Umfeldanalyse: Definition und Umsetzung im Überblick!

Als Projektmanager gibt es eine Menge an Faktoren, die zu berücksichtigen sind. Ziele definieren, Projektmanagement-Methode auswählen, Team auswählen und richtig managen, etc. Bei all den verschiedenen Analysen und Methoden ist aber auf keinen Fall zu vergessen, dass ein Projekt immer in einem gewissen Umfeld agiert.

Dies beinhaltet nicht nur die Stakeholder, sondern auch den Markt und auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen zum Beispiel. Um hier effektiv den Überblick behalten zu können, ist es sinnvoll, eine Umfeldanalyse durchzuführen. Noch nie davon gehört? Keine Sorge, in diesem Artikel erklären wir dir alles Wichtige, was du zur Umfeldanalyse wissen musst. Damit erfährst du mehr darüber und kannst sie selber für deine Projekte anwenden.

Was ist eine Umfeldanalyse?

Eine Umfeldanalyse bezeichnet, wie der Name es schon erklärt, die Analyse des Projektumfelds. Dabei werden alle Rahmenbedingungen, Einflüsse und auch äußeren Faktoren berücksichtigt, die eine Auswirkung auf ein gewisses Projekt haben können.

Oftmals konzentriert man sich als Projektmanager zu sehr auf das Projekt und den Projektinhalt an sich und verliert völlig den holistischen Blick. Ein Projekt agiert immer in einem gewissen Umfeld. Zum Beispiel wird ein Projekt meist immer von einem Unternehmen durchgeführt, welches in einer gewissen Branche in einem gewissen Land agiert. Somit gibt es nicht nur das eigene Unternehmen als Einflussfaktor, sondern auch den Markt bzw. die Branche, in der das Unternehmen agiert, und das Land und damit die gesetzlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen, in dem das Unternehmen ansässig ist.

Die 4 Faktoren der Umfeldanalyse

Bei der Umfeldanalyse gilt es daher, die folgende Frage zu beantworten: “Worauf müssen wir achten?” Eine sehr einfache Frage, die jedoch oft viele Faktoren beinhaltet. Und damit Sie die Umfeldanalyse richtig durchführen können, zeigen wir Ihnen hier die vier wichtigsten Faktoren, die Sie kennen sollten.

Sachliche Faktoren

Zu den sachlichen Faktoren zählen all jene Themen und Rahmenbedingungen, die keine direkte Person sind. Dabei geht es um harte Fakten, die auf ein gewisses Projekt wirken können. Beispiele wären hierfür:

• Unternehmensrichtlinien

• Aktuelle Markttrends

• Datenschutzrichtlinien

• Gesetzliche Bestimmungen

Soziale Faktoren

Bei den sozialen Faktoren handelt es sich um Personen oder auch Personengruppen, die in irgendeiner Art und Weise einen Einfluss auf das Projekt haben können. Sie kennen dieses Prinzip vermutlich bereits als Stakeholder. Hier in der Umfeldanalyse werden die Stakeholder nur aufgezählt, in der anschließenden Stakeholderanalyse werden die Personengruppen weiter kategorisiert und Maßnahmen dazu abgeleitet.

Beispiele für soziale Faktoren wären beispielsweise:

• Mitarbeiter des Projektteams

• Vorstand des Unternehmens

• Lieferanten

• Kunden

Interne Faktoren

Neben dem Unterschied zwischen sachlichen und sozialen Faktoren gibt es dann aber auch noch den Unterschied zwischen internen und externen Faktoren. Die internen Faktoren sind all jene Einflüsse auf ein Projekt, die innerhalb des Projekts selbst oder des Unternehmens liegen. Diese Faktoren müssen natürlich für das Projektvorhaben berücksichtigt werden. Beispiele wären hierbei etwa:

• Projektmitarbeiter

• Bestehende Anforderungen an Projekte

• Vorlagen und Tools, die für Projekte verwendet werden müssen

Externe Faktoren

Umgekehrt sind die externen Faktoren all jene Einflüsse, die außerhalb des Projekts oder des Unternehmens liegen. Dabei kann es sich um gesetzliche oder geografische Faktoren handeln. Diese haben oftmals aber nur einen sehr schwachen oder einen indirekten Einfluss auf das Projekt. Deshalb kann es sehr schwer sein, alle Einflüsse aufzuzählen und darüber hinaus auch während der Projektarbeit zu berücksichtigen.

Die externen Faktoren können in weiterer Folge noch mithilfe der PESTEL-Analyse näher beschrieben werden. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Wie schreibe ich eine Umfeldanalyse?

Soviel einmal zu den verschiedenen Faktoren. Wie genau geht aber nun die Umfeldanalyse und was sollten Sie mit den Ergebnissen der Umfeldanalyse anstellen? In diesem Absatz werden wir näher auf diese Fragen eingehen und die wichtigsten Schritte näher erklären.

1. Umfeldfaktoren sammeln

Im ersten Schritt geht es einmal darum, alle möglichen Einflussfaktoren zu sammeln. In diesem Schritt sollten Sie sich als Projektmanager idealerweise mit dem Projektteam zusammensitzen und nach verschiedenen Personengruppen, Trends oder Rahmenbedingungen suchen, die einen Einfluss auf das Projekt haben können.

