Palo Alto Networks 透過 Asana 將營運成本降低 40%
Palo Alto Networks 為全球超過 85,000 位客戶提供尖端的網路安全解決方案。 他們需要一個可擴充的技術基礎架構來支援成長和創新。 藉助 Asana，他們在單一平台上整合工作，從而加快協作速度，並更快地為客戶提供一流的體驗。
重點摘要
挑戰
Palo Alto Networks 為不同群組提供 5 種以上的工作管理系統，導致支出超支 40% 以上。
不同的流程和系統使團隊難以分享和存取資料，從而減緩了協作速度，並阻礙了工作隨著成長而擴展。
在全球團隊中，領導者無法瞭解所有工作、資源和業務優先事項如何彼此配合，因此很難發現風險並優先處理最重要的計劃。
解決方案
領導層實施了自上而下的整合至 Asana，從而降低了使用多種工具所帶來的複雜性、冗餘和安全性風險。
所有工作都在一處位置進行管理，因此團隊可以大規模地將複雜的跨職能工作標準化並自動化。
統一的系統使領導者能夠即時存取資訊，從而顯著加快決策和風險降低的速度。
成果
減少 40%的冗餘營運成本
狀態報告時間從數小時縮短至數分鐘
研發團隊現在 100% 遵守設定的期限
更明智、更快速的決策與風險降低
更好的資源預測，以利策略規劃
提高生產力和交付速度
透過在 Asana 中統一工作，我們的整個組織都能迅速行動，以適應不斷變化的網路安全環境。 工作資料和協作集中在一處位置，因此團隊可以自行取得資訊，而不會浪費時間在來回溝通上。”
連結團隊以推動創新
Palo Alto Networks 選擇 Asana 的原因是其靈活性、易於採用性和產品藍圖，他們將 Asana 視為一個面向未來的合作夥伴，可透過強大的工作資料和突破性的 AI 功能協助他們進行擴展。
透過在 Asana 中集中管理工作，該公司打破了孤島，並讓團隊能夠即時存取資訊。 行銷部門可以與銷售部門建立連結，輕鬆分享即將進行的活動和材料，協助他們充分利用每個潛在客戶。 產品和研發團隊可在同一處協調高度跨職能的發佈，並簡化工作接收，以便滿足客戶需求，並優先處理對業務而言正確的工作。 同時，IT 部門使用 Asana 作為單一事實來源，以便規劃資源配置、跨全球團隊進行協調，並確保 Palo Alto Networks 擁有成功所需的基礎架構。
跨團隊引進 Asana
Palo Alto Networks 與 Asana 的專業服務團隊合作制定技術實施策略，以便快速將其組織整合至 Asana，同時盡可能減少摩擦或對其業務的干擾。
Palo Alto Networks 從行銷部門開始推行，在兩個月多一點的時間內，將數百名行銷人員遷移到此工具。 然後，他們擴展到其他團隊，包括 IT、營運、產品和研發，在不到 6 個月的時間內將 Asana 部署給超過 5,800 名使用者。 Asana 的專業服務團隊與 Palo Alto Networks 領導層密切合作，量身定制建議，以滿足每個團隊的獨特需求，從而使他們能夠快速將 Asana 的影響力最大化，實現高投資報酬率 (ROI)。
我們所有人都像一個村莊一樣，在 Asana 和 Palo Alto Networks 之間建立了強大的合作關係，在非常緊迫的時間內完成了遷移。”
大規模執行全球活動
Palo Alto Networks 的行銷團隊負責推動知名度、需求和客戶參與度，協助企業增加營收。 該團隊規模龐大且跨職能，在世界各地的不同辦公室和地點擁有超過 600 名員工。
在這樣的規模下，行銷團隊很難協調專案關係人，並順利執行全球宣傳活動。 現在，Asana 可協助他們高效工作，並與業務優先事項保持一致。
標準化流程可加快行銷活動的執行速度
行銷活動經理在一個專案集中監控他們負責的所有計劃，這些計劃會彙整成跨全球行銷活動的整體檢視，以便領導者查看目標進度並快速發現障礙。
每項行銷活動都需要多個團隊之間的協調。 行銷活動經理無需浪費時間來回溝通，而是使用表單輕鬆請求資產和本地化。
團隊可以在同一處查看所有請求，然後使用超過 80 個適用於不同行銷活動工作流程的標準化範本，更快地啟動行銷活動工作。 在這些範本中，預設規則可立即指派截止日期和角色，讓行銷人員各負其責，進展順利。
行銷相當複雜，有著眾多不斷變動的部分。 Asana 可讓我們在同一處查看所有內容，使全球團隊能夠以更少的阻礙進行合作，並大規模執行行銷計劃。”
可視度可改善行銷規劃和預算
策略規劃跨團隊整合至一個總體專案集檢視中。 領導層可在一處地方查看所有行銷優先事項、預算和資源，從而輕鬆做出決策。
季度規劃在所有團隊使用的專案範本中標準化。 這些專案連結至領導專案集，以便全盤掌握所有優先事項。
