Qué es un planificador diario y cómo crear uno con plantillas personalizables

Seguro que has tenido alguna vez un día de esos en los que sientes que el tiempo simplemente se te escapa de las manos y no puedes hacer todo lo que deseas. Aquí va un buen consejo: en lugar de ver el día como una unidad inabarcable, divídelo en 24 bloques de una hora. Esto te permitirá asignar tiempo específico para trabajar en tus responsabilidades, disfrutar de la compañía de tus seres queridos, saborear tus comidas con calma y, por supuesto, liberar tu creatividad.

Al ver el tiempo distribuido en unidades más pequeñas, la presión de las jornadas abrumadoras disminuirá automáticamente. En este artículo, explicaremos la importancia de implementar un planificador diario para la gestión del tiempo. La planificación diaria te permitirá estar mejor preparado para alcanzar el éxito, incluso en esos días en los que la productividad parece que se nos escurra de las manos. ¡Así que, vamos allá!

¿Qué es un planner diario?

Un planificador o planner diario es una herramienta esencial para la gestión del tiempo y la organización personal. Se trata de un recurso que te permite dividir tu día en secciones, generalmente horas, y asignar tareas, eventos y objetivos a cada una. Esto crea una estructura y un enfoque para tu jornada, ayudándote a maximizar la productividad y la eficiencia. 

Ya sea en formato físico o digital, un planificador diario se convierte en tu aliado para mantener un seguimiento de lo que necesitas hacer y te proporciona un control sobre cómo utilizas tu tiempo. Es una brújula que te guía a lo largo del día, permitiéndote organizar, priorizar y realizar un seguimiento de tus actividades para alcanzar tus metas y objetivos con éxito.

Un planificador diario generalmente incluye secciones donde puedes:

• Establecer Metas Diarias: Define tus objetivos clave para el día, lo que te permite enfocarte en lo más importante.

• Crear una Lista de Tareas: Enumera todas las tareas que deseas realizar y asígnales prioridades.

• Programar Horarios: Asigna horas específicas para cada tarea o actividad, lo que te brinda una estructura temporal clara.

• Registrar Eventos y Compromisos: Anota reuniones, citas y otros compromisos importantes.

• Hacer Seguimiento: A medida que avanzas en el día, puedes marcar tareas completadas y tomar notas adicionales si es necesario.

• Reflexionar y Evaluar: Al final del día, algunos planificadores diarios incluyen secciones para reflexionar sobre lo logrado y lo que se podría mejorar.

Un planificador diario es una herramienta versátil que puede adaptarse a tus necesidades personales y profesionales. Independientemente de si prefieres la versión impresa o una aplicación en línea, un planificador diario puede ser tu aliado en la búsqueda de una vida más organizada y productiva.

Planificador online o agenda física. ¿Cuál es mejor?

A todos nos encanta la sensación de tener una bonita agenda en papel. Sin embargo, seamos honestos, aunque son encantadoras, las agendas físicas a menudo se quedan cortas a la hora de organizar nuestra vida.

Es probable que ya hayas experimentado los problemas típicos que conllevan las agendas físicas: desorden, espacio limitado, letras pequeñas y, lo peor de todo, el temor de perderla.

La verdad es que la mejor manera de evitar la confusión, el desorden y los inconvenientes es optar por una agenda o un planificador en línea. Estas herramientas te brindan la flexibilidad y el espacio que necesitas para organizar tu vida de manera eficaz.

A diferencia de una agenda en papel, una aplicación para planificación de tareas tiene los siguientes beneficios:

• Puedes priorizar las tareas y los eventos

• Brinda espacio para el contexto

• Puedes compartirla con los miembros del equipo

• Siempre puedes acceder a ella en línea

• Te permite crear varios calendarios en un solo lugar

Si estás buscando una herramienta de planificación en línea, prueba Asana. Asana es una plataforma de gestión del trabajo que puede ayudarte a organizar el trabajo para que sepas qué es lo que debes hacer y para cuándo.

¿Cómo hacer un planificador diario? Guía paso a paso

Independientemente de la herramienta de planificación en línea que elijas, sigue estos seis pasos para crear un planificador diario organizado y con encanto.

