Ordre du jour de réunion individuelle

Pour être un bon manager d’équipe, vous devez encourager le développement d’une culture fondée sur la confiance. Mais pour que les membres d’équipe se sentent assez à l’aise pour se montrer ouverts d’esprit et partager leurs idées, vous avez besoin d’un espace sûr qui favorise ces échanges. La meilleure façon d’y parvenir est d’organiser des entretiens individuels.

Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?

Il s’agit d’une réunion individuelle entre deux membres d’équipe, le plus souvent entre un manager et l’un de ses subordonnés. Lors de cet échange, l’employé peut informer son supérieur hiérarchique de l’état d’avancement d’un projet, faire le point sur ses objectifs professionnels, ou bien vous faire part de ses commentaires ou questions. 

Si ce n’est pas déjà fait, programmez un entretien individuel récurrent dans votre calendrier afin de faire le point avec chacun de vos supérieurs hiérarchiques sur les activités réalisées pendant la semaine qui s’achève, sans oublier d’évoquer celles sur lesquelles il faudra travailler dans les jours à venir. Si possible, programmez un entretien hebdomadaire ou une réunion toutes les deux semaines afin que vos employés sachent qu’ils disposent d’un bloc de temps dédié pour échanger avec vous. 

Nous passons tellement de temps à dénicher des talents… Vous ne pensez pas qu’ils méritent ensuite qu’on les aide à devenir des professionnels chevronnés ?”

Qu’est-ce qu’un modèle d’entretien individuel ?

Les entretiens individuels sont essentiels, mais sans une structure et un ordre du jour clairs, ces réunions peuvent parfois sembler vaines. Pour organiser une réunion productive et tirer le meilleur de votre temps d’échange, votre supérieur hiérarchique et vous-même avez besoin d’un espace où communiquer vos ordres du jour de réunion et créer des actions à entreprendre exploitables. 

C’est là tout l’intérêt d’un modèle d’entretien individuel. Il vous permet de lister les sujets à aborder avec votre collaborateur, puis d’assurer aisément le suivi des actions à entreprendre qui résultent de votre discussion. Vous pourrez également suivre son évolution de carrière ou ses objectifs professionnels à plus long terme. N’hésitez pas à dupliquer ce modèle pour créer un espace personnel dédié à chacun de vos supérieurs hiérarchiques.

Vous pouvez vous appuyer sur un modèle d'entretien individuel pour : 

• Suivre les actions à entreprendre, ainsi que leurs responsables et échéances

• Suivre les objectifs de carrière à long terme

• Faire des retours à vos subordonnés de manière asynchrone pour les aider à avancer plus rapidement

• Fournir aux nouveaux employés une base de référence accessible rapidement

• Lister en amont de la réunion les points importants à aborder.

• Simplifier la collaboration, notamment pour les équipes qui travaillent à distance

• Assurer le suivi des questions posées lors de l’entretien.

Quelques conseils pour utiliser un projet d’entretien individuel

Votre modèle d’entretien individuel n’est qu’un début. Une fois que vous l’avez mis à jour en y intégrant les sections et catégories d’informations dont vous avez besoin, dupliquez-le pour créer un projet Duo pour chacun de vos supérieurs hiérarchiques. 

Voici comment utiliser votre projet d’entretien individuel dédié : 

• Ajoutez-y des sujets à aborder au fil de la semaine et incitez votre employé à faire de même. Vous pourrez ainsi rédiger progressivement l’ordre du jour de votre prochain entretien individuel et vous évoquerez tous les sujets prioritaires le jour J, sans oubli.

• Au cours de la réunion, gardez votre projet ouvert afin de suivre votre ordre du jour et prendre note immédiatement des actions à entreprendre. Veillez à ce que vos réunions hebdomadaires soient exploitables, importantes et utiles, tant pour vous que pour vos supérieurs hiérarchiques.

