Règles

Les Règles sont disponibles pour les clients Asana Premium. Certaines fonctionnalités connexes sont réservées aux clients Business et Enterprise : outil de création de règles personnalisées, règles avec fonctions logiques, déclencheur selon la modification du statut d’approbation, action d’ajout de commentaire, etc.

Les règles vous permettent d’automatiser les tâches routinières et de mettre facilement en place des processus. Pour qu’une règle fonctionne, elle doit être constituée d’un déclencheur qui l’active et d’une action à exécuter automatiquement. Par exemple, une règle peut attribuer automatiquement une tâche (action) lorsqu’une échéance est définie (déclencheur).

Créer une règle

Il y a deux façons de créer une règle pour votre projet : en sélectionner une à partir de la galerie de règles de votre projet ou créer votre propre règle personnalisée.

Règles

Cliquez sur Règles dans la barre d’outils.

Dans la galerie de règles prédéfinies, vous trouverez des options comprenant déjà un déclencheur et une action associée. Vous pouvez ensuite configurer les paramètres selon vos besoins (colonne, responsable, etc.).

galerie de règles

Créer une règle personnalisée

L’outil de création de règles personnalisées est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.

Le créateur de règles personnalisées vous donne accès à toutes les combinaisons de déclencheurs et d’actions disponibles.

Ajouter une règle

Dans la barre d’outils, cliquez sur Règles :

  1. Sélectionnez Ajouter une règle.

règle personnalisée

Cliquez alors sur Créer une règle personnalisée.

onglet Ajouter une règle

Sous l’onglet Ajouter une règle :

  1. Nommez votre règle.
  2. Choisissez des déclencheurs.
  3. Choisissez des actions.
  4. Une fois les options voulues sélectionnées, cliquez sur Créer une règle.

Modifier une règle

Modifiez vos règles à tout moment en revenant sur le projet concerné et en sélectionnant la règle à modifier.

Pour modifier une règle, cliquez sur le crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils.

modifier

Mettre une règle en pause

Mettez une règle en pause à tout moment en cliquant sur le crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils.

mettre une règle en pause

Mettre une règle en pause

Cliquez sur l’interrupteur pour mettre votre règle en pause.

Supprimer une règle

Supprimez une règle à tout moment en cliquant sur le crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils.

supprimer une règle

Règles basées sur les sections

Pour les utilisateurs Premium, Business et Enterprise, l’icône Règles s’affiche dans les sections associées à des règles (dans les vues Liste et Tableau). Quand la règle est déclenchée, l’icône s’anime. Cliquez dessus pour afficher le menu Règles de la section et ajouter de nouvelles règles ou modifier les règles existantes.

Pour modifier une règle, cliquez sur le crayon qui s’affiche lorsque vous passez le curseur de votre souris sur celle-ci.

règle basée sur les sections

Combinaisons de déclencheurs et actions multiples

*Les règles avec fonctions logiques, déclencheur selon la modification du statut d’approbation et action d’ajout de commentaire sont disponibles pour les clients Business et Enterprise uniquement.*

Vous pouvez également combiner plusieurs déclencheurs, des fonctions logiques (et/ou) et plusieurs actions pour automatiser les tâches récurrentes. Ainsi, votre équipe n’aura plus à y penser !

déclencheurs et actions multipes

Il est désormais possible d’ajouter jusqu’à 20 déclencheurs et de sélectionner jusqu’à 5 actions différentes au cours de la création d’une règle personnalisée. Veuillez noter que vous pouvez sélectionner plusieurs fois le même déclencheur, mais une seule fois la même action.

Activation de la règle

Dès qu’une tâche est ajoutée à un projet depuis les vues Liste/Tableau, que ce soit grâce à un formulaire, par e-mail ou tout autre fonctionnalité du produit, la règle personnalisée est activée sans délai.

