Umfeldanalyse: Definition und Umsetzung im Überblick!

Als Projektmanager gibt es eine Vielzahl an Faktoren, die in der alltäglichen Arbeit zu berücksichtigen sind. Die Ziele definieren, die Projektmanagement-Methode auswählen, das Team auswählen und richtig managen, etc. Bei all den verschiedenen Analysen und Methoden sollten Sie ebenfalls nicht vergessen, dass ein Projekt immer in einem gewissen Umfeld agiert.

Dies beinhaltet nicht nur die Stakeholder, sondern auch den Markt und auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen. Damit Sie hier effektiv den Überblick behalten können, ist es sinnvoll, eine Umfeldanalyse durchzuführen. Noch nie davon gehört? Keine Sorge! In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles Wichtige, was Sie zur Umfeldanalyse wissen müssen.

Was ist eine Umfeldanalyse?

Eine Umfeldanalyse bezeichnet die Analyse des Projektumfeldes. Dabei werden alle Rahmenbedingungen, Einflüsse und äußere Faktoren berücksichtigt, die eine Auswirkung auf ein gewisses Projekt haben können.

Oftmals passiert es, dass sich ein Projektmanager zu sehr auf das Projekt und den Projektinhalt an sich konzentriert. Dabei verliert dieser leider in vielen Fällen den Blick auf das große Ganze. Ein Projekt agiert immer in einem gewissen Umfeld. Zum Beispiel wird ein Projekt meist immer von einem Unternehmen durchgeführt, welches in einer gewissen Branche in einem gewissen Land agiert. Somit gibt es nicht nur das eigene Unternehmen als Einflussfaktor. Zu den Einflussfaktoren zählen ebenfalls die Branche, in der das Unternehmen agiert, und das Land und damit die gesetzlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen, in denen das Unternehmen ansässig ist.

Welche Faktoren sind in der Umfeldanalyse zu berücksichtigen?

Bei der Umfeldanalyse gilt es, folgende Frage zu beantworten: “Worauf müssen wir achten?” Eine sehr einfache Frage, die jedoch viele einzelne Faktoren beinhaltet. Damit Sie die Umfeldanalyse richtig durchführen können, zeigen wir Ihnen hier die vier wichtigsten Faktoren, die Sie kennen sollten.

Sachliche Faktoren

Zu den sachlichen Faktoren zählen all jene Themen und Rahmenbedingungen, die keine direkte Person sind. Dabei geht es um harte Fakten, die auf ein gewisses Projekt wirken können. Dazu zählen:

• Unternehmensrichtlinien

• Aktuelle Markttrends

• Datenschutzrichtlinien

• Gesetzliche Bestimmungen

Soziale Faktoren

Bei den sozialen Faktoren handelt es sich um Personen oder auch Personengruppen, die in irgendeiner Art und Weise einen Einfluss auf das Projekt haben können. Sie kennen diesen Faktor vermutlich bereits als Stakeholder. In der Umfeldanalyse werden die Stakeholder nur aufgezählt, in der anschließenden Stakeholderanalyse werden die Personengruppen weiter kategorisiert und Maßnahmen dazu abgeleitet.

Beispiele für soziale Faktoren wären:

• Mitarbeiter des Projektteams

• Vorstand des Unternehmens

• Lieferanten

• Kunden

Interne Faktoren

Neben dem Unterschied zwischen sachlichen und sozialen Faktoren gibt es noch den Unterschied zwischen internen und externen Faktoren. Die internen Faktoren sind all jene Einflüsse auf ein Projekt, die innerhalb des Projekts selbst oder des Unternehmens liegen. Diese Faktoren müssen für das Projektvorhaben berücksichtigt werden. Zu den internen Faktoren zählen:

• Projektmitarbeiter

• Bestehende Anforderungen an Projekte

• Vorlagen und Tools, die für Projekte verwendet werden müssen

Externe Faktoren

Umgekehrt sind die externen Faktoren all jene Einflüsse, die außerhalb des Projekts oder des Unternehmens liegen. Dabei kann es sich um gesetzliche oder geografische Faktoren handeln. Diese haben oftmals aber nur einen sehr schwachen oder indirekten Einfluss auf das Projekt. Es kann schwer sein, alle Einflüsse aufzuzählen und darüber hinaus auch während der Projektarbeit zu berücksichtigen.

Die externen Faktoren können in weiterer Folge mithilfe der PESTEL-Analyse näher analysiert werden. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Wie erstelle ich eine Umfeldanalyse?

Soviel zu den einzelnen Faktoren. Wie genau wird nun eine Umfeldanalyse erstellt und wie sollten Sie die Ergebnisse der Umfeldanalyse nutzen?

1. Umfeldfaktoren sammeln

Im ersten Schritt geht es darum, alle möglichen Einflussfaktoren zu sammeln. In diesem Schritt sollten Sie sich als Projektmanager idealerweise mit dem Projektteam zusammensitzen und nach verschiedenen Personengruppen, Trends oder Rahmenbedingungen suchen, die einen Einfluss auf das Projekt haben können.