Hier dazu noch einige Fragen, die euch beim Brainstorming und der Aufzählung der Einflussfaktoren helfen können:

• Worauf müssen wir achten?

• Welche Ziele sind zu beachten?

• Welche Stakeholder haben einen Einfluss auf das Projekt?

• Welche spezifischen Regeln oder Rahmenbedingungen gelten für das Projekt?

2. Faktoren ordnen

Nachdem Sie nun zunächst alle wichtigen Faktoren gesammelt haben, gilt es nun im nächsten Schritt, diese zu ordnen. Dabei erfolgt die Ordnung nach den oben besprochenen vier Faktoren. Ein Umfeldfaktor kann daher entweder sachlich oder sozial bzw. intern oder extern sein. Es sind daher jedem Faktor immer zwei Kategorien zuzuordnen.

3. Faktoren visualisieren

Im letzten Schritt gilt es nun, diese Umfeldfaktoren grafisch darzustellen. Immerhin erhalten Sie dadurch einen besseren Überblick und können so immer wieder sehen, welche Einflussfaktoren es gibt.

Für die Visualisierung gibt es verschiedene Möglichkeiten, in den meisten Fällen haben sich jedoch Tabellen, Listen oder Raster für die Projektumfeldanalyse durchgesetzt.

Was mache ich mit den Ergebnissen der Umfeldanalyse?

Das Ergebnis der Umfeldanalyse ist eine übersichtliche Grafik mit all den potentiellen Einflussfaktoren, die es für ein Unternehmen gibt. Die weitaus wichtigere Frage ist nun aber: Was mache ich mit diesen Ergebnissen?

Nun, eine genaue Anleitung dafür gibt es nicht. Es bleibt Ihnen selbst überlassen, inwiefern Sie diese Einflussfaktoren für Ihr Projektvorhaben und Ihre strategische Planung berücksichtigen oder nicht. Was Ihnen dabei helfen kann, ist eine Priorisierung der Einflussfaktoren.

So erkennen Sie leichter, welche Einflussfaktoren wichtig oder weniger wichtig sind und können auf Basis dessen dann Maßnahmen ableiten. Gerade bei den Personengruppen, also den sozialen Faktoren, kann eine solche Priorisierung sehr hilfreich sein. Näheres dazu finden Sie in unserem Artikel über die Stakeholderanalyse.

Wenn es um die externen, sachlichen Faktoren geht, kann Ihnen beispielsweise die PESTEL-Analyse (öfter auch PEST-Analyse oder STEP-Analyse genannt) hilfreich sein. Dabei werden die externen Faktoren weiter unterteilt und verschiedene Strategien dazu entwickelt. Auch so bekommen Sie einen besseren Überblick und können geordnet mit den Einflussfaktoren umgehen.

Wozu brauche ich eine Umfeldanalyse?

Die Umfeldanalyse wird in der heutigen Zeit weniger oft angewendet, da das Sammeln der Einflussfaktoren häufig bereits Teil der Stakeholder-Analyse, der Risiko-Analyse oder der PESTEL-Analyse ist. Noch eine Analyse dazu scheint etwas zu viel des Guten, jedoch hat die Umfeldanalyse einige Vorteile zu bieten:

• Bindeglied zwischen verschiedenen Analysen: Wer eine Umfeldanalyse durchführt, hat somit schon den ersten Schritt vieler nachfolgender Analysen durchgeführt. Da sowieso die Faktoren gesammelt werden müssen, macht es oft Sinn, gleich eine Umfeldanalyse durchzuführen, um in den Genuss der weiteren Vorteile zu kommen.

• Äußere Einflüsse erkennen: Oftmals verlieren sich Projektmanager in einem Projekt und schirmen sich daher von der äußeren Umgebung ab. Ein Projekt existiert aber nicht in einem Vakuum, sondern in einem lebendigen und dynamischen Umfeld. Die Umfeldanalyse hilft Projektmanagern dabei, dies besser zu berücksichtigen und somit auch über den Tellerrand hinaus zu blicken.

• Anforderungen ermitteln: Durch die Umfeldanalyse wird oft schnell erkenntlich, welche gesetzlichen oder beispielsweise auch lokale Rahmenbedingungen vorherrschen. Egal ob bei kleinen oder großen Projekten, die Berücksichtigung der Anforderungen ist ungemein wichtig.

Unser Fazit zur Umfeldanalyse?

Nachdem Sie hier nun mehr über die Umfeldanalyse erfahren haben, bleibt es Ihnen an dieser Stelle nun selbst überlassen, ob Sie diese Analyse in Ihr Projekt einbinden möchten oder nicht. Natürlich gibt es sehr viele nützliche Analysen, die einen Vorzug haben. Gerade aber wenn Sie die verschiedenen Einflussfaktoren berücksichtigen möchten oder sogar müssen, empfehlen wir die Erstellung der Umfeldanalyse auf jeden Fall.

Der ausschlaggebende Vorteil ergibt sich, wenn Sie ohnehin bereits vorhaben, eine Stakeholderanalyse oder eine Risikoanalyse durchzuführen. Denn in diesem Fall lässt sich einfach eine Umfeldanalyse einbinden. Sie verlieren dadurch nicht mehr Zeit und können so auch die weiteren Vorteile der Umfeldanalyse nutzen.