Déclencheurs et actions supplémentaires

déclencheurs supplémentaires

Utilisation d’autres déclencheurs et actions :

  1. Vous pouvez préciser une action à déclencher lorsque le statut d’une approbation change.
  2. Vous pouvez définir l’ajout automatique d’un commentaire (en tant qu’« Asana ») en fonction d’un élément déclencheur.

Nous serions ravis de connaître votre avis au sujet de la combinaison de déclencheurs, des fonctions logiques et des actions multiples.

Types de règles et limites

Qu’il soit Premium ou Business, chaque projet doit se limiter à un nombre maximal de 20 règles.

Règles personnalisées

Déclencheurs

  • Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 déclencheurs par règle personnalisée.
  • Vous pouvez sélectionner plusieurs fois le même déclencheur.

Actions multiples

  • Lorsqu’un ou plusieurs déclencheurs sont activés, vous pouvez choisir jusqu’à 5 actions à réaliser.
  • Il n’est pas possible d’ajouter la même action plusieurs fois.

Déclenchement selon la colonne ou la section

Les déclencheurs basés sur des colonnes ou sections sont destinés aux projets en vue Tableau ou aux projets mis à jour pour utiliser les nouvelles sections réductibles.

Règles de champs personnalisés

Les règles de champs personnalisés sont disponibles pour tous les projets qui comprennent ce type de champs.

règles personnalisées

Pour activer ces règles, commencez par ajouter un champ personnalisé à votre projet.

Déclencher des règles

Une règle peut être déclenchée à partir de tous vos outils Asana (applications Web ou mobile, intégrations externes). Lorsque vous modifiez une tâche, nous vérifions si elle appartient à un projet comprenant des règles et si l’action entreprise doit les déclencher.

Projets auxquels vous n’avez pas accès

Vous pouvez déclencher des règles à partir de projets auxquels vous n’avez pas accès, mais l’icône de l’éclair jaune ne s’affichera pas pour indiquer qu’une règle a été exécutée.

Les règles peuvent être déclenchées par tous, même par les invités.

Autorisations : éléments à prendre en compte

  • Seul le propriétaire d’une règle peut la modifier ou la supprimer.
  • Si le propriétaire du projet est un membre à accès limité, il peut mettre la règle en pause ou l’activer, mais pas la modifier.
  • Vous ne pouvez configurer des règles que sur les projets pour lesquels vous disposez des droits d’accès et de modification. Si vos autorisations changent pour Commentaires uniquement, vos règles sont mises en pause. Pour les réactiver, vous devez obtenir à nouveau les droits d’accès et de modification complets.
  • Vous ne pouvez configurer des règles que sur les éléments auxquels vous avez accès. Vous ne pouvez pas définir de règle qui place une tâche dans plusieurs projets si vous n’avez pas accès à l’un d’entre eux.

Qui peut activer ou désactiver une règle ?

Chaque utilisateur est autorisé à activer ou désactiver une règle créée par un autre utilisateur, si ce premier dispose des droits de modification sur un projet dans lequel la règle est exécutée.

activer les règles

Les utilisateurs qui disposent de droits de modification sont également les seules personnes autorisées à afficher l’historique des modifications.

Un utilisateur peut activer ou mettre en pause une règle s’il dispose des droits de modification, mais le propriétaire est la seule personne autorisée à modifier les déclencheurs et actions d’une règle.

Le propriétaire d’une règle est le seul à pouvoir la modifier ou la supprimer.

Suppression de privilèges d’accès

Lorsque vous supprimez les privilèges d’accès d’un membre qui détient des règles, celles-ci sont mises en pause et transférées au propriétaire du projet.

Si le projet n’a pas de propriétaire, elles sont transférées à l’administrateur responsable de la suppression des privilèges d’accès. Seul le nouveau propriétaire d’une règle peut la réactiver.

Mettre à jour des règles mal configurées

Si une règle est brisée (ex. : «  Marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne “Terminées” », et quelqu’un supprime votre colonne Terminées), nous adressons un e-mail à son propriétaire afin qu’il la répare.

