Cómo crear un proceso de recepción de proyectos de primer nivel

¿Estás abrumado por las solicitudes de proyectos? ¿Sobrecargado de solicitudes de último momento? Si es así, no eres la única persona a la que le pasa. Tenemos una solución para ti. 

Te presentamos el proceso de recepción de proyectos, un método probado para priorizar el trabajo correcto en el momento adecuado. Aquí te mostramos todo lo que necesitas saber para crear un flujo de trabajo de recepción de primer nivel para tu equipo. 

¿Qué es un proceso de recepción de proyectos? 

Un proceso de recepción de proyectos es un flujo de trabajo estandarizado para ayudar a los equipos a capturar, priorizar y dar seguimiento a las nuevas solicitudes. En su forma más básica, el proceso incluye estos tres componentes: 

1. Un formulario para capturar nuevas solicitudes de proyectos, incluidos todos los detalles que los equipos necesitan para comenzar. 

2. Un método de priorización para identificar y programar el trabajo más importante. 

3. Pasos claros para iniciar el trabajo de cada solicitud. 

En conjunto, este flujo de trabajo facilita que los equipos realicen un seguimiento rápido de las solicitudes de trabajo y aborden primero los proyectos de alta prioridad. 

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¿Por qué es importante un proceso de recepción para la gestión de proyectos? 

En la gestión de proyectos, la estandarización es la clave para que las iniciativas fluyan sin problemas. Un proceso de recepción de trabajo no es diferente. Transforma el proceso de priorización de solicitudes (que a menudo lleva mucho tiempo y es confuso) en un flujo de trabajo claro con pasos predefinidos. En lugar de perder el tiempo en idas y vueltas, los equipos pueden pasar rápidamente por cada paso del proceso. Esto no solo acelera los tiempos de finalización, sino que también garantiza que el trabajo se priorice y se aborde de manera uniforme en toda la organización. 

Los desafíos de gestionar las solicitudes de proyectos

La gestión de solicitudes es complicada. Los equipos piden cosas a último momento, las solicitudes provienen de muchos lugares diferentes y todos parecen pensar que su proyecto es la máxima prioridad. Estos son algunos de los desafíos comunes de la gestión de solicitudes, todos los cuales se pueden resolver con un proceso de recepción efectivo. 

Alto volumen de solicitudes

Un desafío común para las empresas es que demasiadas solicitudes pueden hacer que los equipos se sientan abrumados por el trabajo, lo que lleva al agotamiento y a tiempos de finalización más lentos. Un proceso de recepción resuelve esto con un método de priorización claro, para que los equipos puedan centrarse en las tareas con el mayor impacto comercial. 

Las solicitudes están dispersas en diferentes lugares

Cuando las solicitudes llegan por email, mensajes instantáneos y reuniones, los equipos tienen que dedicar más tiempo a documentar nuevos proyectos. Y ese es el mejor de los casos. En el peor de los casos, las solicitudes se pasan por alto y nunca se finalizan. Un proceso de recepción claro resuelve este problema al centralizar todas las solicitudes en un solo lugar. 

Las solicitudes no incluyen suficiente contexto

Es difícil para los equipos comenzar a trabajar cuando solo tienen la información mínima. Esto suele suceder cuando las empresas no tienen un formulario de solicitud estandarizado, que especifique todos los detalles necesarios para cada proyecto propuesto. 

Las solicitudes ad hoc retrasan tus cronogramas

Todos pasamos por lo mismo. Los proyectos avanzan sin problemas hasta que llega una solicitud de alta prioridad de última hora, que monopoliza los recursos y requiere que los equipos retrasen sus cronogramas. Si bien las solicitudes ad hoc siempre sucederán, un proceso de recepción de proyectos efectivo puede prevenirlas al aclarar por adelantado cuánto tiempo se necesita para finalizar una solicitud. Y si es necesario, incluye un método predefinido para priorizar y reprogramar el trabajo del proyecto. 

