Wie das Digitalteam von Asana mithilfe von Work Management unsere Marke aktualisiert

Als Head of Digital bei Asana bin ich mit komplexen Projekten, die sich über mehrere Teams und Tools erstrecken, vertraut. Als wir uns entschieden haben, eine umfassende digitale Markenaktualisierung auf Asana.com durchzuführen, war mir klar, dass wir mehr als nur großartige Ideen brauchen, um erfolgreich zu sein – wir brauchten klare Kommunikation, präzise Planung und eine solide Ausführungsstrategie, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. 

Glücklicherweise hatten wir Asana, um uns bei jedem Schritt zu unterstützen. Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, wie wir unsere eigene Plattform genutzt haben, um die funktionsübergreifende Initiative von Anfang bis Ende zu verwalten – und wie Sie sie nutzen können, um auch Ihre großen Projekte zum Leben zu erwecken.

Herausforderungen bei der Markenaktualisierung

Bevor wir uns mit der Markenaktualisierung befassten, musste mein Team die bevorstehenden Herausforderungen klären und alle Risiken aufzeigen, die sich auf unseren Erfolg auswirken könnten. Wir haben drei Schlüsselbereiche identifiziert:

• Die Struktur der Website: Asana.com verwendet ein System von Vorlagen und Komponenten, was bedeutet, dass alles auf der Website miteinander verknüpft ist. Wenn Sie eine Komponente ändern – wie ein CTA-Banner –, ändert sich diese auf jeder Seite, auf der die Komponente verwendet wird, nicht nur auf der Seite, auf der Sie gerade arbeiten. Aus diesem Grund konnten wir die Website nicht Seite für Seite aktualisieren. Wir brauchten eine Möglichkeit, um zu verstehen, wie jede Komponente auf verschiedenen Seiten verwendet wurde, um Updates effizient zu planen, ohne unbeabsichtigte Änderungen zu verursachen.

• Die Projektzeitleiste: Unser Marketingteam hatte eine knappe Frist für den Start einer Out-of-Home-Kampagne, was bedeutete, dass unsere Updates mit dieser Zeitleiste übereinstimmen mussten, um ein einheitliches Erlebnis für unsere Kunden zu schaffen.

• Die ständige Verfügbarkeit der Website: Unser Digitalteam – und unsere Partner in anderen Teams – haben sich darauf verlassen, dass die Website jederzeit voll funktionsfähig ist. Wir konnten es uns also nicht leisten, die Website während der Aktualisierungen „einzufrieren“. Jede Änderung musste so durchgeführt werden, dass Störungen minimiert wurden und alles reibungslos lief.

„Es war eine interessante Herausforderung, alles am Laufen zu halten – Live-Updates zu veröffentlichen und gleichzeitig wichtige Projekte zu aktivieren“, sagt Rachel Rosin, Head of Digital Experience bei Asana. „Transparenz war so wichtig, da wir während der Markenaktualisierung noch Seiten erstellt haben.“

Nachdem wir diese Herausforderungen erkannt hatten, wandten wir uns an Asana, um einen klaren Plan zu erstellen. 

Viele Projekte, die wir in unserem Alltag durchführen, sind vorhersehbar. Aber das war hier nicht der Fall. Wir mussten Prozesse entwickeln, die uns helfen konnten, unsere Ziele schneller und effizienter zu erreichen. Wir haben Asana verwendet, um eine benutzerdefinierte Lösung zu erstellen, mit der wir all diese Arbeitsvorgänge nachverfolgen können. ”

Risiken durch Transparenz und Vernetzung minimieren

Bevor wir mit der Arbeit beginnen konnten, mussten wir uns ein klares Bild von allen Projektabhängigkeiten, potenziellen Engpässen und sich überschneidenden Aufgaben machen, um sicherzustellen, dass wir unsere Ressourcen sinnvoll nutzen und Risiken minimieren. 