全域自訂欄位將資料收集標準化，並使領導報告保持一致。 規則可將預算和預估管線追蹤自動化，從而簡化績效預測。
由於所有行銷計劃都在同一處，團隊可以使用 Google 行事曆整合，輕鬆將銷售部門納入溝通，並分享即將進行的活動。
簡化的工作接收有助於領導者規劃工作負荷
日後，區域行銷團隊計劃將工作接收納入其規劃流程。 團隊無需提出單獨的請求，只需勾選一個方塊即可獲得支援，並自動啟動工作。
所有後續行動和對話都會擷取到該請求中，因此不會遺失任何背景資訊，也無需透過電子郵件來回溝通。
透過在規劃期間擷取請求，負責人可以提前規劃工作負荷，並做出更準確的資源配置決策。
我總是問：「我們可以在 Asana 中做這件事嗎？」 Asana 的靈活度足以讓我們建立幾乎任何工作流程，而且我們還可以做更多事情。”
每次都能及時提供網路安全解決方案
Palo Alto Networks 的產品及研發團隊需要快速推動工作，以維持其各式各樣產品的快速創新。 網路安全挑戰不斷演變，因此團隊必須保持敏捷，迅速行動，以超越網路犯罪分子的創新，並為客戶創造新價值。
這項工作是非常跨職能且複雜的。 Asana 協助團隊簡化流程，並取得所需的可視度，以便快速推動公司的優先事項。
集中式資訊簡化複雜的發佈
跨職能團隊現在擁有單一事實來源，可用於複雜的產品發佈，從而減少混淆並加速協作。
藉助 Asana 中的所有工作，產品團隊可以更輕鬆地在 IT 和新產品整合等職能部門之間交接並追蹤交付項目，確保新產品得到正確的包裝和交付。
團隊可透過全面的「概念委員會儀表板」查看最重要的安全性優先事項，協助他們在產品團隊的優先事項與全公司的優先事項之間取得平衡。
我的一個團隊告訴我，在轉移到 Asana 後，他們已經能夠交付 100% 的產品專案。 他們履行了所有承諾，並在所有期限內交付，這相當令人佩服。”
簡化規劃有助研發團隊更快工作
為了管理來自整個企業的請求，團隊使用表單將接收標準化，納入專案中以便進行優先順序排定。 自動化功能可快速將請求指派給適當的人員，而不同資產類型的範本則有助團隊更快採取行動。
研發材料需要經常更新，以跟上網路安全的變化。 所有即時資產都在專案中進行追蹤，且內建的自動化會排定更新提醒，從而避免發生遺漏。
由於目標追蹤已簡化，且更新已自動化，團隊可以在幾分鐘內分享狀態報告，而過去這需要 6 個小時。
工作負荷的透明度有助於領導者實現目標
研發團隊同時進行多個專案。 Asana 的工作負荷功能可讓領導者瞭解整個團隊的餘裕，以便他們可以調整各計劃的工作負荷，從而減少延遲。
藉助更準確的工作資料和報告，領導者可以確保研發團隊的工作在整個專案集中保持平衡，並與業務優先事項保持一致。
這種改善後的可視度也有助於團隊識別風險，讓工作回歸正軌，並在專案延遲時提前通知專案關係人。
自從使用 Asana 以來，我們沒有任何專案延遲。 我們要麼能夠提前 3 至 4 週主動調整時間軸，要麼就是在明確的期限和交付項目下完成工作。”
推動全球企業的營運效率
Palo Alto Networks 的 IT 和營運團隊負責建立可隨業務擴展的技術基礎架構，以及為公司的首要任務制定策略和執行。 這項工作對於確保 Palo Alto Networks 擁有實現業務目標所需的流程、平台和人員至關重要。
這也是高度跨職能的。 Asana 協助 IT 和營運在團隊之間連結各項事務，從而為整個企業奠定基礎，實現更集中、更有效率的協作。
可視度有助於領導者更快做出更好的資源配置決策
IT 團隊收到來自整個企業的請求。 他們正在建立工作流程，以便使用 Asana表單簡化此流程，從而協助他們更快對請求採取行動。
藉助與Jira的自訂整合，團隊可以自動將請求資料提取到 Asana，從而減少在應用程式之間切換所花費的時間。
使用 AI 時，在單一平台上進行協作管理非常重要。 有人可以在 Asana 中提出問題，而 AI 具備回答問題所需的資訊。”
集中式工作資料可簡化技術推出
IT 團隊使用 Asana 專案來協調 Asana 在整個公司的實施，確保每個團隊都有專屬空間，可在推出時與 IT 團隊協作。
無論身在何處，整個公司的 IT、營運和跨職能團隊都能存取相同的工作資料。 這有助於團隊自行取得資訊，並更高效地協作，減少來回傳送訊息的次數。
能夠靈活運用 Asana 是關鍵。 標準化和自訂之間總是只有一線之隔，每家公司都需要兩者。”
結論
資料分享和透明度對於像 Palo Alto Networks 這樣的全球性公司而言至關重要。 未來，公司計劃利用 AI 功能，提高團隊使用工作資料的效率。 他們正在繼續向更多團隊推廣，並引入更多跨職能工作流程，以提高效率，並為其客戶提供一流的安全解決方案。
建立連結並擴展工作規模
藉助 Asana，為您的整個組織賦予能量，充分發揮效能。