Cara menulis memo untuk komunikasi yang efektif (beserta templatnya)

Komunikasi yang efektif sangat penting. Namun, Anda juga ingin memastikan komunikasi itu mudah dipahami. Memiliki cara templat untuk melakukannya tidak hanya dapat mempermudah pembuatan komunikasi—tetapi juga bagi pegawai Anda untuk mencerna informasi.

Di situlah memo berperan. Templat memo adalah titik awal yang bagus saat Anda ingin memberi tahu tim atau bagian tentang prosedur baru, implementasi strategi, atau proyek mendatang. Untuk menyampaikan pesan dengan jelas, Anda harus memahami cara menulis memo secara profesional.

Panduan kami membahas pengertian memo, kapan mengirimkannya, cara membuat format, dan kiat menulis memo secara efektif. Lalu, gunakan templat memo gratis kami untuk memberi Anda peta jalan menuju kesuksesan.

Apa itu memo?

Memo, juga dikenal sebagai memorandum, mengomunikasikan informasi di seluruh organisasi. Tidak seperti pesan satu lawan satu, memo biasanya memiliki audiens yang lebih besar.

Surat ini biasanya dikirim ke seluruh tim, bagian, atau organisasi untuk memberi tahu pegawai tentang hal-hal yang terjadi di perusahaan. Memo dapat membahas topik penting apa pun yang relevan dalam skala luas, mulai dari perubahan kebijakan hingga klien baru dan pemotongan anggaran.

Jenis komunikasi ini dapat dibuat dan dikirim secara elektronik atau dicetak sebagai selebaran fisik. Meskipun Anda mengenal semua orang dalam rantai komunikasi, penting untuk membuat dokumen ini tetap sopan dan profesional. Jika ragu, hindari emoji, bahasa SMS, dan singkatan agar pesan Anda lebih profesional.

Alasan mengirim memo

Ada banyak alasan mengapa seseorang mengirim memo alih-alih email biasa. Email adalah formulir komunikasi yang santai, sedangkan memo lebih resmi dan menjadi bagian dari catatan perusahaan. 

Pegawai menganggap memo lebih serius. Akibatnya, memo cenderung jauh lebih efektif untuk komunikasi lintas organisasi. Kami telah menguraikan beberapa alasan paling umum di bawah ini.

Memo dapat:

• Menjelaskan perubahan kebijakan

• Mengumumkan agenda rapat atau acara mendatang

• Mengumumkan pengurangan anggaran

• Meringkas rencana tindakan

• Menjelaskan onboarding klien baru

• Notula detail dari rapat

• Meminta rekomendasi atau umpan balik

• Memberi tahu pegawai tentang masalah atau solusi perusahaan

Mengirim memo elektronik ke sekelompok pegawai sangat bermanfaat karena memberi mereka lokasi terpusat untuk melihat detail perusahaan. Semua orang menerima informasi yang sama pada saat yang sama, bukan mendengarnya melalui kabar angin.

Cara memformat memo

Ada beberapa cara untuk menyusun memo, tetapi sebagian besar memo memiliki elemen format yang sama. Jangan ragu untuk menyesuaikan templat memo agar sesuai dengan gaya dan konten pesan yang ingin Anda kirim.

Subjek

Hal pertama: mulai dengan benar dengan memulai memo Anda dengan baris judul yang bagus. Baris judul memo terbaik harus sespesifik mungkin.

Misalnya, alih-alih memberi label "Acara Perusahaan" pada surat memo, buat baris perihal "Pesta Liburan Tahunan: Tanggal dan Detail."

Baris judul yang jelas memungkinkan orang mengetahui dengan tepat hal yang dijelaskan dalam memo sebelum membukanya. Ini juga mempermudah pencarian memo karena pegawai tidak akan memiliki beberapa memo dengan baris judul yang sama di kotak masuk mereka.

Judul

Ada beberapa faktor utama yang harus Anda sertakan dalam judul memo. Selalu sertakan tanggal, penerima, dan pengirim memo. Informasi ini akan memberikan konteks tentang isi pesan. 

Isi pesan

Isi memo mencakup tujuan utama pesan. Gunakan paragraf pembuka untuk menyatakan secara tepat tentang apa dokumen tersebut. Buat bagian awal tetap singkat untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif. 

• Paragraf 1: Gunakan pernyataan seperti "Saya menulis untuk memberi tahu Anda" dan "Saya meminta informasi tentang" di awal paragraf ini. Paragraf pertama ini harus menyertakan informasi terpenting dalam memo. 

• Paragraf 2: Paragraf kedua akan memberi Anda kesempatan untuk memberikan detail tambahan dan membahas topik secara lebih mendalam.

• Paragraf 3: Paragraf ketiga adalah tempat Anda memberikan permintaan. Contohnya adalah meminta umpan balik dari suatu bagian tentang proyek, atau meminta RSVP untuk acara perusahaan pada tanggal tertentu.  

Beberapa memo tidak memiliki permintaan yang terkait dengan informasi yang Anda sajikan. Jika ini masalahnya, Anda dapat menggunakan ruang tersebut sebagai kesempatan untuk mengucapkan terima kasih kepada rekan kerja atas waktu mereka.

