Le jugement d’expert en gestion de projet : mode d’emploi

Peu importe le projet sur lequel vous travaillez, vous aurez besoin d’aide sur certains sujets, défis ou questions. Il est temps de vous en référer à un expert ! Les chefs de projet demandent l’opinion d’un expert pour résoudre certains problèmes complexes dans le cadre de projets à haute valeur ajoutée. Forts de nombreuses années d’expérience, ces experts sont particulièrement qualifiés pour prendre ce genre de décisions. Découvrez le concept du jugement d’expert et son usage en entreprise.

Qu’est-ce qu’un jugement d’expert en gestion de projet ?

Vous demandez le jugement d’un expert lorsque vous avez besoin de l’avis éclairé d’un spécialiste sur un sujet donné. Cette méthode d’estimation de planification de projet s’appuie sur l’avis de l’expert pour évaluer les détails quantitatifs du projet, notamment les échéances et les ressources potentielles.

D’après le Project Management Institute (PMI), le jugement d’expert est l’un des outils de planification les plus couramment employés en gestion de projet. Le guide PMBOK® conseille d’ailleurs d’envisager de faire appel à cet outil dans chacun des six processus évoqués dans cet ouvrage. Les talents ayant acquis des compétences spécialisées coûtent cher, c’est pourquoi vous n’aurez pas nécessairement intérêt à employer des experts à temps plein pour obtenir leur avis. De nombreuses entreprises choisissent de faire appel à des consultants extérieurs pour suivre et contrôler certains aspects du travail sur différents projets.

Quand et comment recourir au jugement d’un expert ?

Si les entreprises demandent souvent l’opinion d’un expert, c’est que la plupart des situations s’y prêtent. Toutefois, si cette démarche permet d’obtenir un point de vue extérieur pertinent, le résultat reste subjectif et demande un certain encadrement. Le plus souvent, l’avis d’un expert vous sera utile pour mieux gérer vos ressources. Par exemple, celui-ci saura vous aider à déterminer les ressources nécessaires pour lancer un nouveau produit ou une fonctionnalité, voire une nouvelle entreprise si vous venez de créer votre startup.

Demander l’avis d’un expert est également judicieux :

• Lorsque les enjeux sont importants : si vous avez un projet à haute valeur ajoutée de prévu, il peut être intéressant de demander l’avis d’experts au préalable.

• Lorsque vous vous préparez à planifier un projet : pendant l’élaboration de votre charte de projet, juste avant de créer votre plan, demandez à l’expert d’y jeter un œil et de vous confirmer (ou non) la viabilité du projet.

• Pour mieux gérer vos coûts : au moment d’estimer les coûts pour fixer les prix d’un produit ou même pour une embauche, avoir un expert sous la main vous aidera à obtenir des chiffres aussi réalistes que possible.

• Pour prendre des décisions : vous pouvez intégrer l’avis d’un expert à un framework de prise de décision (une matrice RACI, par exemple) ou en prendre compte pour vos décisions de routine. Dans le cadre de la méthode RAPID, confier le rôle de décideur à un expert vous permettra de faire le meilleur usage de ses connaissances.

• Pour établir des prévisions : ici, les experts pourront prendre en compte plusieurs facteurs (environnement général actuel, adéquation avec le marché…) dans les prévisions, afin d’obtenir une estimation précise des ventes potentielles.

• Pour la gestion des risques : l’expert peut consulter l’évaluation, l’analyse des risques et le plan d’action prévu afin de déterminer le niveau de risque dans différentes situations et vous aider à vous préparer à toutes les issues possibles.

Qui sont ces experts ?

Vous ferez appel à différents experts selon vos besoins, en interne comme à l’externe. Il peut donc aussi bien s’agir d’un membre de votre équipe que d’un consultant contacté pour gérer une situation ponctuelle. Vos experts peuvent être :

• Des membres de votre équipe projet : votre équipe compte certainement déjà des experts. C’est donc parmi eux que vous les trouverez en premier et le plus facilement.

