Suivre les initiatives et gérer les ressources

Les chefs de projet et chefs d’équipe doivent pouvoir accéder facilement aux mises à jour de statut des projets et à la capacité de l’équipe pour s’assurer que le travail se déroule comme prévu et pour prendre des décisions de planification avisées. La solution est d’utiliser les données des Portefeuilles et de la Gestion des ressources pour suivre les projets de façon proactive et en un seul endroit.

En quoi consistent les Portefeuilles et la Gestion des ressources ?

Les portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre en un seul endroit la progression de tous les projets d’une initiative. Ils permettent de classer et d’organiser facilement les projets que vous consultez le plus souvent. Vous pouvez trier les projets par propriétaire, échéance, statut, priorité, etc.

Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre au même endroit tous les projets d’une initiative ou équipe spécifique

La Gestion des ressources est la fonction d’Asana pour le suivi du personnel. Il s’agit d’une vue unique des disponibilités des membres de votre équipe en fonction des tâches qui leur ont été attribuées, vous n’avez donc plus à regrouper des données éparpillées. Elle vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail, suivre un calendrier efficace et maintenir vos priorités en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Les Portefeuilles et la Gestion des ressources se marient à merveille. Une fois tous vos projets regroupés dans un portefeuille, vous pourrez suivre la charge de travail de votre équipe sur ces projets en ouvrant l’onglet Gestion des ressources. Par exemple, si vous avez créé un portefeuille de lancements de produits, la visualisation de la charge de travail vous permettra de vous assurer qu’aucun chef de produit n’est surchargé et que le calendrier de lancement est équilibré.

Pourquoi créer des Portefeuilles et les utiliser en combinaison avec la Gestion des ressources ?

Les chefs de projet et superviseurs ont la responsabilité de maintenir les initiatives sur la bonne voie, de veiller à ce que leurs équipes soient heureuses et productives, et de prévoir à l’avance les besoins en personnel. Pour obtenir les informations nécessaires à ces prises de décision, ils ont souvent recours à des méthodes manuelles et chronophages : interroger d’autres personnes, reprendre des feuilles de calcul ou encore convoquer de nouvelles réunions.

Au lieu de cela, ils leur est possible de suivre la progression des projets au sein d’un Portefeuille et de gérer les ressources à l’aide de la Gestion des ressources : les données nécessaires sont déjà sur Asana. Tout est conservé au même endroit et mis à jour en temps réel.

Quelques exemples de portefeuilles

Les portefeuilles sont particulièrement adaptés aux chefs de projet et aux chefs d’équipe, mais tout le monde peut les utiliser de diverses façons. En voici quelques exemples :

Rôle peuvent utiliser les Portefeuilles pour… peuvent utiliser la Gestion des ressources pour…
Chefs de produit Suivre des lancements de produits Évaluer la disponibilité du chef de produit ou des ingénieurs pour chaque lancement
Équipe de direction Suivre les projets les plus importants pour atteindre les objectifs de l’entreprise Voir les projets sous la responsabilité des chefs de service
Organisateurs d’événements Gérer plusieurs événements S’assurer que tout le monde est dans les temps et que tout sera prêt le jour J
Directeurs créatifs et producteurs Suivre les projets de design en cours Répartir équitablement le travail entre les designers
Directeurs de campagne Suivre les campagnes en cours Gérer la disponibilité de l’équipe sur l’ensemble des éléments de la campagne
Responsables de la réussite client Comptes client actifs ou tous les projets actifs du client Prendre le pouls d’un client
Responsables informatique Tous les déploiements actifs ou envisagés de logiciels S’assurer que chaque déploiement dispose d’un chef de projet informatique à sa tête.

Vous cherchez le modèle correspondant à l’un des exemples ci-dessus ? Parcourez notre galerie de modèles et lancez-vous sur n’importe quel projet en seulement quelques clics.

Conseils pour gérer les projets et les ressources avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Les possibilités de projets pouvant être suivis dans un portefeuille sont infinies, mais voici quelques astuces pour utiliser au mieux cette fonctionnalité :

  • Le statut du projet semble obsolète ? Cliquez sur le bouton Demander une mise à jour et le propriétaire du projet se verra attribuer la tâche de mettre à jour le statut du projet.
  • Un collègue a l’air débordé ? Faites glisser les tâches pour les réattribuer ou les reprogrammer, ou ajoutez un commentaire pour vérifier tout d’abord avec lui.
  • Accédez rapidement aux détails dont vous avez besoin en les triant. Triez votre portefeuille par champ personnalisé pour vérifier si vos priorités sont respectées ou grouper des projets similaires. La Gestion des ressources est automatiquement triée par responsable.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.