So verbessert Asana mit Work Management die Planung digitaler Roadmaps

Bei der digitalen Roadmap-Erstellung geht es nicht nur darum, eine To-do-Liste für Projekte zu erstellen – es geht darum, kluge Entscheidungen zu treffen, die zu echten Ergebnissen führen. Eine klare und gut priorisierte Roadmap erfordert die Abstimmung mit den Beteiligten, die Festlegung klarer Prioritäten und das Eingehen schwieriger Kompromisse. Dani Spires, Head of Digital bei Asana, kennt diese Herausforderung in- und auswendig. 

„Als Digital-Team müssen wir die sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens unterstützen und gleichzeitig technische Initiativen vorantreiben. Die Roadmap-Planung hilft uns, das richtige Gleichgewicht zu finden“, sagt sie.

Um dies zu erreichen, überprüft Danis Team regelmäßig seine Prioritäten und bezieht Feedback aus dem gesamten Unternehmen ein, um sicherzustellen, dass die Roadmap mit den strategischen Zielen übereinstimmt. Das ist nicht einfach – insbesondere, wenn man mit mehreren Beteiligten zusammenarbeitet. Hier kommt Asana ins Spiel.

Vier Möglichkeiten, wie Asana die Roadmap-Planung vereinfacht

Wenn die digitale Roadmap-Erstellung richtig umgesetzt wird, hilft sie Teams, die Projekte mit der größten Wirkung zu priorisieren, die Voraussetzungen für Wachstum zu schaffen und dafür zu sorgen, dass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren. Wie Dani sagt, besteht das Hauptziel darin, „die Prioritäten des Teams zu ermitteln und festzulegen, wie wir die Kapazitäten so verteilen können, dass wir eine maximale Wirkung erzielen und uns gleichzeitig auf andere Vorhaben konzentrieren können“.

Um dies zu erreichen, brauchen Teams einen zentralen Ort, an dem sie potenzielle Projekte einsehen, sich über die Strategie abstimmen, Entscheidungen treffen und den Fortschritt verfolgen können – und das alles bei einer nahtlosen Zusammenarbeit.

So hilft Asana Danis Team, das zu erreichen.

Zentralisierung der Roadmap-Arbeit für mehr Transparenz

Eine der größten Herausforderungen bei der Erstellung einer digitalen Roadmap besteht darin, funktionsübergreifende Partner während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden zu halten. Laut Dani ist die Liste der Beteiligten des Digitalteams „lang und breit“ – sie umfasst viele Personen mit unterschiedlichen Prioritäten und Verantwortlichkeiten, die für eine fundierte Entscheidungsfindung eingebunden werden müssen. Und das bedeutet, dass es eine Herausforderung ist, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Um dieses Problem zu lösen, nutzt Danis Team die Projektfunktion von Asana, um ein übergeordnetes Fahrplanprojekt zu erstellen, in dem alle digitalen Vorhaben für das Geschäftsjahr zusammengefasst sind. Zu Beginn des Roadmap-Prozesses fügen Stakeholder und Teams ihre vorgeschlagenen Projekte als Asana-Aufgaben zur übergeordneten Roadmap hinzu, wodurch alle Beteiligten Transparenz erhalten und die Möglichkeit haben, sich einzubringen. 

Nehmen wir zum Beispiel an, das SEO-Team plant, im 1. Quartal vier Pillar Pages auf Asana.com zu überarbeiten. Um sein Ziel zu erreichen, benötigt das Team digitale Unterstützung, um die Seitenlayouts neu zu gestalten, neue Inhalte hochzuladen und die Aktualisierungen live zu schalten. Während des ersten Roadmapping-Prozesses fügt der SEO-Projektmanager der digitalen Roadmap eine Aufgabe hinzu, die dem SEO-Projekt entspricht, z. B. „Aktualisierungen der Pillar-Pages im 1. Quartal“. Anschließend prüft das Digitalteam die Aufgabe direkt in der Roadmap und entscheidet anhand der bereitgestellten Informationen, ob das Projekt weiterverfolgt werden soll oder nicht.

„Durch die Erstellung eines zentralen Plans an einem Ort sind wir in der Lage, allen unseren Partnern Transparenz und ein Mitspracherecht in diesem Prozess zu geben“, erklärt Dani.

Datenbasierte Ressourcenentscheidungen treffen

Sobald Danis Team sein digitale-Roadmap-Projekt erstellt hat, besteht der nächste Schritt darin, zu entscheiden, welche Projekte es in die Endauswahl schaffen sollen.

Es geht aber nicht nur darum, die zu erledigenden Aufgaben auszuwählen. Bei so vielen beteiligten Stakeholdern können Anfragen die Kapazität der Roadmap schnell übersteigen. Wie Dani betont, besteht ein empfindliches Gleichgewicht zwischen der Priorisierung geschäftskritischer Vorhaben – wie Projekten, die für die Generierung von Sales Leads oder die Füllung der Vertriebspipeline sorgen – und den strategischen technischen Aufgaben, die zur Förderung des langfristigen Wachstums erforderlich sind.

Um diese Entscheidungen zu treffen, setzt Danis Team auf die benutzerdefinierten Felder von Asana. Jedes Mal, wenn eine anfragende Person ein vorgeschlagenes Projekt zum Strategieplan hinzufügt, markiert sie die Aufgabe mit benutzerdefinierten Feldern, die dem Team helfen sollen, zu erkennen, wie sich das Projekt in das Gesamtbild einfügt, und zu entscheiden, ob es das Projekt übernehmen soll oder nicht. Zu diesen benutzerdefinierten Feldern gehören:

• Lieferquartal: Das geplante Lieferquartal, in dem die Arbeit erledigt werden muss.

