Cómo presentar un software de gestión de proyectos: una guía finalizada
Resumen
Si has estado investigando sobre el software de gestión de proyectos, probablemente sepas cómo puede aumentar la eficiencia, mejorar la colaboración y liberar a tu Equipo para que se centre en el trabajo de alto valor. Pero si bien es fácil ver el potencial de una herramienta para ti, convencer al liderazgo puede ser complicado, especialmente cuando los recursos de la empresa son limitados.
Los líderes de Business suelen desconfiar de invertir en un software nuevo. Depende de ellos tomar las mejores decisiones para la empresa en su conjunto, por lo que quieren asegurarse de que cada compra genere resultados medibles. En este artículo, te ayudaremos a articular el valor del software de gestión de proyectos, para que puedas incorporar a los líderes de Business no solo como partes interesadas reacias, sino como socios totalmente comprometidos.
Presentar un software de gestión de proyectos es difícil, pero vale la pena
Una presentación bien elaborada te brinda más que aprobaciones para comenzar a usar un software de gestión de proyectos. También convence al liderazgo de que la herramienta puede mejorar de manera medible el negocio en su conjunto, por lo que están totalmente comprometidos con la incorporación del nuevo software. Cuanta más aceptación puedas obtener de las partes interesadas sénior por adelantado, más fácil será implementar la herramienta más adelante. Cuando las partes interesadas están completamente a bordo, pueden ayudar a allanar el camino para la transformación digital y la adopción entre equipos en el futuro.
Para comenzar, aquí hay cinco cosas importantes a considerar al preparar tu presentación de gestión de proyectos, además de consejos específicos para cerrar el trato.
Nucleus Research: reduce el tiempo de los proyectos a la mitad
Descubre cómo Asana ayuda a las organizaciones a reducir costos y mejorar la eficiencia
Céntrate en lo que más les importa a los líderes de la empresa
Como líder de equipo, conoces los procesos de negocios como la palma de tu mano, con sus defectos y todo. Pero las oportunidades de mejora que te parecen evidentes a menudo son menos obvias para los ejecutivos, porque no están directamente involucrados en tu trabajo diario. No es que no les importe, todo lo contrario. Los líderes de la empresa quieren equipar a tu Equipo para el éxito, pero analizan las decisiones de compra a través de una perspectiva específica del negocio.
Antes de preparar tu presentación exprés, considera lo que les importa a los líderes de la empresa. Ponte en su lugar. ¿Cómo la compra de un nuevo software mejorará el rendimiento y los márgenes de ganancias de todo el negocio?
Aquí hay cinco cosas en las que debes centrarte para abordar las preocupaciones de los líderes de equipo, departamento o empresa.
1. Retorno sobre la inversión (ROI)
Nuestra productividad por persona es cinco veces mayor que la de empresas 10 veces más grandes que la nuestra, y lo logramos prácticamente sin estrés.”
Si puedes demostrar cómo el nuevo software ayudará a los resultados de tu empresa, es mucho más probable que obtengas liderazgo en el tablero. Calcula cuánto tiempo dedica tu equipo a tareas repetitivas y manuales, además de cuántas horas podrías ahorrar con el nuevo software. También puedes hacer una investigación externa. A menudo puedes encontrar informes independientes que cuantifican el ahorro de tiempo de diferentes herramientas de gestión de proyectos, como este informe de Nucleus Research.
Punto clave del mensaje:
El software de gestión de proyectos incluye automatizaciones integradas para eliminar el trabajo innecesario, lo que permite a los miembros del equipo centrarse en proyectos que generan ingresos.
2. Seguridad
Cualquier empresa que cuente con varias certificaciones de seguridad y demuestre que se toma en serio la seguridad significa mucho para nosotros.”
Con los ataques cibernéticos en las noticias, los líderes de las empresas se centran cada vez más en la seguridad de los datos. Quieren asegurarse de que la información de la empresa permanezca privada, incluso cuando los empleados trabajan en diferentes lugares y zonas horarias. Según Michael Oberlainder, director de seguridad de la información de LogMeIn, “La seguridad informática no va a desaparecer. No puedes ignorarla, tomar un atajo del teclado o subfinanciarla”.
Eso significa que al presentar un software de gestión de proyectos, la seguridad es una característica imprescindible. Investiga y asegúrate de que la herramienta cumpla con los estándares de seguridad requeridos por tu Equipo de TI.
Punto clave del mensaje:
Esta herramienta de gestión de proyectos prioriza las funciones de seguridad y tiene múltiples certificaciones de seguridad, por lo que podemos confiar en ella para mantener nuestros datos seguros.
3. Casos de uso entre equipos
Necesitamos centralizar nuestro trabajo en una herramienta como plataforma porque cada equipo usa diferentes herramientas, lo que conlleva errores de comunicación e ineficiencia.”
