Modèle d’entretien individuel

Instaurez une relation de confiance et encouragez la collaboration avec un modèle d’entretien individuel. Gardez une trace des éléments à l’ordre du jour, des notes de réunion et des prochaines étapes à suivre, au même endroit.

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[Interface produit] Ordre du jour d’entretien individuel sur Asana avec des sujets de discussion et des actions à traiter (vue Liste)

Pour être un bon manager d’équipe, vous devez encourager le développement d’une culture fondée sur la confiance. Mais pour que les membres d’équipe se sentent assez à l’aise pour se montrer ouverts d’esprit et partager leurs idées, vous avez besoin d’un espace sûr qui favorise ces échanges. La méthode imparable pour y parvenir ? Organiser des entretiens individuels.

Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?

Il s’agit d’une réunion individuelle entre deux membres d’équipe, le plus souvent entre un manager et l’un de ses subordonnés. Lors de cet échange, l’employé peut informer son supérieur hiérarchique de l’état d’avancement d’un projet, faire le point sur ses objectifs professionnels, ou bien vous faire part de ses commentaires ou questions.

Si ce n’est pas déjà fait, programmez un entretien individuel récurrent dans votre calendrier afin de faire le point avec chacun de vos subordonnés sur les activités réalisées pendant la semaine qui s’achève, sans oublier d’évoquer celles sur lesquelles il faudra travailler dans les jours à venir. Si possible, programmez un entretien hebdomadaire ou une réunion toutes les deux semaines afin que vos employés sachent qu’ils disposent d’un bloc de temps dédié pour échanger avec vous.

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Nous passons tellement de temps à dénicher des talents… Vous ne pensez pas qu’ils méritent ensuite qu’on les aide à devenir des professionnels chevronnés ?”
 Justin Rosenstein, cofondateur d’Asana

Qu’est-ce qu’un modèle d’entretien individuel ?

Les entretiens individuels sont essentiels, mais sans une structure et un ordre du jour clairs, ces réunions peuvent parfois sembler vaines. Pour tirer le meilleur de votre temps d’échange, votre subordonné et vous-même avez besoin d’un espace où communiquer vos ordres du jour de réunion et créer des actions à traiter exploitables.

C’est là que notre modèle s’avère bien utile. Il vous permet de lister les sujets à aborder avec votre collaborateur, puis d’assurer aisément le suivi des actions à traiter qui résultent de votre discussion. Vous pourrez également suivre son évolution de carrière ou ses objectifs professionnels à plus long terme. N’hésitez pas à dupliquer ce modèle pour créer un espace personnel dédié à chacun de vos subordonnés.

Vous pouvez vous appuyer sur un modèle de ce type pour :

  • Suivre les actions à traiter, ainsi que leurs responsables et échéances.

  • Suivre les objectifs de carrière à long terme.

  • Faire des retours à vos subordonnés de manière asynchrone pour les aider à avancer plus rapidement.

  • Fournir aux nouveaux employés une base de référence accessible rapidement.

  • Lister en amont de la réunion les points importants à aborder.

  • Simplifier la collaboration, notamment pour les équipes qui travaillent à distance.

  • Assurer le suivi des questions posées lors de l’entretien.

[Interface produit] Ordre du jour d’entretien individuel avec des sujets de discussion, leurs priorités respectives et des actions à traiter (vue Liste)
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Quelques conseils pour utiliser un projet Duo

Votre modèle d’entretien individuel n’est qu’un début. Une fois que vous l’avez mis à jour en y intégrant les sections et catégories d’informations dont vous avez besoin, dupliquez-le pour créer un projet Duo pour chacun de vos subordonnés.

Voici comment utiliser votre projet d’entretien individuel dédié :

  • Ajoutez-y des sujets à aborder au fil de la semaine et incitez votre employé à faire de même. Vous pourrez ainsi rédiger progressivement l’ordre du jour de votre prochaine réunion et vous évoquerez tous les sujets prioritaires le jour J, sans oubli.

  • Au cours de la réunion, gardez votre projet ouvert afin de suivre votre ordre du jour et prendre note immédiatement des actions à traiter. Veillez à ce que vos réunions hebdomadaires soient exploitables, importantes et utiles, tant pour vous que pour vos subordonnés.

  • Créez une base de référence pour les questions, objectifs et processus de vos subordonnés. Chaque projet Duo doit constituer un espace privé dans lequel collaborer avec l’employé concerné.

  • Partagez des mises à jour de statut et communiquez sur les obstacles en temps réel et de manière asynchrone. Ainsi, vous suivrez plus facilement les initiatives des employés, sans microgestion. Passez en revue les tâches accomplies par votre employé au cours de la semaine écoulée et aidez-le à comprendre les points qu’il peut améliorer.

  • Faites des retours constructifs à vos subordonnés régulièrement, pour éviter les mauvaises surprises lors des évaluations aux enjeux plus importants. Veillez à ce que chacun de vos employés reçoive suffisamment de feedback (tant positif que constructif), pour lui donner les moyens d’évoluer et d’améliorer ses performances.