Características de un proceso de recepción de proyectos efectivo

Los procesos de recepción de proyectos varían según las necesidades únicas de tu organización. Dicho esto, aquí hay tres características principales que todo proceso debe incluir:  

1. Formularios de recepción de proyectos

Los formularios son el estándar de oro para la recepción de trabajos. Ofrecen a las partes interesadas un método centralizado para enviar solicitudes, para que puedas recopilar el trabajo nuevo en un solo lugar, no a través de herramientas de comunicación dispersas. Los formularios también estandarizan la información que las partes interesadas incluyen al enviar una solicitud. Esto ayuda a los equipos a actuar rápidamente, porque tienen todo el contexto que necesitan para comenzar de inmediato. 

¿Qué debe incluir un formulario de recepción de proyectos? 

Como punto de partida, un formulario básico de recepción de proyectos debe incluir los siguientes componentes. A partir de ahí, puedes personalizar tu formulario con preguntas adicionales según las necesidades de tu organización. 

• Solicitante: ¿Quién propone el proyecto? 

• Equipo solicitante: ¿a qué equipo apoyará este trabajo? ¿Es un proyecto externo o interno? 

• Tipo de proyecto: ¿Qué tipo de trabajo es? Por ejemplo, podría ser una nueva imagen, una copia para una página web o un video. 

• Resumen de la solicitud: en pocas palabras, ¿qué quieres que se haga? 

• Plazo: ¿Cuándo debe finalizarse esta solicitud de recepción? 

• Prioridad: ¿es crítico para el negocio o simplemente algo que sería bueno tener? A menudo es útil incluir una clasificación de prioridad numérica, como P1, P2, P3, etc. 

• Objetivo de negocios asociado: ¿con qué prioridad de la empresa se alinea esta solicitud? 

• Información contextual: ¿qué capturas de pantalla, documentos u otros archivos adjuntos puedes proporcionar para brindar contexto adicional? Por ejemplo, un formulario de solicitud de error podría requerir una captura de pantalla o un video del error. 

2. Un método de priorización

Gracias a tu formulario, tienes un lote de solicitudes claras y estandarizadas. Ahora necesitas una forma de priorizar y programar esas tareas para que primero se realice el trabajo más importante. 

A continuación, te mostramos cómo establecer un método de priorización efectivo: 

• Pide a los solicitantes que proporcionen información de priorización a través del formulario. Necesitas datos para evaluar la importancia de cada solicitud, y el formulario es la mejor manera de obtenerlos. En lugar de simplemente pedirles a los solicitantes que elijan una prioridad (y que elijan P0 cada vez), también puedes preguntarles sobre el objetivo de Business que respalda la solicitud. De esa manera, puedes ver claramente qué tareas respaldan claramente las prioridades de Business y cuáles no.

• Crea un puntaje de priorización: usa la información del formulario para crear un puntaje numérico que evalúe la prioridad de las tareas, los objetivos estratégicos asociados, el equipo solicitante, etc. Esto ayuda a reducir cualquier subjetividad en el proceso de priorización. 

• Recopila las solicitudes en un solo lugar. Para priorizar de manera efectiva, debes ver todas las solicitudes de un vistazo, incluidos detalles como la puntuación de priorización y el tiempo. Esto te ayuda a detectar rápidamente qué solicitudes son las más urgentes, para que puedas enviarlas a tu Equipo de inmediato. 

• Dar seguimiento a la carga de trabajo del equipo. Documenta las solicitudes en las que está trabajando tu equipo actualmente, para que puedas ver claramente qué tienen que hacer todos. Esto te permite asignar tareas prioritarias sin sobrecargar a nadie. El software de gestión del trabajo puede ser útil aquí, especialmente si tiene funciones que te permiten ver y ajustar las cargas de trabajo del equipo en tiempo real. 

