Cómo crear una plantilla de planificación diaria en 6 pasos

A menudo puede parecer que no te alcanzan las horas del día para hacer todo lo que quieres. Una buena recomendación es pensar en un día no como una sola unidad, sino como 24 bloques de una hora. Al separar cada bloque, puedes dedicar tiempo específico para trabajar, sociabilizar, comer y crear.

Cuando comprendas claramente cómo usas tu tiempo, no siempre sentirás que no te alcanza. Hoy, aprenderás la importancia de contar con un cronograma diario para la gestión del tiempo. Gracias a la planificación diaria, puedes prepararte para el éxito, incluso en los días en los que no te sientes tan productivo.

Pero primero, hablemos sobre tu agenda

A todos nos encanta tener una buena agenda en papel. Pero, seamos honestos, por más lindas que sean, las agendas físicas no tienen lo que se necesita para organizar tu vida.

Probablemente ya hayas experimentado los clásicos problemas de las agendas físicas: desorganización, letra apretada, no tienen suficiente espacio, no hay contexto y ni siquiera pensemos en perder la agenda.

La verdad es que la única forma de evitar confusión, desorganización e inconvenientes, es optar por una agenda o cronograma diario en línea.

A diferencia de una agenda diaria en papel, una aplicación para planificación de tareas tiene los siguientes beneficios:

• Puedes priorizar las tareas y los eventos

• Brinda espacio para el contexto

• Puedes compartirla con los miembros del equipo

• Siempre puedes acceder a ella en línea

• Te permite crear varios calendarios en un solo lugar

Si estás buscando una herramienta de planificación en línea, prueba Asana. Asana es una plataforma de gestión del trabajo que puede ayudarte a organizar el trabajo para que sepas qué es lo que debes hacer y para cuándo.

Cómo crear un cronograma diario en 6 pasos

Independientemente de la herramienta de planificación en línea que elijas, sigue estos seis pasos para crear un cronograma diario organizado y con encanto.

1. Haz una lista de las tareas pendientes

Antes de organizar tus tareas pendientes, primero tienes que hacer una lista de todo lo que debes hacer durante el día. Puedes agregar estas tareas una por una a tu aplicación de planificación de tareas para registrarlas, o usar una técnica como el método Getting Things Done (GTD) para registrar todo de forma sistemática. 

Incluye las tareas recurrentes en tu lista, como reuniones, ejercicio y citas. También incluye las tareas puntuales, como vencimientos o llamadas telefónicas. Puedes decidir cuán específica será tu lista de tareas. Por ejemplo, si quieres incluir “ir a almorzar” como una tarea recurrente para darle una estructura diaria, hazlo.

Consejo: Está bien si no conoces todas las tareas que tendrás que hacer durante la semana. Siempre puedes agregar más tareas pendientes a la lista a medida que surjan. 

2. Prioriza las tareas

No te preocupes si te sientes abrumado después de crear tu lista de pendientes. Se verá mucho más organizada cuando priorices el trabajo. Al hacerlo, obtendrás una idea más clara de qué debe hacerse y para cuándo. De ese modo, si parece que no podrás terminar todas las tareas un día determinado, puedes enfocarte en las que tienen mayor prioridad; en otras palabras, las que tendrán un mayor impacto.

Para priorizar tu trabajo, comienza marcando la prioridad de cada tarea como alta, media o baja. Puedes hacerte algunas preguntas como estas:

• ¿Qué tareas tienen plazos estrictos?

• ¿Qué tareas debo finalizar en días específicos?

• ¿Qué tareas me estresarán más si no las finalizo pronto?

• ¿Qué tareas quiero finalizar después?

• ¿Qué tareas pueden esperar?

Consejo: Si algunas tareas entran en conflicto entre sí, considera cuál es más urgente. Por ejemplo, si un proyecto es para un cliente y el otro es para tu jefe, entonces el proyecto del cliente probablemente tendrá prioridad. Cuando los plazos entran en conflicto, pide ayuda a los miembros del equipo y a tu gerente. Comprueba si hay algún trabajo que puedas delegar o postergar.

3. Anota las fechas límite

Asegúrate de que cada tarea de tu lista de pendientes en línea tenga una fecha límite. Si no estás seguro acerca de cuál debería ser la fecha límite, elige una que tenga sentido por ahora; después de todo, podrás actualizarla más adelante, si es necesario.

Al igual que las prioridades, las fechas límite indican qué tareas son más importantes y cuándo debes finalizar el trabajo. Sin fechas límite claras, es posible que accidentalmente no cumplas con un entregable, aunque hayas tenido mucho tiempo para trabajar en ello. De hecho, los procesos poco claros son el segundo factor que más contribuye al incumplimiento de los plazos.

Consejo: Las fechas límite no solo se aplican a proyectos laborales. Puedes crear tus propias fechas límite para las tareas personales con el objetivo de asumir responsabilidad. Por ejemplo, si planeas correr media maratón, deberías establecer plazos de entrenamiento para correr una determinada cantidad de kilómetros por semana. Al crear estas fechas límite, puedes estar seguro de que estarás en forma para el momento en que se realice la carrera. 

4. Identifica eventos recurrentes

Una vez que hayas anotado las fechas límite en tu lista de pendientes en línea, destaca cualquier evento que ocurra de forma recurrente. Puede tratarse de reuniones semanales de equipo, un club de lectura mensual o llamadas telefónicas con clientes.

Luego, usa el software de gestión de proyectos para programar los eventos recurrentes en tu cronograma diario. De esta manera, no tendrás que estar pendiente de reprogramar estas actividades cada semana o cada mes.

Consejo: Este también es un buen momento para realizar una auditoría rápida de los eventos recurrentes. ¿Hay algo de lo que haces regularmente que deberías dejar de hacer o delegarlo a alguien más? 

