare le seguenti informazioni per ciascuna attività. 

  • Urgenza: urgente o non urgente

  • Importanza: importante o non importante

  • Azioni consigliate: fare, delegare, programmare, eliminare

Il modo migliore per riuscirci è quello di aggiungere due etichette personalizzare al tuo modello, una per l'urgenza e una per l'importanza. Questo ti consente di selezionare e vedere rapidamente l'urgenza e l'importanza di ogni attività. Quindi, crea delle sezioni nel tuo modello per ogni azione consigliata: fare, delegare, programmare o eliminare. Una volta selezionate urgenza e importanza per ogni attività, puoi trascinarle nella relativa sezione.

Funzionalità integrate

  • Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

  • Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

  • Date d'inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo.

App consigliate

  • Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

  • Outlook. Mano a mano che ricevi email con le attività di cui dovrai occuparti, come la revisione del lavoro della tua agenzia o una richiesta di risorse di progettazione di un partner, puoi creare attività in Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team e impostare una data di scadenza. Poi puoi aggiungerla a un progetto, in modo da collegarla ad altre attività attinenti.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

Come usare il tuo modello di matrice di Eisenhower

Una volta creato il tuo modello, usarlo è semplice. Ecco alcuni facili passaggi. 

  1. Crea una copia del tuo modello di matrice di Eisenhower.

  2. Aggiungi ogni attività nella lista delle cose da fare al modello.

  3. Seleziona l'urgenza e l'importanza di ciascuna attività. Se non sai come distinguere tra attività urgenti e attività importanti, consulta il nostro articolo sulla matrice di Eisenhower

  4. Trascina ogni singola attività nella sua relativa sezione: fare, delegare, programmare o eliminare. 

  5. Aggiorna la scadenza e l'incaricato di ogni attività in base all'azione selezionata. 

Domande frequenti

Da dove deriva il nome "matrice di Eisenhower"?

La matrice di Eisenhower deve il suo nome al 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower. Nel 1954, in un discorso, disse: "Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, e quelli importanti non sono mai urgenti." Molti decenni dopo, l'autore di libri sul self-help Stephen Covey, ha ripreso le parole dell'ex presidente e le ha utilizzate per sviluppare il popolare modello di gestione del tempo utilizzato oggi.

Ho bisogno di un modello di matrice di Eisenhower?

Se sei alla ricerca di un modo efficiente di organizzare e affrontare la tua lista delle cose da fare, un modello di matrice di Eisenhower potrebbe esserti utile. Il modello consente di decidere facilmente come affrontare ogni singola attività, e non dovrai più preoccuparti di definire quale cosa da fare abbia la precedenza. Ti fornisce un processo logico e una roadmap da seguire quando hai un lungo elenco di attività e devi definire le priorità delle tue cose da fare.

Con che frequenza dovrei usare un modello di matrice di Eisenhower?

Puoi usare un modello di matrice di Eisenhower ogni volta che desideri definire le priorità della tua lista delle cose da fare. Tutto dipende dalla frequenza con la quale arrivano le nuove attività. Per esempio, se te ne vengono assegnate molte ogni giorno, probabilmente dovrai creare una matrice di Eisenhower ogni mattina. Se ricevi nuove attività meno di frequente, potrebbe essere meglio una volta alla settimana.

Con chi dovrei condividere il mio modello di matrice di Eisenhower?

Se sei un manager, condividi il tuo modello di matrice di Eisenhower con i membri del tuo team per aiutarli a portare a termine le loro attività. In questo modo, tutti saranno in grado di seguire lo stesso processo di definizione delle priorità, e tu potrai assicurarti che il tuo team sia più efficiente che mai. Inoltre, assegnare le priorità è un ottimo modo per evitare che il tuo team si senta sovraccarico e risenta della sindrome da burnout.

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