Folgende Fragestellungen können Ihnen beim Brainstorming und der Aufzählung der Einflussfaktoren helfen:

• Worauf müssen wir achten?

• Welche Ziele sind zu beachten?

• Welche Stakeholder haben einen Einfluss auf das Projekt?

• Welche spezifischen Regeln oder Rahmenbedingungen gelten für das Projekt?

2. Faktoren ordnen

Nachdem Sie alle wichtigen Faktoren gesammelt haben, gilt es im nächsten Schritt, diese zu ordnen. Dabei erfolgt die Ordnung nach den oben besprochenen vier Faktoren. Ein Umfeldfaktor kann daher entweder sachlich oder sozial bzw. intern oder extern sein. Es sind daher jedem Faktor immer zwei Kategorien zuzuordnen.

3. Faktoren visualisieren

Im letzten Schritt müssen Sie diese Umfeldfaktoren grafisch darstellen. Dadurch erhalten Sie einen geordneten Überblick und können so die Einflussfaktoren visualisieren.

Für die Visualisierung gibt es verschiedene Möglichkeiten, in den meisten Fällen haben sich jedoch Tabellen, Listen oder Raster für die Projektumfeldanalyse durchgesetzt.

Was mache ich mit den Ergebnissen der Umfeldanalyse?

Das Ergebnis der Umfeldanalyse ist eine übersichtliche Grafik mit all den potentiellen Einflussfaktoren auf ein Projekt bzw. ein Unternehmen. Die wichtigste Frage ist nun: Was mache ich mit diesen Ergebnissen?

Eine genaue Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Es bleibt Ihnen selbst überlassen, inwiefern Sie diese Einflussfaktoren für Ihr Projektvorhaben und Ihre strategische Planung berücksichtigen. Was Ihnen weiterhelfen kann, ist eine Priorisierung der Einflussfaktoren.

Damit erkennen Sie schnell, welche Einflussfaktoren wichtig oder weniger wichtig sind. Auf Basis dieser Ergebnisse können Sie entsprechende Maßnahmen ableiten. Gerade bei den Personengruppen, also den sozialen Faktoren, kann eine solche Priorisierung sehr hilfreich sein. Näheres dazu finden Sie in unserem Artikel über die Stakeholderanalyse.

Wenn es um die externen, sachlichen Faktoren geht, kann Ihnen beispielsweise die PESTEL-Analyse ( auch PEST-Analyse oder STEP-Analyse genannt) weiterhelfen. Dabei werden die externen Faktoren weiter unterteilt und verschiedene Strategien dazu entwickelt. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick und können geordnet mit den Einflussfaktoren umgehen.

Wozu brauche ich eine Umfeldanalyse?

Die Umfeldanalyse wird in der heutigen Zeit sehr selten angewendet, da das Sammeln der Einflussfaktoren bereits Teil der Stakeholder-Analyse, der Risiko-Analyse oder der PESTEL-Analyse ist. Jedoch hat die Umfeldanalyse einige Vorteile zu bieten:

• Bindeglied zwischen verschiedenen Analysen: Wer eine Umfeldanalyse durchgeführt hat, hat somit schon den ersten Schritt vieler nachfolgender Analysen durchgeführt. Da sowieso die Faktoren gesammelt werden müssen, macht es oft Sinn, zu Beginn eine Umfeldanalyse durchzuführen.

• Äußere Einflüsse erkennen: Oftmals verlieren sich Projektmanager in einem Projekt und schirmen sich daher von der äußeren Umgebung ab. Ein Projekt existiert aber nicht in einem Vakuum, sondern in einem lebendigen und dynamischen Umfeld. Die Umfeldanalyse hilft Projektmanagern dabei, dies besser zu berücksichtigen und somit auch über den Tellerrand hinaus zu blicken.

• Anforderungen ermitteln: Durch die Umfeldanalyse wird schnell erkenntlich, welche gesetzlichen oder lokalen Rahmenbedingungen gegeben sind. Egal ob bei kleinen oder großen Projekten, die Berücksichtigung der Anforderungen ist ungemein wichtig.

Unser Fazit zur Umfeldanalyse

Nachdem Sie mehr über die Umfeldanalyse erfahren haben, bleibt es Ihnen nun selbst überlassen, ob Sie diese Analyse in Ihr Projekt einbinden möchten oder nicht. Natürlich gibt es sehr viele nützliche Analysen, die einen Vorzug haben. Gerade aber wenn Sie die verschiedenen Einflussfaktoren berücksichtigen möchten oder müssen, empfehlen wir Ihnen die Erstellung einer Umfeldanalyse.

Der ausschlaggebende Vorteil ergibt sich, wenn Sie ohnehin bereits vorhaben, eine Stakeholderanalyse oder eine Risikoanalyse durchzuführen. Denn in diesem Fall lässt sich einfach eine Umfeldanalyse einbinden. Sie verlieren dadurch keine Zeit und können so auch die weiteren Vorteile der Umfeldanalyse nutzen.