Verteilte Teams führen – 7 Tipps für die Koordination
Zusammenfassung
Mit der zunehmenden Globalisierung der Wirtschaft steigt natürlich auch der Bedarf an globalen Teams, die ihre Kunden überall bedienen können. Ein Team mit Mitgliedern an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen ist ein verteiltes Team. Diese Teams bieten zwar eine Reihe von Vorteilen, bringen aber auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich.
Koordination von verteilten Teams – was ist gemeint?
Verteilte Teams führen bedeutet, ein Team zu koordinieren, dessen Mitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten – ohne einen zentralen Bürostandort. Ein Beispiel: Einige Teammitglieder arbeiten in einem Büro, andere ortsunabhängig von zu Hause und weitere an einem anderen Standort. Diese einzigartige Struktur erfordert gezielte Führungsstrategien für Kommunikation, Vertrauen und Zusammenarbeit.
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Was ist der Unterschied zwischen verteilten Teams, ortsunabhängigen Teams und hybriden Teams?
Teammodell | Standort | Besonderheit |
Verteiltes Team | Verschiedene Standorte, teils mit Büros | Kein zentraler Bürostandort; einige Mitglieder können in Büroräumen arbeiten |
Ortsunabhängiges Team | Kein fester Bürostandort | Jedes Teammitglied arbeitet von einem anderen Ort aus |
Hybrides Team | Kombination aus zentral und flexibel | Feste Bürotage und flexible Remote-Tage wechseln sich ab |
Herausforderungen bei der Führung verteilter Teams
Wer verteilte Teams führen möchte, muss sich auf Herausforderungen einstellen, die bei der klassischen Teamarbeit vor Ort nicht auftreten. Wer diese Hürden kennt, kann gezielt gegensteuern.
Kommunikationsbarrieren: Ohne spontane Gespräche im Büro gehen Informationen leichter verloren – eine der zentralen Herausforderungen der ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Missverständnisse entstehen schneller, wenn nonverbale Signale fehlen und Nachrichten asynchron ausgetauscht werden.
Vertrauensaufbau auf Distanz: Vertrauen entsteht durch persönliche Interaktion. In verteilten Teams fehlen diese Gelegenheiten, was den Aufbau von Beziehungen erschwert. Führungskräfte müssen bewusst Räume für informellen Austausch schaffen.
Koordination über Zeitzonen hinweg: Wenn Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, schrumpfen die gemeinsamen Arbeitszeiten. Entscheidungen verzögern sich, und synchrone Meetings erfordern Kompromisse bei den Arbeitszeiten.
Informationsfragmentierung: Wissen verteilt sich auf verschiedene Tools und Systeme. Als das Retail-Media-Team von Skai während der COVID-19-Pandemie plötzlich auf ortsunabhängiges Arbeiten umstellen musste, zeigte sich dieses Problem besonders deutlich: Kundeninformationen waren über Zendesk, Zoom, Slack und die eigene Plattform verstreut, was die Zusammenarbeit erheblich erschwerte.
Kulturelle Unterschiede: In international verteilten Teams treffen unterschiedliche Arbeitskulturen aufeinander. Kommunikationsstile, Erwartungen an Hierarchien und die Bedeutung von Pünktlichkeit können je nach Kultur stark variieren.
Gründe für eine effektive Koordination verteilter Teams
Bei Unternehmen, die eine internationale Zielgruppe haben, sind verteilte Teams unerlässlich. Ein verteiltes Team bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier einige Gründe dafür:
Optimaler Zugang zum Zielmarkt. Wer einen Markt außerhalb seiner Zeitzone erreichen will, sollte vor Ort sein, um für den Zielmarkt zeitlich erreichbar zu sein. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in Kalifornien ansässig ist, sich Ihr Zielmarkt aber in New York befindet, überschneiden sich Ihre Geschäftszeiten mit denen Ihrer potenziellen Kunden nur um wenige Stunden. Sind jedoch Mitglieder Ihres Teams in New York ansässig, so sind Sie zu 100 % ihrer Geschäftszeiten für diesen Zielmarkt erreichbar.
