Règles

Les règles vous permettent d’automatiser les tâches routinières et de mettre facilement en place des processus. Elles sont liées aux projets et automatisent les actions manuelles sur les tâches.

Nous serions ravis de connaître votre avis au sujet des règles.

Créer une règle

Il y a deux façons de créer une règle pour votre projet.

Depuis votre galerie

Cliquez sur Règles dans la barre d’outils.

Règles

Dans la galerie de règles prédéfinies, vous trouverez des options comprenant déjà un déclencheur et une action associées. Configurez les paramètres selon vos besoins (colonne, responsable etc.).

galerie de règles

Créer une règle personnalisée

Le Créateur de règles personnalisées vous donne accès à toutes les combinaisons de déclencheurs et d’actions disponibles.

Ajouter une règle

  1. Cliquez sur Règles dans la barre d’outils et sélectionnez Ajouter une règle.

règle personnalisée

Cliquez ensuite sur Créer une règle personnalisée.

Depuis l’onglet Ajouter une règle :

onglet Ajouter une règle

  1. Nommez votre règle
  2. Choisissez un déclencheur
  3. Choisissez une action
  4. Une fois les options sélectionnées, cliquez sur Créer une règle.

Modifier une règle

Modifiez vos règles à tout moment en revenant au projet et en sélectionnant la règle à modifier.

Pour modifier une règle, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils.

modifier

Mettre une règle en pause

Mettez en pause une règle à tout moment en cliquant sur l’icône en forme de crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils.

mettre en pause une règle

mettre en pause une règle

Cliquez sur l’interrupteur pour mettre en pause votre règle.

Supprimer une règle

Supprimez une règle à tout moment en cliquant sur l’icône en forme de crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils.

supprimer une règle

Types de règles et limites

Déclenchement selon la colonne ou la section

Les déclencheurs basés sur des colonnes ou sections sont destinés aux projets en vue Tableau ou des projets mis à jour pour utiliser les nouvelles sections réductibles.

Règles de champs personnalisés

Les règles de champs personnalisés sont disponibles pour tous les projets qui comprennent ce type de champs.

règles personnalisées

Pour activer ces règles, ajoutez en premier lieu un champ personnalisé à votre projet.

Déclencher des règles

Une règle peut être déclenchée à partir de tous vos outils Asana (applications Web ou mobile, intégrations externes). Lorsque vous modifiez une tâche, nous vérifions si elle appartient à un projet comprenant des règles et si l’action entreprise doit les déclencher.

Projets auxquels vous n’avez pas accès

Vous pouvez déclencher des règles à partir de projets auxquels vous n’avez pas accès, mais l’icône de l’éclair jaune ne s’affichera pas pour indiquer qu’une règle a été exécutée.

Les règles peuvent être déclenchées par tous, même par les invités.

Autorisation : éléments à prendre en compte

  • Seul le propriétaire d’une règle peut la mettre en pause, la réactiver, la modifier ou la supprimer.
  • Vous ne pouvez configurer des règles que sur les projets pour lesquels vous disposez de tous les droits d’accès et de modification. Si vos autorisations changent pour Commentaires uniquement, vos règles sont mises en pause. Pour les réactiver, vous devez obtenir à nouveau les droits d’accès et de modification complets.
  • Vous ne pouvez configurer des règles que sur les éléments auxquels vous avez accès. Si nous n’avez pas accès à un projet, vous ne pouvez pas définir de règle qui place une tâche dans plusieurs projets dont celui auquel vous n’avez pas accès.

Suppression de privilèges d’accès

Lorsque vous supprimez les privilèges d’accès d’un membre qui détient des règles, celles-ci sont mises en pause et transférées au propriétaire du projet.

Si le projet n’a pas de propriétaire, elles sont transférées à l’administrateur responsable de la suppression des privilèges d’accès. Seul le nouveau propriétaire d’une règle peut la réactiver.

Mettre à jour des règles mal configurées

Si une règle est brisée (ex. : «  Marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne “Terminées” », et quelqu’un supprime votre colonne Terminées), nous adressons un e-mail à son propriétaire afin qu’il la répare.

Un e-mail vous est envoyé la première fois qu’une règle est déclenchée, mais ne peut aboutir en raison d’une mauvaise configuration. Aucun autre e-mail ne vous sera envoyé à moins que la règle ne soit réparée, correctement exécutée au moins une fois, puis à nouveau brisée.

De plus, l’éclair jaune du menu Règles de la barre d’outils du projet est alors remplacé par une icône d’avertissement, accompagnée d’informations sur la règle brisée et de l’origine de la situation (déclencheur ou action).

Une fois la règle réparée et les modifications enregistrées, ces avertissements disparaissent.

Intégrations

Les tâches créées à partir d’intégrations (ex. : Slack, Gmail, Outlook) peuvent déclencher des règles en fonction des éléments suivants :

  1. Tâche ajoutée au projet
  2. Tâche attribuée
  3. Échéance modifiée
  4. La tâche a été marquée comme terminée
  5. Champ personnalisé modifié
  6. Pièce jointe ajoutée

Pour tous ces déclencheurs, l’action d’automatisation s’applique à toutes les tâches, et pas uniquement à celles des intégrations.

Formulaires

Les tâches créées à partir des formulaires peuvent déclencher des règles en fonction des éléments suivants :

  1. Tâche ajoutée à un projet : ce déclencheur s’applique à toutes les tâches ajoutées à un projet, et pas uniquement aux formulaires.
  2. Réglage du champ personnalisé : Exemple : Si vous utilisez dans votre formulaire un champ personnalisé avec menu déroulant pour le type de demande, avec les options Blog et Site Web, vous pouvez créer une règle sur le projet du type « Si “Type de demande” est défini sur “Blog”, ajouter la tâche au projet “Demandes de blog” ».

Ceci fonctionne uniquement pour les champs personnalisés avec menu déroulant. Tous les menus déroulants d’un formulaire ne sont pas nécessairement des champs personnalisés.

Invités

Les invités ne peuvent pas créer leurs propres règles, mais peuvent en déclencher.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.