Actions relatives aux tâches

Les tâches sont l’unité d’action de base sur Asana. Vous pouvez créer des tâches, copier une tâche existante, fusionner deux tâches, imprimer ou supprimer une tâche.

Les noms des tâches sont énumérés dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite . Cliquez sur n’importe quelle tâche pour charger ses détails dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .

Créer des tâches

Créez des tâches rapidement en les saisissant dans une liste à partir du volet principal ou en utilisant notre raccourci Ajout rapide. Vous pouvez également créer des tâches en envoyant un message à partir de n’importe quelle adresse e-mail associée à votre compte ou au moyen de vos appareils iOSiOS L’application iOS d’Asana, disponible pour les appareils iOS. Lire la suite et AndroidAndroid L’application mobile Asana pour les appareils Android. Lire la suite .

Les noms des tâches parlent souvent d’eux-mêmes, tandis que les renseignements plus précis se trouvent dans la description de la tâche (un champ modifiable situé dans le volet de droite) et les discussions dans les commentaires.

Saisir des tâches dans une liste

Le volet principal d’Asana est conçu comme un éditeur de texte. Créez et modifiez des tâches en saisissant du texte dans le volet principal.

Pour créer une tâche, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez une tâche existante dans le panneau principal.
  2. Appuyez sur Entrée sur votre clavier.
  3. Commencez à saisir le nom de la tâche.

Bouton Ajouter une tâche à partir de la vue Liste

Pour ajouter une tâche à partir de la vue Liste, procédez comme suit :

Cliquez sur le bouton Ajouter une tâche près du haut du panneau principal.

Utiliser l’ajout rapide

Utilisez l’ajout rapide pour créer facilement une tâche où que vous soyez sur Asana.

Pour créer une tâche à l’aide du menu Ajout rapide, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le bouton + dans la barre du hautbarre du haut La barre du haut apparaît tout en haut d’Asana, au-dessus du titre. Lire la suite .
  2. Sélectionnez Tâche.

Appuyez sur TAB + Q sur votre clavier pour ouvrir la fenêtre d’ajout rapide de tâche.

Nouvel ajout rapide

Depuis le menu d’ajout rapide de tâche, vous pouvez :

  1. donner un nom à la tâche
  2. attribuerattribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite la tâche
  3. associer la tâche à un projetprojet Les projets sont des listes de tâches. Lire la suite
  4. ajouter une description à la tâche
  5. mettre en ligne une pièce jointepièce jointe Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite
  6. définir une échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite
  7. ajouter des abonnés à la tâche

Les champs personnalisés disponibles s’affichent dans votre menu d’ajout rapide lorsque vous ajoutez la tâche à un projet qui les utilise.

Autorisations relatives aux tâches

Consultez la section Autorisations du guide pour en savoir plus sur les autorisations relatives aux tâches et comment les paramétrer.

Si vous oubliez d’attribuer un responsable ou un projet à la tâche, vous serez désigné comme responsable par défaut afin de pouvoir retrouver facilement la tâche dans votre liste Mes tâches.

Actions relatives aux tâches

Agissez sur une tâche en cliquant sur les points de suspension dans le panneau de droite, puis en sélectionnant une action à accomplir dans le menu.

L’option Créer une tâche de suivi est une fonctionnalité extra qui doit être activée dans les Paramètres de votre profil.

Dupliquer des tâches

Pour dupliquer une tâche :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points dans le volet de droite.
  2. Sélectionnez Dupliquer la tâche.

Depuis la fenêtre Dupliquer la tâche, procédez comme suit :

  1. Définissez les éléments de la tâche que vous voulez ajouter à la copie.
  2. Sélectionnez Créer une tâche.

Vous ne pouvez copier qu’une seule tâche à la fois.

Fusionner des tâches en double

Si deux tâches sont quasiment identiques, vous pouvez les fusionner dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .

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Pour fusionner un doublon :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points dans le volet de droite et sélectionnez Fusionner les tâches.
  2. Commencez à saisir le nom de la tâche avec laquelle vous souhaitez effectuer la fusion.
  3. Repérez le doublon parmi les résultats et sélectionnez Fusionner les tâches.

Vous serez redirigé vers l’autre tâche (le projet de cette dernière sera chargé dans le panneau principal) et vous aurez la possibilité d’annuler votre dernière action en haut du panneau principal.

Les étiquettesétiquettes Utilisez des étiquettes pour marquer des tâches ou regrouper des tâches similaires. Lire la suite , abonnés et mentions j’aimementions j’aime Ajouter une mention j’aime est un moyen facile de montrer votre enthousiasme pour une tâche, votre accord avec un commentaire ou d’exprimer votre gratitude pour l’achèvement d’une tâche. Lire la suite de la tâche copiée sont ajoutés à la tâche principale. La tâche copiée est marquée comme achevée et le mot [Doublon] apparaît à côté de son nom.

Nous enverrons une notification au sujet de la fusion aux personnes suivantes par e-mail (si elles ont activé les notifications par e-mail) ou sur leur boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite :

  • Les abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite de la tâche copiée.
  • Le créateur et le responsableresponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche principale.

Les pièces jointes de la tâche copiée ne sont pas ajoutées à la tâche principale.

Copiez l’URL de la tâche afin de la partager facilement avec vos collègues.