Ausgedehnte Personalsuche. Einer der Vorteile eines ortsunabhängigen oder verteilten Teams ist es, dass sich Ihre Personalsuche weit über eine Stadt hinaus ausdehnen lässt. So können Sie viel mehr qualifizierte Personen finden, als es in einer bestimmten Stadt oder mit der Notwendigkeit, an einen bestimmten Standort ziehen zu müssen, möglich wäre. Hinzu kommt, dass sich die Werte der Arbeitnehmer drastisch ändern – viele Bewerber suchen heute gezielt nach Stellen, die ihnen die Möglichkeit bieten, ortsunabhängig zu arbeiten, damit sie mehr Zeit mit der Familie verbringen können. Eine Ausweitung Ihrer Angebote für diese Personen erschließt Ihrem Team noch mehr qualifizierte Bewerber.
Kann sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer günstiger sein. Für Arbeitgeber entfallen Gemeinkosten wie Büroräume, und Gehälter können an regionale Lebenshaltungskosten angepasst werden. Die Mitarbeitenden sparen Pendelkosten und Ausgaben für Verpflegung außer Haus.
So koordinieren Sie verteilte Teams – 7 Tipps
Die Koordination eines räumlich verteilten Teams unterscheidet sich stark von der eines traditionellen Teams, das persönlich anwesend ist. Hier einige wertvolle Tipps für die Betreuung eines verteilten Teams.
1. Regelmäßige Treffen veranstalten
Durch wöchentlich zur gleichen Zeit stattfindende Besprechungen verfügen die Teammitglieder über einen regelmäßigen Zeitrahmen. So können sie ihre Termine und Aufgaben bei Bedarf entsprechend anpassen und ihren Arbeitstag so gestalten, wie es für sie am besten ist. Wichtig ist auch, dass die Inhalte der Besprechungen bekannt sind, damit die Teammitglieder wissen, wie und wann sie bei Bedarf zu diesen regelmäßigen Teambesprechungen beitragen können. Sollte eines Ihrer Teammitglieder nicht an einer regulären Besprechung teilnehmen können, bieten Sie ihm einfach die Möglichkeit, Informationen asynchron zu erhalten. Das Aufzeichnen von Besprechungen oder der Austausch von Besprechungsnotizen im Nachhinein ist eine gute Möglichkeit, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Das ist wichtig
Was tun, wenn keines der Teammitglieder in einem Zeitraum verfügbar ist, der sich überschneidet? Ersetzen Sie den wöchentlichen Zyklus durch einen zweiwöchigen. Bei Josh Zerkel, Head of Global Community bei Asana, wechseln sich zwei Besprechungszeiten ab, da ein Teil seines Teams in Europa und ein anderer Teil in Asien sitzt, während er in San Francisco arbeitet. In der einen Woche hält er Besprechungen morgens (PST) mit dem Team ab, in der nächsten am Nachmittag (PST). Unabhängig davon, wer an der Besprechung teilnehmen kann, können seine Teammitglieder asynchron auf die Aufzeichnungen zugreifen.
Lesenswert: So wird eine effektive Tagesordnung für ein Meeting erstellt (mit Vorlage)2. Erwartungen bereits im Einführungsprozess äußern
Auch wenn es sich ohnehin für jedes Unternehmen empfiehlt, sollte man während des Einführungsprozesses einen Standard für die Kommunikation des verteilten Teams festlegen. Informieren Sie die Neulinge über die im Betrieb üblichen Kommunikationsarten, beispielsweise, auf welchen Kanälen Informationen ausgetauscht werden und wie mit bestimmten Teammitgliedern kommuniziert wird. All diese Punkte sollte man bereits zu Beginn des Einführungsprozesses klären. Durch das frühzeitige Äußern von Erwartungen kann jeder Einzelne zusätzlich zu den vom Unternehmen gesetzten Standardgrenzen auch eigene Grenzen festlegen.