• Créez une base de référence pour les questions, objectifs et processus de vos supérieurs hiérarchiques. Chaque projet d’entretien individuel doit constituer un espace privé dans lequel collaborer avec l’employé concerné. 

• Partagez des mises à jour de statut et communiquez sur les obstacles en temps réel et de manière asynchrone. Ainsi, vous suivrez plus facilement les initiatives des employés, sans microgestion. Passez en revue les tâches accomplies par votre employé au cours de la semaine écoulée et aidez-le à comprendre les points qu’il peut améliorer.

• Faites des retours constructifs à vos subordonnés régulièrement, pour éviter les mauvaises surprises lors des évaluations aux enjeux plus importants. Veillez à ce que chacun de vos employés reçoive suffisamment de feedback (tant positif que constructif), pour lui donner les moyens d’évoluer et d’améliorer ses performances.

• Utilisez votre projet pour suivre les objectifs de carrière à plus long terme. Bien entendu, votre projet constituera aussi un aide-mémoire, conçu pour que votre supérieur hiérarchique et vous-même gardiez en tête les objectifs professionnels de ce dernier.

• Conservez des informations de référence (documents, objectifs, etc.) au même endroit. 

Les éléments à inclure dans votre modèle d’entretien individuel

Votre modèle d'entretien individuel doit inclure :

• Une section pour les sujets de discussion à aborder

• Une section pour les questions asynchrones

• Un moyen de consigner les actions à entreprendre

• Une section dédiée au suivi des objectifs de carrière à long terme

• Un espace pour stocker vos ressources et références

Bien que vous puissiez créer une liste de tâches statique dans un outil comme Google Docs ou Microsoft Word, créer votre modèle d’entretien individuel dans un outil de gestion de projet comme Asana vous permet de recueillir et de suivre rapidement les informations directement là où le travail se déroule. 

Fonctionnalités intégrées

• Jalons : Les jalons représentent les points de contrôle clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre votre progression. Utilisez les jalons pour célébrer les petites victoires qui vous mènent à l’objectif final du projet. 

• Champs personnalisés : Les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Objectifs : Les objectifs sur Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’est pas toujours aisé à établir. En reliant vos objectifs d’équipe et d’entreprise aux tâches qui les soutiennent, les membres de l’équipe disposent d’indicateurs en temps réel et d’une clarté sur la façon dont leur travail contribue directement à la réussite de votre équipe et de votre entreprise. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions. Si nécessaires, ils pourront également identifier les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et hiérarchiser les tâches dont les résultats sont mesurables. 

• Ajouter des tâches à plusieurs projets. Le travail est interfonctionnel par essence. et les équipes doivent pouvoir travailler efficacement tous services confondus. Cependant, lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Asana facilite le suivi et la gestion des tâches sur plusieurs projets. Cela vous évite du travail en double et renforce la visibilité interéquipes. Votre équipe peut consulter les tâches en contexte, connaître les responsabilités de chacun et faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Zoom + Asana facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions exploitables, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. Les réunions commencent sur Asana, où le partage des ordres du jour des réunions apporte de la visibilité et du contexte sur les points qui seront abordés. Pendant la réunion, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à entreprendre. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revenir aux échanges selon leurs besoins.

• Vimeo : L’écrit permet de faire passer un message, mais jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

• Loom. Les vidéos Loom donnent plus de personnalité et de clarté à votre aperçu de projet et vous aident à cerner son contexte. Vous pouvez très facilement les intégrer et ainsi expliquer en quoi consiste votre projet, définir les attentes et mettre en évidence les jalons clés. Les messages vidéo apportent des précisions et étayent le contexte pour que votre équipe se lance dans ses projets le plus rapidement possible. Mieux encore, elle peut même visualiser les vidéos sans sortir d’Asana.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Microsoft Teams + Asana, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin et les partager avec votre équipe, sans quitter Teams. mais aussi relier vos discussions sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. De plus, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams sans même avoir à ouvrir votre navigateur !

Questions fréquentes