Règles

Les règles sont disponibles pour les clients Premium, Business et Enterprise. Certaines fonctionnalités connexes sont réservées aux clients Business et Enterprise : générateur de règles personnalisées, règles personnalisées avec fonctions logiques, déclencheur « Statut d’approbation modifié », action « Ajouter un commentaire », etc.

Les règles vous permettent d’automatiser les tâches de routine et de mettre facilement en place des processus. Pour qu’une règle fonctionne, elle doit être constituée d’un déclencheur qui l’active et d’une action à exécuter automatiquement. Par exemple, une règle peut être créée pour attribuer automatiquement une tâche (action) lorsqu’une échéance est définie (déclencheur).

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Une règle peut en déclencher une autre. Il est également possible d’ajouter plusieurs actions à un déclencheur dans le même but.

Créer une règle

Il y a deux façons de créer une règle pour votre projet : en sélectionner une à partir de la galerie de règles de ce projet ou créer votre propre règle personnalisée. L’outil de création de règles personnalisées est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.

Les règles sont déclenchées par le premier niveau de sous-tâches uniquement et ne fonctionnent pas pour les sous-sous-tâches, sous-sous-sous-tâches, etc.

Modifier une règle

Modifiez vos règles à tout moment en revenant sur le projet concerné et en sélectionnant la règle à modifier.

Pour modifier une règle, cliquez sur le crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils.

Mettre une règle en pause

Mettez une règle en pause à tout moment en cliquant sur le crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils.

Supprimer une règle

Supprimez une règle à tout moment en cliquant sur le crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils, puis sur le bouton Supprimer la règle.

Règles basées sur les sections

Pour les utilisateurs Premium, Business et Enterprise, l’icône des Règles s’affiche dans les sections associées à des règles (en vues Liste et Tableau). Quand la règle est déclenchée, l’icône s’anime. Cliquez dessus pour ouvrir le menu correspondant lié à cette section et modifier les règles existantes ou en ajouter de nouvelles.

Pour modifier une règle, cliquez sur le crayon qui s’affiche lorsque vous passez le curseur de votre souris sur celle-ci.

Combinaisons de déclencheurs et actions multiples

Les règles personnalisées avec fonctions logiques, le déclencheur Statut d’approbation modifié et l’action Ajouter un commentaire sont réservés aux clients Business et Enterprise.

Vous pouvez également combiner plusieurs déclencheurs, des fonctions logiques (et/ou) et plusieurs actions pour automatiser les tâches récurrentes. Ainsi, votre équipe n’aura plus à y penser !

Déclencheurs et actions supplémentaires

Déclencheur « L’échéance est proche »

Les clients Enterprise et Business peuvent créer une règle personnalisée depuis la boîte de dialogue des Règles et retrouver L’échéance est proche dans la liste des déclencheurs. Vous pouvez faire votre choix parmi plusieurs options prédéfinies ou cliquer sur Personnaliser pour accéder à d’autres options.

L’option Personnaliser vous permet de préciser à combien de temps (minutes, heures, jours ou semaines) avant l’échéance fixer le déclenchement de la règle.

Déclencheur « La tâche est en retard »

Les clients Enterprise et Business peuvent utiliser le déclencheur La tâche est en retard à la création d’une règle personnalisée. Vous pouvez faire votre choix parmi plusieurs options prédéfinies ou cliquer sur Personnaliser pour accéder à d’autres options.

L’option Personnaliser vous permet de préciser au bout de combien de temps (minutes, heures, jours ou semaines) la règle devra se déclencher une fois la tâche en retard.

Si vous optez pour des jours ou semaines au moment de configurer votre déclencheur, celui-ci ignorera les heures limites et s’activera uniquement en fonction de l’échéance. Toutefois, si vous optez pour des minutes ou des heures, les heures limites seront prises en compte.

