Så här använder du Hoshin Kanri-metoden för strategisk planering

Snabb anmärkning: Vi har inkluderat en grafisk PDF-mall nedan för att hjälpa dig att visualisera Hoshin Kanri-metoden som ett alternativ för strategisk planering. Och även om du kan använda Asana för att följa den här metoden, har vi ingen nuvarande funktion eller produktmall för den här.

Minns du när du var yngre och fick en aktivitet där du skulle koppla ihop prickar? Först ser sidan ut som ett hav av slumpmässiga prickar. Men när du kopplar ihop punkterna börjar en större bild att bildas. 

Hoshin Kanri-metoden är lite mer komplex än ett pussel i en målarbok, men samma filosofi gäller. Med Hoshin Kanri-metoden kan du koppla ihop punkterna mellan ditt dagliga arbete och företagets större strategiska mål för att se helheten. Så här går det till.

Vad är Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri är ett strategiskt planeringsverktyg som företag använder för att koppla samman företagets målsättningar med det dagliga arbetet som utförs av enskilda medarbetare. På japanska betyder hoshin " "policy" eller "riktning". Ordet "kanri" betyder "hantering". Sammansatt kan frasen översättas till: ”Hur hanterar vi vår riktning?”

Målet med Hoshin Kanri är att alla i företaget ska sträva mot samma mål samtidigt. Det sker genom ett flöde av feedback som kallas Hoshin Kanri Catchball. Så här fungerar det:

• Det strategiska teamet förmedlar strategin ner till den enskilda medarbetarnivån och ger information och sammanhang om hur strategin kopplas till det dagliga arbetet.

• De enskilda medarbetarna genomför sedan strategin.

• Slutligen får det strategiska teamet information om hur snabbt de enskilda medarbetarna producerar för att hjälpa dem att analysera och justera strategin.

På så sätt är  Hoshin Kanri inte ett engångssätt att tänka, utan snarare en kontinuerlig cykel av planering och förbättring.  

När man ska använda Hoshin Kanri-metoden

Hoshin Kanri är en bra metod att använda om du implementerar en företagsövergripande strategi eller om du vill förena hela teamet för att uppnå samma övergripande mål. Det kräver dock mycket tid att planera och implementera. 

Om du letar efter ett enklare sätt att anpassa dina strategiska prioriteringar kan du börja med en strategisk plan i stället. Men oavsett om du använder en strategisk plan eller en Hoshin Kanri Catchball, se till att du alltid ger dina teammedlemmar det sammanhang, den klarhet och den koppling de behöver för att lyckas.

Hoshin Kanri-matrisen

Hoshin Kanri-matrisen (eller X-matrisen) är en visuell representation av Hoshin Kanri-planeringsprocessen. Den används av team för att hålla reda på hur mål och avsikter hänger ihop när Hoshin Kanri-metoden implementeras. Syftet med matrisen är att identifiera vem som arbetar med vilket initiativ, hur strategier kopplas till initiativ och hur de kopplas tillbaka till långsiktiga mål.

Läsa en Hoshin Kanri-matris

Om du använder Hoshin Kanri-metoden bör du också använda Hoshin Kanri-matrisen. Hoshin Kanri-matrisen är ett extremt användbart verktyg för att förstå hur det specifika arbetet är relaterat till långsiktiga mål. Om teammedlemmar inte har tydliga mål eller inte förstår hur deras arbete kopplas till större strategiska mål kan de lägga tid och resurser på onödigt arbete. Att koppla arbetet till mål kan hjälpa teamet att röra sig i samma riktning. 

Trots att en Hoshin Kanri-matris ser komplicerad ut är den faktiskt ganska enkel att läsa. Diagrammet delar upp informationen i fem huvudavsnitt i ett kompassmönster:

• Långsiktiga strategiska mål hamnar i det södra avsnittet.

• Årliga mål hamnar i det västra avsnittet.

• Förbättringsinitiativ placeras i det norra avsnittet.

• Förbättringsmål eller KPI:er hamnar i det östra avsnittet.

• Resurser hamnar i det östra avsnittet.

När du läser en Hoshin Kanri-matris börjar du längst ner och arbetar dig fram medurs. I varje hörn av matrisen finns små prickar som representerar hur varje initiativ eller mål kopplas tillbaka till varandra. Resurserna längst till höger identifierar vilken teammedlem som är ansvarig för vilket förbättringsinitiativ och vilken KPI.

