Performance Management: Definition, Ziele und Vorteile!

Für Unternehmen ist es eines der wichtigsten Ziele, die Mitarbeiterperformance stets auf einem hohen Niveau zu halten. Werden Mitarbeiter nicht richtig motiviert, belohnt oder in die Prozesse eingebunden, arbeiten diese nicht so produktiv, wie von den Unternehmen gewünscht. Die Folge ist nicht nur eine sinkende Produktivität, sondern letztlich auch eine hohe Mitarbeiterfluktuation.

Um dem entgegenwirken zu können, sollten Unternehmen von dem System des Performance Managements Gebrauch machen. In diesem Artikel werden wir für Sie näher auf das Performance Management eingehen, welche Ziele damit verfolgt werden und wie ein typischer Prozess verläuft. Somit bekommen Sie einen besseren Überblick darüber, wie ein effektives Performance Management das volle Potential Ihrer Mitarbeiter ausschöpfen kann.

Was ist Performance Management?

Performance Management ist ein zentraler Bestandteil des modernen Personalmanagements. Darunter versteht man hierzulande in Deutschland den “Systematischen Prozess zur Planung, Bewertung und Verbesserung der Leistung von Mitarbeitern in Organisationen”. In der heutigen Unternehmenswelt ist die effektive Verwaltung der Leistung von Mitarbeitern ein entscheidender Erfolgsfaktor geworden.

Der Fokus im Performance Management liegt auf der Zeit und den Ressourcen, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen. Mithilfe des richtigen Prozesses soll gewährleistet werden, dass die Mitarbeiter ihr volles Potential entfalten können, um die vom Unternehmen gesetzten Ziele effizient erreichen zu können.

Welche Ziele verfolgt das Performance Management?

Beim Performance Management steht das Leistungsmanagement im Vordergrund. Dabei geht es jedoch nicht nur um die Leistung von einzelnen Mitarbeitern, sondern auch um die Leistung im Team und die Leistung in der gesamten Abteilung. Dieser mehrdimensionale Ansatz hat den Zweck, dass ein Unternehmen eine kontinuierliche Verbesserung der Leistung erreichen kann.

Mithilfe eines effizienten Performance Marketings wird zudem das Ziel verfolgt, ein Unternehmen wettbewerbsfähig zu machen. Dazu ist es erforderlich, die Unternehmensstrategie mit der operativen Planung und den Abläufen zusammenzuführen. Auf diese Art und Weise lässt sich die Effizienz im gesamten Unternehmen steigern.

Wie ist der Prozess des Performance Managements aufgebaut?

Der Prozess des Performance Managements umfasst mehrere, aufeinander folgende Schritte. Diese zielen darauf ab, die Leistung der Mitarbeiter zu planen, zu bewerten, zu verbessern und zu belohnen.

Die konkrete Ausgestaltung des Prozesses variiert von Unternehmen zu Unternehmen, da je nach Größe oder Branche ein anderer Prozessablauf sinnvoller erscheint. In den folgenden Absätzen werden wir für Sie daher auf die Schritte eingehen, die allgemein im Performance Management enthalten sind.

1. Zielsetzung und Zielvereinbarung

Der Prozess beginnt mit der Festlegung klarer und messbarer Ziele für jeden Mitarbeiter. Dieses Konzept ist auch unter dem Namen “Management by Objectives (MBO)” bekannt. Individuelle Ziele sollten mit den übergeordneten Unternehmenszielen und den individuellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten übereinstimmen.

Idealerweise werden die individuellen Ziele eines Mitarbeiters in einem Einzelgespräch mit dem jeweiligen Vorgesetzten geklärt. Die Ziele werden jährlich oder auch in kürzeren Abständen vereinbart. Hierzu werden sowohl die gewünschten Ergebnisse als auch der Prozess der Leistungserbringung geklärt und schriftlich festgelegt.

Wichtig ist beim Performance Management, das SMART-Prinzip bei den KPIs anzuwenden. Demnach müssen die Ziele

• Spezifisch

• Messbar

• Attraktiv

• Realistisch

• Terminierbar

sein, um ein bestmögliches Ergebnis gewährleisten zu können. Diese messbaren Ziele sollten in der weiteren Folge auch mit einer Vergütungskomponente verknüpft werden. Dazu später noch mehr.

Zielsetzung nach dem OKR-Modell

Viele Unternehmen sind heutzutage der Meinung, dass die Zielsetzung nach dem “Management by Objectives” für agile Organisationen eine veraltete Methode ist. Die neue Methode lautet nun “Objectives & Key Results”.

