Parfums Christian Dior bringt Düfte schneller auf den Markt – mit Asana

Was haben Charlize Theron, Natalie Portman und Robert Pattinson gemeinsam? Nun, abgesehen davon, dass sie zu den größten Stars der Welt gehören, waren sie alle das Gesicht für ein Parfum aus dem Hause Parfums Christian Dior. Seit der Einführung des ersten Parfums im Jahre 1947 ist das Unternehmen für sein visionäres Markenkonzept und seine zeitlosen Produkte bekannt. Heute ist es ein Mitglied der LVMH-Familie, dem größten Luxuskonzern der Welt.

Wenn die Marketingabteilung von Parfums Christian Dior beschließt, einen neuen Duft zu kreieren, tritt auch gleich schon das Planungs- und Prozessteam in Aktion, um den gesamten Weg von der Kreation bis zur Markteinführung zu überwachen. An der Spitze steht Thibault Delavault, Marketing Planning & Process Manager, dessen Team die Arbeit von über 350 funktionsübergreifenden Mitarbeitern koordiniert und dafür sorgt, dass alle gesetzten Meilensteine auch erreicht werden. Alle Beteiligten sind maßgeblich an der Planung und dem Prozess beteiligt: Von der Verpackung und dem Einkauf über den rechtlichen Rahmen und F&E bis hin zur Werbung.

Bevor Thibaults Team begann, Asana zu verwenden, war es auf komplizierte Tabellenkalkulationen angewiesen, um Informationen nachzuverfolgen und über den Status auf dem Laufenden zu sein. Sie gaben Daten zunächst manuell ein und griffen dann wieder auf sie zu, um sie anschließend per E-Mail an alle Beteiligten zu senden. Danach führten sie, ebenfalls manuell, eine Aktualisierung der Daten durch. Wenn sie beispielsweise die Genehmigung von Werbefotos durch einen anderen Mitarbeiter erwarteten, durften sie nicht vergessen, zuvor eine E-Mail zu schreiben, um dies anzufragen. Derartige Abläufe konnten leicht eine Woche Verzögerung zur Folge haben.

Thibault erkannte, dass er die Hälfte seiner Zeit damit verbrachte, die Informationen in Tabellen zu verifizieren. Er beschäftigte sich hauptsächlich mit „Arbeit rund um die Arbeit“ und weniger mit strategischer Planung und Tätigkeiten, die seine Qualifikationen erforderten. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit, in dem Wissensarbeiter aus verschiedenen Unternehmen auf der ganzen Welt befragt wurden, werden 60 % der Zeit allein für die Koordination der Arbeit aufgewendet. Dieser Wert ist schockierend hoch, denn laut der Umfrage glauben die meisten von uns, dass wir nur 35 % unserer Arbeitszeit damit verbringen.

Es wurde deutlich, dass sich Parfums Christian Dior weg von der manuellen Dateneingabe und hin zu einem Arbeitsmanagement-Tool bewegen musste, das die Prozesse des Unternehmens beschleunigen konnte.

Eine Empfehlung von Givenchy Parfums

Thibault sprach mit seinem Pendant bei Givenchy Parfums, einem weiteren Tochterunternehmen von LVMH, das Asana eingeführt hatte, um den Entwicklungs- und Einführungsprozess für seine eigenen Parfüms und Kosmetika zu optimieren. Das Planungs- und Entwicklungsteam von Givenchy Parfums verwaltet bis zu 80 Projekte gleichzeitig und koordiniert 200 Mitarbeiter in 19 Funktionen. Die Anwendung von Asana war einfach, und unnötige E-Mails und Besprechungen über Status, Fristen und Anforderungen konnten reduziert werden, da sich alle Informationen an einem zentralen Ort befanden. Asana half Givenchy bei der erfolgreichen Einführung ihres avantgardistischen Parfums L'Interdit im Jahr 2018 in rund 120 Ländern.

Thibault war sicher, dass man mit Asana auch bei Dior die Zusammenarbeit der internen Abteilungen verbessern konnte: Es handle sich um ein flexibles Tool, das an die unterschiedlichen Workflows in den Bereichen Social-Media-Werbung und Produktanalysen angepasst werden konnte. Es sollte auch den führenden Beteiligten die wichtigsten Details zeigen, um den Projektablauf und -status nachvollziehen zu können, ohne dass sie sich mit kleinsten Details auseinandersetzen mussten. Thibault war zudem wichtig, für das junge und dynamische Team bei Dior eine ansprechende und benutzerfreundliche App für Mobilgeräte zur Verfügung zu haben.

