So koordinieren Sie verteilte Teams – 7 Tipps

Sarah Laoyan – FotoSarah Laoyan15. November 20226 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Bei der Koordination verteilter Teams sind die Teammitglieder an verschiedenen Orten und gegebenenfalls auch in verschiedenen Zeitzonen tätig. Solche Teams bringen eine Fülle an globalem Wissen mit sich, stellen aber auch eine besondere Herausforderung dar. Erfahren Sie anhand dieser sieben Tipps, wie sich ein verteiltes Team am besten unterstützen lässt.

Mit der zunehmenden Globalisierung der Wirtschaft steigt natürlich auch der Bedarf an globalen Teams, die ihre Kunden überall bedienen können. Ein Team mit Mitgliedern an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen ist ein verteiltes Team. Diese Teams bieten zwar eine Reihe von Vorteilen, bringen aber auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich.

Koordination von verteilten Teams – was ist gemeint?

Wenn Sie ein verteiltes Team leiten, sind die Teammitglieder auf verschiedene Standorte verteilt, ohne dass es einen zentralen Bürostandort gibt. Ein Beispiel hierfür ist ein Unternehmen, bei dem einige Teammitglieder in einem Büro in einer Stadt, manche ortsunabhängig und andere in einem anderen Büro tätig sind. 

Die Koordination verteilter Teams beinhaltet das Management von Teams, die sich an verschiedenen Orten befinden. Aufgrund der einzigartigen Struktur dieser Teams kann deren Koordination eine größere Herausforderung darstellen als die eines herkömmlichen Teams, das sich an einem einzigen Standort befindet.

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Was ist der Unterschied zwischen verteilten Teams, ortsunabhängigen Teams und hybriden Teams?

Mancher verwendet die Begriffe „verteilte Teams“ und „ortsunabhängige Teams“ synonym. Doch diese Begriffe unterscheiden sich durch eine Nuance. Ein „verteiltes Team“ befindet sich an verschiedenen Standorten, wobei einige Teammitglieder in Büroräumen tätig sein können. Ein ortsunabhängiges Team hingegen hat keinen bestimmten Bürostandort, jedes Teammitglied befindet sich an einem anderen Ort. Ein hybrides Team kombiniert beide Ansätze: Die Teammitglieder haben feste Zeiten, in denen sie an einem zentralen Standort zusammenkommen, und flexible Tage, an denen die Mitarbeiter wahlweise von zu Hause aus oder im Büro arbeiten können.

Gründe für eine effektive Koordination verteilter Teams

Bei Unternehmen, die eine internationale Zielgruppe haben, sind verteilte Teams unerlässlich. Ein verteiltes Team bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier einige Gründe dafür:

  • Optimaler Zugang zum Zielmarkt. Wer einen Markt außerhalb seiner Zeitzone erreichen will, sollte vor Ort sein, um für den Zielmarkt zeitlich erreichbar zu sein. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in Kalifornien ansässig ist, sich Ihr Zielmarkt aber in New York befindet, überschneiden sich Ihre Geschäftszeiten mit denen Ihrer potenziellen Kunden nur um wenige Stunden. Sind jedoch Mitglieder Ihres Teams in New York ansässig, so sind Sie zu 100 % ihrer Geschäftszeiten für diesen Zielmarkt erreichbar. 

  • Ausgedehnte Personalsuche. Einer der Vorteile eines ortsunabhängigen oder verteilten Teams ist es, dass sich Ihre Personalsuche weit über eine Stadt hinaus ausdehnen lässt. So können Sie viel mehr qualifizierte Personen finden, als es in einer bestimmten Stadt oder mit der Notwendigkeit, an einen bestimmten Standort ziehen zu müssen, möglich wäre. Hinzu kommt, dass sich die Werte der Arbeitnehmer drastisch ändern – viele Bewerber suchen heute gezielt nach Stellen, die ihnen die Möglichkeit bieten, ortsunabhängig zu arbeiten, damit sie mehr Zeit mit der Familie verbringen können. Eine Ausweitung Ihrer Angebote für diese Personen erschließt Ihrem Team noch mehr erstklassige Bewerber. 