Här är ett exempel. I Hoshin Kanri-matrisen ovan börjar vi i det nedre avsnittet ”Strategiska mål”. Om vi följer punkterna till vänster kan vi se att det strategiska målet ”Bli ett globalt företag” länkar till det årliga målet ”Skapa en ny produktfunktion som är anpassad till den internationella marknaden”. Om vi följer kolumnen upp till det övre vänstra hörnet kan vi se att det årliga målet kopplas till de två förbättringsinitiativen ”Optimera programmet för användarframgång för att anpassa det till kundernas behov” och ”Genomför internationell marknadsundersökning”. Du kan fortsätta med samma process för att koppla ihop nyckeltal och resurser och se hur allt hänger ihop.

De 7 stegen i Hoshin Kanri-planering

Det finns sju viktiga steg att ta när man påbörjar en Hoshin Kanri-planeringsstrategi. Om du redan har en slutförd strategisk plan kan du hoppa över steg ett till fyra. Så här kommer du igång.

1. Fastställ organisationens vision

Identifiera organisationens viktigaste uppdrag, vision och värderingar. Det görs vanligtvis i form av en visionsbeskrivning. En visionsbeskrivning bör stödja teamets långsiktiga mål och koppla dem till företagets uppdragsbeskrivning. 

Under den traditionella strategiska planeringsprocessen är det viktigt att klargöra organisationens vision för att säkerställa att de långsiktiga målen är anpassade. Hoshin Kanri-metoden går dock ett steg längre genom att hjälpa till att visualisera hur individuellt arbete påverkar företagets långsiktiga mål och, i förlängningen, organisationens vision.

2. Utforma strategiska mål

Strategiska mål – ibland kallade genombrottsmål – är de förändringar som organisationen behöver göra för att uppnå den vision som definierades i steg ett. Dessa mål är grundpelaren i din strategi. Det är inte bra att ha för många mål. Sikta på tre eller fyra mål som är långsiktiga och som tar tre till fem år att uppnå. Att ha för många mål kan splittra teamets fokus, vilket gör det svårare att uppnå de strategiska målen. När du har fastställt dina strategiska mål lägger du till dem i din Hoshin Kanri-matris längst ner i diagrammet.

3. Utveckla årliga mål

När du har identifierat de huvudsakliga genombrottsmålen som du vill uppnå kan du fokusera på att sätta upp de årliga mål som du vill att ditt team ska uppnå. Eftersom det tar ungefär tre till fem år att uppnå ett strategiskt mål kan det vara bra att dela upp det i mindre kortsiktiga mål för att göra det större målet mer hanterbart. 

Sträva efter att sätta upp mellan två och tio årliga mål. Tänk på att målen bör vara smarta mål, vilket innebär att de är specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbegränsade. För att spåra teamets förlopp mot målen bör du också välja ett viktigt mätvärde för företagets framgång som ska användas som nyckeltal (KPI) för varje mål. På Hoshin Kanri-matrisen är det här avsnittet på vänster sida av diagrammet.

4. Dela upp målen i hela organisationen

Innan arbetet kan påbörjas måste de årliga målen delas upp i mindre, mer genomförbara uppgifter. Det gör du genom att dela upp de relativt breda årliga målen i genomförbara initiativ som är specifika för varje team eller avdelning. På så sätt kommer hela teamet inte bara att förstå det övergripande målet, det vill säga de årliga och strategiska målen, utan också de mindre målen som de kommer att arbeta mot för att hjälpa företaget att nå de större målen. 

Under det här steget kommer teamet att börja förstå det arbete som krävs för att uppnå de årliga målen. De här förbättringsinitiativen är det översta avsnittet i en Hoshin Kanri-matris. Varje teams eller teammedlems matris kan se lite annorlunda ut eftersom alla är ansvariga för olika delar av initiativet.

5. Genomför årliga mål

Slutligen är du redo att implementera. På grund av hur de årliga målen har delats upp i mindre mål kommer olika team att ha olika strategier. Men i slutändan sammanförs alla dessa strategier för att säkerställa att organisationen kan uppfylla de årliga målen. 

Det exakta sättet att genomföra initiativen är upp till dig. Några sätt att göra det på är att använda strategier för kontinuerlig förbättring såsom Six Sigma DMAIC-modellen, Kaizen-metoden eller PDCA-cykeln. 

