So verbessert Asana mit Work Management die Kreativproduktion

Für Tara Vajra, Head of Creative Operations bei Asana, ist die Kreativproduktion ein Balanceakt. Ihre Rolle erfordert, dass sie vorhandene Ressourcen ständig mit neuen Anfragen und größeren Marketingzielen abgleicht. Dies ist besonders schwierig in einem globalen Unternehmen, in dem sie Inhalte produzieren muss, die kulturübergreifend funktionieren, und mit Stakeholdern zusammenarbeiten muss, die auf der ganzen Welt leben.

„Wir haben die Aufgabe, herauszufinden, wie wir die Arbeit effizient planen, Anfragen sortieren und Ad-hoc-Aufgaben zwischen unseren Großprojekten unterbringen können“, sagt Vajra. „Und als globales Team müssen wir Dinge schaffen, die in verschiedenen Regionen ankommen und sich an Marketingstrategien ausrichten. Es ist ein sehr heikles Gleichgewicht, und diese Harmonie zu finden, kann der schwierigste Teil sein.“

Trotz dieser Herausforderungen haben Vajra und ihr Team eine Methode entwickelt, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass Projekte sowohl wirkungsvoll als auch kreativ sind. Erfahren Sie, wie Asana die Vielseitigkeit kreativer Arbeit in einen optimierten, zusammenhängenden Prozess verwandelt.

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Mit Asana können Marketing-Teams Arbeitsvorgänge verknüpfen, Prozesse standardisieren und Workflows automatisieren – an einem Ort.

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Die Herausforderungen der Kreativproduktion

Die Kreativproduktion ist von Natur aus komplex und erfordert, dass Teams Ressourcen koordinieren, Inputs von Stakeholdern verwalten und überzeugende Inhalte liefern, die bei einem globalen Publikum Anklang finden.

Dazu müssen Sie sich an übergreifende Marketingstrategien halten und gleichzeitig die Kommunikation über verschiedene Tools hinweg koordinieren. Die Koordination zwischen internen Teams und externen Partnern kann schnell zu einem logistischen Albtraum werden, der mit Missverständnissen und Verzögerungen verbunden ist. Und obendrein müssen Sie eine einheitliche Markensprache und -ästhetik über eine Vielzahl von kreativen Assets hinweg beibehalten.

Dies ist eine überwältigende Liste von Fallstricken, die es zu bewältigen gilt – wenn Sie nicht die richtige Unterstützung haben. Aber es ist auch ein perfektes Beispiel dafür, wie Software wie Asana, die mit Automatisierungen und KI-Funktionen ausgestattet ist, die täglichen Aufgaben erleichtern kann.

Morgan Keys, Art Director bei Asana, beschreibt den mühsamen Prozess, den sie durchlaufen musste, bevor sie zu Asana kam.

„In meiner vorherigen Arbeitsumgebung hatte jede Person ein anderes, nicht miteinander verbundenes System für das Projektmanagement“, erklärt Keys. „Ein Kreativproduzent könnte eine Tabelle führen, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. Als Designerin hatte ich eine To-do-Liste in meiner persönlichen Notizen-App und behielt bestimmte E-Mails ungelesen, um mich an wichtige Aktionspunkte zu erinnern. Es war so unzusammenhängend und unorganisiert, dass ich erstaunt bin, dass wir überhaupt etwas erledigt haben.“

6 Möglichkeiten, wie Asana die Kreativproduktion optimiert

1. Automatisierte Anfragen mit Formulare

In vielen Unternehmen reichen Teams neue Kreativanfragen per E-Mail, in Meetings oder über andere Tools ein, die nicht miteinander verknüpft sind. Das ist bestenfalls mühsam. Im schlimmsten Fall kann es die Produktion in die Länge ziehen, mehr Geld kosten und die Zeit Ihres talentierten Kreativteams verschwenden.

Bei Asana verwendet das Kreativteam der Marke ein benutzerdefiniertes Formular, um Anfragen zu sammeln. Dies hilft ihnen, alle Informationen zu sammeln, die sie im Voraus benötigen, einschließlich:

• Welche Art von kreativer Unterstützung benötigt wird

• Das Fälligkeitsdatum

• Die Zielgruppe

• Der Projektumfang

• Eine Liste der Beteiligten und ihrer Verantwortlichkeiten über eine RACI-Matrix

• Designspezifikationen

Jedes Mal, wenn jemand eine Antwort auf dieses Formular sendet, wird es automatisch in ein Asana-Projekt übertragen, in dem das Team Anfragen überprüfen, priorisieren und Ressourcen zuweisen kann.

2. Anpassbare Projektvorlagen

Wenn sie bereit ist, eine neue Initiative zu starten, wird Vajra ein neues Asana-Projekt erstellen, um mit der Arbeit zu beginnen. Aber sie muss nicht bei Null anfangen. Stattdessen verwendet sie eine vorgefertigte Projektvorlage, in der sie festlegen kann, wie Informationen gekennzeichnet und gespeichert werden.

Vorlagen für gängige Projekttypen optimieren die Einrichtung und den Start, sodass Teams direkt in den kreativen Prozess eintauchen können. Zum Beispiel verwendet sie Labels (was Asana benutzerdefinierte Felder nennt), um den Projektstatus anzuzeigen, wer der Arbeit zugewiesen ist und an welcher globalen Marketinginitiative die Arbeit ausgerichtet ist. Dies hilft den Beteiligten, schnell zu verstehen, wie die Arbeit voranschreitet und wer dafür verantwortlich ist.

