Cómo (y cuándo) decir que no en el trabajo

Decir que sí a las nuevas experiencias puede ser emocionante. Cuando estás de viaje, al encontrar el empleo perfecto o cuando te ofrecen un desafío enriquecedor en el trabajo, decir que sí te abre el mundo de una forma completamente nueva e inspiradora. Pero durante tu vida laboral diaria, decir que sí a todo te lleva a apresurar o incumplir algunos plazos.

Puede resultar incómodo, pero es normal decir tanto sí como no a las cosas en el trabajo. Y existen habilidades que te ayudarán a sentirte más cómodo con esa situación. Aquí te enseñaremos a que no te resulte tan difícil decir que no, de una manera amable, en el trabajo.

¿Por qué deberías saber cómo decir que no de una manera profesional?

Empecemos por el principio: quizás estés leyendo esto y te preguntes, ¿por qué es importante? ¿Por qué no puedo simplemente decir que sí y mantener a todos contentos? Hasta cierto punto, esto tiene mucho sentido: es natural querer complacer a los demás en el trabajo. Y más aún si es tu jefe quien te lo pide, sobre todo porque nuestras responsabilidades laborales suelen ser apoyar el trabajo de nuestro equipo y de nuestro jefe.

Pero esta es la conclusión: decir que no es una forma de establecer límites. Si bien decir que sí puede sentirse bien a corto plazo, establecer límites puede llevar a un ambiente laboral más productivo y feliz para todos, no solo para ti. Existen varias razones para decir que no fuera de tus propios beneficios personales, entre ellas:

• Si algo es innecesario. Tú conoces el trabajo al que te dedicas mejor que la mayoría. Hay ocasiones en las que los jefes o líderes de equipo te piden que hagas algo que sabes que es innecesario o que incluso podría ser perjudicial para los esfuerzos de tu equipo. Decir que no en estas situaciones es mejor para tu trabajo y tu equipo. También demuestra que comprendes completamente tu trabajo.

• Para prevenir la corrupción del alcance.Cuando defines el alcance de un proyecto, los demás participantes del proyecto y tú deciden qué entregables necesitas crear y para cuándo. Si empiezas a expandir las responsabilidades y a decir que sí a nuevos entregables, en algún momento terminarás sobrepasando tu fecha límite, lo que provocará la corrupción del alcance.

• Para demostrar tus habilidades de liderazgo. Ser capaz de comunicarse de manera efectiva es una habilidad de liderazgo deseada. Decir que no te permite comunicarte de manera más abierta sobre tu capacidad productiva y estructurar tu carga laboral de modo que puedas tener el mayor impacto. A su vez, esto puede posicionarte para obtener oportunidades de liderazgo.

• Para demostrar que eres confiable. Esto puede parecer contradictorio, pero decir que no en realidad genera confianza. Decir que no a las tareas para las que no tienes capacidad productiva, por ejemplo, demuestra a tu jefe y a tus compañeros que eres lo suficientemente organizado como para conocer tu carga laboral. Entonces, cuando te comprometes a hacer algo, pueden confiar en que lo harás. 

• Para prevenir el agotamiento. El agobio y el agotamiento (también conocido como burnout) van en aumento; las investigaciones demuestran que casi uno de cada cuatro trabajadores experimentan agotamiento mental cuatro o más veces al año, mientras que el 40 % cree que es una parte inevitable del éxito. Decir que sí incluso cuando quieres decir que no puede causar sobrecarga de trabajo, resentimiento y (si no se hace nada al respecto), puede llevar al agotamiento.

Decir que sí mata tu productividad

Puede parecer contradictorio, pero decir que sí en realidad puede disminuir tu productividad. Esto se debe a que mientras más responsabilidades tengas, más difícil te resultará enfocarte y priorizar el trabajo más importante. Estos son algunos ejemplos de cómo convertirte en la persona que dice siempre sí en tu equipo puede perjudicarte (no ayudarte):

• Te vuelves menos productivo y te sientes más abrumado porque tienes demasiado trabajo por hacer.

