Actions de tâche

Les tâches représentent l’unité d’action de base sur Asana. Vous pouvez créer des tâches, copier une tâche existante, fusionner deux tâches, imprimer ou supprimer une tâche.

Les noms des tâches s’affichent dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite . Cliquez sur une tâche pour charger ses détails dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .

Créer des tâches

Pour créer des tâches rapidement, saisissez-les dans une liste à partir du volet principal ou en utilisant notre raccourci Ajout rapide. Vous pouvez également créer des tâches en envoyant un message depuis une adresse e-mail associée à votre compte ou depuis vos appareils iOSiOS L’application iOS d’Asana, disponible pour les appareils iOS. Lire la suite et AndroidAndroid L’application mobile Asana pour les appareils Android. Lire la suite .

Les noms des tâches parlent souvent d’eux-mêmes, tandis que les renseignements plus précis se trouvent dans la description de la tâche (un champ modifiable situé dans le volet de droite) et les discussions dans les commentaires.

Saisir des tâches dans une liste

Le volet principal d’Asana est conçu comme un éditeur de texte. Créez et modifiez des tâches en saisissant du texte dans le volet principal.

Pour créer une tâche :

  1. Sélectionnez une tâche existante dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite .
  2. Appuyez sur Entrée sur votre clavier.
  3. Commencez à saisir le nom de la tâche.

Si vous ne nommez pas votre tâche, elle sera automatiquement supprimée. Si vous souhaitez garder une tâche vide, il vous suffit de saisir une espace dans le champ de titre.

Ajouter une tâche depuis la vue Liste

Pour ajouter une tâche à partir de la vue Liste :

Cliquez sur le bouton Ajouter une tâche en haut du volet principal.

Utiliser l’ajout rapide

Utilisez l’ajout rapide pour créer facilement une tâche où que vous soyez sur Asana.

Pour créer une tâche à l’aide du menu Ajout rapide :

  1. Dans la barre supérieurebarre supérieure La barre supérieure se trouve tout en haut d’Asana, au-dessus du titre. Lire la suite , cliquez sur le bouton +.
  2. Sélectionnez Tâche.

Appuyez sur TAB + Q sur votre clavier pour ouvrir la fenêtre d’ajout rapide de tâche.

Nouvel ajout rapide

Depuis le menu d’ajout rapide de tâche, vous pouvez :

  1. Donner un nom à la tâche
  2. AttribuerAttribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite la tâche
  3. Associer la tâche à un projetprojet Les projets sont des listes de tâches. Lire la suite
  4. Ajouter une description à la tâchedescription de la tâche La description de la tâche est un champ de texte qui permet aux utilisateurs d’ajouter des détails et du contexte à leurs tâches. Lire la suite
  5. Importer une pièce jointepièce jointe Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite
  6. Définir une échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite
  7. Ajouter des abonnés à la tâche

Les champs personnalisés disponibles s’affichent dans votre menu d’ajout rapide lorsque vous ajoutez la tâche à un projet qui les utilise.

Autorisations de tâche

Consultez la section Autorisations du guide pour en savoir plus sur les autorisations de tâche et comment les paramétrer.

Si vous oubliez d’attribuer un responsable ou un projet à la tâche, vous serez désigné comme responsable par défaut afin de pouvoir retrouver facilement la tâche dans votre liste Mes tâches.

Actions de tâche

Pour effectuer une action sur une tâche :

  1. Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points et sélectionnez une action dans le menu.

Ici, vous pouvez :

  1. Passer en plein écran
  2. Ajouter la tâche à des projets
  3. Marquer la tâche comme Jalon
  4. Indiquer un lien de dépendance
  5. Ajouter des étiquettes
  6. Dupliquer la tâche
  7. Créer une tâche de suivi
  8. Rendre la tâche publique
  9. Imprimer la tâche
  10. Accéder aux options avancées

Dupliquer une tâche

Pour dupliquer une tâche :

  • Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points.
  • Sélectionnez Dupliquer la tâche.
  • Identifiez les composantes de la tâche que vous souhaitez dupliquer.
  • Sélectionnez Créer une nouvelle tâche.

Vous ne pouvez dupliquer qu’une seule tâche à la fois.

Fusionner des tâches en double

Si deux tâches sont quasiment identiques, vous pouvez les fusionner dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .

Pour fusionner un doublon :

  1. Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points et sélectionnez Fusionner les tâches.
  2. Commencez à saisir le nom de la tâche avec laquelle vous souhaitez effectuer la fusion.
  3. Repérez le doublon parmi les résultats et sélectionnez Fusionner les tâches.

Vous serez alors redirigé vers l’autre tâche (le projet de cette dernière sera chargé dans le volet principal) et vous aurez la possibilité d’annuler votre dernière action en haut du volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite .

Les étiquettesétiquettes Utilisez des étiquettes pour marquer des tâches ou regrouper des tâches similaires. Lire la suite , abonnés et mentions J’aimementions J’aime Ajouter une mention j’aime est un moyen facile de montrer votre enthousiasme pour une tâche, votre accord avec un commentaire ou d’exprimer votre gratitude pour l’achèvement d’une tâche. Lire la suite du doublon sont ajoutés à la tâche principale. La tâche en double est marquée comme terminée et le mot [Doublon] apparaît à côté de son nom.

Les utilisateurs suivants recevront une notification de fusion, par e-mail (s’ils ont activé les notifications par e-mail) ou dans leur boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite  :

  • Les utilisateurs abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à la tâche en double
  • Le créateur et le responsableresponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche principale

Les pièces jointes de la tâche en double ne sont pas ajoutées à la tâche principale.

Copiez l’URL d’une tâche afin de la partager facilement avec vos collègues.

