Cómo Asana usa la gestión del trabajo para agilizar los procesos de recepción de proyectos
Resumen
Para Jana Beiswenger, directora de Gestión de Programas de Business en Asana, la recepción de trabajo es un proceso sumamente interdisciplinario. Su equipo se centra en la transformación del negocio, en otras palabras, en hacer de Asana una organización más efectiva. Para hacerlo, debe alinear a los equipos en torno a los programas estratégicos correctos y garantizar que Asana tenga suficientes recursos para lograr los objetivos críticos del negocio.
“Mi función es crear el enfoque correcto de manera integral para que podamos ejecutar como Equipo. Porque cuando trabajamos juntos, obtenemos mejores resultados en general”, dice Beiswenger.
La recepción de proyectos es una parte clave de la alineación de los equipos. “Necesitas un proceso de recepción porque tu grupo de recursos es limitado, ya sea tiempo, presupuesto o personas”, dice Beiswenger. Los equipos necesitan el apoyo de otros para lograr sus objetivos, pero no puedes simplemente hacer un montón de solicitudes y esperar que se actúe de inmediato. Esto puede distraer la atención de objetivos más grandes e importantes. En cambio, un proceso de recepción de proyectos permite a los equipos lo siguiente:
Permitir que los responsables de la toma de decisiones determinen qué es o no una prioridad.
Analizar el nuevo trabajo y determinar qué recursos se requieren.
Iniciar los siguientes pasos, supervisar el progreso y repetir.
Recepción de proyectos en Asana
Asana tiene dos tipos principales de recepción de proyectos:
Recepción de trabajo de alto nivel durante la planificación anual
Recepción ad hoc durante todo el año
Durante la planificación anual, la recepción es un proceso mucho más colaborativo. Beiswenger coordina con las partes interesadas para alinearse con un plan que respalde los objetivos de la empresa, ayuda a priorizar para que abordemos las iniciativas correctas en función del impacto esperado y garantiza que tengamos los recursos que necesitamos para lograr nuestros objetivos. “Es un poco como el tetris”, dice.
Pero a pesar de los planes mejor diseñados, las solicitudes ad hoc siempre surgen a lo largo del año. Para estas, los equipos de Asana confían en procesos de recepción más formales y estructurados. El objetivo de estos procesos es evaluar el impacto de las solicitudes en el negocio y determinar cómo (y si) podemos cambiar los recursos para adaptarlos y qué compensaciones deben hacerse para cambiar las prioridades, si es que hay alguna.
Cuando trabajamos juntos, obtenemos mejores resultados en general.”
Así es como los equipos de Operaciones y PMO de Asana simplifican los procesos de recepción para mantener a las partes interesadas alineadas y priorizar el trabajo crítico para el negocio.
Mira Asana en acción
Con Asana, los equipos de operaciones pueden conectar el trabajo, estandarizar los procesos y automatizar los flujos, todo en un solo lugar.
1. Priorizar y asignar recursos a las solicitudes
El equipo de Beiswenger coordina las nuevas solicitudes de proyectos de todo el Business. Este es un acto de malabarismo cuidadoso que requiere que primero capturen y entiendan las prioridades de la empresa, y luego usen esa información para evaluar objetivamente las solicitudes.
Por ejemplo, el equipo de Tecnología Empresarial de Asana utiliza un formulario y un proyecto de recepción estructurado para gestionar las solicitudes ad hoc durante todo el año. “Los formularios te permiten tomar datos no estructurados y convertirlos en datos estructurados”, dice Beiswenger. Esto brinda a los equipos la información que necesitan por adelantado, para que puedan evaluar nuevos proyectos en función de criterios objetivos como los siguientes:
¿La solicitud contribuye a un objetivo de crecimiento o retención?
¿Mejorará la experiencia general del cliente?
¿Es importante para la gobernanza general de los datos?
¿Resuelve un problema de seguridad?
¿Cuál es el alcance de la solicitud?
