Etiqueta de negocios: 16 consejos para profesionales de negocios

En el mundo de los negocios, existen diferentes perspectivas cuando se trata del contacto visual, el lenguaje corporal, el código de vestimenta y los modales en la mesa, por nombrar algunos ejemplos. Si bien en los últimos tiempos la cultura empresarial se ha vuelto más informal, sigue siendo importante seguir las reglas comunes de cortesía. En este artículo, explicaremos qué es la etiqueta de negocios y algunos de los principios básicos que debes conocer.

¿Qué es la etiqueta de negocios?

La etiqueta de negocios es un tipo de comportamiento que se espera de los miembros del equipo para mantener la imagen de la empresa y el respeto mutuo. La etiqueta de negocios puede variar según la cultura. Sin embargo, cuando todos entienden y siguen un conjunto específico de estándares, se puede crear un sentido de unidad.

La etiqueta de negocios a veces está implícita, pero en la mayoría de los casos, los miembros del equipo acuerdan las reglas básicas para que todos presenten una imagen cohesiva. Cuando los miembros del equipo siguen la etiqueta de negocios, se genera una comunicación efectiva en el lugar de trabajo.

¿Cuáles son los 5 principios básicos de la etiqueta de negocios?

Los conceptos básicos de la etiqueta de negocios varían según la cultura, y comprenderla puede resultar particularmente desafiante si trabajas para una empresa con una cultura diferente a la tuya. Sin embargo, existen algunas reglas universales que podrán ayudarte a mantener el statu quo a medida que aprendes las dinámicas de grupo particulares y las reglas de equipo en tu empresa.

Adquirir estas cinco reglas de cortesía pueden ayudarte a dar una buena primera impresión y mostrar respeto por los miembros de tu equipo.

1. Sé puntual

Ya sea que asistas a una entrevista o a una reunión diaria de actualización, la puntualidad en un entorno de trabajo es una muestra de respeto por los tiempos de tus compañeros. Si la puntualidad no es un elemento que hayas priorizado en el pasado, te recomendamos repasar algunos de los consejos de gestión del tiempo para mantenerte organizado y al tanto de tu lista de tareas pendientes.

Las reglas de puntualidad varían según la cultura. En algunos lugares, por ejemplo, es normal llegar siempre un poco tarde. En caso de duda, sé siempre puntual y adapta tu comportamiento en caso de ser necesario.

2. Saluda a tu equipo

Saludar a otros miembros es una etiqueta de negocios importante tanto para entornos de trabajo formales como informales. Si alguien entra a la habitación en una cena o reunión de negocios, salúdalo adecuadamente, ya sea con un apretón de manos o siguiendo alguna costumbre local.

Esta misma regla se aplica si trabajas de forma remota y asistes a las reuniones diarias de Zoom. Es posible que no tengas que estar frente a la cámara en todas las reuniones de negocios, pero es importante hablar y tomarse el tiempo para saludar a los miembros de tu equipo para que todos sepan que estás escuchando y que los tienes en cuenta.

3. Vístete correctamente

La vestimenta adecuada es subjetiva y dependerá de si trabajas en una oficina o de forma remota. Algunas empresas que trabajan en la oficina todos los días requieren que todos se vistan con un atuendo de negocios ya que dedican gran parte del tiempo a interactuar con los clientes u otras partes interesadas. Otras empresas que trabajan en un entorno híbrido pueden alentar a los miembros del equipo a vestirse de manera informal para una mayor comodidad y productividad.

Si no estás seguro de cuál es la vestimenta de negocios adecuada, pídele consejos a tu gerente o supervisor. Es muy normal sentirse inseguro antes de comenzar un trabajo nuevo, pero no dudes en enviar un email rápido antes del primer día para familiarizarte más con los estándares de la oficina. También, puedes intentar recordar tu entrevista y la ropa que vestían los empleados para poder vestirte acorde.

4. Respeta los espacios compartidos

Incluso si trabajas de forma remota, puedes ir ocasionalmente a la oficina o compartir espacios virtuales con los miembros de tu equipo. Las áreas comunes que puedes compartir con los miembros del equipo en la oficina suelen ser la cocina, los baños, la sala de impresión y fotocopiadora, y el área de descanso. Los espacios virtuales que puedes compartir incluyen carpetas de Google Drive o un software de gestión de proyectos.