• Puedes amargarte o resentirte si dices constantemente que sí cuando sabes que tienes que decir que no.

• Al decir que sí a esta “única cosa”, efectivamente le estás diciendo que no a todo lo demás que podrías estar haciendo en ese momento, incluso si esas tareas son más importantes.

• Estás trabajando según la prioridad de otra persona que, aunque sea importante, podría no ser lo que hay que hacer primero.

Cuándo decir que no

Decir que sí es una forma natural de sentirse parte del equipo. Pero hay momentos en los que debes decir que no, como por ejemplo:

• Cuando estás ocupado. Esto debería ser intuitivo, pero cuando el trabajo se vuelve una locura, a veces estás demasiado ocupado para ver lo ocupado que estás. Intenta decir que no antes de llegar a ese punto, y así evitarás agobiarte demasiado.

• Cuando existe una mejor solución. Delegar las tareas a otro colaborador o compañero de equipo es una excelente manera de decir que no y al mismo tiempo lograr que efectivamente se haga el trabajo.

• Cuando no está alineado con tu trabajo. No siempre tienes que justificar el motivo por el que dices que no. A veces, el proyecto o la tarea no se alinea con tus intereses o el alcance de tu trabajo y simplemente no quieres hacerlo. Si no es una prioridad, esa es una razón suficiente para decir que no.

• Cuando no se ajusta al proyecto. Eres experto en lo que haces, lo que a menudo significa que entiendes tu trabajo mejor que tu gerente. Si lo que te piden no se ajusta a tu trabajo, no dudes en decir que no.

• Cuando empieces a sentirte resentido o molesto. Tal vez estás diciendo que sí demasiado y esto es una señal para empezar a decir que no.

7 consejos para ayudarte a decir que no amablemente (y de manera profesional)

Muchos de nosotros sabemos que decir no puede ayudarnos. Pero eso no necesariamente hace que sea más sencillo. Es natural querer evitar rechazar a las personas, sobre todo cuando los pedidos provienen de los gerentes. Sin embargo, hay algunos puntos que debes tener en cuenta para que no te resulte tan difícil decir que no. Si sigues estas mejores prácticas, decir que no te resultará más natural.

1. Conoce tu carga laboral

Antes de poder decidir si vas a decir que sí o que no, debes conocer tu carga laboral actual. Esto te ayudará a determinar de cuánto más puedes encargarte en este momento (si es que puedes encargarte de algo), y a recordarte tus prioridades actuales. Por lo general, esto es útil para que sepas si tienes la capacidad productiva antes de que alguien siquiera pregunte.

Si tienes toda la información reunida en una fuente central de referencias, puedes determinar rápida y fácilmente tu carga laboral actual y tu capacidad productiva para los proyectos adicionales. Con un software de gestión de proyectos, puedes hacer un seguimiento de tu trabajo y compartirlo con los demás participantes, de modo que puedan verificar fácilmente si puedes aceptar nuevos proyectos. La asignación de plazos en función de la prioridad te mostrará lo que está sucediendo ahora (frente a lo que está por venir) y te ayudará a analizar tu planificación diaria para ver si tienes algo de tiempo extra.

2. Responde de manera positiva

A la hora de decir que no, lo primero que tienes que hacer es empezar con un sentimiento positivo. Frases como “Muchas gracias…” o “Eres muy bueno en detectar estas oportunidades…” pueden ser una excelente manera de demostrar lo mucho que aprecias que te lo pidan, aunque no puedas decir que sí en ese momento. Sé sincero. Piensa en qué es lo que realmente aprecias de que te lo pidan. Quizás acuden a ti porque eres el mejor en lo que haces, o tal vez eso demuestra que confían en ti. Antes de responder, haz una pausa por un momento y considera las razones por las que acudieron a ti primero. Luego, aprovecha eso para compartir una respuesta positiva con ellos.

