Plantilla de seguimiento de proyectos

Cuando debes coordinar tres, cuatro o incluso decenas de proyectos, ¿cómo haces un seguimiento de todo el trabajo? ¿Cómo sabes que los demás equipos realizan el seguimiento de los proyectos de la misma manera? La respuesta es sencilla: con una plantilla de seguimiento de proyectos.

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Los gerentes de proyectos necesitan estar bien organizados para poder trabajar de manera eficaz. Sin embargo, cuando deben dar seguimiento a varios proyectos diferentes a la vez, incluso las personas más organizadas pueden tener dificultades. Con una plantilla de seguimiento de proyectos, puedes supervisar varios proyectos a la vez, en diferentes equipos, de la misma manera estructurada.

¿Qué es una plantilla de seguimiento de proyectos?

Una plantilla de seguimiento de proyectos es una herramienta que ayuda a los equipos a organizar cómo gestionar varios proyectos a la vez. Esta plantilla es especialmente útil cuando trabajas de manera interdisciplinaria, ya que al usar la misma plantilla para dar seguimiento a los proyectos de forma unificada, todos los involucrados pueden encontrar fácilmente estos proyectos (incluso cuando los gestiona un equipo diferente).

La mejor manera de crear una plantilla de seguimiento de proyectos es usando un software de gestión de proyectos. Esto te brinda la flexibilidad de cambiar entre diferentes paneles de seguimiento de proyectos y ver las actualizaciones en tiempo real. Por ejemplo, si creas tu plantilla de seguimiento de proyectos en Asana, también puedes alternar entre diferentes vistas. ¿Necesitas ver el cronograma del proyecto? Cambia a la vista de Cronograma y tu trabajo se mostrará como un diagrama de Gantt. Si prefieres un enfoque más minimalista, puedes realizar un seguimiento de tus proyectos en una vista que tiene la misma estructura que una simple lista de tareas de un proyecto.

Una vez que hayas configurado tu plantilla, puedes usarla durante la planificación de proyectos para definir dónde estarán alojados los proyectos y quiénes serán los responsables de ejecutarlos. Además de ser una herramienta de rutina para la gestión de proyectos, tu plantilla también es útil para la gestión de portafolios. Dado que la gestión de portafolios administra muchos proyectos diferentes en un mismo portafolio, puedes usar una plantilla de seguimiento de proyectos para coordinar la gestión y configuración de los portafolios.

¿Por qué debería usar una plantilla de seguimiento de proyectos?

La forma en que das seguimiento a los proyectos puede determinar qué tan organizado y enfocado está el trabajo. Esta pequeña diferencia puede tener un gran impacto a nivel empresarial. Gestionar y supervisar los proyectos de manera eficaz y consistente en todos los equipos y departamentos es la mejor forma de aumentar la productividad de la fuerza laboral.

Otras ventajas de usar las plantillas de seguimiento de proyectos:

  • Garantizan la coherencia. Usa una plantilla para realizar el seguimiento de los proyectos de forma coherente en todos los equipos y lanzamientos. De esta manera, sabrás que todos los lanzamientos importantes se organizarán y supervisarán exactamente de la misma manera.

  • Ayudan a reducir los pormenores del trabajo. Una plantilla de seguimiento de proyectos te ayuda a reducir el tiempo que tú y tu equipo dedican a decidir cómo coordinarán y darán seguimiento a los diferentes proyectos que necesitan ejecutar para completar su trabajo.

  • Son personalizables. Puedes crear plantillas de seguimiento de proyectos para cada tipo específico de trabajo, según las necesidades del equipo. Por ejemplo, puedes crear una plantilla específica para tu proceso de desarrollo de productos, donde podrás enumerar todos los proyectos necesarios para el desarrollo de productos.

¿Para qué se usa una plantilla de seguimiento de proyectos?

Las plantillas de seguimiento de proyectos te ayudan a realizar un seguimiento de los proyectos relacionados de forma unificada. Al usar tu plantilla para crear un nuevo documento de seguimiento de proyectos, obtendrás una descripción general de todos los proyectos actuales, que incluyen:

Además, si necesitas crear una lista de tareas pendientes del proyecto para los miembros del equipo, podrás acceder a dicha lista directamente desde tu herramienta de seguimiento de proyectos.