• Zusage: Gibt an, ob für das Projekt eine Zusage vorliegt und in welchem Umfang diese Zusage erfolgt ist.

• Priorität: Die Prioritätsstufe der Aufgabe oder des Projekts. 

• Direkt verantwortliches Team: Welches Digitalteam für das Projekt verantwortlich sein wird.

• Aufwand: Eine numerische Schätzung von 1 bis 5, die den Komplexitätsgrad des Projekts angibt.

Sobald Projekte hinzugefügt und mit Tags versehen sind, bewertet das Digitalteam seine Arbeitsbelastung und entscheidet, wie es seine Kapazitäten auf verschiedene Arten von Projekten aufteilt – beispielsweise auf strategische Initiativen, technische Wartungsarbeiten und die Unterstützung von Stakeholdern. Mit einem kurzen Blick auf die benutzerdefinierten Felder können sich die Leiter der digitalen Säulen problemlos über die Priorität, den erforderlichen Aufwand und die potenziellen Auswirkungen jedes Projekts abstimmen, was die Fertigstellung der Roadmap erleichtert.

„Unsere benutzerdefinierten Felder ermöglichen es uns, fundierte Gespräche über die Kapazität zu führen“, sagt Dani. „Wir können den Stakeholdern zeigen, was angefordert wurde, wofür Kapazitäten zugesagt wurden und wie hoch der Aufwand ist – und diese Informationen dann als Grundlage für Gespräche über Kompromisse nutzen.“

Diese benutzerdefinierten Felder helfen Danis Team auch zu erkennen, wie jedes Projekt mit den strategischen Zielen von Asana übereinstimmt. Indem das Team Aufgaben mit dem übergeordneten Unternehmensziel, zu dem sie beitragen, kennzeichnet, kann es sich darauf verlassen, dass die Arbeit, die es vorantreibt, die strategischen Ziele unterstützt.

„Mit Asana ist alles miteinander verknüpft“, sagt Dani. „Wir können klar erkennen, wie unsere Prioritäten mit den Marketingzielen – und letztendlich mit den Kerngeschäftszielen – verknüpft sind.“

Verknüpfung der Arbeit verschiedener Teams

Die digitale Roadmap ist zwar die wichtigste Informationsquelle für die Projekte des Digital-Teams, aber sie ist nicht das einzige Projekt, das im Spiel ist. Verschiedene Teams arbeiten auf der Grundlage mehrerer, sich überschneidender Roadmaps – beispielsweise die Marketing-, die Produktentwicklungs- oder die Customer-Experience-Abteilung. Diese Überschneidungen können leicht zu Doppelaufwand und verschwendeten Ressourcen führen.

Um dies zu vermeiden, nutzt Danis Team die Mehrfachzuordnungsfunktion von Asana, die es ermöglicht, dass eine Aufgabe in mehreren Projekten existiert. Beispielsweise kann das Projekt des SEO-Teams für die Pillar-Seite für das erste Quartal gleichzeitig in der SEO-Roadmap, in der Content-Marketing-Roadmap und im Sprint-Board für die Webentwicklung veröffentlicht werden, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und doppelte Aufgaben vermieden werden.

„Die digitale Roadmap ist so umfangreich und umfasst so viele Bereiche, dass Aufgaben schnell untergehen können“, sagt Dani. „Die Mehrfachzuordnung ermöglicht es unseren wichtigsten Partnern, ein digitales Projekt in ihre Roadmap aufzunehmen. Auf diese Weise können wir alles miteinander verknüpfen, ohne Doppelarbeit zu leisten.“

Mit Echtzeit-Berichten verläuft die Arbeit nach Plan

Sobald die Roadmap feststeht und die Arbeit beginnt, nutzt Danis Team das Asana-Berichts-Dashboard, um den Fortschritt nachzuverfolgen. Das Dashboard bietet einen umfassenden Überblick über den Projektstatus und hilft dem Team, Probleme schnell zu beheben und Engpässe zu vermeiden.

 „Wir nutzen die Dashboard-Funktion, um den Überblick über unseren Fortschritt zu behalten – darüber, wo wir bei der Erreichung der Unternehmensziele stehen“, sagt Dani. „Jeder kann ganz einfach erkennen, was höchste Priorität hat, was blockiert ist und wo die Kapazität überschritten wird.“

Am Ende eines jeden Quartals überprüft das Digitalteam seine Roadmap und passt sie an neue Business-Prioritäten an. Wenn es Änderungen gibt, die eine Neuausrichtung erfordern, werden diese bei den vierteljährlichen Besprechungen erörtert, bei denen das Team entscheidet, welche Projekte fortgesetzt werden sollen. Die aktualisierte Roadmap wird dann mit allen Beteiligten geteilt, damit jeder über die Änderungen informiert ist.

Auch nach Quartalsende geht die Arbeit des Teams weiter. Das Team nutzt Dashboard-Metriken, um Erfolge und Herausforderungen zu erkennen, und wendet diese Erkenntnisse auf die zukünftige Planung an.

„Indem wir die Start- und Enddaten unserer Roadmap nachverfolgen, können wir sehen, wie viele Projekte innerhalb des festgelegten Zeitrahmens geplant und abgeschlossen wurden“, erklärt Dani. „Anhand dieser Daten können wir dann einen klaren Überblick über unsere Fortschritte im Jahresvergleich erhalten.“ 

Sorgen Sie dafür, dass Ihre digitale Roadmap nach Plan verläuft

Eine gut verwaltete digitale Roadmap muss nicht kompliziert sein. Mit Asana kann Ihr Team Prioritäten festlegen, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit optimieren und datengestützte Entscheidungen treffen, die die strategischen Ziele Ihres Unternehmens unterstützen – und so die Voraussetzungen für aussagekräftige Ergebnisse schaffen.