Suivez les initiatives en un seul endroit avec les portefeuilles

Les cadres, ainsi que tous ceux qui doivent gérer plusieurs projets, passent du temps à chercher le statut des projets pour s’assurer que les plans et les objectifs avancent bien. Cela implique généralement de rassembler les mises à jour de plusieurs collègues ou de passer beaucoup de temps à mettre à jour manuellement les plans de projet. La solution est d’utiliser les portefeuilles pour suivre les projets de façon proactive et pour voir les progrès en temps réel et en un seul endroit.

Que sont les portefeuilles ?

Les portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre en un seul endroit tous les projets d’une initiative ou d’une équipe spécifique. Ils permettent de classer et de gérer facilement les projets que vous consultez le plus souvent. Vous pouvez trier les projets par propriétaire, échéance, statut, priorité, etc.

Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre au même endroit tous les projets d’une initiative ou équipe spécifique

Pourquoi créer et utiliser des portefeuilles ?

Ceux qui travaillent sur un grand nombre de projets savent à quel point il est difficile de voir comment se déroulent réellement ces projets et quelles tâches sont compromises, et de fournir des mises à jour à toutes les personnes concernées dans l’organisation. Cela peut impliquer une saisie manuelle dans des feuilles de calcul qui sont rapidement obsolètes. Ceux qui préfèrent utiliser un logiciel de gestion de projet ont une meilleure visibilité sur le travail, mais ils sont les seuls à accéder à ce logiciel, qui est de plus déconnecté des fichiers de travail et nécessite par ailleurs une formation technique.

Pour ceux qui travaillent sur un grand nombre de projets, il peut s’avérer difficile de suivre tous les plans de projet. Les portefeuilles permettent de regrouper les projets pour les trouver plus facilement.

Les dirigeants qui souhaitent suivre l’avancement des projets prioritaires ou des principaux projets contribuant à la réalisation des objectifs clés peuvent également créer des portefeuilles pour tout voir en un clin d’œil, sans avoir à organiser des réunions séparées ni à attendre que d’autres managers leur répondent.

Comme créer un portefeuille

La création d’un portefeuille est simple :

  1. Ouvrez la barre latérale et cliquez sur Portefeuilles en haut.
  2. Cliquez sur Nouveau portefeuille, donnez un nom à votre portefeuille et créez-le.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter un projet et saisissez les noms des projets à ajouter.
  4. Pour partager un portefeuille, copiez son URL.

Quels sont quelques exemples de portefeuilles ?

Bien que les portefeuilles soient particulièrement adaptés aux chefs de projet et aux gestionnaires de portefeuille, tout le monde peut les utiliser de diverses façons. Voici quelques exemples :

Rôle Peut utiliser les portefeuilles pour suivre…
Gestionnaires de produits Lancements de produit
Équipe de direction Projets principaux pour atteindre les objectifs de l’entreprise
Organisateurs d’événements Événements de ce trimestre
Gestionnaires Tous les projets individuels
Gestionnaires de campagne et directeurs créatifs Campagnes actives
Responsables des RH Tous les nouveaux employés intégrés au cours d’un mois/trimestre
Gestionnaires de la réussite client Comptes client actifs ou tous les projets associés à un client spécifique
Responsables informatique Tous les déploiements actifs ou envisagés de logiciels
Office managers Ouverture de nouveaux bureaux

Astuces pour gérer le travail avec les portefeuilles

Les possibilités de projets pouvant être suivis dans un portefeuille sont infinies, mais voici quelques astuces pour utiliser au mieux cette fonctionnalité :

  • Le statut du projet semble être obsolète ? Demandez une mise à jour de statut au propriétaire du projet en cliquant sur le projet, puis sur Demander une mise à jour de statut. Le propriétaire du projet se verra attribuer la tâche de mettre à jour le statut du projet.
  • Triez votre portefeuille en fonction d’autres champs personnalisés. Nous avons inclus un champ pour la priorité, mais vous pouvez aussi ajouter d’autres champs personnalisés, par exemple pour organiser vos projets selon les objectifs ou les coûts.
  • Vous voulez organiser votre portefeuille par propriétaire de projet, échéance, statut ou nom de projet ? Triez votre portefeuille en fonction d’autres champs en cliquant sur l’icône de filtre en haut à droite et en sélectionnant vos critères.
  • Si tout le monde n’utilise pas encore Asana dans votre entreprise, vous pouvez vous inscrire pour recevoir les résumés hebdomadaires du portefeuille par e-mail et les transférer à ceux qui n’ont pas de compte.

Les portefeuilles sont faciles à créer et ils simplifient l’organisation et le suivi de plusieurs projets à la fois.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Les portefeuilles sont parfaits pour les gestionnaires de portefeuilles, les chefs de projet et les cadres qui veulent suivre en même temps le statut et la priorité de plusieurs projets et voir l’avancée du travail et les problèmes éventuels.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de