• Programa el trabajo de acuerdo con la puntuación de priorización. Ahora que tienes una visión completa de la prioridad de cada tarea, además de comprender el ancho de banda de tu equipo, puedes programar el trabajo. Al programar, es útil usar un software de gestión del trabajo que te permita visualizar las tareas en un cronograma o calendario. 

3. Próximos pasos claros

Para comenzar a trabajar rápidamente, los equipos necesitan un plan de acción claro. Es por eso que los próximos pasos predefinidos son una parte esencial de cualquier proceso de recepción de proyectos. Brindan a los empleados un enfoque estandarizado para abordar cualquier tipo de solicitud, desde publicaciones de blog hasta funciones de productos. 

Para definir los próximos pasos, considera cada tipo de solicitud que maneja tu equipo. Para cada una, hazte las siguientes preguntas: 

• ¿Qué tareas deben realizarse para finalizar esta solicitud? 

• ¿En qué orden deben realizarse estas tareas? 

• ¿Hay alguna dependencia (tareas que no se pueden iniciar hasta que se finalice otra)? 

• ¿Cuánto tiempo llevará cada tarea? 

• ¿Quién es la mejor persona para finalizar cada tarea?

Luego, crea un calendario inverso para cada tipo de solicitud, que incluya cada tarea (en orden), cuánto tiempo debería llevar y a quién debería asignarse. Básicamente, estás creando un cronograma de proyecto predefinido para cada tipo de solicitud. Por ejemplo, así es como podrían ser los siguientes pasos para un ebook de marketing. 

• Día 1: el escritor asignado establece una fecha de publicación para el ebook, de acuerdo con el tiempo que tomará cada paso del proceso. 

• Día 2-3: el escritor crea un esquema. 

• Día 4: un editor revisa el esquema y proporciona comentarios. 

• Día 5-8: el escritor revisa el esquema y escribe un primer borrador. 

• Día 9: el editor revisa el primer borrador y proporciona comentarios. 

• Día 10: el escritor revisa el borrador. 

• Día 11: el editor y un compañero de Marketing de Producto revisan el borrador final. 

• Día 11: un jefe de proyecto envía el borrador final al equipo de diseño.

• Día 11-14: el equipo de diseño crea recursos visuales para el ebook. 

• Día 11: el jefe de proyecto envía una solicitud al equipo web para crear una página de destino cerrada para el ebook. 

• Día 15: el escritor y el editor revisan el diseño final. 

• Día 16: el equipo web prepara y publica la página de destino. 

Para publicar este ebook, deben suceder muchas cosas. Algunas tareas deben realizarse en un orden específico y otras pueden llevarse a cabo al mismo tiempo. Al definir el flujo de trabajo del ebook con anticipación, ayudas a tu equipo a iniciar las solicitudes de inmediato, sin perder tiempo averiguando quién debe hacer qué. Esto también ayuda a que tu equipo siga el mismo proceso estandarizado para cada ebook, lo que garantiza un resultado de alta calidad en todo momento. 

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Ejemplo de proceso de recepción de proyectos

A continuación, te mostramos un ejemplo para ayudar a poner estas ideas en contexto. Imagina que eres parte de un equipo ágil que gestiona las solicitudes de funciones nuevas. A continuación, te mostramos cómo podría ser el proceso de recepción de proyectos: 

1. El iniciador del proyecto completa un formulario de recepción de proyectos, con detalles sobre qué debe incluir la función, por qué debe crearse y cuándo debe finalizarse. 

2. Una oficina de gestión de proyectos (PMO) revisa el formulario de solicitud de proyecto y realiza una evaluación inicial para determinar la conveniencia, viabilidad y factibilidad de crear la nueva función. 

3. Según su evaluación, la PMO aprueba o rechaza la solicitud y asigna un puntaje de priorización. 

4. La PMO agrega la solicitud al backlog del producto del equipo de ingeniería y la programa de acuerdo con la puntuación de priorización. 