¿Cuánto tiempo, presupuesto y personal requiere la solicitud?
Estos datos estandarizados ayudan a los equipos a comparar las solicitudes y priorizarlas en función de las prioridades existentes de la empresa, que ya están capturadas en Asana. Como resultado, es más probable que tomen la mejor decisión para el Business, porque tienen toda la información que necesitan en un solo lugar.
2. Gestión de solicitudes diarias
La gestión de la recepción de proyectos requiere mucho mantenimiento diario, como asignar trabajo, hacer un seguimiento y compartir actualizaciones de estado. Esto puede consumir mucho tiempo, pero las funciones de automatización de Asana ayudan a Beiswenger a no tener que intervenir durante todo el proceso. Esto le permite centrarse en la coordinación general en lugar de las tareas manuales y repetitivas.
Por ejemplo, Beiswenger usa paquetes para crear, aplicar y actualizar los procesos de recepción en toda la organización, todo en un solo lugar. Un paquete es una colección de funciones de flujo de trabajo que puedes aplicar a muchos proyectos diferentes. Por ejemplo, un paquete puede especificar secciones de proyectos, campos personalizados para agregar, reglas para aplicar y plantillas de tareas para usar.
Esta función permite a Beiswenger estandarizar los flujos de trabajo de recepción en todos los equipos, para que todos estén alineados sobre cómo clasificar y priorizar los proyectos. Por ejemplo, puede usar paquetes para estandarizar los pasos a seguir para una solicitud P0 frente a una P1, independientemente de quién la haya enviado o de dónde provenga. Al especificar cómo clasificar y etiquetar el trabajo, los paquetes también ayudan a los equipos a usar las mismas definiciones en todos los proyectos, como la diferencia en los requisitos de recursos si una solicitud es pequeña, mediana o grande.
“Con los paquetes, no tengo que estar en medio de todo para gestionar el día a día de todos”, dice Beiswenger. Con solo unos clics, puede editar fácilmente los procesos para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio y luego aplicar esos cambios al instante a todos los flujos de trabajo de recepción relevantes.
3. Obtener visibilidad y alinear a los equipos
La visibilidad es esencial para el trabajo de Beiswenger. Su equipo debe comprender las prioridades de alto nivel del negocio, comunicar esas prioridades a las partes interesadas y ayudar a los líderes a seguir el estado y el progreso de las solicitudes. Afortunadamente, esto no es un problema. Debido a que las prioridades de la empresa, las hojas de ruta y las solicitudes de programas se capturan en Asana, los equipos pueden acceder a la información que necesitan sin tener que buscarla.
Los portafolios de Asana son una forma en que Beiswenger proporciona esta visibilidad. Los portafolios permiten a su equipo y a las partes interesadas dar seguimiento a las iniciativas clave de un vistazo y luego profundizar para obtener más información si es necesario. Proporcionan la información general que necesitan los líderes, mientras que los paneles de los portafolios resumen automáticamente datos como el tiempo dedicado, los riesgos, el presupuesto disponible, el progreso y más en todos los proyectos. Esto permite al equipo de Beiswenger ver qué proyectos están en curso y cuáles no están logrando resultados, y luego ajustar los recursos y corregir el rumbo en tiempo real. Como resultado, pueden mantener las solicitudes al día y asegurarse de que los recursos de la empresa se gasten de manera eficiente.
Simplifica el proceso de recepción
Captura, prioriza y da seguimiento a las solicitudes de forma automática para que los equipos tengan más tiempo para realizar su trabajo.
Convierte las solicitudes en acciones con Asana
Al capturar todo el trabajo en una sola plataforma, los equipos de operaciones y PMO de Asana pueden dar seguimiento a las solicitudes en un solo lugar. Esto brinda a las partes interesadas la visibilidad que necesitan para avanzar rápidamente y priorizar los proyectos más importantes.
Descubre cómo tu equipo puede aprovechar los flujos de trabajo claros y las automatizaciones rápidas para hacer más en menos tiempo.
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