  • Kann sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer günstiger sein. Für Arbeitgeber kann die Betreuung eines verteilten Teams erschwinglicher sein als die eines Teams im Büro, da die Gemeinkosten, wie etwa für Büroräume, entfallen. Unternehmen, die verteilte Teams betreiben, können Geld sparen, indem sie ihre Teammitglieder abhängig von den Lebenshaltungskosten eines bestimmten Mitarbeiters bezahlen, wodurch das Unternehmen je nach Standort Geld spart. Die Mitarbeiter können Geld sparen, weil sie weniger Benzin für die Fahrt zum Arbeitsplatz oder für öffentliche Verkehrsmittel ausgeben müssen. Zudem sparen sie Geld, da sie zu Hause Kaffee trinken und Mittagessen essen können und nicht auswärts dafür bezahlen müssen.

So koordinieren Sie verteilte Teams – 7 Tipps

Die Koordination eines räumlich verteilten Teams unterscheidet sich stark von der eines traditionellen Teams, das persönlich anwesend ist. Hier einige wertvolle Tipps für die Betreuung eines verteilten Teams.

1. Regelmäßige Treffen veranstalten

Durch wöchentlich zur gleichen Zeit stattfindende Besprechungen verfügen die Teammitglieder über einen regelmäßigen Zeitrahmen. So können sie ihre Termine und Aufgaben bei Bedarf entsprechend anpassen und ihren Arbeitstag so gestalten, wie es für sie am besten ist. Wichtig ist auch, dass die Inhalte der Besprechungen bekannt sind, damit die Teammitglieder wissen, wie und wann sie bei Bedarf zu diesen regelmäßigen Teambesprechungen beitragen können. Sollte eines Ihrer Teammitglieder nicht an einer regulären Besprechung teilnehmen können, bieten Sie ihm einfach die Möglichkeit, Informationen asynchron zu erhalten. Das Aufzeichnen von Besprechungen oder der Austausch von Besprechungsnotizen im Nachhinein ist eine gute Möglichkeit, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.  

Das ist wichtig

Was tun, wenn keines der Teammitglieder in einem Zeitraum verfügbar ist, der sich überschneidet? Ersetzen Sie den wöchentlichen Zyklus durch einen zweiwöchigen. Bei Josh Zerkel, Head of Global Community bei Asana, wechseln sich zwei Besprechungszeiten ab, da ein Teil seines Teams in Europa und ein anderer Teil in Asien sitzt, während er in San Francisco arbeitet. In der einen Woche hält er Besprechungen morgens (PST) mit dem Team ab, in der nächsten am Nachmittag (PST). Unabhängig davon, wer an der Besprechung teilnehmen kann, können seine Teammitglieder asynchron auf die Aufzeichnungen zugreifen. 

Lesenswert: So wird eine effektive Tagesordnung für ein Meeting erstellt (mit Vorlage)

2. Erwartungen bereits im Einführungsprozess äußern

Auch wenn es sich ohnehin für jedes Unternehmen empfiehlt, sollte man während des Einführungsprozesses einen Standard für die Kommunikation des verteilten Teams festlegen. Informieren Sie die Neulinge über die im Betrieb üblichen Kommunikationsarten, beispielsweise, auf welchen Kanälen Informationen ausgetauscht werden und wie mit bestimmten Teammitgliedern kommuniziert wird. All diese Punkte sollte man bereits zu Beginn des Einführungsprozesses klären. Durch das frühzeitige Äußern von Erwartungen kann jeder Einzelne zusätzlich zu den vom Unternehmen gesetzten Standardgrenzen auch eigene Grenzen festlegen. 