3. Di que no de manera clara y amable

Ser positivo ayuda, pero eso no significa que debas endulzar tu no. Cuanto más ambiguo seas, mayor será la posibilidad de que se produzca un malentendido. Asegúrate de ser claro y directo con tu “no”, para que no haya lugar a un malentendido que pueda causar involuntariamente un conflicto más adelante.

4. Explica la razón

Ser transparente con tu “no” ayudará a tus colegas o al líder del equipo a entender que no es nada personal. Estás diciendo que no porque tienes una verdadera razón para hacerlo, y compartirla ayuda a generar confianza entre tú y cualquier otra parte involucrada. Si le estás respondiendo a un gerente, sé específico sobre todo el trabajo que tienes asignado actualmente. A veces, eso es suficiente para que comprenda por qué no puedes decir que sí a su pedido. Y, de esta manera, el gerente tiene la oportunidad de quitarles la prioridad a otras tareas y otorgársela a esta nueva tarea. Todo esto ayuda a evitar malentendidos en el futuro. 

5. Ofrece una solución diferente

A veces, puedes decir que no con una salvedad. Tal vez no puedes cumplir con el plazo actual, pero sabes que tendrás la capacidad productiva para finalizar el proyecto en un mes. O te das cuenta de que no eres la mejor persona para esta tarea, por lo que recomiendas a un colega que tiene más experiencia en esta área. Incluso si no se te ocurre una solución en ese momento, puedes ofrecerte a ayudarles a encontrar una forma diferente de hacer el trabajo. No importa tanto lo que ofrezcas, sino más bien que demuestres tu apoyo.

6. Sé consecuente

En cierto modo, esta es la parte más difícil de decir no. Es natural sentirse mal cuando tienes que decir que no, sobre todo si te gustaría haber dicho que sí. Pero aunque sea tentador, estar cambiando de opinión no ayudará a nadie. En lugar de eso, intenta informarte sobre todos los factores antes de decir que no, para estar seguro de tu decisión. Luego, mantente firme en la medida de lo posible.

7. Practica la empatía

Puede ser frustrante si, por ejemplo, un colega te pide continuamente que hagas algo que no puedes o no quieres hacer. O si tienes un jefe que siempre te agrega responsabilidades en el último momento. Comunicar estas frustraciones puede ser útil, pero también lo será aprender y practicar la empatía. Por ejemplo, quizás ese colega está sobrecargado de trabajo, pero no sabe cómo pedir ayuda. Ser empático con la forma en que el trabajo afecta a todos puede ayudar a que todas las partes interesadas se entiendan y, de este modo, mejorar la comunicación y hacer que sea más fácil decir no (y sí) cuando sea necesario.

Cómo decir que no (con citas de ejemplo)

Cuando te sientes nervioso sobre algo, contar con una estructura puede ser útil. En este caso, quizás simplemente quieras una manera rápida y fácil de decir no, para no dar tantas vueltas. Estas situaciones de ejemplo pueden ayudarte a decidir exactamente qué vas a decir cuando tengas que practicar el arte de decir que no.

Cuando te sientas realmente estancado, puedes utilizar una fórmula sencilla para enmarcar tu amable “no”:

Respuesta positiva + rechazo + solución alternativa 

Muchos de estos ejemplos son una variación de “No, pero…” o “Muchas gracias por pensar en mí”. Cómo verás, son adaptables. Puedes utilizar fragmentos de estas frases para elaborar tu respuesta perfecta, independientemente de quién te pregunte.

Cómo decirle que no a tu jefe

Esta suele ser la situación más difícil para las personas. Tal vez eres excelente para decir que no, hasta que tu jefe te pide algo. Esto es totalmente normal y, honestamente, es lo que se espera. Pero puedes aprender cómo responder cuando tienes que rechazar el pedido de tu jefe.

