Scribbr bietet 100 % Zufriedenheitsgarantie mit Asana

Asana-Fallstudie – Scribbr – Büro
  • Scribbr-Logo
  • Standorte
    • Amsterdam, Niederlande
  • Mitarbeiter
    • 60, und ca. 800 Freiberufler auf der ganzen Welt

Asanas Wirkung

  • Höhere Kundenzufriedenheit durch Aufgabenmanagement, mit dem das Unternehmen Erkenntnisse zur kontinuierlichen Verbesserung gewinnen kann.
  • Eliminierung interner E-Mails und persönlicher Berichte, da Asana ein einziges Tool für die gesamte interne Kommunikation bietet.
  • Beseitigung des Risikos von Mikromanagement durch Unterstützung der Mitarbeiter, während das Unternehmen wächst.

Das Ziel von Scribbr ist es, Studenten dabei zu helfen, besser zu schreiben und ihre Studienziele zu erreichen. Dafür entwickelt das Unternehmen Dienstleistungen, Tools und Inhalte, die bis ins kleinste Detail auf dieses Ziel ausgerichtet sind. Scribbr ist überzeugt, dass alle Studierenden Zugang zu hochwertigen, unkomplizierten Werkzeugen für den Studienerfolg haben sollten. Scribbr ist wie ein Kumpel, der einen bei jedem Schritt auf dem Bildungsweg an die Hand nimmt. Das Dienstleistungsangebot (unter anderem Korrekturlesen und Lektorat) wird von einer weltweiten Gemeinschaft von über 800 Freiberuflern bereitgestellt. Dies ergänzt Scribbrs Angebot an Tools, darunter einen Plagiatsprüfer, einen Prüfer für Gendervorurteile und einen Zitierprüfer.

Das Herzstück der Mission von Scribbr sind die Unternehmenswerte: Offenheit und hundertprozentige Glücksgarantie. Das Unternehmen will immer einen Schritt weiter gehen, um seine Kunden und Teams 100 % glücklich zu machen.

Als Head of Customer Operations beaufsichtigt Victoria Mrosek ein wachsendes Team von 30 Support-Mitarbeitern. Ihr gemeinsames Ziel ist es, die 100 %-Glücksgarantie des Unternehmens einzuhalten. Victoria erklärt: „Ich sorge dafür, dass wir unser Versprechen tatsächlich in die Tat umsetzen, damit es nicht nur leere Worte sind. Mein Team hat alle Möglichkeiten, um unsere Kunden voll und ganz zufrieden zu stellen, selbst wenn das bedeutet, dass sie eine volle Rückerstattung erhalten. Das ist eine Menge Verantwortung. Ich ermutige die Mitarbeiter, Entscheidungen selbst zu treffen, statt sie weiterzuleiten."

Ein Tool für sämtliche interne Kommunikation

Scribbr nutzt Asana schon sehr lange. Die Mitarbeiter können sich kaum noch daran erinnern, wie die Arbeit aussah, bevor die Teams sie mithilfe der Work-Management-Plattform organisierten, um Aufgaben schneller zu erledigen.

Damals bestand die Hauptmotivation darin, ein gutes internes Kommunikationstool zu finden. Wie in den meisten Unternehmen waren die E-Mail-Postfächer zum Bersten voll mit unnötigen Neuigkeiten, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, oder endlosen Nachfragen, um zu prüfen, ob Aufgaben erledigt sind. Die Teammitglieder nutzten eine Vielzahl von Notiztools, wodurch die Informationen im gesamten Unternehmen verstreut waren.

Um sein Versprechen einzulösen, brauchte Scribbr Transparenz in allen Bereichen, über alle Teams hinweg, für jeden – und Asana war die richtige Lösung dafür. „Einer der vielen Vorteile von Asana ist, dass wir verfolgen können, was jemand tut oder wie weit wir in einem Projekt sind, ohne ständig nachfragen zu müssen. Alles ist in einem einzigen Tool abgebildet“, erklärt Victoria. Und mit Teamwork konnte Scribbr dank gemeinsamer Verbindungen und Unterhaltungen eine engere Zusammenarbeit fördern.