5. Ordena las tareas por tiempo, prioridad o fecha límite

El gran momento llegó: ahora debes analizar las tareas de tu lista de pendientes y ordenarlas por día y hora. También puedes ordenarlas según otras preferencias, como la prioridad o la fecha límite.

Cuando ordenes las tareas según lo que prefieras, ten en cuenta los pasos que realizaste anteriormente. Las tareas de mayor prioridad deben ir primero, mientras que las de menor prioridad pueden realizarse más tarde durante el día o la semana. Distribuye los eventos recurrentes en la plantilla de tu calendario según corresponda. A medida que tu lista de pendientes se reduzca, tu agenda diaria se llenará.

Consejo: Puedes cambiar tu lista de tareas pendientes a la vista de calendario para ver cuán completo quedó tu día. Si el cronograma parece demasiado lleno, puedes agregar un paso extra en el proceso de planificación. Elimina las tareas que consideres innecesarias para que te quede un poco de tiempo para descansar o realizar algún cambio que sea necesario.

6. Conserva la flexibilidad

Ahora que ya tienes una idea clara de cómo se verá tu cronograma diario, puedes ponerte a trabajar. Es importante que conserves la flexibilidad a lo largo del día y la semana porque, probablemente, los eventos del cronograma no se desarrollarán exactamente como lo planeaste.

Lo mejor de tener una agenda digital es que planificar las tareas se vuelve más fácil y realizar cambios futuros es menos tedioso. La vida es impredecible y difícil de controlar. Los clientes cambian los plazos y las reuniones semanales de los lunes pueden pasar a los miércoles. Estos cambios serán menos estresantes si puedes ajustar tu calendario diario con tan solo hacer clic en un botón.

Consejo: Puedes usar un software de gestión de proyectos como una herramienta de planificación independiente. La mayoría de los tipos de software de gestión de proyectos se centran en la organización, la personalización y la visualización. Si aprovechas estas funciones, podrás crear un cronograma diario que sea funcional y flexible. 

Plantilla de planificación diaria

Puedes usar la siguiente plantilla de planificación diaria cuando tengas que organizar tu lista de tareas pendientes. Si vas a crear una plantilla de planificación semanal, copia esta plantilla para cada día de la semana.

Si bien esta plantilla de planificación diaria usa bloques de tiempo generales, puedes hacer que tu cronograma sea más detallado si así lo deseas. Por ejemplo, puedes asignar la Tarea 1 entre las 7:00 y las 7:30 para practicar la meditación matutina. Una plantilla por hora puede ayudarte a formar buenos hábitos y hacerte responsable de tus objetivos.

3 formas de organizar tu cronograma diario

Existen varias formas de organizar tu cronograma diario. Quizás prefieras centrarte en un marco de tiempo en el que trabajas, o puedes decidir orientarte más a las tareas. Considera las siguientes opciones:

Por hora

Tradicionalmente los cronogramas diarios se organizan por hora. Para crear un cronograma por hora, sigue los pasos anteriores y asigna horarios a las tareas importantes. Este tipo de cronograma aporta una estructura clara para cada parte del día. Además, también puedes incluir las obligaciones que no pertenezcan al trabajo, como una cita personal con el médico después del horario laboral.

Por prioridad

Si prefieres un cronograma diario sin horarios, puedes hacer una lista de tus tareas por prioridad y trabajar a partir de esta lista a lo largo del día. Puede parecer una simple lista de tareas pendientes, pero aún tendrás que tener en cuenta las prioridades de cada día. Por ejemplo, tus prioridades cambiarán en función de las reuniones, los recados, los eventos y las citas que se lleven a cabo cada día.

A continuación, verás un cronograma diario organizado por prioridad a través del software de gestión del trabajo de Asana:

Por fecha límite

Organizar tu cronograma por fecha límite puede darle un sentido de urgencia a tu día. Al ver qué proyectos deben entregarse, sabrás qué debe ir primero en tu agenda personal. Al igual que tu lista de prioridades, la lista de fechas límite cambiará cada día. Todas las mañanas, deberás evaluar la lista y agregar cualquier evento recurrente o compromiso puntual.

¿Por qué es importante contar con un cronograma diario?

Crear un cronograma diario es mucho más que describir las tareas para el día. Este recurso puede ayudarte a mejorar tu mentalidad, prepararte para los próximos eventos y establecer el tono de cómo se desarrollará el resto de la semana.

Estos son algunos beneficios de contar con un cronograma diario:

• Forma buenos hábitos

• Crea estructura

• Evita la procrastinación

• Aumenta la productividad

• Reduce el estrés

• Ahorra tiempo

• Mejora Ia concentración

Hay investigaciones que demuestran que las rutinas benefician nuestro bienestar. “La realización de actividades rutinarias reduce el estrés al hacer que la situación parezca más controlable y predecible”, afirma Indumathi Bendi, M.D., médica de atención primaria en Piedmont. “La preparación es clave para prevenir el estrés”.

Domina tu tiempo con un cronograma diario

Elaborar un cronograma diario es una excelente manera de dominar la gestión de tu tiempo y sentir que tienes un mayor control de tu vida. Con la ayuda de un planificador diario adecuado, aportarás estructura a tu día y aún tendrás la flexibilidad de hacer cambios en caso de que sea necesario.

Cuando usas un software de gestión de proyectos, no tienes que elegir cómo vas a organizar tu cronograma. Si quieres verlo organizado por fecha límite o prioridad, simplemente cambia entre estas opciones en la parte superior de la página. También puedes ver tu cronograma como un calendario mensual y colaborar con los demás miembros del equipo en sus calendarios.