Das ist wichtig

Neue Teammitglieder sollten unbedingt in die bewährten Vorgehensweisen des Unternehmens eingewiesen werden. Allerdings sollten auch Sie als Vorgesetzter stets auf dem Laufenden sein, was die bewährten Verfahren im Unternehmen betrifft und wie die Kommunikation innerhalb des Teams abläuft. Je nach kulturellem Hintergrund variieren die Kommunikationsstile, sodass eine effektive Kommunikation mit einem Mitarbeiter in Japan ganz anders aussehen kann als mit einem Mitarbeiter in New York.

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Machen Sie sich bewusst, dass jede Kultur anders ist. In mancher sind die Menschen direkter, in einer anderen tun sich die Menschen schwerer, Kritik zu üben oder um Hilfe zu bitten. Machen Sie sich mit den kulturellen Normen der einzelnen Teammitglieder vertraut, damit Sie besser darauf vorbereitet sind, sie zu betreuen.”
Jessica Gilmartin, Head of Revenue Marketing, Asana
Lesenswert: Vier Herausforderungen beim Remote-Onboarding – und die passenden Lösungen

3. Grenzen respektieren

Bei der Arbeit in einem verteilten Team gilt es, die vom Unternehmen, dem Team und den einzelnen Teammitgliedern gesetzten Grenzen einzuhalten. So macht es beispielsweise keinen Sinn, wenn ein Teammitglied in San Francisco einem Berliner Kollegen um 16:00 Uhr PST eine E-Mail schickt und sofort eine Antwort erwartet. Damit wird nicht nur die Arbeitszeit des Berliner Teammitglieds missachtet, sondern die gewünschten Informationen treffen auch nicht so an der amerikanischen Westküste ein, dass das Teammitglied vor Ort sie in seinen Arbeitsablauf einbetten kann. Wer die Grenzen des anderen kennt und seine Arbeitsabläufe an diesen Grenzen ausrichtet, kann solche unliebsamen Situationen elegant vermeiden.

Das ist wichtig

Manchmal muss man sich mit der Tatsache abfinden, dass die Arbeitszeit über den normalen 8-Stunden-Tag hinausgeht, man muss also flexibel sein. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie immer 18 Stunden am Tag arbeiten sollten. Es wird jedoch Tage geben, an denen Sie sich früher anmelden oder länger online bleiben, um diejenigen zu unterstützen, die in anderen Zeitzonen arbeiten.

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4. Mehr als nur eine Plattform zur Kommunikation nutzen

Bei der Arbeit in einem verteilten Team können die Arbeitszeiten etwas flexibler sein als bei einem herkömmlichen 8-Stunden-Job. Für manche Teammitglieder kann das bedeuten, dass sie unterwegs Anrufe annehmen oder E-Mails beantworten müssen. Durch die Bereitstellung mehrerer Kommunikationsarten, wie Messaging-Software wie Slack, Videokonferenz-Tools wie Zoom oder eine Work-Management-Plattform wie Asana, haben die Teammitglieder die Möglichkeit, die richtigen Informationen am richtigen Ort zu kommunizieren. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern anbieten, über ein mobiles Gerät zu kommunizieren, können sie so arbeiten, wie es für sie am besten passt. 

Das ist wichtig

Verschiedene Kommunikationsarten sind zwar gut, doch können sich Nachrichten schnell überschneiden. Stellen Sie daher sicher, dass es ein zentrales System gibt, in dem alle endgültigen Entscheidungen festgehalten werden. Besonders nützlich ist diese Vorgehensweise, wenn Teammitglieder eine andere als Ihre Muttersprache haben. Die Verwendung von Videos anstelle von Texten kann helfen, Ton und Kontext leichter zu vermitteln als schriftliche Mitteilungen.

