任務批次處理如何提升工作生產力

以下是一個情境：您在週一早上打開電子郵件，查看您的任務清單。 您的電子郵件收件匣一團糟，核准堆積如山，您不知道該從哪裡開始或該先做什麼。 

如果您也是這樣，您並不孤單。 人們開始新的一天最常用的方法之一，就是前往電子郵件，處理收件匣中的第一封信件。 雖然這對於寄送電子郵件給您的人來說很有幫助，但對您來說，這可能不是最有效率的時間利用方式。 任務批次處理可以幫助您以最有效的方式組織您需要完成的任務，以便您可以按照自己的方式開始新的一天。

什麼是任務批次處理？

任務批次處理是一種生產力策略，涉及將類似任務分組在一起，以便在一段時間內完成。 此策略的主要目的是避免情境切換，也就是在任務之間來回切換。 「情境切換」一詞源自運算，用於描述作業系統如何一次運行多個流程。 您可以將其想像成在手機上點擊兩個不同的應用程式，並在它們之間切換。 當您的大腦專注於兩個不同的任務時，它會進行類似的過程。 但由於我們是人類而非電腦，因此我們需要時間和心理投入量才能進行情境切換。 任務批次處理有助於減少您在一天中必須進行的情境切換次數。 任務批次處理策略鼓勵您將類似的任務分組，以便一次完成類似專案或工作流程的所有任務，而不是在任務出現時處理待辦事項。 

任務批次處理與時間區段

任務批次處理使用時間區段的概念。 雖然這兩種生產力策略在性質上相似，但兩者之間存在一些差異。 

• 任務批次處理將性質相似或屬於同一專案的任務分組到一個指定的時間段。 例如，您可以選擇一次性回覆電子郵件，而不是在收到電子郵件時回覆。 

• 時間區塊或時間批次處理涉及在一天中安排特定的時間區塊，以便專注於工作。 使用前面提到的電子郵件範例，您可以每天預留一小時專門用於回覆電子郵件。 

您可以將生產力再提升一步，並結合這兩種策略。 將類似的任務組成群組，並指派一個時間段來完成該類別的任務。 

為什麼任務批次處理有效

任務批次處理之所以有效，是因為它讓我們的大腦一次只專注於一個任務，而不是同時處理多個任務。 加州大學柏克萊分校哈斯商學院的認知神經科學家兼講師 Sahar Yousef 博士表示，多工處理是一種迷思。 在 Asana 的專注與流程活動中，Yousef 博士表示：「當人類大腦一次專注於一件事時，它的運作效果最好。 我們有特定的認知工作量和特定的注意力。」

當人類大腦一次專注於一件事時，它的運作效果最好。 我們有特定的認知工作量和注意力。”

為了幫助避免多工處理，任務批次處理利用我們的個人專注力來處理特定類型的任務。 當您處理一組批次任務時，可以避免思考或處理該組中沒有的任何其他任務。 這有助於您更有效率地工作，因為您的大腦需要時間和精力在不同的任務之間切換。 分心後，平均需要23 分鐘才能重新集中注意力，而任務批次處理可防止這種所謂的「切換稅」。

Yousef 博士說：「人類注意力和專注力的美妙之處在於，它是一種寶貴且有限的資源。 「我們的注意力並非無限。 我們必須非常謹慎地運用這種有限的資源。」 

如何進行任務批次處理

任務批次處理是一種簡單的技術，可幫助您完成待辦清單並改善時間管理。 以下是成功進行任務批次處理的步驟。 

將當天的任務分類

查看當天需要完成的所有工作，並將任務分類為類似的群組。 您可以依據投入量、專案或完成任務所需的行動類型來組織任務。  

提示：如果您在白天需要在不同的事情之間切換，請嘗試使用GTD 方法。 這種技巧有助於您將大腦中的一些資訊轉移到外部來源，這樣您就不必浪費精力去記住所有需要做的事情。 

在行事曆中預留時間 

將相似的任務分組在一起後，請給自己留出充足的時間一次完成這些任務。 如有必要，請在行事曆中安排此時間。 這不僅有助於您堅持自己的承諾，還能讓您的團隊知道您何時有空，以及何時在專注處理事情。 

