Lenkungsausschuss: Aufgaben und Funktionen im Projektmanagement!

Bei der Planung und Koordination eines Projekts gibt es viele verschiedene Aspekte, die zu berücksichtigen sind. Gerade aber wenn Sie ein Projekt für einen Auftraggeber durchführen, ist eine Kommunikation und Absprache mit diesem Auftraggeber unabdingbar. Denn nur so lässt sich sicherstellen, dass die Aufgaben zielgerecht durchgeführt werden.

Die ideale Möglichkeit für diese Kommunikation wäre der Lenkungsausschuss. Dieser ist quasi die Schnittstelle zwischen der Kommunikation und der Planung, zwischen dem Projektteam und dem Auftraggeber bzw. der Unternehmensführung. Was genau der Lenkungsausschuss ist, welche verschiedenen Definitionen es dafür gibt und welche Aufgaben dieser erfüllt, all das erfahren Sie hier. Wir zeigen Ihnen alles Wichtige zum Lenkungsausschuss im Überblick!

Was ist ein Lenkungsausschuss?

Der Lenkungsausschuss ist grob definiert als die höchste Entscheidungsinstanz eines Projekts. Der Lenkungsausschuss, auf Englisch auch Steering Committee genannt, verbindet hierbei die Projektorganisation mit der Unternehmensführung bzw. dem Auftraggeber. Das Gremium begleitet das Projektmanagement, unterstützt die Projektleiter und hilft dabei, die Ziele auf dem idealen Weg zu erreichen.

Hierzu muss jedoch gesagt werden, dass es zum Lenkungsausschuss mehrere Definitionen gibt. Diese bezeichnen im Grunde genommen zwei verschiedene Arten, auf die wir hier noch näher eingehen möchten:

1. Lenkungsausschuss für ein einzelnes Projekt

Die erste Definition wäre der sogenannte Projektlenkungsausschuss. Hiermit ist das oberste Entscheidungsgremium in der Organisation eines einzelnen Projekts gemeint. Hier sollen die Interessen aller Stakeholder und Projektbeteiligten vertreten werden. 

Der Vorsitzende in diesem Lenkungsausschuss ist der Auftraggeber bzw. der Projektverantwortliche des Auftraggebers. Dieser trifft die Entscheidungen im Steering Committee. Die anderen Mitglieder sind Vertreter für die jeweiligen Stakeholder, die an dem Projekt beteiligt sind. Diese haben im Steering Committee eine beratende Funktion für den Vorsitzenden. 

Kurz zusammengefasst hat ein Projektlenkungsausschuss folgende Funktionen zu erfüllen:

• Ressourcenplanung: Der Lenkungsausschuss hat einen Einfluss auf die Budget- und Ressourcenplanung für das Projekt. Wenn etwa Konflikte auftreten, muss das Steering Committee hierfür eine geeignete Lösung finden.

• Strategische Ausrichtung: Die Projekte müssen so ausgerichtet werden, dass sich die Projektziele an die übergeordneten Unternehmensziele anpassen. Hierfür ist ebenfalls das Steering Committee zuständig.

• Wahl der Projektleitung: Das Gremium entscheidet über die Projektleitung und eventuell auch über das Team, welches für die Umsetzung des Projekts verantwortlich ist.

• Überwachung und Kontrolle: Das Steuerungsgremium muss laufend an die Stakeholder berichten. Daher müssen diese auch laufend den Projektfortschritt und die Projektergebnisse überwachen. Dies beinhaltet auch ein optimales Risikomanagement.

Später werden wir uns noch genauer mit dem Lenkungsausschuss für einzelne Projekte genauer beschäftigen. Diese werden am häufigsten im klassischen Projektmanagement eingesetzt.

2. Lenkungsausschuss für Projektportfolio

In einem der Standardwerke der GPM wir der Lenkungsausschuss jedoch nicht als Gremium für einzelne Projekte, sondern für das gesamte Projektportfolio definiert. Das Steering Committee ist hier also nicht nur für einzelne, sondern gleich für mehrere Projekte zuständig.

