OKR vs. KPI: ¿qué marco es el más adecuado para la definición de objetivos?

Los OKR y los KPI parecen ser simples acrónimos. Sin embargo, son herramientas muy valiosas para definir y alcanzar objetivos. Como gerente de proyectos, es importante poder establecer objetivos ambiciosos para que todos los involucrados se sientan desafiados y motivados. Saber cuánto estás avanzando hacia el logro de dichos objetivos te permitirá identificar problemas y celebrar los éxitos con mayor facilidad.

En este artículo, analizaremos las diferencias entre los objetivos y resultados clave (OKR) y los indicadores clave de rendimiento (KPI). Una vez que logres comprender estos marcos, podrás combinar sus beneficios para planificar y supervisar tus objetivos de negocios.

¿Qué es un OKR?

Los objetivos y resultados clave (OKR) combinan los objetivos de negocios con un conjunto de métodos medibles que se implementan para poder alcanzarlos. Puedes usar los OKR para todo tipo de propósitos, ya sean objetivos profesionales a largo plazo, objetivos trimestrales de equipo u objetivos personales.

Al momento de definir tus OKR, te recomendamos completar la siguiente oración:

Realizaré [objetivo], medido por [resultado clave].

Un objetivo es cualquier meta que deseas lograr, ya sea fácilmente alcanzable o más ambicioso. Un objetivo puede incluir elementos como:

• Mejorar nuestra tasa de retención de clientes

• Aumentar la tasa de conversión de nuestro sitio web

• Ganar clientes potenciales calificados

Los resultados clave son las formas medibles en las que planificas alcanzar tus objetivos. Por supuesto, puedes tener más de un resultado clave para medir cada uno de los objetivos. A diferencia de los KPI, los resultados clave no necesariamente tienen que ser cuantitativos. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de resultados clave:

• Implementar un programa de recompensas por fidelidad

• Agregar contenido de calidad a nuestro sitio web

• Actualizar nuestro software CRM

El marco de los OKR es flexible; sin embargo, los OKR de la empresa son más efectivos cuando están conectados con los OKR de otros departamentos y miembros del equipo. El 34 % de los miembros del equipo afirmaron que se sentirían más motivados en el trabajo si comprendieran cómo su trabajo se relaciona con la misión de la empresa. Es importante que el equipo se sienta motivado ya que trabajarán con mayor dedicación y alcanzarán los objetivos más rápido.

¿Qué es un KPI?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas de éxito cuantitativas que se usan para dar seguimiento a los objetivos o proyectos comerciales. Puedes usar KPI para dar seguimiento a tus proyectos, programas o cualquier otra iniciativa de la empresa.

Si bien los KPI pueden tener usos diversos, las métricas que elijas para cada KPI deben ser específicas para el objetivo que has definido. Por ejemplo, no deberías usar el mismo KPI para supervisar el progreso de una campaña de redes sociales y el de un proyecto de TI. En cambio, asegúrate de encontrar métricas relevantes para cada iniciativa para asegurarte de que midan los objetivos correctos y se conecten con los objetivos de negocios.

Te recomendamos elegir KPI que:

• Se conecten con tus objetivos estratégicos

• Puedan medirse con respecto a determinados puntos de referencia

• Informen sobre la planificación de los recursos

• Hagan un seguimiento de lo que puedes controlar e influir

Una vez que hayas establecido tus KPI, supervísalos a lo largo de toda la iniciativa. Esto te ayuda a comprender si estás avanzando por el camino correcto o si corres el riesgo de no completar tus objetivos. Te recomendamos usar un software de gestión de proyectos para dar seguimiento a tus KPI y compartirlos con las partes interesadas del proyecto. Al proporcionar actualizaciones del progreso de los proyectos en tiempo real, todos pueden estar informados sobre el progreso de la iniciativa, sin tener que perder tiempo en reuniones interminables de actualización de estado.

¿Cuál es la diferencia entre OKR y KPI?

Los OKR y los KPI son dos métodos de gestión del rendimiento que también pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos de diferentes maneras. Los OKR son un marco para la definición de objetivos, mientras que los KPI dan seguimiento al rendimiento de los objetivos.

Puedes definir cualquier objetivo mediante los OKR; sin embargo, las empresas suelen usarlos para definir sus objetivos más audaces y agresivos. Aunque los OKR representan grandes objetivos, estos deberían ser menos ambiciosos que los objetivos grandes, complicados y audaces (BHAG). Si bien algunos OKR pueden durar varios años, intenta que la mayoría de tus OKR se extiendan hasta un máximo de un año para evitar que crezcan demasiado con el tiempo.

Las empresas usan KPI para objetivos más cuantificables. Estas métricas pueden ser útiles para:

• Supervisar el estado de tu negocio

• Analizar patrones de crecimiento a lo largo del tiempo

• Medir el progreso de las campañas de marketing

• Abordar problemas con proyectos de bajo rendimiento

• Identificar oportunidades de mejora

• Actualizar iniciativas obsoletas 

• Mantenerse encaminado para alcanzar objetivos futuros

El proceso de definición de objetivos suele comenzar con una lluvia de ideas para definir tus objetivos y establecer la “O” del OKR: en este caso, un objetivo comercial. Luego, debes identificar los pasos que debes seguir para poder lograrlos. Estos pasos representan tus resultados clave. Una vez que hayas definido tu OKR, asigna un KPI a cada uno de tus OKR y así poder medir el progreso hacia el logro de tu objetivo.

Los OKR y los KPI se pueden usar juntos o de forma independiente. Por ejemplo, si tu objetivo es mejorar la satisfacción del cliente, entonces tus resultados clave podrían ser contratar más representantes de atención al cliente y documentar los comentarios de los clientes. Estos OKR no son cuantificables, por lo que no requieren complementarse con ningún KPI.

