微觀管理是否阻礙了您？
摘要
成功的領導者都有一個共同點：他們依靠自己信任的人來完成工作。 這是因為無論您的生產力如何，您都無法獨自完成所有工作。
當領導者難以依賴他人時，他們通常會轉而採用微觀管理，試圖控制任務的完成方式。 雖然學會放手和委派工作很難，但如果您希望您的團隊 (和您自己) 成長和進步，這是必不可少的。
什麼是微觀管理？
微觀管理是一種管理風格，涉及對員工的日常活動施加高度控制。 微觀管理的人會試圖親自控制和監控正在發生的一切，而不是將責任完全委派給他們的團隊。 無論這些決策有多小，他們通常都會掌握所有決策權。
微觀管理與宏觀管理
微觀管理和宏觀管理是兩個極端。 一種管理風格著重於小的詳細資料，而另一種則著重於大局。
微觀管理者對於工作的完成方式和時間非常具體，目標是在流程的所有階段都追求完美。 另一方面，宏觀經理則專注於更大的成果，而不是事情如何完成的細節。 他們不會參與每個步驟，而是委派並授權團隊成員自行決定如何完成任務。
閱讀：為何您應該優先考慮員工賦權
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長期與短期微觀管理
微觀管理可以是一種有用的短期策略，尤其是在培訓新員工或控制高風險問題時。 例如，在到職期間提供大量監督和支持是很正常的，以確保團隊成員能夠牢牢掌握自己的職責。 同樣地，在高風險情況下，例如施工團隊拆除建築物時，由一個人完全掌控通常很有幫助。
儘管微觀管理在短期內可能有用，但作為長期策略，這會有問題。 如果您希望新員工獲得賦權並獨立，您需要放棄控制權，並信任他們能夠出色地完成工作。 同樣，如果您將所有情況都視為關鍵任務，專案將需要太長時間，而且無法擴展。
人們為什麼會進行微觀管理？
微觀管理是一個很容易陷入的陷阱，即使是善意的人也會陷入其中。 想要掌控一切是很正常的，尤其是當您害怕犯錯，並力求在所做的一切中追求完美時。 放手並信任您的團隊做出自己的選擇並不容易，但這通常是您可以做的最好的事情，有助於員工成長。
人們進行微觀管理的原因各不相同，但以下是一些最常見的原因：
完美主義：完美主義者有很高的標準，往往希望以非常具體的方式完成事情。 完美主義者往往無法容忍犯錯，因此委派工作 (自然會涉及一些錯誤) 可能會特別困難。
缺乏管理經驗：當個別貢獻者在沒有足夠支持和訓練的情況下獲得晉升時，他們可能希望繼續參與他們最熟悉的任務。 放棄以前的職責並重新關注大局策略可能很困難。
管理非熟練團隊成員：當您管理一個非熟練團隊時，很容易預設為微觀管理，以確保工作正確完成。 培訓非熟練員工很困難，需要大量的前期投入量。 但最終，從長遠來看，投資於訓練可以節省大量時間。
微觀管理的長期影響
「微觀管理」這個詞通常具有負面含義，這是有原因的。 研究表明，微觀管理是員工辭職的三大原因之一。 長期使用時，這會顯示出缺乏信任並剝奪員工的權力，讓您的團隊沒有發揮創意、解決問題或對工作充滿信心的空間。 由於有人不斷監視他們，員工通常會經歷更多的工作空間壓力、過勞和士氣低落。 隨著時間的推移，團隊成員甚至會失去自信，變得依賴微觀管理。
長期的微觀管理對經理來說也很糟糕。 隨著團隊和專案的擴大，他們很難維持同樣的監督水準，從而導致工作過度，最終導致過勞。 由於微觀管理無法有效擴展，因此可能會導致瓶頸，並阻礙團隊充分發揮其潛力。
最終，請務必記住，經理的目標是成為教練、消除阻礙並做出高階策略決策。 您需要為員工提供所需的資源和支援，讓他們感到賦權，以便團隊自行找出小細節。 當您過於專注於小事時，就很難專注於更大的策略。
閱讀：領導力與管理：有何差異？
微觀管理的跡象
微觀管理對不同的人來說可能會以不同的方式表現出來。 如果您認為自己、您的經理或團隊中的某個人可能正在使用微觀管理，請注意以下跡象：
無法委派任務
如果發生錯誤，接管已指派的工作
專注於小的詳細資料，而非大局
希望在所有決策上獲得諮詢
無視他人的意見或經驗
對於如何處理任務有著非常規範的要求
希望參與所有事務或在每則訊息中加入副本
要求頻繁更新、狀態報告或報到
花費大量時間更正或檢查他人的工作
設定不切實際的高標準
總是專注於應該改進或改變的地方，而不是表達感謝
預防微觀管理的 7 種方法
微觀管理很難處理，但您可以採取具體步驟來減少和防止團隊中的微觀管理。 看看這如何辦到：
1. 練習委派
委派並非易事，對於第一次擔任經理和領導者的人而言更是如此。 當您覺得有責任把工作做好時，把重要的任務交到別人手中可能會讓人感到奇怪，畢竟，在把事情做好這方面，您最信任的人莫過於您自己。 但委派和放手是所有經理的基本技能。 您只是一個人，您需要依靠團隊的技能和專業知識來完成工作。