Bei der OKR-Methode steht vor allem ein qualitatives Ziel im Vordergrund, welches mit quantitativen Schlüsselergebnissen gemessen werden soll. Die OKR-Methode ist daher allgemein bekannt als bessere Methode, um die Ziele mit dem Bezug zur Arbeit zu verbinden.

Aufgrund dessen vertrauen auch viele internationale Unternehmen auf die OKR-Methode im agilen Performance Management, wie beispielsweise Google oder LinkedIn.

2. Leistungserfassung

Mit der Zielsetzung beginnt auch schon der eigentliche Prozess der Leistungserstellung im Performance Management. Während des Leistungszeitraums erfolgt die regelmäßige Überwachung der Leistung des Mitarbeiters durch seinen Vorgesetzten oder andere relevante Stakeholder.

In diesem Zusammenhang gibt es drei verschiedene Arten der Leistungsbeurteilung:

• Abwärtsbeurteilung durch Vorgesetzte: Bei dieser traditionellen Top-Down Variante überwacht und beurteilt der direkte Vorgesetzte die Arbeit und die Leistung des Mitarbeiters.

• Seitwärtsbeurteilung durch Kollegen: Bei dieser Variante sind die Kollegen dafür verantwortlich, die Leistung der anderen Kollegen zu bewerten. Während dieses Feedback sehr wertvoll sein kann, kann es oftmals dazu führen, dass aus Sympathie bessere Bewertungen abgegeben werden.

• 360-Grad-Feedback: Deshalb hat sich in vielen Unternehmen ein Feedback-System bestehend aus mehreren Beurteilenden durchgesetzt. Bei dieser Variante bewerten sowohl Kollegen als auch Vorgesetzte die geleistete Arbeit.

Das Feedback wird in der Regel kontinuierlich gegeben, um den Fortschritt gegenüber den Zielen zu bewerten, Stärken zu erkennen und Optimierungsbereiche zu identifizieren. Die Leistungsüberwachung umfasst zudem eine formelle, schriftliche Leistungsbeurteilung sowie eine informelle Beurteilung im Arbeitsalltag.

3. Leistungsbewertung

Am Ende eines jeden Leistungszeitraums wird die Leistung des Mitarbeiters anhand der festgelegten Ziele und Kriterien bewertet. In klassischen Prozessen wird eine jährliche Beurteilung im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs durchgeführt.

Mit der immer schnelleren Dynamik der Arbeitswelt gilt diese Methode der Feedbackgespräche jedoch aktuell als überholt. Viele Unternehmen setzen daher im modernen Performance Management auf eine umfassendere Bewertung mit neuen Ansätzen, wie etwa ein Peer-Feedback oder Kundenbewertungen, sowie kürzere Beurteilungszyklen.

Die Bewertung erfolgt dabei in der Regel anhand eines vordefinierten Bewertungssystems, das objektive Kriterien zur Beurteilung der Leistung enthält.

4. Maßnahmen definieren

Basierend auf dieser Leistungsanalyse werden nicht nur die Leistungen beurteilt, sondern auch die Stärken und Schwächen jedes einzelnen Mitarbeiters. Diese Möglichkeit nutzen viele Unternehmen, um individuelle Entwicklungspläne zu erstellen.

Um den Schwächen entgegenzuwirken, können beispielsweise Weiterbildungen vereinbart werden. Diese sorgen dafür, dass dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben wird, seine Schwächen zu verbessern.

Auf der anderen Seite wird aber auch dafür gesorgt, dass die Stärken gefördert werden. Dazu kann zum Beispiel der Aufgabenbereich des Mitarbeiters geändert werden, damit dieser mehr in den Bereichen eingesetzt wird, in denen er am effizientesten arbeitet. Zudem ist es möglich, dass der Mitarbeiter eingesetzt wird, um ein Coaching für die Mitarbeiter anzubieten, die in diesem Bereich noch Verbesserungspotentiale haben.

Schlussendlich wird in diesem Schritt des Performance Managements dafür gesorgt, dass die berufliche Entwicklung des Mitarbeiters so optimal wie möglich unterstützt und die Mitarbeiterbindung erhöht wird.

5. Belohnung und Anerkennung

Abschließend erfolgt die Anerkennung der Belohnung herausragender Leistung durch den Arbeitgeber. Diese Incentives können monetärer Natur sein, wie etwa Boni, Gehaltserhöhungen oder Erfolgsbeteiligungen, oder auch nicht-monetärer Natur, wie etwa Lob, Auszeichnungen oder Beförderungen.