Quelques remarques au sujet des déclencheurs « L’échéance est proche » et « La tâche est en retard »

• Ces déclencheurs s’activent au moment où une tâche devient à terminer ou en retard, et non simplement parce que celle-ci est à terminer ou en retard.
• Lors de la création d’une nouvelle règle, aucun de ces deux déclencheurs ne s’activera rétroactivement pour les tâches existantes qui remplissent les conditions. Ils s’activeront pour les événements liés aux échéances survenant après la création de la règle.
• Ces déclencheurs s’activent exclusivement pour les tâches non terminées.
• Les règles dont le délai est spécifié en jours ou en semaines ne se déclenchent pas à minuit précis, mais entre minuit et une heure du matin.

Créer une action de tâche

Avec un abonnement Asana Enterprise ou Business, vous pouvez tirer parti de règles pour créer automatiquement des tâches, des jalons et des approbations dans votre projet. Choisissez un ou plusieurs déclencheurs afin qu’Asana crée automatiquement la tâche lorsque la règle est exécutée. Vous pouvez notamment prédéfinir le nom de la tâche, le responsable et l’échéance relative.

Pour créer une tâche à l’aide d’une règle :

1. Cliquez sur le bouton Personnaliser en haut à droite de votre projet.
2. Cliquez sur + Ajouter une règle, puis sur Créer une règle personnalisée.
3. Choisissez un déclencheur ou une combinaison de déclencheurs.
4. Une fois le déclencheur sélectionné, cliquez sur l’onglet Actions.
5. Sous Créer, cliquez sur Tâche.

Créer une action de sous-tâche

Les clients Enterprise et Business ont la possibilité de créer des règles personnalisées depuis la boîte de dialogue des Règles. L’option Sous-tâches s’affiche dans la liste des actions.

Grâce à cette option, vous pouvez automatiquement ajouter une liste prédéfinie de sous-tâches à une tâche.

Vous pouvez créer jusqu’à 20 sous-tâches.

Pour modifier une règle, cliquez sur le crayon à côté de la règle en question, dans la barre d’outils à droite. Tout changement sera enregistré automatiquement.

Types de règles et limites

Qu’il soit Premium ou Business, chaque projet doit se limiter à 50 règles maximum.

Règles personnalisées

Déclencheurs

• Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 déclencheurs par règle personnalisée.
• Vous pouvez sélectionner plusieurs fois le même déclencheur.

Actions multiples

• Lorsqu’un ou plusieurs déclencheurs sont activés, vous pouvez choisir jusqu’à 5 actions à réaliser.
• Il n’est pas possible d’ajouter la même action plusieurs fois.

Déclenchement selon la colonne ou la section

Les déclencheurs basés sur des colonnes ou sections sont destinés aux projets en vue Tableau ou aux projets mis à jour pour utiliser les nouvelles sections réductibles.

Règles de champs personnalisés

Les règles de champs personnalisés sont disponibles pour tous les projets qui comprennent ce type de champs. Les champs d’utilisateurs sont également pris en charge par cette fonctionnalité.

Pour activer ces règles, commencez par ajouter un champ personnalisé à votre projet.

Déclencher des règles

Une règle peut être déclenchée à partir de tous vos outils Asana (applications Web ou mobile, intégrations externes). Lorsque vous modifiez une tâche, nous vérifions si elle appartient à un projet comprenant des règles et si l’action entreprise doit les déclencher.

Projets auxquels vous n’avez pas accès

Vous pouvez déclencher des règles à partir de projets auxquels vous n’avez pas accès, mais l’icône de l’éclair jaune ne s’affichera pas pour indiquer qu’une règle a été exécutée.

Les règles peuvent être déclenchées par tous, même par les invités.

Autorisations : éléments à prendre en compte

À l’image des champs personnalisés, les règles sont modifiables par d’autres membres du projet. Les règles hébergeant des tâches dans d’autres projets sont désormais visibles dans le menu Personnaliser. Elles peuvent être mises en pause depuis chaque projet concerné.

