Sebagai bisnis kecil yang mengelola banyak proyek rumit, kami membutuhkan cara untuk menangani kompleksitas tersebut. Dengan Asana, tim kami dapat mengakses hal yang tepat yang mereka butuhkan di ratusan proyek, jadi semua orang tahu apa yang harus dilakukan dan sebelum kapan—menjaga peluncuran kami tetap sesuai rencana.

Katie Sissons, Manajer Program Senior

Mendorong efisiensi dan keselarasan di seluruh proyek

Dengan fokus pada pengembangan produk kecantikan dan kesehatan yang inovatif, Beauty Pie mengelola lebih dari 100 pengembangan produk baru (NPD) dan 50 peningkatan pada produk yang sudah ada (EPD) setiap tahun. Untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan skala, mereka beralih ke Asana untuk menyederhanakan Alur Kerja dan memusatkan informasi di seluruh tim.

Dengan membuat templat proses, memberikan visibilitas yang jelas terkait tanggung jawab, dan mengonsolidasikan alat, Asana memungkinkan tim di lebih dari 12 fungsi bisnis—seperti pengembangan produk, operasi, merchandising di lokasi, dan pemasaran—untuk berkolaborasi dengan lancar. Asana menyederhanakan proyek lintas fungsi yang kompleks, membantu tim mengelola beban kerja dan tanggung jawab—menjaga keselarasan pemangku kepentingan dan memberikan wawasan real-time kepada kepemimpinan agar proyek tetap sesuai rencana. Dengan Asana sebagai fondasi untuk efisiensi, Beauty Pie dapat melakukan penskalaan sembari mempertahankan standar kualitas tinggi dan mendorong inovasi di bidang kecantikan dan kesehatan.

Mendorong penggunaan Asana

Beauty Pie memiliki visi yang jelas tentang bagaimana mereka menginginkan platform manajemen kerja untuk mendukung peluncuran produk yang kompleks dan proyek lintas fungsi mereka. Setelah mengidentifikasi inefisiensi dalam melacak progres, mereka tahu bahwa mereka membutuhkan alat yang terukur dan intuitif untuk menyederhanakan proses serta mengelola ratusan Tugas dan saling ketergantungan yang terlibat dalam setiap proyek. Setelah mengevaluasi berbagai opsi, mereka memilih Asana karena kemampuannya untuk menyederhanakan manajemen lintas fungsi, memberi tugas, dan mengelola beban kerja, serta kemampuan multihoming platform, yang memungkinkan mereka melacak saling ketergantungan di seluruh proyek.

Untuk memastikan kelancaran transisi, Beauty Pie bermitra dengan perusahaan konsultasi digital Generation Digital. Perusahaan ini membantu mengidentifikasi juara tim untuk mendorong penggunaan Asana dan memandu Beauty Pie melalui manajemen perubahan—menetapkan praktik terbaik untuk pelatihan dan komunikasi, serta memimpin audit data untuk memindahkan proses yang relevan. Saat ini, dengan lebih dari 200 pengguna di seluruh tim seperti pemasaran, kreatif, operasi, manajemen proyek, merchandising di lokasi, dan kepemimpinan, Asana sangat penting untuk cara Beauty Pie mengelola proyek—mendorong kolaborasi dan kejelasan di setiap bagian.

Setelah kami melakukan onboarding Asana, kami membentuk para juara di seluruh bisnis untuk memimpin peluncuran. Mereka dengan cepat menjadi antusias tentang platform ini dan membantu tim mereka melihat manfaatnya. Sangat menyenangkan melihat orang-orang penting mengambil kepemilikan dan mengenali manfaatnya bagi tim mereka.

Rose Dyer, Kepala Portofolio Proyek dan ESG Global

Mengoordinasikan proyek dan peluncuran produk yang kompleks

Tim pengembangan produk di Beauty Pie mengelola lebih dari 100 peluncuran produk setiap tahun. Dengan setiap peluncuran yang berlangsung selama 12–24 bulan dan membutuhkan kolaborasi di semua tim seperti regulasi, rantai pasokan, kualitas, pengemasan, dan pemasaran, menjaga agar semua orang selaras bisa menjadi sulit. Untuk menyederhanakan proses, Beauty Pie menggunakan Asana untuk mengelola seluruh siklus peluncuran.