Los líderes de la empresa a menudo desconfían de agregar un nuevo software porque temen que se use de manera limitada para un equipo específico, lo que aumenta la expansión de la aplicación y dificulta la colaboración y el intercambio de información entre funciones. Por eso, al presentar una nueva herramienta, es importante demostrar una amplia gama de casos de uso. Esta nueva herramienta ayudará a tu equipo, por supuesto, pero también demostrará que la plataforma es lo suficientemente flexible como para usarla en diferentes departamentos. Cuantos más casos de uso tenga una herramienta, más atractiva será para el liderazgo de la empresa.
Al hacer tu presentación, muestra cómo el software de gestión de proyectos se puede utilizar ampliamente para mejorar la colaboración entre equipos. A continuación te contamos cómo:
Explica cómo se puede usar la plataforma para diferentes equipos, como marketing, operaciones, TI y más.
Demuestra cómo la herramienta puede mejorar el trabajo en equipo y agilizar los flujos de trabajo entre equipos, como la planificación de campañas y proyectos, el seguimiento de solicitudes de trabajo o la planificación estratégica. Descubre si la plataforma ofrece plantillas prediseñadas para ayudar a tu equipo a configurar procesos interdisciplinarios rápidamente.
Si la plataforma ofrece integraciones, asegúrate de destacarlas. Los diferentes equipos usan diferentes herramientas para el análisis de datos, los diseños, la automatización de emails, el seguimiento de clientes potenciales y más. Los líderes quieren un software de gestión de proyectos que pueda funcionar con su oferta tecnológica existente, sin agregar trabajo adicional ni interrumpir los procesos que ya están funcionando.
Punto clave del mensaje:
Esta herramienta conectará a los equipos y reducirá la expansión de las aplicaciones, sin agregar más confusión.
4. Facilidad de adopción
Los líderes de la empresa no quieren pagar por una herramienta que los empleados no usarán. Si el software no es intuitivo, los equipos no lo adoptarán, lo que significa que la inversión inicial en la herramienta se desperdiciará. Para calmar estos temores, asegúrate de abordar específicamente la facilidad de adopción durante tu presentación. Aquí compartimos algunas formas de hacerlo:
Mira demostraciones de productos o programa una sesión con el Equipo de Ventas de la herramienta de antemano, para que puedas ver exactamente cómo funciona el software, qué tan intuitivo es de usar y cómo puede resolver puntos débiles específicos.
Si hablas con el equipo de ventas de software, pregunta qué papel debe desempeñar el equipo de TI en la adopción de la nueva herramienta. Si el software es fácil de adoptar, el equipo de TI puede dedicar menos tiempo al trabajo repetitivo y más a la planificación estratégica para aprovechar la herramienta al máximo. Luego, en tu presentación, demuestra cómo los equipos pueden comenzar fácilmente con la herramienta por su cuenta, sin crear trabajo adicional para tu equipo de TI.
Verifica si alguien en tu empresa ya está usando una versión del software. Esto sucede más de lo que piensas, especialmente si la herramienta tiene una versión básica. Si los empleados ya están adoptando el software por su cuenta, es probable que sea fácil implementarlo en todos los equipos. Como beneficio adicional, esto también significa que la adopción de la herramienta no se sumará a la oferta tecnológica existente de tu empresa, sino que simplemente ampliará su uso actual.
Punto clave del mensaje:
El software de gestión de proyectos es intuitivo y fácil de usar, por lo que no tenemos que dedicar recursos adicionales para ayudar a los equipos a comenzar.
5. Seguimiento de la información
A medida que Zoom crecía, queríamos tener una vista estandarizada de todo lo que estaba sucediendo para poder priorizar el trabajo y tomar decisiones de Business. Necesitábamos visibilidad, responsabilidad y coherencia en la forma en que se realizaba el trabajo y se intercambiaba la información entre los equipos.”
Los líderes de la empresa quieren saber qué está sucediendo, para poder tomar decisiones informadas para sus equipos. También quieren que los empleados tengan la misma claridad, porque mantener a todos en sintonía es esencial para una colaboración efectiva. Pero lograr la claridad es difícil, especialmente cuando el trabajador del conocimiento promedio cambia entre 10 aplicaciones 25 veces al día. Con la información dispersa en diferentes lugares, es difícil hacer un seguimiento de lo que está sucediendo, cómo se están desempeñando los proyectos y quién es responsable de qué.
Aquí es donde entra en juego tu presentación. El software de gestión de proyectos resuelve este problema al crear un único sistema de registro para todo el trabajo. Centraliza la información de la empresa, para que los empleados y los líderes puedan encontrar lo que necesitan.
Punto clave del mensaje:
El software de gestión de proyectos proporciona un único sistema de registro para todo el trabajo, para que tú y tu equipo sepan qué está sucediendo, cómo se están desempeñando los proyectos y quién es responsable de qué.
Nucleus Research: reduce el tiempo de los proyectos a la mitad
Descubre cómo Asana ayuda a las organizaciones a reducir costos y mejorar la eficiencia
Dale una ventaja a tu presentación
Los grandes discursos siempre tienen algo que los hace destacar. Quieres que tu audiencia tenga un momento de “ajá”, cuando puedan ver claramente cómo el software beneficiará a la empresa o cómo se puede aplicar a los procesos críticos de Business.