Sebelum mengirim memo ke rekan kerja, periksa kebijakan komunikasi massal di perusahaan Anda. Beberapa perusahaan akan memerlukan langkah tambahan, seperti menambahkan logo organisasi, nama perusahaan, atau menggunakan ukuran font standar. Anda mungkin juga perlu mendapatkan persetujuan atau izin sebelum mengirimkannya.

Kiat menulis memo

Setelah mengetahui hal yang harus dicantumkan dalam memo, saatnya untuk mempelajari nada dan format yang benar. Berikut beberapa kiat yang perlu diingat saat menulis memo business yang efektif.

• Pertahankan gaya bahasa profesional: Selalu pertahankan gaya bahasa profesional, tetapi jangan ragu untuk menyesuaikannya dengan audiens dan tujuan Anda.

• Hindari akronim dan singkatan: Eja akronim dan singkatan sehingga semua penerima dapat memahami pesan Anda.

• Buat memo Anda dalam satu halaman: Coba masukkan salinan Anda ke dalam tiga paragraf untuk menyampaikan maksud Anda secara singkat.

• Gunakan lampiran bila perlu: Jangan ragu untuk menambahkan lampiran atau selebaran untuk memberikan konteks tambahan pada memo jika diperlukan.

• Pikirkan tentang audiens target: Ubah pesan email Anda tergantung pada siapa yang menjadi penerima email Anda.

• Jaga agar format tetap konsisten: Pertahankan font, struktur paragraf, tanda baca, dan tata bahasa yang sama di seluruh bagian.

• Tetap jelas dan ringkas: Buat permintaan atau pengumuman di awal dokumen memo.

• Tetap objektif: Tetap berpegang pada fakta dan hindari bias pribadi saat menulis dokumen business.

Dengan mengikuti kiat-kiat ini dan mengetahui hal yang harus disertakan, Anda dapat membuat memo yang profesional dan ringkas berkali-kali.

Jenis memo

Ada tiga gaya memo: sugestif, konfirmasi, dan permintaan. Format umum dan gaya penulisan bisnis tetap serupa di antara ketiga jenis memo. Perbedaannya terletak pada audiens, gaya, dan objek Anda. 

Memo sugestif

Mengirim memo saran adalah cara terbaik untuk menemukan solusi atas masalah perusahaan. Mereka sering mendorong pemikiran kreatif, curah pendapat, dan diskusi kelompok. 

Saat mengirim memo saran, sebaiknya gunakan bahasa yang positif dan menyemangati. Bahasa ini akan membantu membuat rekan kerja Anda bersemangat untuk menemukan ide-ide inovatif.

Contoh: Kirim memo sugestif jika Anda adalah agensi periklanan yang mencari diskusi kelompok tentang ide-ide baru untuk kampanye merek.

Memo konfirmasi

Gunakan memo konfirmasi untuk mengonfirmasi perjanjian lisan dengan menuliskannya. Pastikan untuk menyoroti aspek-aspek penting dari kesepakatan antara para pihak, sehingga setiap orang memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan.

Akhiri dokumen memo dengan menanyakan kepada pihak lain apakah mereka membutuhkan klarifikasi tambahan atau perlu mengubah detail apa pun. Ini akan membantu menghindari kesalahan atau kesalahpahaman setelah proyek dimulai.

Contoh: Jika Anda adalah ketua tim pemasaran, Anda dapat mengirim memo konfirmasi ke tim DevOps perusahaan saat berkolaborasi dalam sebuah proyek. Ini akan mencakup hasil akhir proyek, memastikan semua pemangku kepentingan memahami ruang lingkup proyek, dan memastikan tidak ada yang memiliki pertanyaan.

Memo permintaan

Memo permintaan adalah dokumen atau email yang dapat Anda kirimkan ke perusahaan saat Anda memiliki permintaan. Mulailah jenis memo ini dengan menjelaskan alasan Anda perlu permintaan selesai.

Jaga nada bicara Anda tetap profesional dan persuasif saat memberikan rekomendasi tentang cara memecahkan masalah. Meskipun jenis bahasa ini selalu direkomendasikan dalam memo, ini sangat penting dalam memo permintaan.

Contoh: Anda akan mengirim memo permintaan jika Anda seorang manajer sumber daya manusia dan meminta pegawai untuk mengisi informasi asuransi mereka sebelum batas waktu.

Templat memo

Gunakan templat memo kami untuk menata dokumen dan membuat pesan yang sukses setiap saat. Saat mengirimkan memo, pastikan Anda mengisi baris judul, header, dan isi pesan secara efektif.

Alat manajemen proyek dan memo akan membantu Anda menyederhanakan komunikasi

Menggunakan templat memo akan membantu Anda berkomunikasi dengan semua orang di perusahaan. Menggabungkannya dengan alat manajemen proyek dapat membantu Anda menyimpan semua memo di satu tempat dan memungkinkan Anda untuk mengirim memo dengan mudah ke banyak pemangku kepentingan dan anggota tim. Anda bahkan dapat menghubungkan memo langsung ke item tindakan untuk mewujudkan daftar tugu dan pesan ini.