  • Utilisez votre projet pour suivre les objectifs de carrière à plus long terme et comme référence pour les évaluations de performances. Bien entendu, votre projet constituera aussi un aide-mémoire, conçu pour que votre subordonné et vous-même gardiez en tête les objectifs professionnels de ce dernier.

  • Conservez des informations de référence (documents, objectifs, etc.) au même endroit.

Les éléments à inclure dans votre modèle d’entretien individuel

Votre modèle doit inclure :

  • Une section pour les sujets de discussion à aborder

  • Une section pour les questions asynchrones

  • Une liste d’actions à traiter

  • Une section dédiée au suivi des objectifs de carrière à long terme

  • Un espace pour stocker vos ressources et références

[Interface produit] Ordre du jour d’entretien individuel présentant dans un projet Duo les sujets de discussion, les questions à aborder plus tard, ainsi que les points d’évolution et de développement (vue Liste)

Pour recueillir toutes ces données et bien d’autres, assurez-vous de créer votre modèle d’entretien individuel dans un logiciel de gestion du travail comme Asana.

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Fonctionnalités intégrées

  • Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Objectifs : les objectifs Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’étant pas toujours aisé à établir, les collaborateurs doivent pouvoir visualiser en quoi leurs activités contribuent à la réussite de l’équipe et de l’entreprise, en temps réel. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions, notamment en identifiant les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et en hiérarchisant les tâches dont les résultats sont mesurables.

  • Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

  • Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

  • Vimeo : si l’écrit permet de faire passer un message, jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

  • Loom. Les vidéos Loom donnent plus de personnalité et de clarté à votre Aperçu de projet, et vous aident à cerner son contexte. Vous pouvez très facilement les intégrer et ainsi expliquer en quoi consiste votre projet, définir les attentes et mettre en évidence les jalons clés. Les messages vidéo apportent des précisions et étayent le contexte pour que votre équipe se lance dans ses projets le plus rapidement possible. Mieux encore, elle peut même visualiser les vidéos sans sortir d’Asana.

  • Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

FAQ

Quel est l’objectif d’un modèle d’entretien individuel ?

Un modèle de ce type est une structure standard et reproductible pour vous aider à organiser vos réunions individuelles. Dupliquez-le pour que chacun de vos subordonnés directs dispose de son espace privé. Ce projet Duo deviendra votre espace commun de référence dans lequel communiquer les sujets de discussion à aborder lors de votre prochain échange. Le jour J, utilisez votre projet Duo pour dresser une liste d’actions à traiter et prendre note des enseignements à retenir.

Comment structurer un modèle d’entretien individuel ?

Structurez votre modèle en y intégrant des sections : ordres du jour de réunion, actions à traiter à court terme et objectifs à long terme. Une fois que le modèle vous convient, dupliquez-le pour que chaque employé ait son projet. Lors de la première réunion, expliquez le fonctionnement du modèle et précisez à l’employé qu’il est libre d’y ajouter des sujets de discussion, des commentaires, etc. Pendant la semaine, jetez un œil au projet de temps à autre pour vous tenir informé des sujets à évoquer lors de votre prochain entretien.

Ai-je besoin d’un modèle d’entretien individuel ?

Oui, c’est mieux. Il permet de standardiser vos entretiens individuels et chaque membre d’équipe dispose ainsi d’un espace privé pour poser des questions, et ajouter des sujets de discussion et points clés à évoquer plus tard. Dites adieu aux généralités ! Ce modèle standardisé vous permet d’entrer dans les détails et d’aborder certains sujets sans détour. Grâce à lui, vous pourrez aussi indiquer les actions à traiter et les points clés à retenir. En bref, ce modèle de projet deviendra une source unique de référence regroupant tous les besoins de vos employés.

Quels éléments inclure dans un modèle d’entretien individuel ?

Assurez-vous que votre modèle d’entretien individuel comprend des sections pour lister des sujets de discussion, actions à traiter, informations de référence, objectifs à long terme ou OKR (objectifs et résultats clés). Dans un second temps, dupliquez le modèle pour que chacun de vos subordonnés dispose d’une source unique de référence personnelle.

Un modèle d’entretien individuel est-il destiné à un manager et ses subordonnés uniquement ?

Pas du tout. Ces modèles peuvent être employés pour organiser une réunion individuelle entre deux collègues ou interfonctionnelle, voire un entretien individuel entre vous-même et votre N + 2 (c’est-à-dire le supérieur de votre manager). Pour faire simple, si vous rencontrez régulièrement vos différents collaborateurs, utilisez votre modèle d’entretien individuel pour vous constituer une base de référence regroupant les discussions et actions à traiter.

Organisez des entretiens individuels performants sur Asana

Suivez les sujets de discussion, notes de réunion et actions à entreprendre, le tout au même endroit.

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