Pour copier le lien d’une tâche :

  1. Cliquez sur l’icône Copier le lien de la tâche en haut du volet de droite.

Convertir une tâche en projet

Pour convertir une tâche en projet, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône représentant des points de suspension dans le panneau de droite.
  2. Sélectionnez Convertir en projet.

Dans la fenêtre Convertir en projet :

  1. Saisissez le nom du projet.
  2. Sélectionnez l’équipe à laquelle vous souhaitez ajouter le projet.
  3. Identifiez les champs que vous souhaitez convertir.
  4. Sélectionnez Convertir.

Dans Organisations, vous pouvez également définir l’équipe dans laquelle le projet sera créé. Par défaut, le projet sera créé dans la même équipe que la tâche d’origine.

Votre nouveau projet

Une fois qu’une tâche est convertie en projet, la plupart de ses détails sont appliqués au nouveau projet :

Champ d’origine : Nouveau champ :
Nom de la tâche Nom du projet
Description de la tâcheDescription de la tâche La description de la tâche est un champ de texte qui permet aux utilisateurs d’ajouter des détails et du contexte à leurs tâches. Lire la suite Description du projet
ResponsableResponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche Propriétaire du projet
AbonnésAbonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à la tâche Membres du projetMembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite
Sous-tâchesSous-tâches Les sous-tâches divisent les tâches en plus petites activités. Tout comme les tâches, les sous-tâches ont des responsables, des échéances, des commentaires et des mentions j’aime. Lire la suite tâches parentes

De plus, un lien vers la tâche d’origine est inclus dans la description du projetdescription du projet La description du projet indique aux collègues les objectifs et le résumé du projet. Lire la suite .

Les pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite et les commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite de la tâche ne sont pas convertis et restent dans la tâche d’origine.

La tâche d’origine

Un lien vers le nouveau projet sera inclus dans le panneau de droite de la tâche d’origine.

Autorisations

Après avoir converti une tâche en projet, le nouveau projet héritera des autorisations de la tâche d’origine.

  • Une tâche publiquetâche publique Les tâches publiques sont visibles par tous les membres de l’espace de travail ou de l’organisation. Lire la suite sera convertie en projet publicprojet public Les projets publics sont visibles par tous les membres de l’équipe et du projet. Lire la suite .
  • Une tâche privéetâche privée Une tâche privée est uniquement visible par ses abonnés. Les tâches créées dans Mes tâches sont privées par défaut. Lire la suite sera convertie en projet privéprojet privé Les projets privés sont uniquement visibles par les membres du projet. Lire la suite .

Une tâche visible uniquement par un groupe de membres est convertie en :

  • projet visible par tous dans un espace de travail, une équipe ou une organisation de la version Gratuite ;
  • projet visible uniquement par un groupe de membres dans un espace de travail, une équipe ou une organisation de la version Premium.

Imprimer une tâche

Vous avez la possibilité d’imprimer une tâche spécifique ainsi que ses détails.

Pour imprimer une tâche unique :

  1. Cliquez sur l’icône représentant des points de suspension dans le panneau de droite.
  2. Sélectionnez Imprimer.

Découvrez comment imprimer la liste complète des tâches ici.  

Mode plein écran

Passez en mode plein écran si vous souhaitez vous concentrer sur une seule tâche ou faire une présentation lors d’une réunion.

Pour passer en mode plein écran, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône avec les points de suspension dans le panneau de droite.
  2. Sélectionnez Plein écran.

Supprimer des tâches

Si vous créez une tâche par erreur ou décidez qu’elle n’a pas d’utilité, vous pouvez la supprimer.

Il existe trois façons de supprimer une tâche :

  • À partir du panneau principal : cliquez sur/sélectionnez la tâche que vous souhaitez supprimer et appuyez sur Tab + Retour arrière sur votre clavier.
  • À partir de la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite : faites glisser la tâche sur l’icône Tâches supprimées.
  • À partir du panneau de droite : cliquez sur l’icône avec les points de suspension et sélectionnez Supprimer la tâche dans le menu déroulant.

Pour supprimer une tâche du panneau de droite, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône avec les points de suspension dans le panneau de droite.
  2. Sélectionnez Supprimer la tâche.

Vue Éléments supprimés

La vue Éléments supprimés permet à la personne qui a créé ou supprimé la tâche, sous-tâche ou discussion de la restaurer. Cela fonctionne de la même manière que la corbeille de votre ordinateur.

Pour afficher et restaurer des éléments que vous avez créés ou supprimés :

  1. Cliquez sur Voir plus… dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite sous vos favoris et sélectionnez Éléments supprimés.
  2. Pour restaurer une tâche supprimée, cliquez sur l’icône de poubelle.
  3. Pour supprimer définitivement une tâche, cliquez dessus, puis cliquez sur Supprimer définitivement dans le volet de droite.

Les éléments que vous avez supprimés ou créés seront chargés dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite .

Vous trouverez également les discussions supprimées dans la vue Éléments supprimés.

Éléments supprimés dans les vues Recherche

Vous pouvez inclure ou exclure des éléments supprimés à partir de n’importe quelle vue Recherche.

Pour rechercher des éléments supprimés, commencez par ouvrir une vue Recherche, puis procédez comme suit :

  1. Cliquez sur + Ajouter un filtre.
  2. Sélectionnez Plus > Supprimé….

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana traite des tâches et des actions que vous pouvez effectuer les concernant sur Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de