Sebelum Asana, Beauty Pie tidak memiliki alur kerja standar sehingga sulit untuk menjaga peluncuran tetap sesuai rencana. Sekarang, Asana memberikan kejelasan dan struktur yang dibutuhkan tim untuk berkolaborasi secara efektif dan memenuhi batas waktu. Fleksibilitas platform memungkinkan manajer proyek untuk menstandarkan proses sekaligus menyesuaikan Alur Kerja agar sesuai dengan kebutuhan unik setiap proyek.

Alur Kerja standar meningkatkan efisiensi proyek

• Templat Asana yang dapat disesuaikan memberikan struktur yang konsisten untuk setiap peluncuran produk, membantu tim mengelola tugas berulang di sepanjang siklus peluncuran.

• Manajer proyek dapat menyesuaikan Alur Kerja sesuai kebutuhan sambil memanfaatkan konsistensi proses standar, mengurangi pekerjaan awal.

• Setiap Tugas memiliki pemilik yang ditetapkan, jadi semua orang tahu persis apa tanggung jawab mereka—dan kapan batas waktunya—sehingga proyek tetap sesuai rencana dan batas waktu terpenuhi.

• Setiap tim juga memiliki papan tugas peluncuran sendiri, jadi ketika salah satu anggota tim tidak ada di kantor, anggota lain dapat dengan mudah mengambil alih pekerjaan yang ditugaskan kepadanya tanpa pekerjaan itu hilang.

Visibilitas ke milestone utama membuat proyek tetap sesuai rencana

• Tim melacak milestone utama dan dependensi untuk semua peluncuran produk di Asana, memberikan visibilitas real-time tentang status proyek kepada kepemimpinan dan kontributor.

• Bidang kustom, seperti kategori produk dan prioritas, membantu tim mengidentifikasi Tugas prioritas tinggi dengan cepat, memungkinkan mereka untuk berfokus pada pekerjaan penting dan mengirimkan produk ke pasar tepat waktu.

Fleksibilitas Asana telah memungkinkan kami, sebagai perusahaan yang sedang berkembang, untuk mengembangkan proses yang sudah ada tanpa harus memulai dari nol setiap saat.

Katie Sissons, Manajer Program Senior

Meningkatkan visibilitas dan kolaborasi

Dengan beberapa tim yang mengerjakan proyek sekaligus, Beauty Pie membutuhkan visibilitas yang lebih baik tentang tanggung jawab. Fungsionalitas multihoming Asana memudahkan tim seperti regulasi, rantai pasokan, kualitas, dan pemasaran untuk fokus pada tugas spesifik mereka dalam proyek peluncuran produk yang lebih besar, meningkatkan kepemilikan, dan membantu tim tetap fokus pada prioritas mereka.

Multihoming menyederhanakan kepemilikan tugas

• Tim menggunakan multihoming untuk melihat tugas mereka di berbagai proyek tanpa terbebani pekerjaan yang tidak terkait. 

• Dengan papan proyek khusus, tim dapat melihat semua tugas yang relevan di satu tempat, sehingga lebih mudah mengelola batas waktu dan menghindari kemacetan.

Visibilitas yang jelas meningkatkan manajemen beban kerja

• Asana memberi tim tampilan yang jelas tentang linimasa proyek dan dependensi, yang membantu mereka mendeteksi hambatan sejak dini. Jika keterlambatan pada satu tahap mengancam peluncuran, tim dapat dengan cepat menyesuaikan diri agar tetap bekerja sesuai rencana.

• Tim yang lebih kecil yang mengerjakan beberapa proyek dapat mengelola beban kerja mereka dalam satu tampilan, mengurangi kebingungan, dan memastikan tidak ada yang luput. 

Integrasi yang mulus meningkatkan kolaborasi

• Integrasi dengan alat seperti Slack, Google Drive, Zendesk, dan Jira Cloud memungkinkan Beauty Pie menghubungkan teknologi mereka yang sudah ada langsung ke Asana.