Asana-Fallstudie – Scribbr – Produktinterface – Projektübersicht: Gender Bias Checker

Work Management der Extraklasse

Scribbr hat Asana in allen Teams eingeführt. Die Mitarbeiter nutzen die Plattform, um betriebliche Workflows und auch Projekte jeder Größe zu verwalten. Der wohl beeindruckendste Vorteil, den das Unternehmen erzielt hat, ist die vollständige Ablösung von internen E-Mails durch Asana.

„Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter neu ins Team kommt, denkt er, ich mache Witze, wenn ich sage, dass ich keine E-Mail von ihm bekommen möchte“, sagt Victoria. „Neue Teammitglieder können sich gar nicht vorstellen, wie das funktionieren soll, aber am Ende lieben sie unsere neue Arbeitsweise.“

Asana-Fallstudie – Scribbr – Produktinterface – Projekt-Listenansicht: Gender Bias Checker

Die Teamstruktur von Scribbr in Asana bildet die Unternehmensstruktur ab. Und innerhalb jedes Teams gibt es Ziele und eine Liste von Projekten. Scribbr legt großen Wert auf die Förderung der Transparenz im gesamten Unternehmen und lädt alle Mitarbeiter dazu ein, die Statusaktualisierungen eines jeden Projekts mitzuverfolgen. Auf diese Weise haben sie die Ziele und die Gesamtvision der Teams stets im Blick, ohne dass ständig per E-Mail nachgefragt oder an noch mehr Besprechungen teilgenommen werden muss. Für ein expandierendes Unternehmen wie Scribbr ist dies besonders wichtig, wie Victoria erklärt:

„Unser Unternehmen wächst ständig, und das gilt auch für einzelne Teams. Für einen neuen Mitarbeiter könnte es schwierig sein, immer zu verstehen, wie seine Rolle zu den Zielen von Scribbr und letztlich zu unserer Mission beiträgt. Mit Asana können wir wirklich deutlich machen, wie jede Tätigkeit mit unserer Unternehmensmission zusammenhängt.“

Asana-Fallstudie – Scribbr – Produktinterface – Projektstatusbericht-Ansicht: Gender Bias Checker

Obwohl der Schwerpunkt von Scribbr ursprünglich auf der Kommunikation lag, hat Asana dem Unternehmen mehrere zusätzliche Vorteile gebracht:

Höhere Kundenzufriedenheit

Asana automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie das montägliche Stand-up-Meeting und Support-Anrufe, um sicherzustellen, dass sie immer erledigt und die Ergebnisse mit allen geteilt werden. Als Unternehmen, das auf seine 100 %-Glücksgarantie stolz ist, muss Scribbr seine Abläufe kontinuierlich verbessern, und Asana liefert dabei wertvolle Erkenntnisse. Victoria erklärt: „Nachdem Kunden ihren Auftrag für Korrekturlesen und Lektorat zurückerhalten, löst unser System eine Aufgabe in Asana aus. Unser Support-Team führt dann einen sogenannten Happy Call durch, um die Studierenden zu fragen, ob sie mit den erbrachten Leistungen zufrieden waren.“

Klare redaktionelle Kalender

Das Marketingteam von Scribbr nutzt vor allem Content, um seine Zielgruppe anzusprechen. Bei so vielen Inhalten, die gleichzeitig produziert werden, kann man leicht den Überblick über das Geschehen verlieren. Wie der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, ist ein Mangel an Übersichtlichkeit die Ursache für 26 % aller verpassten Fristen. Mit benutzerdefinierten Feldern von Asana hat Scribbr völlige Klarheit, da der Echtzeit-Status jedes Artikels mühelos verfolgt werden kann – von „Erster Entwurf“ über „Bereit zur Genehmigung“ bis hin zu „Bereit zur Veröffentlichung" und so weiter.

