專案失敗的原因：7 個原因 (及其解決方案)
摘要
專案失敗時有發生，但通常是可以避免的。 雖然 100% 的成功率並不現實 (甚至不理想)，但重要的是要意識到常見的專案陷阱，以便為您的工作提供最大的成功機會。 在本文中，我們將介紹專案失敗的七個常見原因，以及如何防止這些問題，並提供一些有用的工具，幫助您按部就班地完成專案。
大多數專案經理都經歷過專案失敗的痛苦。 事實上，專案管理學會 2021 年的調查受訪者表示，過去一年他們組織中有 12% 的專案被視為失敗。 雖然您並非唯一想要防止專案失敗的人，但閱讀本文就代表您已經採取了重要的一步。 因此，請提前規劃，並及時阻止這些常見的專案陷阱。
什麼是專案失敗？
專案可能會因為以下原因而被視為失敗：
專案未能達成您的目標。
您沒有獲得您想要的交付項目。
工作未能及時已完成。
然而，失敗是主觀的。 通常，即使您錯過了期限或未達到交付項目，失敗的專案仍會取得重大成果。 雖然失敗總是令人難受，但它通常與設定具有挑戰性的目標密切相關。
例如，在 Asana，我們認為如果您 100% 的時間都能成功，那麼您的規劃可能不夠有野心。 也就是說，重要的是要確保專案失敗是出於正確的原因，例如設定延伸性目標以激勵前進的動力，而不是由於可避免的陷阱。
藉助 Asana 規劃專案專案失敗的 7 個常見原因 (以及解決方法)
值得慶幸的是，這些常見問題是可以解決的，因此，透過一些提前規劃，您就可以阻止失敗的發生。
1. 目標不明確
問題：您的團隊在專案目標上未達成一致，且無法衡量成功與否。
專案目標即您計劃在專案結束時所實現的事項。 這些目標應具體且有時間限制，且您可以在專案完成時進行衡量。 如果沒有明確的目標，就很難讓團隊保持一致，甚至無法知道專案是成功還是失敗。
例如，想像您的團隊正在為您的行動應用程式設計新的結帳頁面。 若沒有明確的目標 (例如「在第二季度將終端使用者的平均結帳時間縮短 30%」)，很難知道哪些新功能會使頁面取得成功。 專案結束後，若沒有具體的目標可供比較，您將很難衡量績效。
目標不明確是一個常見的問題。 2021 年工作剖析索引調查了超過 10,000 名知識工作者，發現不到一半的員工瞭解他們的日常工作如何促進更廣泛的目標。
解決方案：設定明確的目標，作為規劃流程的一部分。
有效的專案目標可使您的團隊保持一致，並為衡量成功設定基準。 在開始之前設定目標，這些目標可以指引您的專案，甚至更好的是，讓您的團隊參與目標設定流程，並確保每個人從一開始就保持一致。
建議將目標設定為整體專案計劃的一部分，其中還會列出專案關係人、交付項目、時間軸等。
閱讀：如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)2. 範疇潛變
問題：您的專案交付項目會隨著工作進展而變化。
範疇潛變很難發現，因為它通常發生得很緩慢，甚至可以說是悄悄地發生。 當專案交付項目超出專案範疇時，就會發生範疇潛變，最終您的工作量會超出預期。
例如，假設您計劃在本月發佈 10 篇部落格文章，作為新產品發佈的一部分。 然而，您收到專案關係人的請求，要求新增兩個貼文以支援不同的產品。 有了這個新的要求，您的資源就會變得稀薄，您需要延遲整個看板的發佈期限。
範疇潛變是錯過期限和專案失敗的主要驅動因素。 事實上，專案管理學會 2021 年的調查受訪者表示，在過去一年中，他們的組織中有 34% 的專案經歷了範疇潛變。
解決方案：在開始之前，請確定並傳達您的專案範疇。