När produktionen börjar och resultaten börjar strömma in, kommer feedback att börja flöda från produktionsgolvet upp till det strategiska teamet.

6. Implementera månatliga granskningar

Alltför ofta finns mål och strategisk information i statiska dokument såsom kalkylblad eller presentationer, medan teamets dagliga arbete sker någon annanstans. För att koppla ihop dem kan du börja med att implementera ett månatligt granskningssystem för att säkerställa att alla är samordnade. Kontrollera målen och arbetet som görs för att uppnå dem för att se till att de två är i linje.

Hoshin Kanri-metoden gör det ännu enklare. När du börjar med det årliga arbetet i steg fem kommer produktionsresultaten att börja flöda tillbaka till det strategiska ledarskapsteamet. Använd den här informationen för att ta ett steg tillbaka från det dagliga arbetet och titta på hur ni för närvarande upprätthåller förloppet. Vad går bra? Vad kan förbättras? 

Ett projekthanteringsverktyg kan göra den här processen ännu enklare. Med Asana kan du till exempel skapa och spåra mål på samma ställe där teamet lagrar och spårar det dagliga arbetet. Du kan också ställa in automatiska påminnelser som uppmanar dig att uppdatera och granska dina mål varje månad.

7. Genomför årliga granskningar

När du har slutfört ett helt års arbete är det dags att titta på allt som teamet har åstadkommit. Uppnådde ni era mål? Om ni inte uppnådde era mål, vad kan ändras nästa gång? Vad har du lärt dig i år som du kan implementera inför nästa projektcykel? 

När du har fastställt lärdomarna från föregående år kan du börja om från början och sätta upp nya mål för det kommande året. Framöver kan du ändra taktik för att ta itu med tidigare hinder eller smärtpunkter och sedan starta Hoshin Kanri-flödet om igen.

För- och nackdelar med Hoshin Kanri-metoden

Som med alla strategier finns det både fördelar och nackdelar med Hoshin Kanri-metoden. Här är vad den gör bra och saker du bör tänka på när du implementerar den här strategin.

Fördelar med Hoshin Kanri-metoden

• Hoshin Kanri-matrisen är lätt att läsa. Vid första anblicken verkar Hoshin Kanri-matrisen komplex. Men när du väl har lärt dig den är det faktiskt ett enkelt och effektivt sätt att hantera ansvar och förstå hur initiativ kopplas till företagets övergripande mål.

• Hoshin Kanri bryter tydligt ner en övergripande strategi. När team diskuterar den övergripande strategin är Hoshin Kanri-matrisen ett enkelt sätt att titta på mindre initiativ och hur de kan påverka större företagsmål. 

• Vet vem som är ansvarig för vad. Chefer kan snabbt identifiera vem som är ansvarig för vilka initiativ med hjälp av Hoshin Kanri-matrisen. Det hjälper människor att ta ansvar för de mål de är ansvariga för.

Nackdelar med Hoshin Kanri-metoden

• Hoshin Kanri-matrisen är bara användbar med minimal information. Ju mer information du lägger till i matrisen, desto mindre läsbar blir grafiken. Om du bygger mer komplexa beroenden och ansvarsområden kanske Hoshin Kanri-matrisen inte är den bästa metoden för ditt team. Om du vill vara mer specifik med beroenden kan du prova att använda kritiska linjen-metoden. 

• Hoshin Kanri begränsar strategin till fyra specifika lager. Om ditt team vill dela upp mål och strategier i mer än fyra lager kommer Hoshin Kanri inte att fungera. Om du vill dela upp ett projekt i fler avsnitt kan du prova vattenfallsmetoden i stället.

• Hoshin Kanri-matrisen är statisk. Om strategier och ansvarsområden förändras på en drastisk nivå är Hoshin Kanri-matrisen svår att ändra. Om du förväntar dig större förändringar inom ett projekt kan det vara bäst att använda en agil metod.

Gör din Hoshin Kanri-matris levande med arbetshanteringsverktyg

Hoshin Kanri-matrisen är en bra statisk referens, men ett verktyg som spårar mål i realtid är ännu bättre. Genom att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan du samordna teamet mot ett gemensamt uppdrag. När team tydligt förstår hur deras arbete bidrar till företaget som helhet har de möjlighet att leverera mätbara resultat.