例如，假設您需要 30 分鐘來回覆電子郵件和 Slack 訊息。 若要使用任務批次處理技術，只需在一天的開始、中間和結束時段預留 30 分鐘即可完成這些任務。 

提示：對於使用時間區塊技術，一個常見的異議是員工希望隨時為團隊提供服務。 雖然這樣的考慮很貼心，但使用時間區塊技術並不是讓您無法提供服務，而是向團隊成員強調聯絡您的最佳時間，以便您能給予他們專注的關注。 在建立時間區塊時，別忘了考慮團隊會議和用餐休息時間！ 

為您的時間區塊進行顏色編碼

雖然這個步驟完全是可選的，但為時間區塊進行顏色編碼可以幫助您更好地一目了然地瞭解您的一天是如何度過的。 為會議、專注時間和一對一會議使用不同的顏色，以便快速查看您的一天。

任務批次處理的優點

如果您正在考慮測試一些生產力技巧，以下是任務批次值得您花時間的原因。 

促進深度工作力和專注力

深度工作力是一種高度專注的狀態，可讓您輕鬆學習具有挑戰性的事物，並快速產出高品質的工作。 這個詞是由喬治城大學的電腦科學教授 Cal Newport 所創造。 在他的著作《深度工作力：在分心世界中專注成功的規則》中， Newport 將深度工作力定義為當您的大腦發揮最大潛力時，達到無干擾的專注狀態。 

任務批次處理可讓您的大腦過濾掉干擾，只關注眼前的任務，以便您能夠以大腦的最大潛力來處理它。 這麼做可以幫助您進入深度工作力模式，並在進入該模式後保持下去。

減少過勞

情境切換不僅會打斷您的專注力，還會增加您過勞的機會。 

加州大學爾灣分校發現，在持續被打斷的環境中工作會增加壓力和挫敗感。 持續切換情境會增加大腦產生的皮質醇量，這會讓您感到精神疲憊和倦怠。 

將您的工作日想像成一條健行步道。 當您專注時，您可以留在小徑上並繼續前進。 如果您分心了，您可能會停下來，離開小徑去看一朵花，但接著您仍然必須回到小徑上，繼續前進。 當您切換任務時，您的大腦也會做同樣的事情，如果您不斷偏離路徑，就很難真正看到您已經走了多遠。 

您的工作也是如此，當您不斷進行多重任務時，確定您已完成多少工作是一個挑戰。 當您將任務分成工作區塊時，您和團隊成員都能清楚地瞭解您已完成的內容。 看到實際成果可以幫助您在一天中感受到更多成就感，並表明您的努力得到了回報。

節省時間 

如果您很難在一個工作日內完成所有工作，批次處理任務可以幫助您趕上進度並盡量減少拖延。 如果期限對您來說是一個問題，時間區塊可以幫助您建立緊迫感。 這有助於您完成那些更具挑戰性的任務，而不是將其推遲到稍後。 因此，您可以在稍後享受更多空閒時間。 

任務批次處理的提示

如果您不習慣進行任務批次處理，那麼開始時可能會有點棘手。 以下是一些可用於充分利用任務批次處理策略的提示。 

在高峰時段安排具有心理挑戰性的任務

每個人處於精神狀態巔峰的時間段各不相同。 有些人能夠在清晨時段更好地工作，而另一些人則可能在午餐後精力充沛。 無論您的狀況如何，都可以在這些時段安排一些更具腦力挑戰性的任務，例如腦力激盪或制定策略。 

在專注時段盡量減少干擾

當您專注於一組任務時，請停用通知、退出電腦版上的任何無關應用程式，或開啟勿擾模式。 關閉手機通知並登出社交媒體。 螢幕上的一個小小的通知閃爍就足以分散您的注意力，您應該盡可能避免這種情況，以提升深度工作力。 

如果您的實體工作空間讓您分心，請花時間清理辦公桌，並以最有效的方式佈置您的工作站。

與團隊溝通您的專注時數

讓團隊知道您何時處於專注時段非常重要。 您可以在 Slack 上設定狀態、自動回覆電子郵件，或在行事曆中設定公開行事曆區段，以便做到這一點。 當您提醒團隊時，他們就會知道除非是緊急情況，否則不要打擾您。 讓他們知道可以透過電子郵件、Slack 訊息或非同步指派任務等不同方式與您聯絡。 當他們可以預期收到回覆時，給予他們一些指示也是不錯的做法。 例如，您可以在 Slack 上設定狀態，表示您會收到他們的訊息，但可能回覆較慢。 

利用工作管理工具提高生產力

當您在工作流程中擁有正確的工具時，就更容易提高生產力。 使用 Asana 這類的工作管理工具，可協助您追蹤工作，以便確切瞭解誰需要在何時完成什麼事。