當您提前定義範疇時，就更容易在預算內按時交付成果。 您可以提前規劃資源，並確保最後一刻的請求不會讓您的團隊不知所措。 記錄在案的專案範疇也是一個很好的工具，可以用來回應專案關係人的額外請求。 在上述範例中，這意味著堅持原本的 10 篇部落格文章，並按時交付專案。
您可以使用範疇陳述來記錄專案範疇。 這可以是專案計劃的一部分，甚至是獨立的文件。 建立範疇陳述後，請務必與專案關係人分享。 當他們清楚瞭解專案中包含和不包含的內容時，他們就不太可能提出額外的要求。 當您確實收到額外請求時，可以使用變更管控流程來確定它是否足夠重要，以便新增至您的專案範疇。
請閱讀：用 8 個步驟定義專案範疇之快速指南3. 不切實際的期望
問題：無法實現成功。
鼓舞人心的目標有助於激發前進的動力，但仍應是可實現的。 如果您的專案目標過於宏大，隊友很容易感到壓力，並錯過期限。
例如，假設您的銷售團隊本月的延伸性目標是 100 筆佣金。 但有兩名團隊成員正在休假，因此團隊的其他成員需要加班才能實現目標。 這意味著沒有足夠的資源來實現目標，成功可能遙不可及。
過於宏大的目標可能會成為專案時間軸的致命弱點。 根據 2021 年工作剖析索引，錯過期限的最常見原因是不切實際的期望。
解決方案：設定 SMART 專案目標。
透過一些提前規劃，您仍然可以設定鼓舞人心的目標，而無需額外的時間。 若要建立宏大 (但可實現) 的目標，請確保它們是 SMART 目標：具體、可衡量、可實現、切實可行且有時間限制。 SMART 目標方法清楚說明了成功的樣子，同時還為您的專案提供了清晰的專案藍圖和終點線。 如果您確保目標是可實現的，且在專案範疇內，就可以降低專案風險，並為團隊的成功奠定基礎。
延伸閱讀：利用這些貼士及範例，您也可以撰寫出色的 SMART 目標藉助 Asana 規劃專案4. 有限的資源
問題：您沒有完成工作所需的資源。
資源是您完成專案所需的任何東西，例如預算、人員、時間、空間或工具。 缺乏資源可能會延遲專案，甚至使其停滯不前。
例如，假設您正在進行新產品的廣告活動。 期限即將到來，但您用於自由職業影片編輯的預算已經耗盡。 由於只有一位內部編輯者可以協助，您需要延遲行銷活動的發佈。 在這種情況下，您已經耗盡了按時交付工作所需的預算和人力。
解決方案：提前制定資源管理計劃。
有時候，像削減預算這類意外事件很難預測。 但通常只要稍加規劃，就能確保您的團隊擁有實現專案目標所需的一切。 資源管理計劃會列出專案所需的資源數量和類型，以便您在開始之前確切瞭解所需內容。 然後，使用資源分配最佳做法，確切地確定何時應將每個資源分配給每個專案。 例如，這可能包括員工的工作餘裕、預算、技術設備，甚至是工作空間。
閱讀：資源管理入門指南5. 溝通不良
問題：團隊成員不了解如何以及何時溝通更新。
現今，溝通比以往任何時候都更加複雜。 根據 2021年工作剖析索引，人們平均每天會在 10 個應用程式之間切換 25 次以完成工作，而 27% 的員工表示，在切換應用程式時會錯過行動和訊息。
由於當今的應用程式超載，很難知道應該在何時何地顯示重要的專案更新。 這意味著，如果專案團隊成員在使用哪些溝通管道、何時使用，或誰應該溝通什麼方面未達成一致，工作可能會面臨風險。
例如，想像您領導一個分佈在北美和歐洲的遠端團隊。 您依賴各種溝通工具來完成工作，包括電子郵件、訊息、視訊會議和共用文件。 但您的團隊沒有關於何時使用每個通道的文件，因此團隊成員經常在只有部分人看到的通道中分享重要更新。 因此，您會錯過重要的詳細資料，且工作往往會重複進行。