Das ist wichtig
Neue Teammitglieder sollten unbedingt in die bewährten Vorgehensweisen des Unternehmens eingewiesen werden. Allerdings sollten auch Sie als Vorgesetzter stets auf dem Laufenden sein, was die bewährten Verfahren im Unternehmen betrifft und wie die Kommunikation innerhalb des Teams abläuft. Je nach kulturellem Hintergrund variieren die Kommunikationsstile, sodass eine effektive Kommunikation mit einem Mitarbeiter in Japan ganz anders aussehen kann als mit einem Mitarbeiter in New York.
Machen Sie sich bewusst, dass jede Kultur anders ist. In mancher sind die Menschen direkter, in einer anderen tun sich die Menschen schwerer, Kritik zu üben oder um Hilfe zu bitten. Machen Sie sich mit den kulturellen Normen der einzelnen Teammitglieder vertraut, damit Sie besser darauf vorbereitet sind, sie zu betreuen.”
3. Grenzen respektieren
Bei der Arbeit in einem verteilten Team gilt es, die vom Unternehmen, dem Team und den einzelnen Teammitgliedern gesetzten Grenzen einzuhalten. So macht es beispielsweise keinen Sinn, wenn ein Teammitglied in San Francisco einem Berliner Kollegen um 16:00 Uhr PST eine E-Mail schickt und sofort eine Antwort erwartet. Damit wird nicht nur die Arbeitszeit des Berliner Teammitglieds missachtet, sondern die gewünschten Informationen treffen auch nicht so an der amerikanischen Westküste ein, dass das Teammitglied vor Ort sie in seinen Arbeitsablauf einbetten kann. Wer die Grenzen des anderen kennt und seine Arbeitsabläufe an diesen Grenzen ausrichtet, kann solche unliebsamen Situationen elegant vermeiden.
Das ist wichtig
Manchmal muss man sich mit der Tatsache abfinden, dass die Arbeitszeit über den normalen 8-Stunden-Tag hinausgeht, man muss also flexibel sein. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie immer 18 Stunden am Tag arbeiten sollten. Es wird jedoch Tage geben, an denen Sie sich früher anmelden oder länger online bleiben, um diejenigen zu unterstützen, die in anderen Zeitzonen arbeiten.
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4. Mehr als nur eine Plattform zur Kommunikation nutzen
Bei der Arbeit in einem verteilten Team können die Arbeitszeiten etwas flexibler sein als bei einem herkömmlichen 8-Stunden-Job. Für manche Teammitglieder kann das bedeuten, dass sie unterwegs Anrufe annehmen oder E-Mails beantworten müssen. Durch die Bereitstellung mehrerer Kommunikationsarten, wie Messaging-Software wie Slack, Videokonferenz-Tools wie Zoom oder eine Work-Management-Plattform wie Asana, haben die Teammitglieder die Möglichkeit, die richtigen Informationen am richtigen Ort zu kommunizieren. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern anbieten, über ein mobiles Gerät zu kommunizieren, können sie so arbeiten, wie es für sie am besten passt.
Das ist wichtig
Verschiedene Kommunikationsarten sind zwar gut, doch können sich Nachrichten schnell überschneiden. Stellen Sie daher sicher, dass es ein zentrales System gibt, in dem alle endgültigen Entscheidungen festgehalten werden – ähnlich wie bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit. Besonders nützlich ist diese Vorgehensweise, wenn Teammitglieder eine andere als Ihre Muttersprache haben. Die Verwendung von Videos anstelle von Texten kann helfen, Ton und Kontext leichter zu vermitteln als schriftliche Mitteilungen.