Pour copier le lien d’une tâche :

  1. Cliquez sur l’icône Copier le lien de la tâche en haut du volet de droite.

Convertir une tâche en projet

Pour convertir une tâche en projet :

  • Dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite , cliquez sur les trois points.
  • Passez votre souris sur Déplacer la tâche et sélectionnez Convertir en projet.
  • Saisissez le nom du projet.
  • Sélectionnez l’équipe à laquelle vous souhaitez ajouter le projet.
  • Identifiez les champs que vous souhaitez convertir.
  • Sélectionnez Convertir.

Dans Organisations, vous pouvez également définir l’équipe dans laquelle le projet sera créé. Par défaut, le projet sera créé dans la même équipe que la tâche d’origine.

Votre nouveau projet

Une fois qu’une tâche est convertie en projet, la plupart de ses détails sont appliqués au nouveau projet :

Champ d’origine : Nouveau champ :
Nom de la tâche Nom du projet
Description de la tâcheDescription de la tâche La description de la tâche est un champ de texte qui permet aux utilisateurs d’ajouter des détails et du contexte à leurs tâches. Lire la suite Description du projet
ResponsableResponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche Propriétaire du projet
AbonnésAbonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à la tâche Membres du projetMembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite
Sous-tâchesSous-tâches Les sous-tâches divisent les tâches en plus petites activités. Tout comme les tâches, les sous-tâches ont des responsables, des échéances, des commentaires et des mentions j’aime. Lire la suite Tâches parentes

Par ailleurs, la description du projetdescription du projet La description du projet indique aux collègues les objectifs et le résumé du projet. Lire la suite inclut un lien menant à la tâche d’origine.

Les pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite et les commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite de la tâche ne sont pas convertis et restent dans la tâche d’origine.

La tâche d’origine

Un lien vers le nouveau projet s’affichera dans le volet de droite de la tâche d’origine.

Autorisations

Une fois la tâche convertie en projet, le nouveau projet hérite des autorisations de la tâche d’origine.

  • Une tâche publiquetâche publique Les tâches publiques sont visibles par tous les membres de l’espace de travail ou de l’organisation. Lire la suite sera convertie en projet publicprojet public Les projets publics sont visibles par tous les membres de l’équipe et du projet. Lire la suite .
  • Une tâche privéetâche privée Une tâche privée est uniquement visible par ses abonnés. Les tâches créées dans Mes tâches sont privées par défaut. Lire la suite sera convertie en projet privéprojet privé Les projets privés sont uniquement visibles par les membres du projet. Lire la suite .

Une tâche réservée à un groupe de membres est convertie en :

  • Projet visible par tous dans un espace de travail, une équipe ou une organisation de la version gratuite
  • Projet réservé à un groupe de membres appartenant à un espace de travail, une équipe ou une organisation de la version Premium

Ajouter une tâche à un projet

ajouter une tâche, étape 1

Pour ajouter une tâche à un projet :

  • Cliquez sur les trois points dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .
  • Cliquez sur Ajouter à des projets.
  • Vous pouvez à présent ajouter votre tâche à un projet.
  • Sélectionnez le projet auquel vous souhaitez ajouter votre tâche.

Vous pouvez également utiliser le raccourci Tab + P pour ajouter une tâche à un autre projet.

depuis les détails de la tâche

Depuis les détails de la tâche :

  • Cliquez sur le signe + dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite dans Projets.
  • Vous verrez alors s’afficher une liste de projets et pourrez choisir celui dans lequel vous souhaitez ajouter votre tâche.

Imprimer une tâche

Vous avez la possibilité d’imprimer une tâche spécifique ainsi que ses détails.

Pour imprimer une tâche unique :

  1. Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points.
  2. Sélectionnez Imprimer.

Découvrez comment imprimer la liste complète des tâches ici.  

Le mode plein écran

Passez en mode plein écran si vous souhaitez vous concentrer sur une seule tâche ou faire une présentation lors d’une réunion.

Pour passer en mode plein écran :

  1. Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points.
  2. Sélectionnez Plein écran.

Supprimer une tâche

Si vous créez une tâche par erreur ou décidez qu’elle n’a pas d’utilité, vous pouvez la supprimer.

Il existe trois façons de supprimer une tâche :

  • Depuis le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite  : cliquez sur/sélectionnez la tâche que vous souhaitez supprimer et appuyez sur Tab + Retour arrière sur votre clavier.
  • Depuis le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite  : cliquez sur les trois points et sélectionnez Supprimer la tâche dans le menu déroulant.

Pour supprimer une tâche du volet de droite :

  1. Dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite , cliquez sur les trois points.
  2. Sélectionnez Supprimer la tâche.

Vue Éléments supprimés

La vue Éléments supprimés permet à la personne qui a créé ou supprimé la tâche, sous-tâche ou discussion de la restaurer. Cela fonctionne de la même manière que la corbeille de votre ordinateur.

Pour afficher et restaurer des éléments que vous avez créés ou supprimés :

  1. Dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite , sous vos favoris, cliquez sur Afficher plus… et sélectionnez Éléments supprimés.
  2. Pour restaurer une tâche supprimée, cliquez sur l’icône de poubelle.
  3. Pour supprimer définitivement une tâche, cliquez dessus, puis cliquez sur Supprimer définitivement dans le volet de droite.

Les éléments que vous avez supprimés ou créés seront chargés dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite .

Vous trouverez également les discussions supprimées dans la vue Éléments supprimés.

Éléments supprimés dans les vues Recherche

Vous pouvez inclure ou exclure les éléments supprimés de n’importe quelle vue Recherche.

Pour rechercher des éléments supprimés, commencez par ouvrir une vue Recherche, puis :

  1. Cliquez sur + Ajouter un filtre.
  2. Sélectionnez Plus > Supprimé…

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Tâches

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Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

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Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.