5. Se convoca una reunión inicial. 

6. Un jefe de proyecto utiliza la información del formulario de recepción de proyectos y la reunión inicial para finalizar una propuesta de proyecto. Esta propuesta de proyecto se basa en un conjunto de pasos básicos predefinidos para cada lanzamiento de una nueva función. 

7. Una parte interesada sénior aprueba la propuesta o la devuelve para que se le haga más trabajo. 

8. El jefe de proyecto crea un plan de proyecto más detallado a partir de la propuesta. 

9. El jefe de proyecto asigna recursos, tareas y establece una fecha de lanzamiento. 

10. El equipo del proyecto comienza a trabajar. 

Cómo crear un proceso de recepción de proyectos

Crear un proceso de recepción exitoso desde cero, o incluso optimizar el que ya tienes, puede ser un desafío. A continuación, te mostramos una guía paso a paso para ayudarte a empezar.

1. Determina los roles y las responsabilidades

El primer paso es definir claramente quién está involucrado en el proceso y cuáles son sus roles. Esto incluye identificar al encargado del proceso, que supervisará todo el proceso de recepción; las personas o equipos responsables de enviar las solicitudes; los responsables de la toma de decisiones que aprueban estas solicitudes; y los encargados del proyecto y los miembros del equipo encargados de clasificar el trabajo para garantizar que se alinee con las prioridades estratégicas. Aclarar estos roles por adelantado evita confusiones y garantiza la **Responsabilidad** durante todo el proceso.

2. Define cómo se aprueban y priorizan las solicitudes

Establece un proceso de aprobaciones y toma de decisiones para determinar cómo las partes interesadas clave deben evaluar las solicitudes de proyectos entrantes. Por ejemplo, puedes considerar métricas como el tamaño del proyecto, el impacto, la cantidad de trabajo requerido, los recursos disponibles o la importancia estratégica al determinar la importancia de cada solicitud de proyecto. También puedes desarrollar un marco de priorización para clasificar las solicitudes, de modo que los recursos se asignen a las iniciativas que ofrecen el mayor valor o se alinean más estrechamente con los objetivos de la organización.

3. Documenta y estandariza tu flujo de trabajo

Crea un flujo de trabajo estandarizado que describa cada paso del proceso de recepción, desde el envío hasta la entrega final. Esta documentación debe incluir roles y responsabilidades, criterios para evaluar las solicitudes, el formulario de envío y cada paso necesario para priorizar y finalizar un proyecto. Un proceso de recepción estándar garantiza la coherencia, reduce los errores y agiliza el proceso.

4. Centraliza tu proceso

Luego, lleva todo tu proceso de recepción a un sistema o plataforma centralizados. Por ejemplo, puedes usar una herramienta de gestión del trabajo para capturar, priorizar y dar seguimiento a las solicitudes en un solo lugar. Especialmente en las empresas más grandes, la centralización es esencial para gestionar las solicitudes de manera efectiva, dar seguimiento al progreso y mantener la visibilidad en todos los proyectos.

5. Identifica herramientas para agilizar el trabajo

Aprovecha la tecnología para automatizar y acelerar partes del proceso de recepción. Esto puede incluir el uso de plantillas para solicitudes de proyectos, automatizaciones para enviar solicitudes a los aprobadores apropiados y formularios para estandarizar los envíos. Estas herramientas reducen el trabajo manual, aumentan la eficiencia y recopilan toda la información necesaria desde el principio. 

6. Comunica el proceso

Por último, asegúrate de que todos los involucrados entiendan el proceso de recepción, sus roles dentro de él y cómo usar cualquier herramienta o plataforma asociada. Esto podría implicar sesiones de capacitación, guías escritas o videos de demostración. Una comunicación clara evita malentendidos y garantiza que el proceso se desarrolle sin problemas.

Lleva tu proceso de recepción al siguiente nivel

Con estos consejos, puedes convertir tu proceso de recepción de proyectos en una máquina bien engrasada. Para agilizar aún más tus flujos de trabajo, descubre cómo los expertos usan Asana para crear procesos empresariales más inteligentes y escalables. 

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