Les astuces d’Asana : tout ce que vous devez savoir sur la Gestion des ressources

Êtes-vous sûr d’avoir une idée claire de la charge de travail de votre équipe ? Si la réponse est « non », pas d’inquiétude : vous n’êtes pas seul. Sachez qu’une entreprise sur quatre déclare ne pas avoir mis en place de processus de répartition du travail et le faire « à l’instinct ». Par conséquent, pas moins de 80 % des employés déclarent se sentir surchargés et proches du burnout. La Gestion des ressources vous offre une visibilité parfaite sur les projets de votre équipe : évitez le burnout, trouvez l’équilibre et assurez-vous d’être en mesure de mener à bien vos activités, en toute sérénité.

Vous êtes sans doute impatient de commencer à utiliser la Gestion des ressources… Si vous utilisez déjà Asana, sachez que laGestion des ressources est disponible pour tous les clients Asana Business et Enterprise. Utilisez cette fonctionnalité pour surveiller la charge de travail de votre équipe et rééquilibrer les tâches si nécessaire.

Comment utiliser la Gestion des ressources ?

Rien de plus simple que la Gestion des ressources ! Aucune configuration n’est nécessaire : il vous suffit d’ajouter un projet ou un groupe de projets à un portefeuille, puis d’afficher l’onglet Gestion des ressources. Vous visualisez ainsi les tâches de chacun des membres de l’équipe pour tous les projets de votre portefeuille, au même endroit.

La Gestion des ressources vous permet aussi d’estimer l’effort nécessaire et de visualiser la capacité de votre équipe, afin de vous faire une idée précise de sa charge de travail. Sous l’onglet Gestion des ressources, cliquez sur Ajouter l’effort pour définir un champ personnalisé d’effort, en nombre d’heures ou par un système de points.

N’hésitez pas à définir une limite de capacité pour chacun des membres de l’équipe. Si le travail attribué à l’un d’eux dépasse la capacité définie, la Gestion des ressources vous l’indique à l’aide d’une ligne rouge.

Équilibrer la charge de travail de l’équipe en quelques clics

Si vous vous rendez compte qu’un membre de l’équipe a trop à faire, réagissez sans attendre et réattribuez ses tâches depuis l’onglet Gestion des ressources. Cliquez sur le menu déroulant pour afficher une vue détaillée, puis glissez-déposez des tâches pour les reprogrammer ou les réattribuer à quelqu’un d’autre. Vous pouvez aussi revoir les échéances et ajuster les priorités pour vous assurer que personne n’est complètement débordé.

💡Astuce : pensez à définir des dates de début et des échéances pour préciser le temps alloué à chaque tâche.

Centraliser la gestion des activités de votre équipe

Centralisez toutes les activités de votre équipe au sein d’un même projet. Vous bénéficiez ainsi d’une visibilité parfaite sur chaque mission effectuée et veillerez à ce que les tâches concernées s’affichent correctement dans la Gestion des ressources. Vous pouvez même créer une règle pour ajouter automatiquement les tâches à ce projet d’équipe commun : aucune activité ne sera laissée de côté !

💡Astuce : rappelez-vous que les sous-tâches sont exclues de la Gestion des ressources, comme c’est le cas dans la Chronologie ou en vue Calendrier. Si un membre de l’équipe doit accomplir une tâche composée de plusieurs sous-tâches qui correspondent à des activités majeures, envisagez de convertir cette tâche en projet.

Évitez le burnout grâce à la Gestion des ressources

La gestion des ressources est un élément essentiel pour favoriser un bon équilibre au sein de votre équipe. Grâce à des indicateurs clairs sur les activités de chacun, et ce, pour tous vos projets et initiatives, vous êtes en mesure de rééquilibrer la répartition des tâches et d’ajuster les priorités afin de mettre votre équipe dans les meilleures conditions. Considérez la Gestion des ressources comme une main tendue pour faire le point avec votre équipe et échanger à propos des capacités de chacun lors des prochains entretiens individuels.

Vous êtes un client Asana Business ? Connectez-vous sur Asana et testez sans attendre la Gestion des ressources. Vous souhaitez simplement en savoir plus à propos de cette fonctionnalité ? Profitez d’un essai Business gratuit.