Entscheidend ist es hier, neue Ansätze zu entwickeln und ein individuelles Anreizsystem für jeden Mitarbeiter zu vereinbaren, damit sich dieser wertgeschätzt fühlt. Dies wiederum erhöht die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter.

Best Practices im Performance Management

Um ein effizientes Performance-Management-System zu gewährleisten und die Leistung der Mitarbeiter kontinuierlich zu verbessern, sollten Unternehmen auf Best Practices setzen. Im folgenden Absatz möchten wir Ihnen einige wichtige Maßnahmen mit auf den Weg geben, die Sie für Ihren Prozess nutzen können.

• Klare Zielsetzung: Setzen Sie klare und messbare Ziele, die mit den übergeordneten Unternehmensziele in Einklang stehen. Kommunizieren Sie diese Ziele klar und transparent an die Mitarbeiter. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter eine klare Übersicht darüber haben, welche Ziele sie mit welchem System erreichen sollen.

• Konstruktive Leistungsbeurteilung: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um den Fortschritt der Mitarbeiter zu überwachen und Feedback zu geben. Seien Sie dabei so objektiv und konstruktiv wie möglich. Nur so können die Mitarbeiter an ihren Schwächen arbeiten. Zudem sollten auch Stärken hervorgehoben werden.

• Gezielte Entwicklungsmöglichkeiten: Identifizieren Sie klare und individuelle Entwicklungsbedürfnisse und bieten Sie gezielte Schulungen oder Weiterbildungen für jeden Mitarbeiter. 

• Flexible Anpassungen: Berücksichtigen Sie die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter bei der Planung des Performance Managements. Bleiben Sie daher flexibel und anpassungsfähig, um weiterhin eine optimale Work-Life-Balance zu ermöglichen. Denn das Letzte, was Sie möchten, sind Mitarbeiter, die im Leistungsdruck einen Burnout erleiden.

Mit diesen Best Practices können Sie dafür sorgen, dass Ihr Performance-Management-Prozess so effektiv und effizient wie möglich abläuft.

Welche Herausforderungen gibt es im Performance Management?

Im letzten Abschnitt möchten wir für Sie näher darauf eingehen, welche Herausforderungen im Performance Management auftreten können und welche Lösungen wir dafür empfehlen.

Mangelnde Objektivität

Problem: Eine der größten Herausforderungen im Performance Management ist die Sicherstellung einer objektiven und fairen Bewertung der Mitarbeiterleistung. Subjektive Beurteilungen und mangelnde Transparenz können dazu führen, dass die Glaubwürdigkeit des Prozesses beeinträchtigt wird und das Vertrauen der Mitarbeiter untergraben wird.

Lösung: Schaffen Sie daher klare und transparente Bewertungskriterien, die im Prozess angewendet werden. Diese Kriterien sollten sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter klar und verständlich sein, um jegliche Verwirrung zu verhindern.

Schwierigkeiten bei der Leistungssteigerung

Problem: Ein oftmals auftretendes Problem ist die stagnierende Leistung der Mitarbeiter. Unternehmen haben oft Schwierigkeiten damit, effektive Entwicklungspläne zu erstellen und diese richtig umzusetzen.

Lösung: Um dem entgegenwirken zu können, sollten Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen. Bieten Sie vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und achten Sie darauf, diese individuell für die Mitarbeiter anzupassen. So gehen Sie auf die Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeiter ein und sorgen für mehr Motivation und Leistung.

Warum ist eine Performance-Management-Software zu empfehlen?

Im Unternehmensalltag kann es schwierig für die HR-Abteilung sein, die Leistung für jeden Mitarbeiter aktiv zu überprüfen und zu beurteilen. Daher empfehlen wir Ihnen die Verwendung einer Work-Management-Software wie Asana.

In Asana können Sie alle Projekte und Aufgaben digital festhalten. Dadurch erhalten Sie Einsicht darüber, ob Mitarbeiter die Aufgaben fristgerecht abgeben. Zudem können wöchentlich oder monatlich vorgeschriebene Berichte der Mitarbeiter für mehr Transparenz gegenüber allen Stakeholdern sorgen. Diese Berichte geben dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Leistung selbst schriftlich festzuhalten, und sie bieten dem Vorgesetzten die Möglichkeit, einen Überblick zu behalten und die Leistung schnell zu beurteilen.

Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile von Asana für Ihr Unternehmen.

Fazit

Performance Management ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Personalmanagements und spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Mitarbeiterleistung. Durch die systematische Planung, Bewertung und Entwicklung der Leistung von Mitarbeitern können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, Innovation fördern und langfristigen Erfolg sicherstellen.