E-Mails und Tabellenkalkulationsprogramme sind bei Mitarbeitern der Gen Z eher unbeliebt. Asana ist hingegen zeitgemäß und bietet einen spielerischen Zugang. Die Plattform trägt dazu bei, Dior vor allem für jüngere Arbeitnehmer attraktiver zu machen. Diese wünschen sich eine digitale Umgebung mit genau den Tools, die sie für das bestmögliche Arbeitsergebnis benötigen.”

Mithilfe von Asana-Dienstleistungen für Unternehmen wird ein perfekter Workflow ermöglicht

Thibaults Team nutze bei der Umstellung auf die Plattform Asana-Dienstleistungen für Unternehmen, um sicherzustellen, dass die Workflows auch auf langfristigen Erfolg ausgelegt waren. Die Mitglieder des Asana-Teams verbrachten eine Woche mit Parfums Christian Dior in deren Pariser Büros. Hier führten sie Vor-Ort-Schulungen unter Verwendung realitätsnaher Einführungsprojekte für Parfums durch.

Sie führten Asana zunächst bei einer kleineren Gruppe von Mitarbeitern ein und nutzten die Plattform dann für die Entwicklung von Parfums im gesamten Unternehmen. Im weiteren Verlauf wurden Hautpflege- und Make-up-Projekte in die Plattform übertragen, bis schlussendlich sämtliche Produktentwicklungen und Werbekampagnen mithilfe von Asana ausgeführt werden sollten.

Die Entwicklung eines Parfums unterscheidet sich maßgeblich von der Entwicklung eines Hautpflegeproduktes. Produktentwicklung ist nicht dasselbe wie eine Werbekampagne. Wir brauchten ein anpassungsfähiges Tool, und Asana stellte sich als perfekte Alternative zu den Tabellenkalkulationsprogrammen und all der Arbeit heraus, die sie in der Vergangenheit verursacht haben.”

Abteilungen arbeiten dank hoher Transparenz eng zusammen

Das Planungs- und Prozessteam erfasst nun Statusaktualisierungen, Projektnotizen und Termine an ein- und demselben Ort: Asana. Es ist nicht mehr nötig, Tabellen zu durchforsten, Kollegen wegen Aktualisierungen zu belästigen oder ihr gemeinsames Laufwerk nach Dateien zu durchsuchen, denn sie alle sind jetzt mit der dazu passenden Aufgabe in Asana verknüpft. Durch die Zeitersparnis haben die Teammitglieder mehr Zeit, um die Produktentwicklung voranzutreiben und die Arbeit zu erledigen, die sie begeistert. Auch Thibault kann sich jetzt interessanteren Projekten widmen, statt seine Zeit mit der Suche nach Informationen für seine Mitarbeiter zu verbringen.

Zudem gibt es im gesamten Unternehmen viel mehr Transparenz, wodurch die Abteilungen besser synchronisiert zusammenarbeiten können. Die operativen Abteilungen können jetzt beispielsweise sehen, was in der Rezepturentwicklung geschieht, und das digitale Team weiß, was im Merchandising vor sich geht. Es ist wesentlich einfacher, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Gleichzeitig erhält die Geschäftsleitung einen umfassenden Überblick über das gesamte Business.

Auch das Einholen von Genehmigungen ist jetzt viel einfacher. Es bedarf lediglich ein paar Klicks auf der mobilen App von Asana. Es gehen keine Aufgaben mehr verloren, da alle über die jeweiligen Zuständigkeiten informiert sind. Dies führt letztendlich zu einer schnelleren Markteinführung der Produkte von Parfums Christian Dior.

Es ist schön, verschiedene Ansichten in Asana zu haben: detaillierte für das Team und eine übergeordnete für die Führungsebene, um alle Projekte der Marke auf einen Blick sehen zu können.”

Die Zukunft der Düfte und Kosmetika wird in Asana entwickelt

Das Team bereitet sich darauf vor, einen Großteil seiner Arbeitsabläufe bis 2021 in Asana zu integrieren. Ferner ist geplant, Dashboards und Fortschrittsberichte in Asana über eine Power BI-Integration zu erstellen. Das Team setzt seine Innovationen mit neuen Arbeitsabläufen und Prozessen im zukunftsweisenden Stil von Christian Dior fort, damit sein Unternehmen seine Produkte nicht nur glamourösen Filmstars, sondern der ganzen Welt anbieten kann.