• Vous pouvez donner l’autorisation aux autres utilisateurs de modifier les règles. À leur création, les nouvelles règles sont modifiables par défaut.
• Seul le propriétaire d’une règle peut la supprimer.
• Lors de la mise à jour des règles concernant des projets et des modèles, l’éditeur doit disposer des autorisations nécessaires pour permettre leur sauvegarde. Par exemple, si la règle ajoute des tâches à un autre projet, l’éditeur doit également disposer de l’autorisation de modifier cet autre projet.
• Lorsqu’une règle est dupliquée à la suite de la duplication d’un projet, l’utilisateur à l’origine de la duplication devient propriétaire de ladite règle, sans toutefois disposer des privilèges suffisants. Dans ce cas, la règle est désactivée, mais le propriétaire garde le droit de la modifier.
• Les règles ne sont pas brisées en cas de modification des droits d’accès de leurs propriétaires. Par exemple, si une règle a été créée dans le but d’ajouter des tâches à un projet et que vous perdez l’accès au projet concerné, la règle restera active.
• Lorsqu’une règle est copiée ou dupliquée via des modèles nouveaux ou anciens, l’utilisateur du modèle devient le seul propriétaire de la règle. Dans ce cas, la règle n’est désactivée que si l’utilisateur ayant dupliqué le modèle ne dispose pas des droits d’accès suffisants pour cette règle. Par exemple, il vous est impossible de modifier un projet auquel la règle prévoit d’ajouter des tâches.
• Lorsqu’un utilisateur quitte un projet, la règle n’est pas brisée. Toutefois, elle sera désactivée s’il ne reste aucun utilisateur pour interagir avec le projet.
• Tous les contributeurs d’un projet peuvent accéder aux règles et les désactiver.
• Si le propriétaire du projet est un membre à accès limité, il peut mettre la règle en pause ou l’activer, mais pas la modifier.

Qui peut activer ou désactiver une règle ?

Chaque utilisateur est autorisé à activer ou désactiver une règle créée par un autre utilisateur, si ce premier dispose des droits de modification sur un projet dans lequel la règle est exécutée.

Un utilisateur peut activer ou mettre en pause une règle s’il dispose des droits de modification, mais le propriétaire est la seule personne autorisée à modifier les déclencheurs et actions d’une règle.

Le propriétaire d’une règle est le seul à pouvoir la modifier ou la supprimer.

Suppression de privilèges d’accès

Lorsque vous supprimez les privilèges d’accès d’un membre qui détient des règles, celles-ci sont mises en pause et transférées au propriétaire du projet.

Si le projet n’a pas de propriétaire, elles sont transférées à l’administrateur responsable de la suppression des privilèges d’accès. Seul le nouveau propriétaire d’une règle peut la réactiver.

À la désactivation du compte du propriétaire d’une règle, si le nouveau propriétaire dispose des autorisations suffisantes, la règle restera active et sera modifiable par son nouveau propriétaire.

Mettre à jour des règles mal configurées

Si une règle est brisée (ex. : «  Marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne “Terminées” », et quelqu’un supprime votre colonne Terminées), nous adressons un e-mail à son propriétaire afin qu’il la répare.

• Un e-mail vous est envoyé la première fois qu’une règle est déclenchée sans pouvoir aboutir en raison d’une mauvaise configuration. Aucun autre e-mail ne vous sera envoyé à moins que la règle ne soit réparée, correctement exécutée au moins une fois, puis à nouveau brisée.

• Tous les utilisateurs disposant des droits de lecture sur la règle en question peuvent en consulter le statut exact.

• Une fois la règle réparée et les modifications enregistrées, ces avertissements disparaissent.

Intégrations de règles

Les règles sont essentielles au sein de nombreux processus, tout comme les intégrations. Vous avez désormais la possibilité d’intégrer les outils préférés de votre équipe à votre travail sur Asana à l’aide des règles pour vous faciliter la tâche. Définissez les déclencheurs dans vos projets Asana et laissez les règles automatiser votre processus dès que les critères choisis sont respectés.

Par exemple, l’intégration Slack pour Asana vous permet de créer des notifications personnalisées grâce aux règles : vous pouvez envoyer un message à un membre de votre équipe sur Slack sur activation du déclencheur après l’achèvement d’une tâche ou d’un projet.

Vous pouvez créer une règle pour envoyer automatiquement un message personnalisé sur un canal Microsoft Teams selon des critères particuliers, par exemple la modification de la valeur d’un champ personnalisé.

Vous pouvez également créer de nouveaux tickets sur Jira Cloud et Jira Server lorsqu’une tâche est ajoutée dans une section particulière au sein d’unprojet.