En primer lugar, recuerda que tu jefe no necesariamente tiene que saber todo en lo que estás trabajando. Así que, aunque te pida algo, eso no significa que lo priorice sobre tus otras tareas. Por ejemplo, digamos que estás trabajando en el brief de un proyecto que debe entregarse la próxima semana. Tienes un plazo ajustado, y el proyecto involucra a partes interesadas de diferentes departamentos que dependen de ti. Tu jefe no se da cuenta de todo el trabajo que tienes que hacer, y te pide que edites algunas plantillas nuevas por él. En este caso, puedes responder con una breve explicación de que no tienes suficiente tiempo esta semana, pero que con gusto podrás hacerlo una vez que se cumpla este plazo.

“Estas plantillas parecen un gran proyecto. En este momento, estoy centrado en terminar el brief de este proyecto, pero me encantaría trabajar en ellas después. ¿Podemos volver a hablar después de la presentación del próximo miércoles para establecer un nuevo plazo?”

Recuerda que también puede decirte que no. Si necesita las plantillas antes, tal vez pase este proyecto a otro miembro de tu equipo.

Cómo decirles que no a tus compañeros de trabajo

Decirles que no a tus compañeros de trabajo también puede ser complicado. Son tus compañeros de equipo y, a veces, tus amigos. Pero cuando te enfrentas al temido “Hola, ¿podemos hacer una breve llamada?” en un día ajetreado, es realmente útil aprender a decir que no amablemente.

Intenta responder algo como:

“¡Hola, (nombre)! Me encantaría charlar contigo sobre este tema, pero mi lista de tareas pendientes está repleta hoy. ¿Te parece bien que lo veamos mañana a primera hora? ¿O es algo que puedo responder con un breve email?”

Cómo decirle que no a tu cliente

Incluso si tienes una buena relación con tu cliente, es difícil ser honesto con él sobre las limitaciones. Pero es algo especialmente importante en los roles que tratan con el cliente, cuando tienes que estar “disponible” todo el tiempo. Por ejemplo, imagina que estás tratando de lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y tu vida personal. Tu cliente se comunica contigo fuera del horario laboral con una pregunta rápida que ambos saben que tardarías cinco minutos en responder. Podrías responder de esta manera:

“Gracias (nombre), te agradezco mucho que hayas acudido a mí con esta inquietud. Lo investigaré en cuanto me conecte al trabajo mañana por la mañana”.

Esto marca un límite: no puedes trabajar con él fuera del horario laboral. Pero también le demuestras que sigues siendo una fuente de apoyo y que vas a ayudarlo tan pronto como puedas. Si quieres ir un paso más allá, puedes establecer una respuesta automática para asegurarte de que no dejarás a tus clientes esperando y al mismo tiempo proteges tu tiempo libre.

Cómo decirle que no a alguien en tu vida personal

Para que realmente aprendas a poner límites y a decir que no, es importante que también lleves esta práctica a tu vida personal. Una vez más, esto puede ser un gran desafío. Por naturaleza, queremos hacer felices a las personas que nos importan, así que decir que no puede parecer aterrador y hacerte sentir vulnerable al principio. Por ejemplo, digamos que tu amigo quiere que te vayas de viaje con él y otros amigos para celebrar su cumpleaños. Pero aunque te preocupas por él y te gustaría ir, no puedes gastar todo ese dinero y tiempo en un cumpleaños. Podrías responder con algo así:

“¡Suena fabuloso! No creo que pueda ir, pero podemos reunirnos en otro momento para celebrarlo. ¿Estás libre el próximo fin de semana para que cenemos juntos?”

No significa “No, gracias”

A fin de cuentas, aprender a decir que no puede ayudarte a sentirte más seguro y menos abrumado en el trabajo. Demuestra a los gerentes que eres honesto y puede recordarles a los integrantes de tu equipo por qué acudieron a ti en primer lugar. Si sigues una estructura y utilizas estos consejos, puedes aprender a mejorar la forma de decir que no de manera profesional.