Suivre les initiatives et gérer les ressources

Les chefs de projet et chefs d’équipe doivent pouvoir accéder facilement aux mises à jour de statut des projets et à la capacité de l’équipe pour s’assurer que le travail se déroule comme prévu et pour prendre des décisions de planification avisées. La solution est d’utiliser les données des Portefeuilles et de la Gestion des ressources pour suivre les projets de façon proactive et en un seul endroit.

En quoi consistent les Portefeuilles et la Gestion des ressources ?

Les portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre en un seul endroit la progression de tous les projets d’une initiative. Ils permettent de classer et d’organiser facilement les projets que vous consultez le plus souvent. Vous pouvez trier les projets par propriétaire, échéance, statut, priorité, etc.

Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre au même endroit tous les projets d’une initiative ou équipe spécifique

La Gestion des ressources est la fonction d’Asana pour le suivi du personnel. Il s’agit d’une vue unique des disponibilités des membres de votre équipe en fonction des tâches qui leur ont été attribuées, vous n’avez donc plus à regrouper des données éparpillées. Elle vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail, suivre un calendrier efficace et maintenir vos priorités en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Les Portefeuilles et la Gestion des ressources se marient à merveille. Une fois tous vos projets regroupés dans un portefeuille, vous pourrez suivre la charge de travail de votre équipe sur ces projets en ouvrant l’onglet Gestion des ressources. Par exemple, si vous avez créé un portefeuille de lancements de produits, la visualisation de la charge de travail vous permettra de vous assurer qu’aucun chef de produit n’est surchargé et que le calendrier de lancement est équilibré.

Toutes les tâches ne se valent pas. Définissez l’effort nécessaire à chaque tâche pour l’ensemble des projets de votre portefeuille afin de vous faire une meilleure idée de la charge de travail, en nombre d’heures ou par un système de points. Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches.

Pourquoi créer des Portefeuilles et les utiliser en combinaison avec la Gestion des ressources ?

Les chefs de projet et superviseurs ont la responsabilité de maintenir les initiatives sur la bonne voie, de veiller à ce que leurs équipes soient heureuses et productives, et de prévoir à l’avance les besoins en personnel. Pour obtenir les informations nécessaires à ces prises de décision, ils ont souvent recours à des méthodes manuelles et chronophages : interroger d’autres personnes, reprendre des feuilles de calcul ou encore convoquer de nouvelles réunions.

Au lieu de cela, ils leur est possible de suivre la progression des projets au sein d’un Portefeuille et de gérer les ressources à l’aide de la Gestion des ressources : les données nécessaires sont déjà sur Asana. Tout est conservé au même endroit et mis à jour en temps réel.

Quelques exemples de portefeuilles

Les portefeuilles sont particulièrement adaptés aux chefs de projet et aux chefs d’équipe, mais tout le monde peut les utiliser de diverses façons. En voici quelques exemples :

Rôle peuvent utiliser les Portefeuilles pour… peuvent utiliser la Gestion des ressources pour…
Chefs de produit Suivre des lancements de produits Évaluer la disponibilité du chef de produit ou des ingénieurs pour chaque lancement
Équipe de direction Suivre les projets les plus importants pour atteindre les objectifs de l’entreprise Voir les projets sous la responsabilité des chefs de service
Responsables et Scrum Masters Suivez le travail des sprints Points et répartition des tâches pour Agile
Organisateurs d’événements Gérer plusieurs événements S’assurer que tout le monde est dans les temps et que tout sera prêt le jour J
Directeurs créatifs et producteurs Suivre les projets de design en cours Répartir équitablement le travail entre les designers
Directeurs de campagne Suivre les campagnes en cours Gérer la disponibilité de l’équipe sur l’ensemble des éléments de la campagne
Responsables de la réussite client Comptes client actifs ou tous les projets actifs du client Prendre le pouls d’un client
Responsables informatique Tous les déploiements actifs ou envisagés de logiciels S’assurer que chaque déploiement dispose d’un chef de projet informatique à sa tête.

Vous cherchez le modèle correspondant à l’un des exemples ci-dessus ? Parcourez notre galerie de modèles et lancez-vous sur n’importe quel projet en seulement quelques clics.

Conseils pour gérer les projets et les ressources avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Les possibilités de projets pouvant être suivis dans un portefeuille sont infinies, mais voici quelques astuces pour utiliser au mieux cette fonctionnalité :

  • Le statut du projet commence à se faire vieux ? Cliquez sur le bouton Demander une mise à jour et le propriétaire du projet se verra attribuer une tâche pour le mettre à jour.
  • Un collègue a l’air débordé ? Faites glisser les tâches pour les réattribuer ou les reprogrammer, ou ajoutez un commentaire pour vérifier tout d’abord avec lui. Définissez l’effort nécessaire à chaque tâche pour l’ensemble des projets de votre portefeuille afin de vous faire une meilleure idée de la charge de travail, en nombre d’heures ou par un système de points.
  • Accédez rapidement aux détails dont vous avez besoin en les triant. Triez votre portefeuille par champ personnalisé pour vérifier si vos priorités sont respectées ou grouper des projets similaires. La Gestion des ressources est automatiquement triée par responsable.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.