Les intégrations de règles sont compatibles avec les actions sur Gmail, PagerDuty et Twilio. Découvrez comment les configurer les règles sur chaque application.

Déclencher des actions dans les applications

Il existe trois types de déclencheurs de règles, utilisés également pour déclencher des actions grâce aux intégrations de règles.

Déclencheurs de type « Ajout de tâche »

• Tâche ajoutée à une section
• Tâche ajoutée à ce projet

Déclencheurs de type « Mise à jour de tâche »

• Selon le statut d’approbation
• Selon le statut d’achèvement
• Selon le responsable
• Selon l’échéance
• Selon les pièces jointes ajoutées
• Selon les commentaires ajoutés

Déclencheurs de type « Échéance de tâche »

• La tâche n’est plus bloquée
• L’échéance est proche
• La tâche est en retard

Formulaires

Les tâches créées à partir des formulaires peuvent déclencher des règles en fonction des éléments suivants :

Tâche ajoutée à un projet

Ce déclencheur s’applique à toutes les tâches ajoutées à un projet, et pas uniquement aux formulaires.

Champ personnalisé modifié

Pour chaque champ personnalisé avec menu déroulant dans le projet, vous verrez un déclencheur et une action. Ainsi, si votre projet comprend les champs personnalisés « Priorité » et « Étapes », les déclencheurs seront « Priorité définie » et « Étape définie ». Vous choisissez la valeur du champ personnalisé pour lequel vous souhaitez déclencher une règle.

Exemple : si vous utilisez dans votre formulaire un champ personnalisé avec menu déroulant pour le type de demande, avec les options Blog et Site Web, vous pouvez créer une règle de projet du type : « Si “Type de demande” est défini sur “Blog”, ajouter la tâche au projet “Demandes de blog” ».

Ceci fonctionne uniquement pour les champs personnalisés avec menu déroulant. Tous les menus déroulants d’un formulaire ne sont pas nécessairement des champs personnalisés.

Déclencheurs par envoi de formulaire

Grâce aux règles déclenchées par un envoi de formulaire, vous pouvez déplacer automatiquement vos formulaires vers un nouveau processus sans avoir à les trier manuellement. Ainsi, vous pourrez standardiser vos processus de réception des demandes grâce à des formulaires automatisés.

Une fois le déclencheur défini, vous retrouverez votre règle dans le menu Personnaliser.

Vous recevrez une notification à chaque envoi de formulaire. Vous pouvez également suivre l’historique des envois de formulaires depuis le volet des détails de la tâche concernée.

Autorisations des invités

Les invités ne peuvent pas créer leurs propres règles, mais peuvent en déclencher.

Tarification

Clients Business et Enterprise :

L’outil de création de règles personnalisées est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.

Un ensemble de règles est disponible pour les clients Premium :

• Tâche déplacée dans la colonne/section > Marquer comme terminée
• Tâche marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne/section
• Champ personnalisé modifié > Déplacer dans la colonne/section
• Tâche déplacée dans la colonne/section > Modifier le champ personnalisé
• Champ personnalisé modifié > Marquer la tâche comme terminée
• Tâche marquée comme terminée > Modifier le champ personnalisé

Actions « inverses » pour les règles

Clients Business et Enterprise :

Les actions « inverses » s’inscrivent en complément des règles existantes et offrent la possibilité de réinitialiser ou de supprimer des données. Ce type d’action vient renforcer le moteur de règles d’Asana, désormais plus fidèle à la structure, la qualité et l’efficacité des processus des clients.

Actions inverses disponibles :

• Retirer l’attribution de la tâche
• Déplacer la tâche vers un autre projet
• Retirer l’échéance
• Marquer la tâche comme non terminée
• Retirer les collaborateurs

Variables dans les règles

Lors de la création de règles, il est désormais possible de faire référence à des valeurs dynamiques, appelées variables. Pour plus de clarté et de flexibilité, les utilisateurs peuvent recourir à des variables telles que responsable de la tâche, créateur de la tâche et échéance.

Lors de la création d’une règle, des variables peuvent être utilisées dans le champ de texte Ajouter un commentaire.