In diesem Fall hat das Steering Committee auch einen anderen Organisationsaufbau. Denn die Mitglieder des Lenkungsausschusses sind hier Personen aus der Unternehmensführung. Diese fällen Entscheidungen so, dass die Projektportfolios an den Unternehmenszielen ausgerichtet wird. 

Die wichtigsten Funktionen eines zentralen Lenkungsausschusses sind:

• Genehmigung der Anträge: Dem zentralen Lenkungsausschuss werden neue Projektanträge vorgelegt. Das Gremium entscheidet darüber, ob diese Projekte in das Budget passen, ob genug Ressourcen vorhanden sind und ob diese schlussendlich mit in das Portfolio aufgenommen werden.

• Ausrichtung der Projekte: Ähnlich wie beim Ausschuss für einzelne Projekte muss hier das Gremium die Projekte an die Unternehmensstrategie anpassen. Dies beinhaltet unter anderem die Projektziele, das Budget und die Meilensteine.

• Abstimmung der Projekte: Darüber hinaus müssen aber auch alle Projekte in dem Portfolio untereinander abgestimmt werden. So können beispielsweise Aufgaben, die in jedem Projekt fällig werden, gemeinsam durchgeführt werden. Stichwort: Synergieeffekte.

• Kontrolle des Portfolios: Die Steuerung, Überwachung und Kontrolle des gesamten Programms ist hier sehr wichtig, denn der Lenkungsausschuss hat eine große Verantwortung gegenüber der Unternehmensführung.

Wann wird ein Lenkungsausschuss eingesetzt?

Ein Lenkungsausschuss wird sehr oft bei komplexen Projekten angewendet. Hierzu ist nämlich eine ausgiebige Planung in Kombination mit ständiger Kommunikation sehr wichtig. Die anstehenden Aufgaben sollen immer auf die großen Projektziele ausgerichtet sein, dies bedeutet, dass eine Kommunikation mit der Unternehmensführung, dem Auftraggeber und den Stakeholdern sehr wichtig ist.

Ein Steering Committee wird hier eingesetzt, da dies Vorteile für die Unternehmensführung und für das Projektteam bietet. Die Unternehmensführung und die Stakeholder haben eine zentrale Anlaufstelle, um einen Statusbericht über ein Projekt zu bekommen. Sie wissen dadurch genau, wie weit der Projektfortschritt ist und ob die aktuellen Meilensteine und Deadlines eingehalten werden.

Umgekehrt hat das Projektteam ebenfalls eine zentrale Anlaufstelle. Bei Fragen oder Unklarheiten kann der Projektleiter einfach den Lenkungsausschuss aufsuchen und um Auskunft oder eine Entscheidung bitten. Gerade bei komplexen und größeren Projekten kann ein Steering Committee deshalb ungemein hilfreich sein.

Welche Aufgaben hat ein Lenkungsausschuss?

Kommen wir noch einmal zurück, welche Aufgaben ein Lenkungsausschuss grundlegend zu erfüllen hat. Hierbei gibt es vier wichtige Aufgaben, die für jedes Steering Committee wichtig sind, unabhängig davon, ob die Zuständigkeit für ein einzelnes Projekt oder ein gesamtes Projektportfolio gegeben ist. In den nächsten Absätzen werden wir näher auf diese Aufgaben eingehen.

1. Entscheidungen treffen

Die wohl wichtigste Aufgabe eines Steering Committee ist das Treffen von Entscheidungen. Dies ist nicht nur die wichtigste, sondern auch die häufigste Aufgabe des Gremiums. Denn für wichtige Entscheidungen wird im Projektmanagement immer der Lenkungskreis aufgesucht.

Wofür eine Entscheidung notwendig ist, kann sehr unterschiedlich sein. So können regelmäßig Entscheidungen fällig werden, etwa zu bestimmten Meilenstein-Terminen. Als Beispiel könnte einmal im Monat der Lenkungsausschuss einberufen werden, welche über den aktuellen Stand informiert werden. Diese entscheiden dann über den weiteren Verlauf.

Aber auch für kritische Entscheidungen ist der Lenkungsausschuss zuständig. Wenn spontan Probleme auftreten und eine neue Strategie angepeilt werden muss, ist das Gremium mit der Entscheidungsfindung beauftragt.