• Les experts dans un domaine particulier : ces spécialistes ont des connaissances avancées sur un sujet précis. Imaginons par exemple que vous soyez à la tête d’une usine à la recherche de nouveaux fournisseurs potentiels. Dans ce cas, vous contacterez certainement un expert en approvisionnement pour vous aider dans vos choix. Vous pourrez aussi bien faire appel à des consultants externes qu’à des experts en interne. Toutefois, le prestataire extérieur a l’avantage de l’objectivité, puisqu’il n’est pas soumis aux biais qui peuvent fausser votre jugement.

• Les chefs de projet : très calés sur le sujet et évoluant dans le même domaine que vous, en leur qualité d’experts, les chefs de projet sauront vous signaler les biais à surveiller.

• Les parties prenantes au projet : ayant chacune leurs propres antécédents, elles se partagent différents rôles et sont donc pour beaucoup des experts. N’hésitez pas à vous fier à elles pour obtenir des avis pertinents.

Demander l’avis d’un expert en 7 étapes

Il ne s’agit pas seulement de s’adresser à un expert : vous allez aussi devoir indiquer clairement vos besoins et vos exigences pour engager une collaboration fructueuse. Définissez précisément les contributions, résultats et attentes sur ce projet afin d’élaborer un processus de jugement d’expert bien structuré, satisfaisant pour tous.

1. Analysez le problème

Avant de vous en référer à un expert, vous devez comprendre la nature profonde du problème : quelles solutions ont-elles déjà été mises en œuvre ? Où en est le problème ? Qu’attendez-vous de votre expert ?

2. Notez vos questions à l’écrit

Ici, vous allez devoir être aussi précis que possible. Plus vos questions seront ciblées, mieux l’expert pourra vous répondre. Appuyez-vous sur les recherches réalisées à l’étape précédente pour poser des questions claires. Ces dernières peuvent tout à fait être complexes, tant qu’elles sont énoncées de façon limpide et sont compréhensibles par l’expert.

3. Sélectionnez vos experts

Choisissez les experts qui répondent le mieux à vos besoins dans le cadre d’un problème ou projet en particulier. Par exemple, pour la distribution des produits, vous consulterez des experts au fait de la chaîne d’approvisionnement dans le secteur et le marché cible. Vous leur expliquerez alors le problème, en leur communiquant toutes les ressources et documents de projet utiles pour donner un avis éclairé.

4. Envoyez vos questions

Adressez vos questions aux experts sélectionnés. Vous utilisez un logiciel de gestion de projet ? Dans ce cas, vous pouvez directement ajouter les analyses et documents pertinents à vos questions ; dès que vous aurez des réponses, vous les verrez s’afficher en temps réel.

5. Passez en revue leurs avis pour les analyser

Lorsque les experts se seront prononcés, il sera temps d’analyser leurs réponses et de décider de l’usage que vous allez faire de ces informations. Pour que le processus soit aussi objectif que possible, nous vous recommandons de réunir plusieurs experts chargés de tout évaluer et d’en tirer les données les plus précises possible.

6. Regroupez tous les avis dans un rapport

Créez un rapport réunissant tous les avis ainsi obtenus, que vous ajouterez à une source unique de référence aisément accessible par les parties prenantes.

7. Communiquez les résultats

Une fois les résultats mis au propre, envoyez-les aux parties prenantes. À ce stade, vous évaluerez également la nécessité de demander l’opinion d’un autre expert. Il s’agira essentiellement de répéter le processus en cas d’erreur ou si différents acteurs ont d’autres questions.

Marre de jouer aux devinettes ? Demandez l’avis d’un expert !

Lorsque vous évaluez la faisabilité d’un projet, d’un produit ou d’initiatives d’entreprise, rien n’est jamais sûr à 100 %. Cependant, obtenir l’avis d’un expert vous aidera à vous rapprocher le plus possible des résultats que vous recherchez.