5. Klare, messbare Ziele setzen und den Weg dahin festlegen
Durch die Festlegung klarer, messbarer Ziele ist Ihr Team in der Lage, einen Maßnahmenplan zu entwickeln, der darlegt, wie diese Ziele erreicht werden können. Dadurch ergeben sich wiederum klare Erwartungen an die Aufgaben, die Ihre Teammitglieder erledigen müssen, um diese Ziele zu erreichen. Sind diese beiden Voraussetzungen erfüllt, können verteilte Teammitglieder ihre Aufgaben zu einem für sie günstigen Zeitpunkt selbständig erledigen. Solange sie die Aufgaben innerhalb der gesetzten Fristen erledigen, können sie so vorgehen, wie es für sie praktisch ist.
Das ist wichtig
Ziele erreichen ist großartig, doch gerade bei verteilten Teams ist es wichtig, dessen Erfolge zu feiern. Da es oft schwierig ist, Zeit für ein persönliches Gespräch zu finden, ist es umso wichtiger als Team seine Erfolge gemeinsam zu feiern. Organisieren Sie Zusammenkünfte, sei es virtuell oder persönlich, bei denen Sie Zeit miteinander verbringen und Erfolge gemeinsam feiern.
Lesenswert: Unternehmensziele setzen: Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Unternehmen6. Regelmäßig Zeit für zwanglose Treffen einplanen
Einer der größten Nachteile bei der Leitung eines verteilten Teams besteht darin, dass die Teammitglieder nicht viele Gelegenheiten für soziale Interaktionen haben, die den Zusammenhalt im Team fördern. Planen Sie daher Zeiträume ein, in denen Sie sich regelmäßig mit den verteilten Teammitgliedern über andere Dinge als die Arbeit unterhalten. Oder halten Sie regelmäßig Arbeitssitzungen ab, bei denen die Teammitglieder ortsunabhängig zusammenarbeiten.
Das ist wichtig
Bei der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, die im selben Büro wie Sie arbeiten, sollten Sie auf Gespräche am Wasserspender oder an der Kaffeemaschine achten. Diese zwanglosen Gespräche sind wichtig, um ein gutes Verhältnis zu den Teammitgliedern aufzubauen. Dabei sollten Sie nicht versehentlich eine isoliert arbeitende Einheit am Standort schaffen, die von anderen Mitarbeitern, die nicht im selben Büro wie Sie tätig sind, separat arbeitet.
7. Eigenverantwortung einräumen (aber regelmäßig nachfragen)
Bei der Arbeit in einem räumlich verteilten Team mag der Kontakt zu den Teammitgliedern etwas schwieriger sein, weil man ja nicht so ohne Weiteres mit ihnen kommunizieren kann wie in einem Büro. Deshalb sollte sich der Vorgesetzte regelmäßig bei den Teammitgliedern melden, um zu erfahren, wie sie vorankommen. Regelmäßige Besprechungen geben den Teammitgliedern die Unterstützung, die sie brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Sollte es doch einmal zu Problemen kommen, können sie mit dem Vorgesetzten besprechen, wie sie diese lösen können.
Das ist wichtig
Durch regelmäßige und einheitliche Einzelgespräche mit Teammitgliedern können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter, die Ihnen unterstellt sind, einen bestimmten Zeitraum für die Besprechung von Problemen bei der Arbeit haben. Zudem bietet es dem Team die Möglichkeit, Ihnen Feedback zu geben, sei es offen oder anonym. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, Kritik zu äußern, und Sie können sie besser beim Erfolg unterstützen.
Verteilte Teams erfolgreich führen – mit den richtigen Werkzeugen
Die erfolgreiche Führung verteilter Teams erfordert klare Strukturen, bewusste Kommunikation und die passenden digitalen Werkzeuge. Wer Herausforderungen wie Informationsfragmentierung und Zeitzonen-Koordination mit einer zentralen Work-Management-Plattform begegnet, schafft die Grundlage für produktive Zusammenarbeit über Standorte hinweg. Das zeigt auch das Beispiel von Skai: Durch die Konsolidierung aller Kundeninformationen in einer zentralen Plattform konnte das Team die dreifache Anzahl von Kunden pro Mitarbeitenden betreuen. Testen Sie Asana kostenlos und schaffen Sie die Basis für effektive Zusammenarbeit in Ihrem verteilten Team.
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