• Tim dapat berkomunikasi secara real time, berbagi dokumen, dan mengelola tugas dari satu hub pusat, mengurangi peralihan aplikasi, dan meningkatkan kolaborasi lintas tim.

Kami mencoba alat lain untuk proses peluncuran kami, tetapi rasanya lebih seperti spreadsheet mewah. Alat itu tidak cocok untuk melacak status proyek atau memberi tugas di seluruh tim. Setelah kami menggunakan Asana, kami tahu bahwa kami tidak lagi membutuhkan alat lain. Asana memberi kami visibilitas dan kejelasan yang kami butuhkan.

Rose Dyer, Kepala Portofolio Proyek dan ESG Global

Meningkatkan manajemen risiko dan portofolio

Selain mengelola peluncuran produk, Beauty Pie menggunakan Asana untuk melacak risiko proyek, mengelola inisiatif utama, dan mengomunikasikan potensi isu di seluruh tim. Dengan laporan status mingguan dan wawasan real-time, Asana memberikan visibilitas yang jelas kepada pemangku kepentingan tentang proyek penting, memungkinkan mereka melihat progres dengan cepat dan melaporkan pembaruan kepada kepemimpinan senior. Dengan melacak risiko dan status proyek di satu tempat, Beauty Pie menangani potensi isu dengan cepat, menjaga keselarasan tim, dan meminimalkan gangguan.

Pelacakan risiko terpusat membantu para pemimpin merespons lebih awal

• Setiap proyek memiliki bagian risiko khusus tempat tim mencatat potensi risiko, termasuk detail penting seperti penyebab, akibat, strategi mitigasi, probabilitas, dan dampak.

• Dengan fungsi aturan Asana, risiko secara otomatis dimasukkan ke beberapa tempat dalam catatan risiko utama, sehingga pemangku kepentingan dapat melihat semua risiko proyek tanpa mengacaukan rencana individu.

• Log risiko master memungkinkan kepemimpinan senior untuk menilai risiko dengan mudah, memastikan isu kritis diidentifikasi dan ditangani sejak dini.

Pengelolaan portofolio menyederhanakan pengambilan keputusan

• Asana membantu Beauty Pie mengelola seluruh portofolio proyek utama mereka, dengan status setiap proyek dilacak dan dilaporkan kepada pemangku kepentingan menggunakan pembaruan status bawaan.

• Bidang kustom seperti tingkat risiko dan prioritas proyek memungkinkan tim untuk menilai status proyek dengan cepat dan menemukan tantangan yang dapat memengaruhi linimasa atau hasil akhir.

• Pemangku kepentingan dapat melihat data progres dan risiko di satu tempat, menjaga agar kepemimpinan selalu selaras, dan memastikan keputusan dibuat berdasarkan informasi real-time.

Log risiko tingkat portofolio kami menunjukkan setiap risiko di semua proyek, memberikan visibilitas penuh kepada pemangku kepentingan utama di satu tempat. Saat risiko ditandai, risiko tersebut otomatis ditambahkan ke catatan, jadi tidak ada yang terlewatkan dan rencana proyek tetap rapi.

Rose Dyer, Kepala Portofolio Proyek dan ESG Global

Melangkah menuju masa depan kecantikan dengan pekerjaan terhubung

Dengan Asana yang mendorong kesuksesan operasional mereka, Beauty Pie siap untuk pertumbuhan yang percaya diri dan berkelanjutan. Sebagai pemenang Tech Visionary Award dari Asana, mereka berencana untuk terus mendorong inovasi dengan memanfaatkan AI untuk mengotomatiskan tugas dan mengurangi kesalahan, sehingga membebaskan tim untuk fokus pada pekerjaan bernilai tinggi.

Dengan mengintegrasikan wawasan yang didorong AI dan analisis prediktif, Beauty Pie akan terus mengoptimalkan manajemen proyek, memastikan keselarasan dengan gol strategis, dan mendorong kolaborasi yang lebih kuat di seluruh tim. Saat mereka memperluas penggunaan Asana, mereka membayangkan menetapkan standar baru untuk efisiensi dan kolaborasi di seluruh organisasi—menunjukkan apa yang mungkin dilakukan ketika pekerjaan benar-benar terhubung.