Modèle de formulaire de demande de modification

Ne vous bercez pas d’illusions : un plan de projet n’est jamais parfait. En effet, les circonstances changent et les priorités évoluent avec le temps. Et jusque-là, rien d’anormal ! Cependant, sans une bonne planification en amont, certaines modifications pourraient bien entraîner une dérive des objectifs ainsi que de sérieuses répercussions sur l’ensemble du calendrier de votre projet.

Laissez donc de côté votre boule de cristal et planifiez la manière dont vous adapterez votre plan de projet en cas de besoin. Vous ferez ainsi face au changement efficacement, en vous en remettant aux processus que vous aurez spécialement prévus à cet effet.

C’est là tout l’intérêt d’un modèle de formulaire de demande de modification.

Qu’est-ce qu’un formulaire de demande de modification ?

Un formulaire de demande de modification consiste en un ensemble structuré de questions auxquelles les parties prenantes souhaitant apporter un quelconque changement à votre plan de projet doivent répondre. Ces formulaires vous permettent d’obtenir suffisamment d’informations pour déterminer la nécessité d’un tel changement, notamment ses raison, priorité et date de mise en œuvre voulue.

Ce type de formulaire fait partie d’un processus de contrôle du changement plus global, lequel définit les étapes à suivre pour trier les demandes de modification et les intégrer à votre projet. Ce processus vous aide à réduire les risques de dérive des objectifs et à rester suffisamment flexible pour satisfaire de nouvelles demandes urgentes de livrables. Il pourra s’agir par exemple d’évaluer l’ensemble des coûts, risques et répercussions sur la qualité du projet d’une éventuelle demande de changement avant de l’approuver et de la mettre en œuvre.

Qu’est-ce qu’un modèle de formulaire de demande de modification ?

Bien plus qu’un simple formulaire, il s’agit d’un processus réutilisable qui vous aide à transformer des demandes en tâches exploitables. En soumettant des questions spécifiques aux parties prenantes désireuses de changement, vous vous assurerez d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision éclairée concernant la mise en œuvre ou non des modifications en question. Une fois le formulaire de demande soumis, une tâche est automatiquement créée sur la plateforme de gestion de projet. Cette tâche guide votre équipe tout au long d’un processus de contrôle du changement prédéfini, lequel permet d’évaluer et de mettre en œuvre les demandes de modification.

Prenons un exemple. Imaginez que l’une de vos parties prenantes souhaite augmenter la taille de police d’une nouvelle fonctionnalité Web. Au lieu de vous envoyer sa demande par e-mail ou sur Slack, elle remplit le formulaire et s’interroge ainsi sur l’importance, la priorité et les conséquences d’une telle modification. Une fois sa demande envoyée, non seulement une tâche permettant de documenter sa demande est automatiquement créée, mais d’autres le sont également pour en évaluer les coûts, risques et répercussions sur la qualité du projet. Votre équipe saura ainsi quelles sont les différentes étapes à suivre pour évaluer efficacement les nouvelles demandes de changement.

La création d’un modèle réutilisable pour ce type de demande facilite la mise en œuvre d’un processus de contrôle du changement pour chaque nouveau projet. Il vous suffit en effet de copier le modèle, d’y faire figurer les informations dont vous avez besoin pour votre projet et de vous lancer !

Les avantages d’un modèle de formulaire de demande de modification numérique

Utiliser des modèles de formulaire de demande de modification statiques, comme des feuilles de calcul Excel ou Google Docs, n’est pas de tout repos. Vous devez en effet commencer par vous assurer que les parties prenantes ont bien accès au formulaire, puis créer un processus de soumission, trier manuellement les demandes et trouver un moyen de documenter les changements approuvés ou rejetés. En somme, bien trop de clics et de va-et-vient entre les différentes applications.

Avec un modèle numérique de formulaire de demande de modification, tout ce travail est automatisé ! Remplissez le formulaire, documentez les demandes et créez des actions à traiter au même endroit. Au lieu de perdre du temps à constamment devoir mettre à jour la documentation, suivez les progrès en temps réel à mesure que votre équipe enchaîne les étapes d’évaluation, d’approbation et de mise en œuvre des changements apportés à votre plan de projet.