1. Haz una lista de las tareas pendientes

Antes de organizar tus tareas pendientes, primero tienes que hacer una lista de todo lo que debes hacer durante el día. Puedes agregar estas tareas una por una a tu aplicación de planificación de tareas para registrarlas, o usar una técnica como el método Getting Things Done (GTD) para registrar todo de forma sistemática. 

Incluye las tareas recurrentes en tu lista, como reuniones, ejercicio y citas. También incluye las tareas puntuales, como vencimientos o llamadas telefónicas. Puedes decidir cuán específica será tu lista de tareas. Por ejemplo, si quieres incluir “ir a almorzar” como una tarea recurrente para darle una estructura diaria, hazlo.

Consejo: Está bien si no conoces todas las tareas que tendrás que hacer durante la semana. Siempre puedes agregar más tareas pendientes a la lista a medida que surjan. 

2. Prioriza las tareas

No te preocupes si te sientes abrumado después de crear tu lista de tareas pendientes. Se verá mucho más organizada cuando priorices el trabajo. Al hacerlo, obtendrás una idea más clara de qué debe hacerse y para cuándo. De ese modo, si parece que no podrás terminar todas las tareas un día determinado, puedes enfocarte en las que tienen mayor prioridad; en otras palabras, las que tendrán un mayor impacto.

Para priorizar tu trabajo, comienza marcando la prioridad de cada tarea como alta, media o baja. Puedes hacerte algunas preguntas como estas:

• ¿Qué tareas tienen plazos estrictos?

• ¿Qué tareas debo finalizar en días específicos?

• ¿Qué tareas me estresarán más si no las finalizo pronto?

• ¿Qué tareas quiero finalizar después?

• ¿Qué tareas pueden esperar?

Consejo: Si algunas tareas entran en conflicto entre sí, considera cuál es más urgente. Por ejemplo, si un proyecto es para un cliente y el otro es para tu jefe, entonces el proyecto del cliente probablemente tendrá prioridad. Cuando los plazos entran en conflicto, pide ayuda a los miembros del equipo y a tu gerente. Comprueba si hay algún trabajo que puedas delegar.

3. Anota las fechas límite

Asegúrate de que cada tarea de tu lista de pendientes en línea tenga una fecha límite. Si no estás seguro acerca de cuál debería ser la fecha límite, elige una que tenga sentido por ahora; después de todo, podrás actualizarla más adelante, si es necesario.

Al igual que las prioridades, las fechas límite indican qué tareas son más importantes y cuándo debes finalizar el trabajo. Sin fechas límite claras, es posible que accidentalmente no cumplas con un entregable, aunque hayas tenido mucho tiempo para trabajar en ello. De hecho, los procesos poco claros son el segundo factor que más contribuye al incumplimiento de los plazos.

Consejo: Las fechas límite no sólo se aplican a proyectos laborales. Puedes crear tus propias fechas límite para las tareas personales con el objetivo de asumir responsabilidad. Por ejemplo, si planeas correr media maratón, deberías establecer plazos de entrenamiento para correr una determinada cantidad de kilómetros por semana. Al crear estas fechas límite, puedes estar seguro de que estarás en forma para el momento en que se realice la carrera. 

4. Identifica eventos recurrentes

Una vez que hayas anotado las fechas límite en tu lista de pendientes en línea, destaca cualquier evento que ocurra de forma recurrente. Puede tratarse de reuniones semanales de equipo, un club de lectura mensual o llamadas telefónicas con clientes.

Luego, usa el software de gestión de proyectos para programar los eventos recurrentes en tu planificador diario. De esta manera, no tendrás que estar pendiente de estas actividades cada semana o cada mes.

Consejo: Este también es un buen momento para realizar una auditoría rápida de los eventos recurrentes. ¿Hay algo de lo que haces regularmente que deberías dejar de hacer o delegarlo a alguien más? 

5. Ordena las tareas por tiempo, prioridad o fecha límite

El gran momento llegó: ahora debes analizar las tareas de tu lista de pendientes y ordenarlas por día y hora. También puedes ordenarlas según otras preferencias, como la prioridad o la fecha límite.

Cuando ordenes las tareas según lo que prefieras, ten en cuenta los pasos que realizaste anteriormente. Las tareas de mayor prioridad deben ir primero, mientras que las de menor prioridad pueden realizarse más tarde durante el día o la semana. Distribuye los eventos recurrentes en la plantilla de tu calendario según corresponda. A medida que tu lista de pendientes se reduzca, tu agenda diaria se llenará.

Consejo: Puedes cambiar tu lista de tareas pendientes a la vista de calendario para ver cuán completo quedó tu día. Si el planificador diario parece demasiado lleno, puedes agregar un paso extra en el proceso de planificación. Elimina las tareas que consideres innecesarias para que te quede un poco de tiempo para descansar o realizar algún cambio que sea necesario.

6. Conserva la flexibilidad

Ahora que ya tienes una idea clara de cómo se verá tu planificador diario, puedes ponerte a trabajar. Es importante que conserves la flexibilidad a lo largo del día y la semana porque, probablemente, los eventos del cronograma no se desarrollarán exactamente como lo planeaste.

Lo mejor de tener una agenda digital es que planificar las tareas se vuelve más fácil y realizar cambios futuros es menos tedioso. La vida es impredecible y difícil de controlar. Los clientes cambian los plazos y las reuniones semanales de los lunes pueden pasar a los miércoles. Estos cambios serán menos estresantes si puedes ajustar tu calendario diario con tan solo hacer clic en un botón.

Consejo: Puedes usar un software de gestión de proyectos como una herramienta de planificación independiente. La mayoría de los tipos de software de gestión de proyectos se centran en la organización, la personalización y la visualización. Si aprovechas estas funciones, podrás crear un planificador diario que sea funcional, flexible y minimalista. 

¿Qué poner en un planificador diario?

Un planificador diario es una herramienta poderosa que te ayuda a organizar tus actividades, maximizar tu productividad y asegurarte de que no se te escape ningún compromiso importante a lo largo del día. Al crear un planificador diario efectivo, es fundamental incluir ciertos elementos clave para que sea realmente útil. Aquí te presentamos una lista de lo que debes poner en un planificador semanal, con una descripción detallada de cada elemento:

Fecha: Incluye la fecha en la parte superior de la página para que puedas identificar fácilmente el día al que corresponde tu planificación.

Lista de tareas: Dedica un espacio para enumerar las tareas que debes completar durante el día. Anota todas las tareas que tienes en mente, tanto las grandes como las pequeñas.

Prioridades: Junto a cada tarea, asigna una prioridad o etiqueta, como "alta", "media" o "baja". Esto te ayudará a centrarte en las tareas más importantes y urgentes.

Horario: Divide tu día en bloques de tiempo. Asigna horas específicas para las actividades si es posible. Esto te ayudará a programar tu día de manera más eficiente.

Notas: Deja un espacio para anotaciones adicionales o recordatorios que no están vinculados directamente a una tarea. Puedes utilizar este espacio para ideas, pensamientos o información relevante.

Objetivos: Establece metas diarias claras y concisas. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo de tiempo definido (conocidos como objetivos SMART).

Lista de contactos: Si tienes que comunicarte con personas específicas durante el día, anota sus nombres y números de teléfono o direcciones de correo electrónico.

Citas y eventos: Registra todas las citas, reuniones y eventos importantes que tengas programados para el día, junto con la hora y la ubicación.

Seguimiento de hábitos: Si estás trabajando en el desarrollo de hábitos, puedes incluir una sección para hacer un seguimiento diario de tu progreso en esos objetivos.

Espacio para reflexión: Al final del día o al comienzo del siguiente, puedes reservar un espacio para reflexionar sobre lo que funcionó bien, lo que no funcionó y las lecciones aprendidas. Esto te ayudará a mejorar tu planificación en el futuro.

Planificación anticipada: Algunas personas también encuentran útil reservar una sección al final del planificador para listar las tareas que deben realizarse en los días siguientes, de modo que puedan tener una visión general de sus responsabilidades a futuro.

Recuerda que un planificador diario es una herramienta personalizable, por lo que puedes ajustarlo según tus necesidades y preferencias. Lo importante es que te ayude a mantener el control de tus actividades diarias y a ser más productivo. 

¿Cómo se hace un planificador diario? Plantilla descargable para una mejor gestión del tiempo

La gestión efectiva del tiempo comienza con la creación de un planificador diario sólido. A continuación, te ofrecemos una plantilla descargable que puedes utilizar para organizar tus tareas pendientes y optimizar tu productividad diaria. 

Esta plantilla de planificación semanal te proporciona una estructura eficaz que te ayudará a aprovechar al máximo cada día. Si necesitas planificar para toda la semana, simplemente replica esta plantilla para cada día de la semana y estarás en camino hacia una mejor gestión de tu tiempo. ¡Descárgala ahora y comienza a organizar tu día de manera eficiente!

Si bien esta plantilla de planificación diaria usa bloques de tiempo generales, puedes hacer que tu planificador diario sea más detallado si así lo deseas. Por ejemplo, puedes asignar la Tarea 1 entre las 7:00 y las 7:30 para practicar la meditación matutina. Una plantilla por hora puede ayudarte a formar buenos hábitos y hacerte responsable de tus objetivos.

3 formas de organizar tu planner diario

Existen varias formas de organizar tu planificador diario. Quizás prefieras centrarte en un marco de tiempo en el que trabajas, o puedes decidir orientarte más a las tareas. Considera las siguientes opciones:

Por hora

Tradicionalmente los planificadores diarios se organizan por hora. Para crear un planificador diario por hora, sigue los pasos anteriores y asigna horarios a las tareas importantes. Este tipo de planificador diario aporta una estructura clara para cada parte del día. Además, también puedes incluir las obligaciones que no pertenezcan al trabajo, como una cita personal con el médico después del horario laboral.

Por prioridad

Si prefieres un planificador diario sin horarios, puedes hacer una lista de tus tareas por prioridad y trabajar a partir de esta lista a lo largo del día. Puede parecer una simple lista de tareas pendientes, pero aún tendrás que tener en cuenta las prioridades de cada día. Por ejemplo, tus prioridades cambiarán en función de las reuniones, los recados, los eventos y las citas que se lleven a cabo cada día.

A continuación, verás un planificador diario organizado por prioridad a través del software de gestión del trabajo de Asana:

Por fecha límite

Organizar tu planificador diario por fecha límite puede darle un sentido de urgencia a tu día. Al ver qué proyectos deben entregarse, sabrás qué debe ir primero en tu agenda personal. Al igual que tu lista de prioridades, la lista de fechas límite cambiará cada día. Todas las mañanas, deberás evaluar la lista y agregar cualquier evento recurrente o compromiso puntual.

¿Por qué es importante contar con un planning diario?

Crear un planner diario es mucho más que describir las tareas para el día. Este recurso puede ayudarte a mejorar tu mentalidad, prepararte para los próximos eventos y establecer el tono de cómo se desarrollará el resto de la semana.

Estos son algunos beneficios de contar con un cronograma diario:

• Forma buenos hábitos

• Crea estructura

• Evita la procrastinación

• Aumenta la productividad

• Reduce el estrés

• Ahorra tiempo

• Mejora Ia concentración

Hay investigaciones que demuestran que las rutinas benefician nuestro bienestar. “La realización de actividades rutinarias reduce el estrés al hacer que la situación parezca más controlable y predecible”, afirma Indumathi Bendi, M.D., médica de atención primaria en Piedmont. “La preparación es clave para prevenir el estrés”.

Domina tu tiempo con un planificador diario

Elaborar un planificador diario es una excelente manera de dominar la gestión de tu tiempo y sentir que tienes un mayor control de tu vida. Con la ayuda de un planificador diario adecuado, aportarás estructura a tu día y aún tendrás la flexibilidad de hacer cambios en caso de que sea necesario.

Cuando usas un software de gestión de proyectos, no tienes que elegir cómo vas a organizar tu planner. Si quieres verlo organizado por fecha límite o prioridad, simplemente cambia entre estas opciones en la parte superior de la página. También puedes ver tu planificador como un calendario mensual y colaborar con los demás miembros del equipo en sus calendarios.