Tomemos el lanzamiento de un producto nuevo como ejemplo. Puedes usar la plantilla de seguimiento de proyectos para:

  1. Crear una herramienta de seguimiento de proyectos para el lanzamiento de tu producto.

  2. Adjuntar todos los proyectos relacionados, incluida la hoja de ruta del producto y documentar el progreso a través de las diferentes fases del proyecto.

  3. Supervisar el desarrollo de los productos conectando los sprints ágiles a la herramienta de seguimiento de proyectos de tu equipo.

Funciones que debes incluir en una plantilla de seguimiento de proyectos

Usa una herramienta de gestión de proyectos para crear una plantilla de seguimiento de proyectos que tenga todas las funciones que necesitas, entre ellas:

[Interfaz de usuario del producto] Panel de un proyecto de lanzamiento de un sitio web en Asana (Paneles)

Funciones integradas

  • Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

  • Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

  • Paneles. Los paneles son pestañas disponibles en los proyectos que contienen tablas y gráficos que te permiten tomar distancia del trabajo diario para obtener una visión general y entender rápidamente el progreso de tu equipo. Personaliza los gráficos para poder identificar inmediatamente los posibles obstáculos para el trabajo de tu equipo, corregirlos y lograr que el proyecto siga avanzando. Usa la pestaña Panel como punto de referencia para encontrar información y captar rápidamente cómo avanza el proyecto. 

  • Portafolios. Los portafolios facilitan la organización y el seguimiento de todos los proyectos de tu equipo en una única vista. Esto te permite obtener una descripción general del progreso de todos tus proyectos, e indagar posteriormente en los detalles para abordar los riesgos. También te permite compartir actualizaciones de estado entre las diferentes herramientas y mantener informadas a las partes interesadas sin tener que programar reuniones de estado.

Aplicaciones recomendadas

  • Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

  • Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

  • Figma. Los equipos usan Figma para crear los flujos de usuarios, los planos de pantalla, los prototipos, las simulaciones de interfaces de usuario y mucho más. Ahora, puedes incorporar esos diseños en Asana, para que tu equipo pueda consultar el trabajo de diseño más reciente y en contexto junto con los documentos que se relacionan con el proyecto. Además, a diferencia de lo que sucede con las capturas de pantalla, las incorporaciones dinámicas se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios que se producen en un archivo de diseño, y con ello, eliminas la sobrecarga de trabajo que implica buscar los archivos correctos y actualizar las imágenes.

  • OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo crear una plantilla de seguimiento de proyectos?

La forma de crear tu plantilla dependerá de la herramienta de gestión de proyectos que uses. En Asana, por ejemplo, puedes crear una plantilla de seguimiento de proyectos digital para compartir con todos los equipos con los que colabores. Para esto, simplemente debes crear un proyecto nuevo, definir las secciones y agregar las tareas correspondientes, y luego guardarlo como una plantilla para que todos puedan usarla.

¿Cuáles son las ventajas de usar una plantilla de seguimiento de proyectos?

Las plantillas de seguimiento de proyectos permiten que todos supervisen los proyectos de la misma manera. Esto facilita la búsqueda y el uso de proyectos en cualquier lugar, en toda la empresa. También puedes usar una plantilla para repetir los mismos sistemas de seguimiento de proyectos para proyectos similares (por ejemplo, una plantilla de seguimiento de proyectos para cada lanzamiento de marketing trimestral).

¿Cuál es la diferencia entre una plantilla de seguimiento de proyectos y una herramienta de gestión de proyectos?

Puedes usar una herramienta de gestión de proyectos para crear tu plantilla de seguimiento de proyectos. Si bien las herramientas de gestión de proyectos te permiten supervisar y dar seguimiento a los proyectos, son multifuncionales y, por lo general, no se usan únicamente para supervisar proyectos individuales. En cambio, puedes usar esta herramienta para crear una plantilla de seguimiento de proyectos, y así poder dar seguimiento a todos tus proyectos de manera uniforme.

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