Ejemplos de OKR

Cuando tu empresa establezca un OKR general, puedes dividirlo en OKR departamentales y personales para hacer que el objetivo sea más fácil de alcanzar. Esta estructura también garantizará que los OKR de todos contribuyan al objetivo principal.

Supongamos, por ejemplo, que tu empresa vende software como servicio (SaaS), entonces tu OKR podría ser convertirte en líder del mercado. Luego, tendrás que trabajar junto al equipo directivo de la empresa para desarrollar una variedad de acciones concretas para lograr este objetivo según cada departamento de la empresa. En este ejemplo, dos OKR que respalden al OKR principal de la empresa para convertirse en un líder del mercado podrían ser la actualización del sitio web actual (equipo de producto) y ganar más clientes (equipo de marketing). Los equipos de marketing y producto contribuirán por separado a los OKR de la empresa con sus propios OKR. Estos consisten en el desarrollo del nuevo sitio web y el lanzamiento de una campaña para captar clientes en línea.

Objetivo de la empresa: Convertirse en el líder del mercado del sector SaaS

• Resultado clave 1: Lanzar la versión 2.0 del sitio web

• Resultado clave 2: Conseguir 1000 clientes nuevos durante el tercer trimestre

Objetivo del equipo de marketing: Ampliar el alcance del público objetivo en todas las plataformas digitales

• Resultado clave 1: Configurar campañas de publicidad paga en Facebook, LinkedIn e Instagram

• Resultado clave 2: Crear contenido SEO de calidad para el sitio web y las redes sociales

Objetivo del equipo de producto: Desarrollar un sitio web de alto rendimiento

• Resultado clave 1: Depurar los errores del sitio web actual usando el backlog del producto

• Resultado clave 2: Trabajar con diseñadores para renovar el diseño del sitio web

En cada departamento, los miembros de los equipos pueden crear OKR individuales que respalden los OKR de sus departamentos. Estos objetivos más pequeños podrían aplicarse a diversas tareas como la programación de sitios web o el desarrollo de contenido.

Ejemplos de KPI

Para ser eficaz, un KPI debe contar con cuatro elementos básicos: un objetivo medible, un plazo para completar el objetivo, una fuente de datos para supervisar el progreso y una frecuencia establecida de seguimiento.

A menudo verás los KPI enumerados solo como la métrica objetivo, por ejemplo, la tasa de utilización de la capacidad o nuevos clientes potenciales generados. Sin embargo, si no tienes el contexto de estos cuatro elementos, te resultará difícil comprender por qué estás supervisando la métrica en cuestión o incluso cómo debes medirla.

A continuación, encontrarás una lista de ejemplos de KPI categorizados por departamento. Cada uno de estos ejemplos incluye los cuatro elementos mencionados anteriormente.

Ejemplo de KPI de ventas:

• Generar 20 clientes potenciales nuevos para el final del cuarto trimestre. Usa un software para la gestión de relaciones con clientes (CRM) para dar seguimiento al progreso semanalmente. 

• Mejorar el tiempo de respuesta de los clientes potenciales en un promedio de dos días para el cuarto trimestre. Usa un software de informes para hacer un seguimiento diario del tiempo de respuesta de los clientes potenciales. 

Ejemplo de KPI de marketing:

• Reducir el costo por cliente potencial en $0,50 en el cuarto trimestre. Calcula el costo por cliente potencial al planificar cada proyecto.

• Incorporar 100 clientes nuevos en el cuarto trimestre. Usa un software de gestión de proyectos para realizar un registro constante de nuestra cartera de clientes.

Ejemplo de KPI de gestión de proyectos:

• Mantener la tasa de utilización de la capacidad por encima del 85 % en el cuarto trimestre. Usar la función Gestión de recursos de Asana, para hacer un seguimiento semanal de la tasa de utilización de la capacidad. 

• Lograr al menos un 10 % de retorno de la inversión (ROI) para cada proyecto en el cuarto trimestre. Usa Asana para dar seguimiento al presupuesto estimado del proyecto en relación con los costos reales del proyecto, para luego calcular el ROI.

OKR o KPI: ¿cuál es mejor?

No hay una opción correcta o incorrecta al momento de elegir entre OKR y KPI. Para determinar qué metodología es más adecuada para ti, deberás tener claras tus intenciones. Si deseas mejorar un proyecto actual o una iniciativa pasada, los KPI son los más adecuados para este propósito. Puedes personalizar estas métricas según tus necesidades y supervisar el progreso en tiempo real.

Si tu empresa quiere alcanzar objetivos más ambiciosos, entonces los OKR serán la opción más adecuada. Puedes dividir esos objetivos en acciones concretas en las que toda la organización puede participar. Los OKR también ayudan a tu equipo a mantenerse motivado mientras avanza hacia sus objetivos.

Es importante tener en cuenta que no tienes que elegir entre una metodología u otra. Si combinas estos dos marcos para definir y medir objetivos, podrás mejorar aún más el desempeño de la empresa.

Usa la metodología de OKR y KPI para alinear tu organización

Los OKR y los KPI te ayudan a medir el éxito y fomentar la motivación por el crecimiento de la empresa. Estos métodos de gestión del rendimiento también pueden motivar a los equipos y garantizar que todos estén centrados en lo que se vendrá.

Si reúnes todas tus iniciativas y métricas de rendimiento en tu software de gestión del trabajo, los miembros del equipo tendrán una idea clara de cómo su trabajo se conecta con el panorama general. Esto también permitirá reducir los conflictos internos y mantener a los equipos alineados dentro de la organización.