Prueba estas estrategias para darle a tu presentación un poder de atracción adicional:
1. Convence a otros equipos o departamentos
Durante la evaluación, fue importante para nosotros probar el producto y aprender internamente para ver si a la gente le gustaba. Conseguir que a una persona le guste y diga: “Esta es una gran herramienta” es clave para que todos los demás la acepten.”
Esto, más que nada, demostrará cómo puedes aplicar el software de gestión de proyectos en todos los equipos. Antes de presentar tu propuesta a los líderes de la empresa, habla con las partes interesadas de otros equipos y departamentos y haz que se pongan de tu lado. Si puedes demostrar un amplio interés en adoptar la herramienta, puedes convencer a tu audiencia de que los casos de uso entre equipos y los flujos de trabajo de Business mejorados son realmente posibles.
Punto clave del mensaje:
Varios equipos y partes interesadas invierten en esta herramienta, por lo que puede adoptarse, y se adoptará, para diferentes casos de uso en toda la empresa.
2. Incluye una demostración visual
Ninguna presentación está finalizada sin un elemento visual atractivo. Una demostración en vivo ayuda a tu audiencia a visualizar la funcionalidad de la herramienta, lo intuitiva que es de usar y cómo se puede aplicar a casos de uso específicos del negocio. Pide al Equipo de Ventas de software que asista a tu presentación y haga una demostración de la herramienta en tiempo real. O bien, muestra un video pregrabado si no trabajas con un miembro del equipo de ventas.
Durante la demostración, destaca las características clave que hacen que el software de gestión de proyectos se destaque, como las siguientes:
Funcionalidad de definición de objetivos para mantener a los equipos alineados con las principales prioridades del negocio.
Paneles que ofrecen análisis de datos en tiempo real sobre el desempeño de las iniciativas.
Funciones de seguimiento del tiempo y gestión de recursos para ayudar a los equipos a dedicar tiempo a lo que realmente importa.
Diagramas de Gantt, tableros Kanban, calendarios e hitos para ayudar a los equipos a crear hojas de ruta y visualizar la programación del proyecto.
Funciones de gestión de tareas que ayudan a los equipos a ordenar y asignar el trabajo, como automatizaciones y etiquetas personalizadas.
Integraciones que permiten a los equipos seguir usando otras herramientas mientras centralizan la información en un solo lugar.
Punto clave del mensaje:
Esta herramienta de gestión de proyectos tiene funciones intuitivas y útiles que podemos aplicar a casos de uso específicos de Business.
3. Comparte historias de éxito
Los líderes quieren una solución de gestión de proyectos que sea confiable en todo el sector. Una de las mejores maneras de demostrar credibilidad es compartir historias de éxito del cliente, idealmente, historias de negocios similares y conocidos. Consulta el sitio web del software para ver si destacan a algún cliente importante. Será un punto a favor si puedes encontrar historias de éxito que cuantifiquen cuánto tiempo y esfuerzo ahorraron las empresas al adoptar la herramienta.
Para generar aún más confianza, verifica si el software ha ganado algún premio. Descubre lo que piensan sobre la herramienta empresas de analistas como Forrester, Gartner e IDC.
Punto clave del mensaje:
Esta herramienta es confiable en todo nuestro sector y obtiene altas calificaciones de los analistas.
Anticipa preguntas comunes
Un discurso no es un monólogo. Más bien, es una conversación entre tú y tu equipo de liderazgo. Además de preparar los puntos de conversación, también debes anticipar las preguntas que harán los líderes y preparar tus respuestas con anticipación.
Si no sabes bien por dónde empezar, aquí te compartimos algunas preguntas frecuentes para prepararte cuando presentes el software de gestión de proyectos:
¿Cuánto cuesta? ¿Hay diferentes opciones de precios?
¿Qué necesidades específicas de negocios resuelve esta plataforma?
¿Cómo empezaremos?
¿Cuánto tiempo lleva la configuración inicial?
¿Qué tipo de asistencia externa está disponible para ayudar con la implementación? ¿Hay servicios profesionales, webinars y otros recursos prácticos que podamos usar?
¿Qué recursos internos necesitamos para implementar esto?
¿Qué sucede si la herramienta no funciona de la manera que esperamos?
¿Cuánto tiempo ahorrará?
¿Esta plataforma funciona para la gestión ágil de proyectos?
¿Otras empresas usan esta herramienta? ¿Cómo les funciona?
¿Quién es responsable de la gestión de cambios a medida que implementamos esta plataforma?
¿Quién es responsable de capacitar a los empleados para usar la herramienta?
Transformación digital, de abajo hacia arriba
Al demostrar claramente el valor del software de gestión de proyectos, puedes incorporar a los líderes de la empresa y comenzar a plantar las semillas de la transformación digital. Y con una presentación bien elaborada, puedes obtener más que solo luz verde: también puedes convertir a los líderes de partes interesadas reacias en socios totalmente comprometidos.
Nucleus Research: reduce el tiempo de los proyectos a la mitad
Descubre cómo Asana ayuda a las organizaciones a reducir costos y mejorar la eficiencia
