Suivre les initiatives et gérer les ressources

Les chefs de projet et chefs d’équipe doivent pouvoir accéder rapidement aux outils de création de rapports, aux mises à jour de statut et au plan de gestion des ressources de l’équipe. Ils sont ainsi en mesure de mener à bien leurs activités sans difficultés et de prendre des décisions avisées en matière de planification. Pour ce faire, chefs de projet et chefs d’équipe peuvent s’appuyer sur différentes fonctionnalités : les portefeuilles, le tableau de bord et la gestion des ressources. Ils obtiennent ainsi des informations en temps réel, au même endroit.

Utiliser les portefeuilles

Les portefeuilles constituent le meilleur moyen d’organiser, suivre et rendre compte de plusieurs projets en un seul et même endroit. Ils sont là pour vous aider à répondre à des questions comme celles-ci :

• Quels projets sont à risque et pour quelles raisons ? Lesquels sont dans les délais ?
• À quel moment les projets sont-ils lancés ou achevés ?
• Comment le travail est-il réparti entre les collègues ou les projets ?
• Quelles sont les premières priorités de mon équipe ?
• Sur quelles tâches dois-je me concentrer en priorité ?

Tout comme les projets, les portefeuilles vous permettent de basculer entre plusieurs vues (listées ci-dessous) pour visualiser des informations clés à propos de vos projets, de la manière qui vous convient le mieux.

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• Projets : la vue principale qui vous permet de trier, organiser et visualiser rapidement les mises à jour de vos différents projets.
• Chronologie : glissez-déposez vos projets afin de créer, puis d’afficher des plans et calendriers annuels, trimestriels ou mensuels.
• Progression : publiez des mises à jour de statut synthétisant tous les efforts déployés pour réaliser une initiative.
• Gestion des ressources : surveillez la charge de travail de votre équipe, et procédez aux ajustements nécessaires en faisant glisser et en déposant dans le portefeuille correspondant toutes les informations liées aux tâches déjà attribuées à vos collègues

Utiliser les portefeuilles : quelques cas d’utilisation

Les portefeuilles sont particulièrement adaptés aux chefs de projet et aux chefs d’équipe, mais tout le monde peut les utiliser de diverses façons. En voici quelques exemples :

Rôle	Exemple
Chefs de produit	Suivre des lancements de produits ou déterminer la disponibilité du chef de produit ou des ingénieurs pour chaque lancement
Dirigeants/haut responsables	Suivre les projets clés qui mènent à l’atteinte des OKR de l’entreprise ou de l’équipe et exporter une synthèse de votre progression au format PNG pour illustrer vos présentations
Responsables et Scrum Masters	Suivre les sprints au sein d’un portefeuille et utiliser la Gestion des ressources pour assurer la bonne répartition des tâches et réaliser une estimation adéquate en points des processus agiles
Organisateurs d’événements	Gérer plusieurs événements et les visualiser avec la Chronologie, tout en utilisant le Tableau de bord pour surveiller les jalons à haute priorité
Directeurs créatifs et producteurs	Faire le point sur certains projets clés et utiliser le Tableau de bord pour rendre compte de votre progression auprès de l’ensemble de vos partenaires ou demander à obtenir davantage de ressources
Directeurs de campagne	Suivre les campagnes en cours et utiliser la Gestion des ressources pour gérer la charge de travail de l’équipe sur l’ensemble des éléments de la campagne
Responsables de la réussite client	Conserver les comptes clients actifs au même endroit et analyser leur évolution grâce aux mises à jour de statut
Responsables informatique	Afficher tous les déploiements ou tentatives de déploiements des logiciels actifs et visualiser les échéances d’implémentation sur la Chronologie

Vous cherchez le modèle correspondant à l’un des exemples ci-dessus ? Parcourez notre galerie de modèles et lancez-vous sur n’importe quel projet en seulement quelques clics.

Conseils pour gérer des projets et des ressources avec les portefeuilles et la gestion des ressources

• Le statut du projet commence à se faire vieux ? Cliquez sur le bouton Demander une mise à jour et le propriétaire du projet se verra attribuer une tâche pour le mettre à jour.
• Un collègue a l’air débordé ? Faites glisser les tâches pour les réattribuer ou les reprogrammer, ou ajoutez un commentaire pour vérifier tout d’abord avec lui. Définissez l’effort nécessaire à chaque tâche pour l’ensemble des projets de votre portefeuille afin de vous faire une meilleure idée de la charge de travail, en nombre d’heures ou par un système de points.
• Triez vos données pour accéder aux détails dont vous avez besoin. Triez votre portefeuille par champ personnalisé pour vérifier si vos priorités sont respectées ou grouper des projets similaires. La Gestion des ressources est automatiquement triée par responsable.
• Partagez le lien du portefeuille ou ajoutez des membres pour qu’ils puissent suivre la progression.

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