Wenn Sie Video- oder Produktionszeitpläne verwalten, können Sie auch eine Vorlage für Drehpläne verwenden, um Szenen zu planen, Crew-Mitglieder zuzuweisen und Produktionstage innerhalb desselben Asana-Projekts zu verfolgen.

3. Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams

Größere Unternehmen verlassen sich oft auf externe Agenturen, um einen Teil ihrer kreativen Arbeit auszulagern. Aber die Zusammenarbeit mit anderen außerhalb des Unternehmensnetzwerks hat ihre Herausforderungen. Zum einen stellt sich die Frage, wie Sie Informationen schützen können. Und andererseits ist die Verwendung von E-Mail-Verläufen oder anderen traditionellen Kommunikationsplattformen zeitaufwändig und ineffizient.

Aber mit Asana kann alles, von der Kommunikation bis zur eigentlichen Arbeit, sicher an einem Ort erledigt werden. Durch die Einbindung externer Partner als Gäste in den Arbeitsbereich kann das Kreativteam von Asana mit ihnen über spezielle Projekte zusammenarbeiten. Diese dienen als zentrale Räume für die Zusammenarbeit, in denen interne Teams und externe Agenturen nahtlos interagieren, Feedback austauschen und Abhängigkeiten überwachen können, um sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs und innerhalb des Budgets bleiben.

Wir haben unseren Prozess in Asana mit unseren Agenturen integriert. Wenn wir also festlegen, dass sie an einem bestimmten Projekt arbeiten werden, können wir direkt in Asana beginnen, ohne dass wir eine massive Übergabe durch andere Tools durchführen müssen.”

4. Automatisierte Workflows

Durch die Nutzung der leistungsstarken Automatisierungstools von Asana haben Vajra und das Team die Zeit, die sie für sich wiederholende Aufgaben aufwenden, erheblich reduziert. Von der automatischen Zuweisung von Aufgaben basierend auf dem Projekttyp bis hin zur Optimierung von Genehmigungen – die Automatisierung gibt dem Team die Freiheit, sich wiederholende Aufgaben auszulagern und mehr Raum für ihre Kreativität zu schaffen.

In Asana können sie beispielsweise einen viel einfacheren Überprüfungsprozess erstellen, indem sie einen Workflow entwerfen, der automatisch Fälligkeitsdaten festlegt, Überprüfungsaufgaben zuweist und Manager benachrichtigt, wenn sie eingreifen müssen. In Verbindung mit ihren Genehmigungs-Workflows stellt dies sicher, dass Projekte schnell und genau vorankommen.

5. Eine zentrale Informationsquelle

Die Integrationen von Asana mit Kreativtools wie Figma, Adobe Creative Cloud und Google Suite machen es zu einem Kraftpaket für Kreativteams, die ihre Workflows und Kommunikation zentralisieren möchten.

Anstatt Dokumente in separaten Threads an jeden einzelnen Stakeholder zu senden, können sie alle Assets direkt an eine Asana-Aufgabe anhängen. Auf diese Weise haben die Beteiligten sofortigen Zugriff und können innerhalb der Plattform Feedback geben. 

Integrationen mit führenden Design-Tools und Cloud-Speicherlösungen ermöglichen es Asana, als eine einzige Informationsquelle für alle kreativen Assets zu dienen, was einen einfachen Zugriff erleichtert und die Markenkonsistenz über alle Materialien hinweg gewährleistet.

6. Ressourcenmanagement

Der Versuch, die genauen Ressourcen zu bestimmen, die Sie für kreative Projekte benötigen, ist ein schwieriger Balanceakt. Wer hat die nötigen Kapazitäten und wann ist diese Person verfügbar? Brauchen wir externe Tools und Agenturen, und wie viel kosten diese?

Wenn Sie versuchen, den Überblick in einem statischen Tool wie einer Tabelle zu behalten, bedeutet das, dass Sie diese manuell aktualisieren und ständig mit Ihren Arbeitskollegen teilen müssen. Das Kreativteam von Asana spart unzählige Stunden und Kopfschmerzen, indem es die Workload- und Portfolio-Funktionen von Asana nutzt. Dies gibt ihnen einen Überblick über laufende und bevorstehende Projekte und ermöglicht eine effektive Verteilung von kreativen Talenten und Ressourcen, wo sie am dringendsten benötigt werden.

Wenn eine neue Anfrage eingeht, muss das Kreativteam lediglich seine Workload-Dashboards in Asana überprüfen. Sie können schnell sehen, wer jetzt und in Zukunft woran arbeitet, und identifizieren, wer möglicherweise freie Kapazitäten hat, um zusätzliche Aufgaben zu übernehmen. Ebenso können sie ein Budgetprojekt verwenden, um festzulegen, welche Mittel sie für neue Arbeiten bereitstellen müssen, und entsprechend Prioritäten setzen.

Erstellung kreativer Inhalte, neu erfunden

Die Bewältigung der Komplexität der Kreativproduktion, insbesondere auf globaler Ebene, erfordert nicht nur Talent und Vision, sondern auch die richtigen Tools, um Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. 

Tara Vajra und ihr Team bei Asana veranschaulichen, wie die Integration intelligenter, anpassungsfähiger Software wie Asana in kreative Prozesse potenzielles Chaos in eine gut orchestrierte Symphonie der Produktivität verwandeln kann. 

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, die Erleichterung einer nahtlosen Kommunikation über Grenzen hinweg und die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Informationsquelle ermöglicht Asana es Kreativteams, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: die Produktion innovativer und wirkungsvoller kreativer Inhalte.