Weniger Wechseln zwischen verschiedenen Tools

Scribbr verwendet Asana, um jede Aufgabe und jede Aktion bequem nachzuverfolgen, damit nichts verloren geht oder vergessen wird. Wie der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, hat die ortsunabhängige Arbeitsweise eine zusätzliche Stunde unnötiger Besprechungen zu unserer wöchentlichen „Arbeit rund um die Arbeit“ hinzugefügt. Aber das Work Management von Scribbr ist anders, wie Victoria erklärt: „Wenn Sie eine Slack-Nachricht erhalten, aber keine Zeit haben, sie sofort zu beantworten, können Sie sie innerhalb der Slack-App ganz einfach in eine Asana-Aufgabe umwandeln und diese dann für die andere Partei sichtbar machen, damit sie weiß, dass Sie daran arbeiten.“

Jede Stimme zählt

Intern zeigt sich Scribbrs Offenheit auch im Feedbackprozess. Die Zufriedenheit der Kunden liegt in jedermanns Verantwortung, und durch die Schaffung einer einfachen Möglichkeit zur Erfassung von Ideen spüren die Mitarbeiter die Freude, etwas bewirken zu können. Victoria erklärt: „Wir haben ein Projekt namens „Support Feedback“, in dem die Mitarbeiter ihre Ideen einbringen können. Jede Idee wird als Aufgabe weitergegeben, damit wir sie begründen und entscheiden können, ob wir sie weiterverfolgen. Dadurch spüren Mitarbeiter, wie Sie wirklich etwas in unserem Unternehmen beeinflussen können."

Optimierte Einführung neuer Mitarbeiter

Durch die Verwendung von Projektvorlagen kann Scribbr den Einführungsprozess optimieren. „Ich stelle ständig neue Mitarbeiter ein, und für die Anfängerrollen ist der Prozess immer derselbe“, erklärt Victoria. „Asana spart uns eine Menge Zeit, und das ist großartig, weil ich mich dann auf eine qualitativ hochwertige Einführung ins Unternehmen konzentrieren kann. Wir verwenden Portfolios, in denen wir die Einführungsprojekte aller neuen Teammitglieder hinzufügen, damit jeder im Unternehmen den Lernprozess mitverfolgen kann.“

Wachstum und Skalierung im Startup

Wenn kleine Unternehmen größer werden, lassen die Manager oft nur ungern locker. Dies führt zu Mikromanagement oder zusätzlichen bürokratischen Hürden. Scribbr hat diese unangenehmen Wachstumsschmerzen mithilfe von Asana vermieden. Victoria und andere Manager verfolgen einfach die Aktivitäten, von denen sie wissen, dass sie wichtig sind; aber sie sind zuversichtlich genug, um ihre Teammitglieder zu mehr Verantwortung zu ermutigen. Da das Unternehmen weiter wächst, möchte Scribbr seine Ziele noch stärker in Asana verankern, um seine Offenheit weiter zu fördern. Dadurch, dass Teams ihre Ziele häufiger aktualisieren, konnte Scribbr die Verwendung von Tabellen im Projektmanagement ganz abschaffen.

Scribbr wird Asana auch weiterhin als Teil seiner Arbeitskultur einbeziehen. Die Mitarbeiter werden ermutigt, Aufgaben direkt anderen Teammitgliedern zuzuweisen, statt Meetings zu planen, um diese Tätigkeiten zu besprechen. Jeder kann auf die Fähigkeiten eines anderen aus dem gesamten Unternehmen zurückgreifen, statt Anfragen über das Management zu senden. Das fördert die engere Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen und erhöht die betriebliche Effizienz.

„Mein Team ist in kurzer Zeit von 15 auf 30 Mitarbeiter angewachsen, aber mit Asana habe ich immer den Überblick behalten“, sagt Victoria. „Asana ermöglicht es uns, persönlich zu bleiben und gleichzeitig die Effizienz des Unternehmens während des Wachstums zu steigern.“