5. Klare, messbare Ziele setzen und den Weg dahin festlegen

Durch die Festlegung klarer, messbarer Ziele ist Ihr Team in der Lage, einen Maßnahmenplan zu entwickeln, der darlegt, wie diese Ziele erreicht werden können. Dadurch ergeben sich wiederum klare Erwartungen an die Aufgaben, die Ihre Teammitglieder erledigen müssen, um diese Ziele zu erreichen. Sind diese beiden Voraussetzungen erfüllt, können verteilte Teammitglieder ihre Aufgaben zu einem für sie günstigen Zeitpunkt selbständig erledigen. Solange sie die Aufgaben innerhalb der gesetzten Fristen erledigen, können sie so vorgehen, wie es für sie praktisch ist.

Das ist wichtig

Ziele erreichen ist großartig, doch gerade bei verteilten Teams ist es wichtig, dessen Erfolge zu feiern. Da es oft schwierig ist, Zeit für ein persönliches Gespräch zu finden, ist es umso wichtiger als Team seine Erfolge gemeinsam zu feiern. Organisieren Sie Zusammenkünfte, sei es virtuell oder persönlich, bei denen Sie Zeit miteinander verbringen und Erfolge gemeinsam feiern.

Lesenswert: Unternehmensziele setzen: Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Unternehmen

6. Regelmäßig Zeit für zwanglose Treffen einplanen

Einer der größten Nachteile bei der Leitung eines verteilten Teams besteht darin, dass die Teammitglieder nicht viele Gelegenheiten für soziale Interaktionen haben, die den Zusammenhalt im Team fördern. Planen Sie daher Zeiträume ein, in denen Sie sich regelmäßig mit den verteilten Teammitgliedern über andere Dinge als die Arbeit unterhalten. Oder halten Sie regelmäßig Arbeitssitzungen ab, bei denen die Teammitglieder ortsunabhängig zusammenarbeiten. 

Das ist wichtig

Bei der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, die im selben Büro wie Sie arbeiten, sollten Sie auf Gespräche am Wasserspender oder an der Kaffeemaschine achten. Diese zwanglosen Gespräche sind wichtig, um ein gutes Verhältnis zu den Teammitgliedern aufzubauen. Dabei sollten Sie nicht versehentlich eine isoliert arbeitende Einheit am Standort schaffen, die von anderen Mitarbeitern, die nicht im selben Büro wie Sie tätig sind, separat arbeitet.

7. Eigenverantwortung einräumen (aber regelmäßig nachfragen) 

Bei der Arbeit in einem räumlich verteilten Team mag der Kontakt zu den Teammitgliedern etwas schwieriger sein, weil man ja nicht so ohne Weiteres mit ihnen kommunizieren kann wie in einem Büro. Deshalb sollte sich der Vorgesetzte regelmäßig bei den Teammitgliedern melden, um zu erfahren, wie sie vorankommen. Regelmäßige Besprechungen geben den Teammitgliedern die Unterstützung, die sie brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Sollte es doch einmal zu Problemen kommen, können sie mit dem Vorgesetzten besprechen, wie sie diese lösen können.

Das ist wichtig

Durch regelmäßige und einheitliche Einzelgespräche mit Teammitgliedern können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter, die Ihnen unterstellt sind, einen bestimmten Zeitraum für die Besprechung von Problemen bei der Arbeit haben. Zudem bietet es dem Team die Möglichkeit, Ihnen Feedback zu geben, sei es offen oder anonym. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, Kritik zu äußern, und Sie können sie besser beim Erfolg unterstützen.

Das verteilte Team kann Großes leisten

Die Leitung eines räumlich verteilten Teams bringt einige logistische Herausforderungen mit sich, doch es lohnt sich, ein vielfältiges Team wachsen zu sehen – für Sie und das Unternehmen. Da Unternehmen international wachsen, wird es immer häufiger vorkommen, dass Teammitglieder aus der ganzen Welt zusammenarbeiten und gemeinsam Großes erreichen.

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