La forma en que trates los espacios compartidos representa como eres como profesional, por lo que es importante que etiquetes los archivos correctamente, mantengas todo organizado y respetes a los demás usuarios de estos espacios. La etiqueta de negocios también se aplica a los espacios compartidos, ya sea que dejes todo ordenando luego de hacer uso de un espacio o sigas los procesos determinados por la empresa para los espacios virtuales.

5. Desarrolla tu inteligencia emocional

La inteligencia emocional es la capacidad de reconocer, regular y comprender tanto nuestras emociones como las de los demás. Las personas con alta inteligencia emocional saben empatizar con los miembros del equipo y superar los desafíos. Si bien la inteligencia emocional no es exactamente una regla de la etiqueta de negocios, sin dudas te ayudará en el trabajo, sin importar los conflictos que surjan.

Por ejemplo, supongamos que tienes tareas atrasadas en el trabajo y tu jefe de repente te asigna un proyecto importante y urgente. Gracias a tus habilidades de inteligencia emocional, podrás hablar con tu gerente para comprender la prioridad que tiene dicho trabajo. Como ya estás atrasado con otros trabajos, puedes expresar tu preocupación acerca de la sobrecarga de trabajo y tratar de encontrar juntos una solución para ver qué tareas son menos urgentes y cuáles puedes posponer o delegar.

Etiqueta de negocios para trabajadores remotos

La definición y las prácticas de la etiqueta de negocios han cambiado mucho debido al gran crecimiento de los equipos virtuales. En persona, seguramente debas usar la vestimenta adecuada y saludar con un apretón de manos firme y cortés. Pero cuando trabajas de forma remota, necesitas conocer los conceptos de etiqueta básicos para las comunicaciones a través del email, el teléfono y las videollamadas.

Etiqueta para el email y las comunicaciones de equipo

Redactar un email o comunicarte con tu equipo a través de herramientas como Slack o Asana puede parecer bastante sencillo. Sin embargo, la comunicación empresarial en línea es diferente a la comunicación en persona. Ten en cuenta los siguientes consejos acerca de las etiquetas para email y para las comunicaciones en línea.

• Revisa: Revisar los emails que redactas es una regla estricta que no debes pasar por alto nunca. Si bien tu email o plataforma de gestión de proyectos puede tener una herramienta de corrección de texto incorporada, es importante que revises los emails antes de enviarlos, para estar completamente seguro.

• Sé amable y profesional: Aunque no estés hablando con el destinatario de tu email en persona, tu tono de voz se verá reflejado en tus palabras. Es importante mostrar amabilidad y profesionalismo en tu redacción. Por ejemplo, puedes usar frases como “Espero que...”, “Gracias por...”, “Este es un recordatorio rápido...”, “Avísame...”, “Aguardo tu respuesta”, etc.

• Responde de manera oportuna: Siempre que otro miembro del equipo o cliente se comunica contigo, lo hace por un motivo específico. El email y la etiqueta de comunicación adecuados significa responder a las personas de manera oportuna, incluso si eso significa configurar una respuesta automática para cuando estés fuera de la oficina. Si bien no necesitas responder inmediatamente, intenta responder como máximo en uno o dos días hábiles.

• Sé breve: Ser conciso en la redacción de tu email te ayudará a transmitir mejor tu mensaje y ahorrarle tiempo al destinatario. Si el propósito principal de tu mensaje se pierde en un email extenso, es menos probable que el destinatario responda de la manera que esperas. 

Recuerda que el contenido y tono del email pueden variar dependiendo del destinatario. Por ejemplo, si te comunicas con otros miembros del equipo a través de Asana y Slack, puedes escribir en un tono más informal, mientras que los emails a los clientes deben ser más formales.