解決方案：建立並分享溝通計劃。
清晰的溝通計劃會說明您將如何傳遞重要的、正在進行的專案資訊。 它讓您的團隊對於哪些工具用於何種用途有明晰（度），說明了更新的分享頻率 (以及誰應該分享)，並確定何時納入關鍵專案關係人。 有了可靠的溝通計劃，您就可以減少花費在追蹤資訊上的時間，將更多時間用於處理專案目標。
溝通計劃通常包括您將使用的每種類型的溝通的頻率、管道、受眾和所有者。 例如，您可以在每週的專案狀態更新中包含以下詳細資料：
溝通類型：專案狀態更新
頻率：每週
管道：電子郵件
受眾：專案團隊
所有者：專案經理
6. 排程延誤
問題：錯過期限會導致工作匆忙和重大專案延誤。
錯過這裡的期限，延遲那裡的會議，這在當下可能看起來無關緊要，但最終可能會滾雪球般地導致匆忙的工作、隊友壓力和重大的專案延誤。
例如，想像一下：您正在規劃一場博物館展覽，而您與展覽場地的物流會議已經推遲了幾次。 現在距離盛大開幕還有兩週的時間，您的團隊需要加快規劃流程，以便及時做好準備，否則您甚至可能需要延遲活動。 這種排程延誤越來越常見，根據 2021 年工作剖析索引，每週有 26% 的期限被錯過。
解決方案：將專案排程納入專案計劃中。
還記得我們之前提到的有用的專案計劃嗎？ 這通常包括詳細的專案排程。 專案排程列出了您需要完成的每個步驟、誰負責該工作，以及每個任務的截止日期。
有效的專案排程可讓您的團隊清楚瞭解各個部分如何連結在一起。 這樣一來，您就可以輕鬆確定哪些關鍵里程碑依賴於其他里程碑，從而可以從截止日期開始倒退，確保有足夠的時間完成每個步驟。 您還可以讓團隊參與排程流程，以便考慮每個人的時間軸和職責。
閱讀：建立專案排程，讓工作更輕鬆的方法7. 缺乏透明度
問題：團隊成員找不到重要的專案文件。
因此，您已經制定了一個完整的專案計劃，其中包含專案排程、溝通計劃、資源管理計劃和 SMART 目標。 接下來該怎麼做？
如果這些文件是靜態的，且不容易讓您的團隊存取，那麼在沒有耗時的狀態會議的情況下，可能很難溝通更新內容。 即使如此，資訊也可能會在混雜的資料中遺失。
解決方案：使用工作管理工具，將專案資訊集中在一處。
工作管理可協助您組織工作流程並設定流程，以便您的團隊長期協作。 正確的工作管理工具可以作為專案資訊、文件和狀態的單一事實來源。 我們 (顯然) 偏愛 Asana，因為它為團隊提供了一個活的系統，每個人都可以以最適合自己的方式查看和管理工作和團隊優先事項。 但無論您使用哪種工具，專案管理軟體都能讓您的團隊存取所需資訊，並隨時掌握最新的專案更新。 這意味著您可以棄用快速過時的 Excel 追蹤工具，並確保您的專案團隊在需要時隨時獲得即時資訊。
讓您的專案萬無一失
現在您已經瞭解專案失敗的常見原因，以下是一些能夠讓專案為成功做好準備的工具：
專案章程，用以向專案關係人簡報您的專案。
專案計劃，確保工作進展順利。 其中包括：
用於管理團隊工作負荷的資源管理計劃。
用於識別潛在挫折的風險管控表。
專案啟動會議，用於在關鍵詳細資料上達成一致，並獲得專案關係人的支持。
用於協調所有內容的專案管理工具。
專案成功之路
您可能已經在這裡掌握了一個主題，即在風險管理和避免專案失敗方面，提前規劃是關鍵。 透過賦予團隊權能，使其能夠進行策略規劃並考慮到專案的所有變動部分，您就可以建立成功的記錄並達成關鍵目標。 因此，請提前規劃，並完成許多成功的專案。
藉助 Asana 規劃專案