如果委派讓您感到不自在，請先練習交接小型工作，然後再建立更大的專案。 這有助於建立信任，並讓團隊成員隨著時間的推移發展自己的技能。 請記得要有耐心。 培養委派技能需要時間，團隊成員完成委派工作的時間比您花費的時間更長，這是很正常的。
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2. 將錯誤視為正常
微觀管理通常源自完美主義，即經理試圖監督一切，以防止錯誤。 但實際上，犯錯並不是什麼可怕的事情。 這是我們學習、成長和進步的方式。 試圖時刻追求完美會對您的心理健康和完成交付項目所需的時間造成嚴重影響。 最終，研究表明，這種極端完美主義會使您面臨更高的過勞、工作不滿和抑鬱風險。
身為經理，必須接受錯誤是委派工作中正常的一部分。 與其為了避免錯誤而進行微觀管理，不如為員工提供所需的工具，讓他們自行排除並解決錯誤。 當您允許團隊成員自己犯錯 (並解決問題) 時，您就幫助他們建立知識和信心，讓他們在未來能夠解決更大的問題。
3. 明確職責
微觀管理通常發生在界限和職責不明確的情況下。 如果您不知道員工的職責與經理的職責，您的團隊就很難對任務負責，也很難感受到自己有權做出決定。
以下是一些釐清團隊職責的策略：
建立 RACI 表，概述特定專案的執行者、當責者、指導者和知悉者。
分配決策權。 讓員工成為特定領域的最終決策者。 例如，在 Asana 中，我們透過建立職責範圍 (AoR)來賦予員工權能。 對於公司的任何特定領域 (例如內部溝通、人力資源或行銷營運)，都有一個 AoR 持有者。 AoR 持有者仍會聆聽專案關係關係人的回饋，但如果意見分歧或沒有明確的答案，最終仍由他們決定。
4. 使用目標來專注於更大的藍圖
目標確切定義了團隊的目標。 它們為您提供了具體的結果，以便您可以專注於真正重要的事情 (而不是微觀管理小的詳細資料)。
目標的美妙之處在於，它讓您可以控制團隊正在進行的工作，而無需進行微觀管理。 您可以使用目標來明確您希望員工實現的目標，但讓他們自行處理這些目標。 透過設定可衡量的目標，您可以讓團隊成員各負其責，並相信他們正朝著重要目標取得進展。
不知道從何著手？ 如果您此前從未設定過目標，請參閱我們關於SMART 目標、目標與關鍵結果 (OKR)以及關鍵績效指標 (KPI)的資源。
5. 建立可靠的到職流程
員工到職流程是一種結構化的方法，用於歡迎新員工加入您的團隊，並讓他們快速上手。 若能正確完成，到職流程可為員工提供在新角色中取得成功所需的工具和資訊。 這是團隊成員獲得額外支持的時候，因此他們可以犯錯、提問並適應自己的職責。
到職需要大量的前置投入量，但有助於防止未來的微觀管理。 經過紮實的到職流程後，經理可以信任員工獨自應對未來的挑戰，或在真正需要時尋求幫助。 由於新進員工已經學會如何以正確的方式完成工作，經理無需持續檢查員工的工作。
6. 納入無會議日
根據2022 年的一項研究，引入無會議日 (禁止會議的特定日期) 可以顯著減少微觀管理和壓力。 事實證明，雖然高品質的互動是建立團隊信任的關鍵，但持續召開會議並不是實現這一目標的最佳方式。 相反地，最好給予員工空間，讓他們按照自己的步調工作，並以自然的方式與他人協作，而不是強迫透過會議進行互動。
建立無會議日需要經理信任其直接下屬自主工作。 因此，這是一種很好的方法，可以練習給予員工完成最佳工作所需的空間，而不是進行微觀管理並不斷檢查他們的表現。
7. 建立信任
從本質上講，微觀管理與信任有關。 您需要信任才能成功委派任務，並為員工提供完成工作的空間。 這意味著，為了防止微觀管理，您應該專注於建立一種積極的工作空間文化，優先考慮團隊成員之間的信任。
建立信任需要時間，但這是可以做到的。 以下是可以著手進行之處：
作為領導者，練習展現脆弱的一面，並坦誠自己的不安全感。
透過團隊凝聚遊戲加深情誼。
建立您的情商技能，以建立更牢固的關係，並與您的團隊建立更多同理心。
練習積極聆聽，向團隊成員展示您確實關心他們所說的內容。
瞭解如何成功提出並接納建設性的批評。
微觀管理無法擴充
如果您想發展和擴展您的團隊，微觀管理並不是一種有效的領導風格。 這種管理風格在短期內可能有效，但隨著時間的推移，它會導致瓶頸和員工不滿。 最重要的是，微觀管理會導致您專注於細枝末節的詳細資料，而忽略了重要的大局目標。
與其進行微觀管理，不如專注於建立穩固的團隊流程，以便明確人、事、時。 這樣一來，您就不必不斷檢查和監控工作進展，而是可以啟動流程，並信任您的團隊完成工作。
如何有效管理團隊的工作負荷
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