Avec un modèle de formulaire de demande de modification numérique :

• Générez automatiquement des tâches lorsque les parties prenantes remplissent votre formulaire de demande de modification.

• Assurez-vous que votre équipe dispose de suffisamment d’informations pour évaluer les demandes de changement.

• Consultez le statut de toutes les demandes des parties prenantes au même endroit.

• Faites en sorte que les parties prenantes puissent facilement soumettre des demandes de modification.

• Assurez-vous que votre équipe suive un processus prédéfini pour évaluer et appliquer les modifications.

• Veillez à obtenir les bonnes signatures d’approbation avant de mettre en œuvre de quelconques changements.

• Aidez les parties prenantes à comprendre comment vous évaluez les demandes de modification de projet.

• Joignez des pièces justificatives aux demandes, comme des captures d’écran ou des documents.

Éléments à inclure dans un modèle de formulaire de demande de modification

Un modèle de formulaire de demande de modification comporte deux éléments importants : le formulaire lui-même et le modèle que vous utilisez pour documenter et suivre les demandes soumises. Intéressons-nous tout d’abord au formulaire.

Pour créer votre formulaire, réfléchissez à toutes les informations que votre équipe devra prendre en compte pour évaluer chaque demande. Votre formulaire pourrait par exemple inclure les champs suivants :

• Nom du projet

• Nom de l’auteur de la demande

• Description de la modification

• Raison de la modification

• Priorité

• Date de mise en œuvre souhaitée

Une fois votre formulaire élaboré, il est temps de créer votre modèle. Celui-ci doit refléter les différents champs de votre formulaire, afin que vous puissiez visualiser toutes les informations ajoutées par les parties prenantes. Pour reprendre l’exemple ci-dessus, votre modèle doit donc inclure des colonnes pour y faire figurer le nom de l’auteur de la demande, mais aussi la description, la raison, la priorité et la date de mise en œuvre souhaitée de la modification. Vous pouvez également créer des champs personnalisés pour identifier le statut de chaque demande, par exemple « demandée », « en cours d’évaluation » et « approuvée ».

L’essentiel de votre formulaire étant désormais défini, instaurez des règles automatiques. Cette fonction vous permet de créer des déclencheurs et actions automatiques (ex. : « quand l’événement X survient, déclencher Y »), et dans le cas ici présent, les possibilités sont infinies. Vous pouvez par exemple ajouter automatiquement des tâches supplémentaires pour évaluer les coûts, risques et répercussions sur la qualité dès qu’une nouvelle demande de modification est soumise.

Fonctionnalités intégrées

• Formulaires : lorsque quelqu’un remplit un formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet Asana auquel il est lié. L’envoi d’informations depuis un formulaire vous permet de standardiser la réception des demandes, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Plutôt que d’employer des systèmes ponctuels, créez un processus rationalisé et une série de questions auxquelles chacun doit répondre pour envoyer une demande. Sinon, faites appel à une logique d’arborescence pour baser les questions sur les réponses précédentes des utilisateurs. En résumé, les formulaires visent à réduire le temps et les efforts nécessaires à la gestion des nouvelles demandes, offrant à votre équipe plus de temps à consacrer aux tâches clés.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Générateur de processus : visualisez votre processus et simplifiez la collaboration entre les différentes équipes. Cet outil, qui ne nécessite aucune connaissance technique, vous permet en quelques clics de visualiser et de créer de puissants processus automatisés. Créez sans effort des processus efficaces qui relient les équipes à tous les niveaux de votre structure. Rationalisez par ailleurs les tâches et faites en sorte que vos collègues soient toujours sur la même longueur d’onde en intégrant vos applications professionnelles préférées (ex. : Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom, etc.) directement au sein de vos processus.

• Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Hubspot : avec HubSpot Workflows, créez des tâches Asana automatiquement et utilisez toutes les données clients de HubSpot CRM pour élaborer des processus automatisés. Cette intégration vous permet de gérer le transfert d’activités entre équipes en quelques clics, par exemple lors de la clôture de transactions ou tickets sur HubSpot.

• GitHub : synchronisez automatiquement les mises à jour de statut de demandes d’extraction (pull requests) GitHub avec des tâches Asana. Suivez la progression de vos demandes d’extraction et améliorez la collaboration interfonctionnelle entre vos équipes techniques et non-techniques, sans quitter Asana.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

FAQ