¿Qué es la gestión por objetivos (MBO)? Los pasos, las ventajas y las desventajas

La expresión “Se necesita una aldea entera para...” se refiere a la idea de que el éxito surge a partir de la colaboración. Siendo gerente de proyecto, lo vives en carne propia. Dependes de tu aldea, el equipo, para finalizar los proyectos. Las empresas también dependen de la voluntad colectiva para cumplir con sus objetivos. Pero ¿cómo se hace para mantener motivados a los miembros de un equipo y que trabajen por los objetivos de otros? 

La gestión por objetivos (MBO) es un enfoque estratégico para aumentar el rendimiento de las corporaciones mediante la alineación de los objetivos de los miembros de los equipos con los de la empresa. En este artículo, explicaremos cómo funciona el proceso de gestión por objetivos y detallaremos algunas ventajas y desventajas de la aplicación de este modelo.

¿Cómo funciona la gestión por objetivos?

Con la gestión por objetivos (MBO) se alinean los objetivos de los miembros del equipo con los de la empresa para que se sientan motivados e incluidos en el trabajo. Peter Drucker la mencionó por primera vez en su libro “The Practice of Management” (La práctica de la gestión), en 1954. Allí describe que el modelo de gestión por objetivos también pone el foco en supervisar el desempeño de los integrantes del equipo con herramientas para emitir informes y con controles de rendimiento. 

En la gestión por objetivos se utilizan estándares objetivo para medir el rendimiento de los miembros de los equipos a nivel individual y de la empresa en general. Con los estándares objetivo se marca lo que es justo, razonable o aceptable en un acuerdo. Puedes usar estos estándares para evaluar la productividad de algún miembro en particular e identificar las áreas de oportunidad dentro del equipo. La gestión por objetivos funciona bien porque parte del proceso incluye, además de la gestión, que los miembros del equipo se alineen y estén de acuerdo con estos estándares objetivo.

Los 5 pasos del proceso de la gestión por objetivos

Hay cinco pasos para la aplicación de la técnica de gestión por objetivos. La implementación de este proceso incluye generar los objetivos de la organización y transformarlos en un conjunto de objetivos individuales que los miembros del equipo puedan perseguir.

1. Define los objetivos de la organización.

La primera acción a realizar es la definición de los objetivos de la organización. Siendo gerente de proyectos, tu trabajo sería la cocreación de los objetivos de la empresa o la transmisión de esos objetivos a los demás miembros del equipo de forma que se entiendan bien. En esta etapa, puedes usar una plantilla para objetivos de negocios para estructurar los objetivos específicos.    

2. Transmite los objetivos a los miembros del equipo.

Después de haber definido los objetivos de la empresa, aplica un enfoque descendente para transferirlos en forma de objetivos individuales a cada uno de los miembros del equipo. No olvides aplicar la técnica de objetivos SMART para asegurarte de que sean medibles y alcanzables.

Cuando los miembros del equipo tienen objetivos personales que aportan valor a los objetivos más generales de la empresa, entienden con claridad qué lugar ocupan en la estructura global. Según nuestra investigación, solamente el 26 % de los empleados entiende con claridad cómo se relaciona su trabajo individual con los objetivos de la empresa y solamente el 16 % dice que la empresa es efectiva al momento de definir y comunicar los objetivos.

3. Supervisa el desempeño.

A medida que los miembros del equipo trabajen para cumplir con sus objetivos específicos, deberás supervisar el rendimiento. Para controlar el desempeño de cada integrante del equipo, puedes reunir las métricas de éxito con una herramienta de gestión de proyectos y evaluar si los objectivos y resultados clave (OKR) se cumplen. La supervisión del desempeño de los miembros del equipo también te servirá para evaluar la productividad de cada uno de ellos.

4. Evalúa el progreso.

Puedes preparar una evaluación de desempeño a fin de dimensionar el progreso de cada uno de los miembros del equipo. Las evaluaciones de desempeño ofrecen la posibilidad de hablar con cada miembro del equipo de forma personalizada acerca de lo que estén haciendo bien y de cómo podrían mejorar sus objetivos individuales para ser más útiles para la empresa en general. Este paso de la gestión de desempeño es esencial porque favorece las comunicaciones efectivas entre la gerencia y el equipo. Además, en muchos casos, los miembros del equipo se sienten realmente entusiasmados por participar en las evaluaciones de desempeño, porque las devoluciones que reciben los motivan y, como resultado, aumenta la productividad del equipo.

5. Reconoce los logros.

El último paso del sistema de gestión por objetivos es reconocer al equipo por sus logros. Si lo cumples, mejoras el ánimo del equipo y mantienes a los integrantes con la motivación necesaria para trabajar con todas sus ganas durante el proceso siguiente de la gestión por objetivos. 