  • Un e-mail vous est envoyé la première fois qu’une règle est déclenchée sans pouvoir aboutir en raison d’une mauvaise configuration. Aucun autre e-mail ne vous sera envoyé à moins que la règle ne soit réparée, correctement exécutée au moins une fois, puis à nouveau brisée.

  • De plus, l’éclair jaune du menu Règles de la barre d’outils du projet est alors remplacé par une icône d’avertissement, accompagnée d’informations sur la règle brisée et sur l’origine de la situation (déclencheur ou action).

  • Une fois la règle réparée et les modifications enregistrées, ces avertissements disparaissent.

Intégrations

Associez des déclencheurs à des actions au sein de vos différents outils grâce aux règles liées aux applications (exemple : lorsqu’une tâche est marquée comme terminée, envoyer un message sur un canal Slack.)

Les Règles Asana peuvent déclencher les actions suivantes au sein des intégrations :

  • Envoyer un message sur Slack
  • Envoyer un message sur Microsoft Teams
  • Créer un ticket Jira (versions Cloud et Server)

Utiliser les déclencheurs pour envoyer des notifications personnalisées ou créer des tickets Jira

Pour une expérience optimale, ajoutez d’abord l’application au projet. Cliquez sur « Personnaliser » dans la barre d’outils de votre projet, puis sur « Ajouter une application ».

Accédez à la la fenêtre contextuelle Ajouter une règle :

ajouter une règle

Depuis la fenêtre contextuelle Ajouter une règle :

  1. Nommez la règle
  2. Sélectionnez un canal
  3. Rédigez un message ou créez un ticket Jira
  4. Sélectionnez l’action souhaitée dans l’intégration 1. Cliquez sur Créer une règle pour activer la règle

Les tâches créées à partir d’intégrations (ex. : Slack, Gmail, Outlook) peuvent déclencher des règles en fonction des éléments suivants :

  1. Ajout d’une tâche à un projet
  2. Tâche attribuée
  3. L’échéance a été modifiée
  4. Tâche marquée comme terminée
  5. Champ personnalisé modifié
  6. Pièce jointe ajoutée

Pour tous ces déclencheurs, l’action d’automatisation s’applique à toutes les tâches, et pas uniquement à celles des intégrations.

Formulaires

Les tâches créées à partir des formulaires peuvent déclencher des règles en fonction des éléments suivants :

Tâche ajoutée à un projet

Ce déclencheur s’applique à toutes les tâches ajoutées à un projet, et pas uniquement aux formulaires.

Modification d’un champ personnalisé

Pour chaque champ personnalisé avec menu déroulant dans le projet, vous verrez un déclencheur et une action. Ainsi, si votre projet comprend les champs personnalisés Priorité et Étapes, les déclencheurs seront « Priorité définie » et « Étape définie ». Vous choisissez la valeur du champ personnalisé pour lequel vous souhaitez déclencher une règle.

Exemple : si vous utilisez dans votre formulaire un champ personnalisé avec menu déroulant pour le type de demande, avec les options Blog et Site Web, vous pouvez créer une règle de projet du type : « Si “Type de demande” est défini sur “Blog”, ajouter la tâche au projet “Demandes de blog” ».

Ceci fonctionne uniquement pour les champs personnalisés avec menu déroulant. Tous les menus déroulants d’un formulaire ne sont pas nécessairement des champs personnalisés.

Autorisations des invités

Les invités ne peuvent pas créer leurs propres règles, mais peuvent en déclencher.

Tarification

Clients Business et Enterprise :

L’outil de création de règles personnalisées est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.

Un ensemble de règles est disponible pour les clients Premium :

  • Tâche déplacée dans la colonne/section > Marquer comme terminée
  • Tâche marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne/section
  • Champ personnalisé modifié > Déplacer dans la colonne/section
  • Tâche déplacée dans la colonne/section > Modifier le champ personnalisé
  • Champ personnalisé modifié > Marquer la tâche comme terminée
  • Tâche marquée comme terminée > Modifier le champ personnalisé

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