Modèle d’entretien individuel

Pour être un bon manager d’équipe, vous devez encourager le développement d’une culture fondée sur la confiance. Mais pour que les membres d’équipe se sentent assez à l’aise pour se montrer ouverts d’esprit et partager leurs idées, vous avez besoin d’un espace sûr qui favorise ces échanges. La méthode imparable pour y parvenir ? Organiser des entretiens individuels.

Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?

Il s’agit d’une réunion individuelle entre deux membres d’équipe, le plus souvent entre un manager et l’un de ses subordonnés. Lors de cet échange, l’employé peut informer son supérieur hiérarchique de l’état d’avancement d’un projet, faire le point sur ses objectifs professionnels, ou bien vous faire part de ses commentaires ou questions.

Si ce n’est pas déjà fait, programmez un entretien individuel récurrent dans votre calendrier afin de faire le point avec chacun de vos subordonnés sur les activités réalisées pendant la semaine qui s’achève, sans oublier d’évoquer celles sur lesquelles il faudra travailler dans les jours à venir. Si possible, programmez un entretien hebdomadaire ou une réunion toutes les deux semaines afin que vos employés sachent qu’ils disposent d’un bloc de temps dédié pour échanger avec vous.

Nous passons tellement de temps à dénicher des talents… Vous ne pensez pas qu’ils méritent ensuite qu’on les aide à devenir des professionnels chevronnés ?”

Qu’est-ce qu’un modèle d’entretien individuel ?

Les entretiens individuels sont essentiels, mais sans une structure et un ordre du jour clairs, ces réunions peuvent parfois sembler vaines. Pour tirer le meilleur de votre temps d’échange, votre subordonné et vous-même avez besoin d’un espace où communiquer vos ordres du jour de réunion et créer des actions à traiter exploitables.

C’est là que notre modèle s’avère bien utile. Il vous permet de lister les sujets à aborder avec votre collaborateur, puis d’assurer aisément le suivi des actions à traiter qui résultent de votre discussion. Vous pourrez également suivre son évolution de carrière ou ses objectifs professionnels à plus long terme. N’hésitez pas à dupliquer ce modèle pour créer un espace personnel dédié à chacun de vos subordonnés.

Vous pouvez vous appuyer sur un modèle de ce type pour :

• Suivre les actions à traiter, ainsi que leurs responsables et échéances.

• Suivre les objectifs de carrière à long terme.

• Faire des retours à vos subordonnés de manière asynchrone pour les aider à avancer plus rapidement.

• Fournir aux nouveaux employés une base de référence accessible rapidement.

• Lister en amont de la réunion les points importants à aborder.

• Simplifier la collaboration, notamment pour les équipes qui travaillent à distance.

• Assurer le suivi des questions posées lors de l’entretien.

Quelques conseils pour utiliser un projet Duo

Votre modèle d’entretien individuel n’est qu’un début. Une fois que vous l’avez mis à jour en y intégrant les sections et catégories d’informations dont vous avez besoin, dupliquez-le pour créer un projet Duo pour chacun de vos subordonnés.

Voici comment utiliser votre projet d’entretien individuel dédié :

• Ajoutez-y des sujets à aborder au fil de la semaine et incitez votre employé à faire de même. Vous pourrez ainsi rédiger progressivement l’ordre du jour de votre prochaine réunion et vous évoquerez tous les sujets prioritaires le jour J, sans oubli.

• Au cours de la réunion, gardez votre projet ouvert afin de suivre votre ordre du jour et prendre note immédiatement des actions à traiter. Veillez à ce que vos réunions hebdomadaires soient exploitables, importantes et utiles, tant pour vous que pour vos subordonnés.

• Créez une base de référence pour les questions, objectifs et processus de vos subordonnés. Chaque projet Duo doit constituer un espace privé dans lequel collaborer avec l’employé concerné.

• Partagez des mises à jour de statut et communiquez sur les obstacles en temps réel et de manière asynchrone. Ainsi, vous suivrez plus facilement les initiatives des employés, sans microgestion. Passez en revue les tâches accomplies par votre employé au cours de la semaine écoulée et aidez-le à comprendre les points qu’il peut améliorer.

• Faites des retours constructifs à vos subordonnés régulièrement, pour éviter les mauvaises surprises lors des évaluations aux enjeux plus importants. Veillez à ce que chacun de vos employés reçoive suffisamment de feedback (tant positif que constructif), pour lui donner les moyens d’évoluer et d’améliorer ses performances.

• Utilisez votre projet pour suivre les objectifs de carrière à plus long terme et comme référence pour les évaluations de performances. Bien entendu, votre projet constituera aussi un aide-mémoire, conçu pour que votre subordonné et vous-même gardiez en tête les objectifs professionnels de ce dernier.

• Conservez des informations de référence (documents, objectifs, etc.) au même endroit.

Les éléments à inclure dans votre modèle d’entretien individuel

Votre modèle doit inclure :

• Une section pour les sujets de discussion à aborder

• Une section pour les questions asynchrones

• Une liste d’actions à traiter

• Une section dédiée au suivi des objectifs de carrière à long terme

• Un espace pour stocker vos ressources et références

Fonctionnalités intégrées

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Objectifs : les objectifs Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’étant pas toujours aisé à établir, les collaborateurs doivent pouvoir visualiser en quoi leurs activités contribuent à la réussite de l’équipe et de l’entreprise, en temps réel. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions, notamment en identifiant les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et en hiérarchisant les tâches dont les résultats sont mesurables.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Vimeo : si l’écrit permet de faire passer un message, jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

• Loom. Les vidéos Loom donnent plus de personnalité et de clarté à votre Aperçu de projet, et vous aident à cerner son contexte. Vous pouvez très facilement les intégrer et ainsi expliquer en quoi consiste votre projet, définir les attentes et mettre en évidence les jalons clés. Les messages vidéo apportent des précisions et étayent le contexte pour que votre équipe se lance dans ses projets le plus rapidement possible. Mieux encore, elle peut même visualiser les vidéos sans sortir d’Asana.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

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