Zuerst haben wir ein Asana-Projekt eingerichtet, das als Master-Hub für alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Aktualisierung dient. Anschließend haben wir individuelle Asana-Aufgaben für zwei Hauptkategorien erstellt:

• Spezifische Seitenkomponenten, die aktualisiert werden mussten (z. B. ein CTA-Banner)

• Einzelne Seiten, die aktualisiert werden mussten (wie die Homepage)

Für jede Seite haben wir eine Liste aller Komponenten erstellt, wie Banner oder Schaltflächen, die Teil dieser Seite waren. Dann haben wir die Aufgaben für die Komponenten mit den entsprechenden Aufgaben für die Seiten verknüpft. Dadurch war es einfach zu erkennen, welche Komponenten auf mehreren Seiten verwendet wurden, was uns half, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu entscheiden, welche Seiten priorisiert werden sollten.

Rachel erklärt: „Durch die Verknüpfung von Komponenten mit entsprechenden Seiten konnten wir sehen, welche am häufigsten verwendet wurden. Das hat uns geholfen, die Änderungen zu erkennen, die die größte Wirkung haben würden.“

„Asana hat uns geholfen, zu visualisieren, wie diese ersten Batches aussehen würden, und die Arbeit und die Abhängigkeiten zu verwalten“, fügt sie hinzu. „Das hat uns geholfen, uns wirklich darauf zu konzentrieren, wo wir uns in diesem wirklich großen Projekt befanden.“

Planung und Priorisierung mit benutzerdefinierten Feldern 

Während unsere anfängliche Projekteinrichtung uns eine bessere Vorstellung davon gab, welche Seiten aus Komponentenperspektive am sinnvollsten zu aktualisieren waren, wollten wir uns auch auf die Seiten konzentrieren, die nach der Aktualisierung die größte Wirkung haben würden. Für uns bedeutete das Seiten mit dem höchsten Traffic. 

Dazu haben wir die benutzerdefinierten Felder von Asana verwendet, um Aufgaben mit zwei wichtigen Punkten zu versehen: 

• Seiten-Traffic: Wir haben jede Seite mit ihrem Traffic-Niveau gekennzeichnet – sehr hoch, hoch, mittel oder niedrig.

• Komponenten-Footprint: Wir haben markiert, auf wie vielen Seiten jede Komponente angezeigt wurde, wobei wir Labels wie hoch, mittel oder niedrig verwendet haben.

Auf diese Weise konnten wir Aufgaben danach sortieren, welche Aktualisierungen die größte Auswirkung haben würden, sodass wir die wichtigsten Seiten zuerst priorisieren konnten.

Von dort aus entschieden wir uns für einen schrittweisen Ansatz und führten Updates in Sequenzen ein, die ähnliche Seiten zusammenfassten. Durch die Gruppierung von Seiten mit ähnlichen Komponenten konnten wir unsere Bemühungen vorantreiben, was die späteren Phasen erleichterte, da der Großteil unserer Komponentensammlung bereits aktualisiert wurde.

Funktionsübergreifende Teams für eine effektive Zusammenarbeit ausrichten

Sobald wir den Plan und den Zeitplan festgelegt hatten, war es Zeit, mit der Arbeit zu beginnen. Wie bei so vielen digitalen Transformationsprojekten erforderte dies eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams, darunter Marketing, Design, Entwicklung, Produktmarketing und Lokalisierung. 

Asana hat uns auf zwei Arten geholfen, diese Teams zu koordinieren: durch die Bereitstellung einer zentralen Informationsquelle für unser Update-Projekt und durch die Vereinfachung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit Mehrfachzuordnung.

„Asana gab uns eine einzige Informationsquelle, in der alles nachverfolgt und aktualisiert wurde, wenn sich die Dinge änderten“, sagt Rachel. „Es hat uns auch geholfen zu sehen, wie alle kleineren Aufgaben zusammenpassen, um das größere Projekt zu verwirklichen.“

Durch die Zusammenführung aller Aufgaben im Zusammenhang mit dem Rebranding in einem Hauptprojekt wurde ein zentraler Ort für Updates, Statusverfolgung und klare Kommunikation geschaffen. Um jedes Team auf seine spezifischen Aufgaben zu fokussieren und gleichzeitig mit dem größeren Projekt verbunden zu bleiben, haben wir uns für die Mehrfachzuordnung von Asana entschieden, die es jedem Team ermöglicht, Aufgaben in seinen eigenen Teamprojekten zu organisieren und zu verfolgen, ohne sie duplizieren zu müssen.