Etiqueta para llamadas telefónicas

La comunicación empresarial a menudo se realiza de forma telefónica. Cuando te comuniques con clientes o socios comerciales por teléfono, ten en cuenta las siguientes etiquetas:

• No llames sin avisar: En el mundo de los negocios, todos tienen un horario específico que deben respetar, ya sea que trabajen en torno a un cronograma de proyecto estricto o deban priorizar una gran carga de trabajo. Cuando necesites comunicarte con alguien por teléfono, envíale primero un email para programar tu llamada. Llamar sin previo aviso puede considerarse de mala educación ya que es posible que el destinatario de la llamada no esté preparado para hablar contigo. 

• Usa un tono razonable y sé claro: Es importante usar el tono de voz correcto durante las llamadas telefónicas del trabajo. Deberás mantener un tono cortés al hablar con los miembros del equipo o los clientes, y también ser consciente del volumen y la claridad con la que hablas. Si hablas demasiado alto o demasiado bajo durante una llamada profesional, es posible que el destinatario no reciba tu mensaje de la manera correcta. El tono y la manera de expresarse también pueden variar según la cultura, por lo que es importante tener en cuenta la inteligencia cultural al momento de hablar por teléfono.

• Transmite el mensaje sin demora: Al igual que con los emails de trabajo, es importante responder a la brevedad los mensajes de voz recibidos. Puedes recibir emails de miembros del equipo o clientes que soliciten programar llamadas telefónicas. Responde rápidamente estos correos detallando tu disponibilidad para realizar la llamada. 

• Crea un buzón de voz profesional: Crear un buzón de voz profesional para cuando no estés disponible es una etiqueta de negocios muy conveniente ya que permite a las personas saber quién eres, a qué te dedicas y por qué no estás disponible. Luego, podrán dejarte mensajes que expliquen el motivo de su llamada. 

Etiqueta para videoconferencias

Las videoconferencias son uno de los métodos más populares para conectarte con los equipos remotos, ya que te ofrecen la ventaja de poder hablar con varios miembros de tu equipo en tiempo real. Por lo tanto, es importante conocer algunas reglas básicas de etiqueta sobre las videoconferencias.

• Silencia tu micrófono: Uno de los mayores inconvenientes que enfrentan los miembros del equipo durante las videollamadas es el ruido de fondo que proviene de los participantes que no están hablando. Esto tiene una solución simple: silencia tu micrófono si no eres tú el que habla para garantizar que otros puedan tener toda la atención de la sala virtual. 

• Participa con el cuerpo: Durante una videollamada, los demás pueden ver cómo interactúas de forma no verbal con el orador. Si miras hacia abajo o estás demasiado relajado en tu asiento, puedes enviar el mensaje de que no estás interesado en la conversación. Siéntate con la espalda recta, mira atentamente y usa el lenguaje no verbal para demostrar al orador que estás involucrado y prestando atención.

• No interrumpas: Interrumpir a alguien en una videollamada puede resultar bastante molesto. La tecnología no siempre puede responder correctamente cuando varias personas intentan hablar en una videollamada, por lo que las interrupciones pueden generar problemas técnicos y confusión en todos los involucrados.

• Vístete correctamente: Seguramente durante las videollamadas solo se pueda visualizar el atuendo que tienes de la cintura para arriba, pero aún así es importante que te vistas adecuadamente. Tu vestimenta debe seguir el código de vestimenta de la empresa. También es importante cuidar de tu higiene personal cuando te sientes frente a la cámara. 

Si trabajas desde casa es posible que interactúes poco con los miembros del equipo y los clientes en persona, pero no olvides que las interacciones virtuales también dejan impresiones duraderas. En caso de duda, compórtate exactamente como lo harías en una conversación cara a cara.

Mejora las comunicaciones del equipo con las etiquetas de negocios

El objetivo de la etiqueta de negocios es presentar una imagen cohesiva de la empresa, fomentar el respeto mutuo por los miembros del equipo y mejorar las comunicaciones en el trabajo. Cuando los equipos se comunican de manera efectiva, trabajan mejor.

La comunicación efectiva no se detiene ahí. Un software puede ayudar a tu equipo a trabajar juntos para cumplir con los plazos y alcanzar los objetivos. Con un software de comunicación para equipos, puedes facilitar y mejorar la comunicación entre los miembros del equipo al garantizar que todos reciban la información correcta en el momento adecuado.