Puedes recompensar al equipo de manera intrínseca y extrínseca. Es decir, puedes incentivar la motivación intrínseca de los miembros del equipo ofreciéndoles desafíos, reconociendo su esfuerzo en el trabajo, asegurándote de que sientan pertenencia al grupo u organizando actividades para el fortalecimiento del equipo. Con estas acciones, los ayudarás a que desarrollen la autoconfianza y automotivación.  

Los reconocimientos extrínsecos pueden incluir elogios, un bono pago, un aumento salarial, un ascenso, responsabilidades extra en el puesto actual o alguna licencia paga. Los reconocimientos pueden ser tangibles o intangibles, pero deben incentivar a los miembros del equipo para que continúen trabajando para alcanzar los objetivos individuales y los de la empresa. 

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la gestión por objetivos?

La gestión por objetivos se volvió una estrategia de gestión muy popular entre las décadas de 1960 y 1970, después de que Drucker la presentara por primera vez. Sin embargo, la difusión extendida de la aplicación de este modelo ha disminuido desde entonces, dado que las empresas han ido probando otros estilos nuevos de gestión. Hoy en día, en algunas empresas todavía se utiliza la gestión por objetivos, pero hay argumentos a favor y en contra.

Ventajas de la gestión por objetivos

Quienes están a favor de la gestión por objetivos creen que al aplicar esta forma de gestión en sistemas amplios se crea una estructura de gestión más simple. A continuación, compartimos otros beneficios:

• Aumenta la productividad del equipo: Cuando los miembros del equipo tienen objetivos personales, logran mayor claridad acerca de por qué su trabajo es importante. Como resultado, la motivación y la productividad aumentan. 

• Mejora las comunicaciones entre los integrantes del grupo: El modelo de gestión por objetivos puede mejorar las comunicaciones en el equipo y generar un ambiente laboral más abierto, porque los miembros del equipo entienden cuáles son los objetivos de la empresa y saben que sus objetivos personales se alinean con ellos. 

• Personaliza los objetivos de los miembros del equipo: Como con el sistema de gestión por objetivos los objetivos de los miembros del equipo son personalizados y prioritarios para alcanzar su potencial máximo, todos en la empresa saben el impacto que tiene su trabajo.

Desventajas de la gestión por objetivos

Quienes se oponen a la gestión por objetivos creen que con el modelo se corre el riesgo de descuidar la ética y los valores de la empresa, porque se centra demasiado en los objetivos individuales. A continuación, compartimos otros inconvenientes que puede presentar:

• Se prioriza la definición de objetivos ante la planificación estratégica: La priorización de los objetivos personales de los miembros del equipo puede actuar en detrimento de la planificación estratégica de largo plazo. Las empresas que dedican demasiado tiempo a la definición de los objetivos pueden tener menos tiempo apara centrarse en la cultura corporativa, los problemas operativos u otras áreas de incumbencia. 

• Aumenta la tensión de los miembros del equipo por cumplir con los objetivos: Debido a que la gestión por objetivos se centra en los individuos, los integrantes del equipo pueden sentir demasiada presión por cumplir con sus objetivos. Esta tensión puede ser un problema para la gestión por objetivos porque los miembros del equipo se pueden sentir sobrecargados de trabajo en esta clase de entornos, lo que puede conducir a una baja en la retención y al desánimo del personal. 

• Se genera competencia entre los integrantes del equipo: El sistema de compensaciones centradas en lo extrínseco que contiene la gestión por objetivos puede incentivar la competencia entre los miembros del equipo, lo que tal vez interfiera con la creación de un ambiente laboral saludable. La dinámica de equipo saludable en el lugar de trabajo debe favorecer el trabajo en equipo y que los integrantes se ayuden unos a otros para alcanzar los objetivos personales y los de la empresa. 

Ejemplo de gestión por objetivos

Un ejemplo claro de gestión por objetivos en acción sería el de una empresa que tiene un objetivo que cumplir durante el trimestre de recaudar un 30 % de los ingresos totales a obtener con las iniciativas de marketing. Para lograr ese objetivo, hay que dividirlo en objetivos personales asignados a cada miembro del equipo.

• Para los responsables de marketing digital del equipo, los objetivos serán asegurar tres clientes nuevos obtenidos mediante el marketing durante el trimestre. 

• Los gerentes supervisan el desempeño de los miembros del equipo durante el trimestre para identificar cómo piensan cumplir sus objetivos personales y si realmente están avanzando para lograrlo. 

• Si un miembro del equipo cumple con su objetivo al finalizar el trimestre, se lo recompensa con un bono pago.

Define las metas personales y cumple con los objetivos corporativos gracias a la gestión por objetivos

La gestión por objetivos es más efectiva cuando se implementa como una parte de un plan de gestión más amplio. Cuando los miembros del equipo tienen objetivos que se conectan con la misión de la empresa, se sienten motivados para colaborar. Un software que permite dar seguimiento a los objetivos puede ser muy útil para que los miembros del equipo mantengan el curso del proyecto según lo previsto con los objetivos y también, para ayudarlos a cumplir esos objetivos en tiempo real.