Zum Beispiel benötigte der Projektmanager des Rebranding-Projekts volle Transparenz über jeden Teil des Projekts. Unsere Partner im Entwicklungsteam benötigten jedoch nur Einblick in die spezifischen Aufgaben, die mit ihrer Arbeit zusammenhängen. Mit der Mehrfachzuordnung konnte das Entwicklungsteam diese Aufgaben zu seinen eigenen Projekten hinzufügen, um seine Arbeit zu organisieren, während dieselben Aufgaben auch im Masterprojekt sichtbar blieben. Dies sorgte für eine einheitliche Ausrichtung und gab einzelnen Teams die Flexibilität, so zu arbeiten, wie sie wollten, ohne den Aufwand zu verdoppeln.

„Wenn es darum ging, die Arbeit tatsächlich zu erledigen, war die Mehrfachzuordnung ein echter Wendepunkt“, sagt Rachel. „Es ermöglichte uns, in Verbindung zu bleiben und den Fortschritt zu verfolgen, ohne die Arbeit zu wiederholen.“ 

Mit der Zeitleistenansicht auf Kurs bleiben

Sobald wir mit der Arbeit begonnen haben, haben wir uns auf die Zeitleistenansicht von Asana verlassen, um unseren Fortschritt zu verfolgen. Dies gab uns einen Überblick über alles, was im gesamten Projekt geschieht, von Sprint-Zeitplänen bis hin zu Batch-Releases. Es bot auch eine klare visuelle Darstellung, wann die Arbeit begann, aufhörte und sich überschneidete, was es uns leicht machte, potenzielle Engpässe oder Überkapazitätsprobleme zu erkennen. 

Wenn Rachel die Projektzeitleiste ansah, konnte sie schnell sehen, ob jemand zu viel zu tun hatte oder ob zu viel Arbeit in einem einzigen Sprint gepackt war. Diese Transparenz machte es einfacher, wichtige Kompromissgespräche zu führen und die Arbeit nach Bedarf zu verschieben. Darüber hinaus hat es uns geholfen, das ganze Jahr über ein stetiges Tempo bei den Updates aufrechtzuerhalten und kurzfristige Ergebnisse mit langfristigen Zielen in Einklang zu bringen.

„Wenn es darum ging, diese Kompromissgespräche zu führen, hat die Zeitleistenfunktion wirklich geholfen“, sagt Rachel. „Es war leicht zu erkennen, wenn die Arbeitsbelastung zu hoch wurde.“ 

Mehr Einfluss in Ihrem Unternehmen

Die Verwaltung komplexer Projekte wie einer Markenaktualisierung kann eine Herausforderungen darstellen, und die richtige Projektmanagement-Plattform kann den entscheidenden Unterschied ausmachen. Durch die Verwendung der Funktionen von Asana konnten wir genau das liefern, was das Business brauchte – die Einführung unserer neuen Marke auf wichtigen Seiten in einem engen Zeitrahmen. Wir haben die aktualisierte Website zusammen mit unserer Markenkampagne eingeführt und gleichzeitig wichtige Verbesserungen an unseren Technologieplattformen vorgenommen.

Asana bot uns die Transparenz, Flexibilität und Kontrolle, die wir brauchten, um alle auf dem gleichen Stand zu halten, das Projekt voranzubringen und aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie ein innovatives Unternehmen sind, tun Sie Dinge, die Menschen noch nie zuvor getan haben. Asana kann sich anpassen, um genau das zu unterstützen. ”

Egal, ob Sie Routineaufgaben erledigen oder Projekte angehen, die innovatives Denken erfordern, Asana bietet ein flexibles Framework, das sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt.