Modello di piano per la gestione del cambiamento

Il tuo team ha appena deciso di implementare un grande cambiamento che avrà un impatto sulla maggior parte dell'azienda. A tal scopo è necessario portare avanti tutta una serie di attività di pianificazione, comunicazione e preparazione: un modello di piano per la gestione del cambiamento può aiutarti a mantenere tutto organizzato.

L'utilizzo di un modello di piano per la gestione del cambiamento può aiutare te e il tuo team a organizzare tale piano in modo da poter attuare facilmente i principali cambiamenti aziendali. La creazione e il mantenimento di un modello di gestione del cambiamento può aiutarti ad affrontare il cambiamento aziendale in modo ponderato e assicurarti di non saltare nessun passaggio del processo. Man mano che la tua organizzazione cresce, puoi adattare il modello in modo che cresca con essa. 

Cos'è un modello di piano per la gestione del cambiamento?

Un modello di piano per la gestione del cambiamento è uno schema ripetibile che puoi usare per definire i piani di gestione del cambiamento. Puoi usarlo per preparare il terreno in vista del cambiamento aziendale, in modo che, quando avviene, il tuo team sia pronto ad affrontare le conseguenti modifiche relative ai processi.

I piani di gestione del cambiamento vengono utilizzati per facilitare il passaggio dei team da un processo all'altro senza intoppi. Vengono spesso usati quando i processi cambiano così drasticamente da poter interrompere le operazioni quotidiane. Un modello di piano per la gestione del cambiamento può aiutare a guidare passo dopo passo il tuo team durante qualsiasi grande transizione.

Come impostare un modello di gestione del cambiamento

Un modello di piano per la gestione del cambiamento è un prezioso strumento su cui poter contare. Ti fornisce un modo per assicurarti che tutti i dettagli del tuo piano di gestione del cambiamento, gli stakeholder principali e ciò che hai appreso vengano inclusi nell'implementazione del prossimo cambiamento. 

I modelli di gestione del cambiamento risultano particolarmente utili quando sono disponibili in uno strumento che semplifica la loro replicazione e applicazione su ogni singolo progetto. Gli strumenti di gestione del progetto digitali facilitano tutto ciò: devi soltanto creare il modello iniziale di gestione del cambiamento e poi duplicarlo. Partendo da qui, puoi aggiungere tutti i dettagli che rendono unico quello specifico processo di gestione del cambiamento. 

Durante la creazione di un modello di piano per la gestione del cambiamento, è importante includere i seguenti aspetti chiave del progetto.

• Cosa viene cambiato. Il cambiamento riguarda uno dei processi principali? Il tuo team sta sostituendo uno dei software principali? In ogni caso, il tuo team ha bisogno di sapere cosa sta cambiando, in modo da poter adattare e preparare il proprio lavoro.

• Lo stato del cambiamento. Conoscere la posizione del tuo team nel processo di gestione del cambiamento consente ad altri manager di comprendere come implementarlo nel proprio team. Inoltre, il piano può aiutarti a monitorare i progressi e ad assicurarti che le scadenze vengano rispettate.

• Chi è responsabile di ciascuna fase. In caso di domande sul processo, dovrebbe esistere una persona di riferimento specifica o uno stakeholder responsabile di ciascuna fase a cui rivolgersi. Ciò aiuta a mantenere il senso di responsabilità e fornisce un referente agli stakeholder.

• Quando avverrà il cambiamento. Conoscere i tempi è essenziale affinché i team leader possano comunicare i cambiamenti. Ciò consente alle persone di disporre di un tempo adeguato per passare dal vecchio processo a quello nuovo.

Come si usa un modello di piano per la gestione del cambiamento

L'uso di un modello di piano per la gestione del cambiamento è il primo passaggio del tuo piano di gestione del cambiamento. Aiuterà te e gli stakeholder a identificare i tempi e i dettagli importanti dell'intero processo.

Il bello di usare un modello di piano per la gestione del cambiamento è che puoi adattarlo a uno specifico progetto. L'idea è quella di usare lo stesso schema generale in maniera coerente, mentre i dettagli di ciascun piano di gestione del cambiamento saranno diversi.

È meglio fare tutto questo con un software di gestione dei progetti collaborativo a cui tutti i membri del tuo team possono accedere. Quando il modello del tuo piano di gestione del cambiamento risiede in un'unica posizione centrale, tutti nel tuo team hanno la possibilità di accedervi quando ne hanno bisogno.

Funzionalità integrate

• Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. E inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza.

App consigliate

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

• GitHub. Sincronizza automaticamente gli aggiornamenti dello stato delle richieste pull di GitHub con le attività di Asana. Monitora i progressi delle richieste pull e migliora la collaborazione interfunzionale tra team tecnici e non, il tutto direttamente da Asana.

Domande frequenti