Ganz allgemein kann das Steering Committee auch über projektübergreifende Dinge entscheiden. Dies beinhaltet zum Beispiel die Genehmigung und den Abbruch eines Projekts.

2. Genehmigungen absegnen oder ablehnen

In jedem Projektmanagement ist es wichtig, dass die Budget- und Ressourcenplanung ordentlich und sorgfältig durchgeführt werden. Hierbei wird das Steering Committee im Voraus einen Einblick in diese Planung haben und ein Projekt freigeben oder nicht.

So kann es aber immer wieder dazu kommen, dass ein Budget zu früh aufgebraucht ist und entweder mehr Budget benötigt wird oder eine andere Alternative gefunden werden muss. Auch hierfür ist der Lenkungsausschuss zuständig. Diese stehen wiederum in Kontakt mit der Unternehmensführung oder dem Auftraggeber und können so darüber entscheiden, ob eine Genehmigung für mehr Budget abgesegnet oder abgelehnt wird.

Natürlich muss nicht für jede Veränderung der Lenkungskreis einberufen werden. Denn kleine Veränderungen kann auch die Projektleitung absegnen. Wenn es aber um Änderungen geht, die eine schwerwiegende Auswirkung auf das Projektmanagement haben, muss das Steering Committee darüber informiert werden.

3. Planung der Projekte und Aufgaben

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Projektplanung. So ist der Lenkungsausschuss damit beauftragt, die anstehenden Aufgaben zu priorisieren. Hierbei kann zu Beginn die Netzplantechnik hilfreich sein.

Mit dieser werden die Aufgaben nach ihren Abhängigkeiten geordnet und somit ein kritischer Pfad festgelegt. Dies gibt Auskunft darüber, welche Aufgaben am wichtigsten sind und wie lange die Projektdauer ist. 

Wenn es einmal zu Engpässen kommt, welche die Dauer des Projekts verschieben würden, muss das Steering Committee darüber entscheiden, wie die Aufgabenverteilung umgeändert wird. Darüber kann die Projektleitung alleine nicht entscheiden, deshalb ist der Lenkungskreis heranzuziehen.

4. Unterstützung für Projektleitung

Das Steering Committee ist jedoch nicht nur für Entscheidungen zuständig. Es übernimmt auch eine beratenden Funktion für das Projektteam, insbesondere die Projektleitung. Denn wenn hier kleine Fragen beispielsweise auftreten, kann die Projektleitung immer den Lenkungsausschuss aufsuchen und um Hilfe fragen.

Das Gremium kann in Folge also auch der Projektleitung helfen, das Projekt in die richtige Richtung zu steuern, ohne dabei wirkliche Entscheidungen treffen zu müssen.

Tipp für Projektmanagement: Setzen Sie auf die richtige Software!

Sie sehen also, dass ein Lenkungsausschuss ungemein wichtig sein kann. Bei der Integrierung des Steering Committee in das Projektmanagement empfehlen wir Ihnen, eine Software wie Asana einzusetzen.

Asana bietet eine Projektmanagement-Software, mit der Sie das gesamte Projekt und die einzelnen Projektphasen von vorne bis hinten planen können. Alle notwendigen Informationen können Sie zentral speichern, sodass nicht nur das Projektteam, sondern auch der Lenkungsausschuss, jederzeit auf diese Informationen Zugriff hat. 

Ein weiterer Vorteil sind die Status-Updates, die Sie direkt in Asana erstellen können. So können Sie leicht Berichte erstellen und direkt mit den Mitgliedern des Steering Committee teilen. Die Projektmanagement-Software bietet darüber hinaus auch viele Möglichkeiten im Projektcontrolling.

Unser Fazit

Sie wissen nun mehr darüber Bescheid, was ein Lenkungsausschuss ist, welche Aufgaben dieser erfüllt und welche Vorteile dieser für das Projektteam und die Unternehmensführung bietet. Das Projektteam bekommt so wertvolle Unterstützung und Hilfe in der Planung, Steuerung und Entscheidungsfindung. Damit sorgen Sie für erfolgreiche Projekte!