Как группировка задач может повысить продуктивность

Представьте себе следующую ситуацию: в понедельник утром вы открываете почту, чтобы посмотреть список задач. Ваш почтовый ящик в беспорядке, Подтверждения накапливаются, и вы не знаете, с чего начать или что делать в первую очередь. 

Если это ваш случай, вы не одиноки. Один из наиболее распространённых способов начать день — это открыть почту и ответить на первое же письмо. Но хотя это и полезно для людей, которые отправили вам электронное письмо, это может быть не самым эффективным использованием вашего времени. Группировка задач поможет вам организовать работу наиболее эффективным образом, чтобы вы могли начать свой день по собственному усмотрению.

Что такое группировка задач?

Группировка задач — это стратегия повышения продуктивности, которая подразумевает объединение похожих задач в блоки и их выполнение в течение определённого периода времени. Основная цель этой стратегии — избежать переключения контекста, то есть мысленного перехода от одного задания к другому. Термин «переключение контекста» возник в компьютерной сфере для описания того, как операционная система может запускать несколько процессов одновременно. Это как открывать два разных приложения на телефоне и переключаться между ними. Ваш мозг выполняет аналогичный процесс, когда фокусируется на двух разных задачах. Но поскольку мы люди, а не компьютеры, для переключения контекста нам требуется время и умственные усилия. Группировка задач помогает сократить количество переключений контекста в течение дня. Вместо того чтобы решать задачи по мере их поступления, стратегия группировки задач побуждает вас объединять похожие задачи, чтобы вы могли выполнять все задачи для аналогичного проекта или рабочего потока одновременно. 

Сравнение пакетной работы с задачами и блокирования времени

Группировка задач основана на концепции блокирования времени. Хотя эти две стратегии повышения продуктивности похожи по своей природе, между ними есть некоторые различия. 

• Группировка задач объединяет задачи, которые схожи по характеру или являются частью одного и того же проекта, в один назначенный период времени. Например, можно отвечать на электронные письма не по мере их поступления, а в определенное время. 

• Блокирование времени или группировка задач предполагает планирование конкретных блоков времени в течение дня, чтобы сосредоточиться на работе. В примере с электронной почтой можно выделить один час каждый день исключительно для ответов на письма. 

Можно сделать ещё один шаг вперёд и объединить эти две стратегии. Сгруппируйте похожие задачи и выделите один блок времени для завершения этой категории задач. 

Почему пакетная работа с задачами эффективна

Группировка задач работает, потому что позволяет нашему мозгу сосредоточиться на одном задании, а не на нескольких одновременно. Доктор Сахар Юсеф, когнитивный нейробиолог и преподаватель Школы бизнеса Хаас Калифорнийского университета в Беркли, говорит, что многозадачность — это миф. Во время мероприятия Asana Focus & Flow доктор Юсеф заявила: «Человеческий мозг работает лучше всего, когда он сосредоточен на одной задаче. У нас есть определённая когнитивная способность и определённый объём внимания».

Человеческий мозг работает лучше всего, когда сосредоточен на чём-то одном. У нас есть определённая когнитивная способность и определённый объём внимания.”

Чтобы избежать многозадачности, группирование задач позволяет сосредоточиться на конкретном типе задания. Работая над группой задач, вы можете не думать о других заданиях, не относящихся к этой группе. Это помогает работать более эффективно, потому что мозгу требуется время и энергия для переключения между разными задачами. Чтобы снова сосредоточиться после отвлечения, может потребоваться в среднем 23 минуты, а группировка задач предотвращает этот так называемый «налог на переключение».

«Прекрасная часть человеческого внимания и сосредоточенности заключается в том, что это драгоценный, конечный ресурс», — говорит доктор Юсеф. «Наше внимание не бесконечно. Мы должны очень осторожно распределять этот ограниченный ресурс». 

Как группировать задачи

Группировка задач — это простой метод, который поможет вам справиться со списком задач и улучшить управление временем. Ниже приведены шаги, которые вы можете предпринять для успешного группирования задач. 

Классифицируйте свои задачи на текущий день

Посмотрите на всё, что вам нужно сделать за день, и разделите задачи на группы по сходству. Вы можете организовать задачи по уровню усилий, по проекту или по типу действий, необходимых для их завершения.  

Совет: если вам трудно переключаться между делами в течение дня, попробуйте использовать метод GTD. Этот метод помогает перенести часть информации из мозга во внешний источник, чтобы не тратить энергию на запоминание всего, что нужно сделать. 

Календарь: блокируйте время 

Сгруппировав похожие задачи, выделите достаточно времени, чтобы завершить их все сразу. При необходимости запланируйте это время в Календаре. Это не только поможет вам придерживаться графика, но и даст команде понять, когда вы доступны, а когда сосредоточены на работе. 

Допустим, на ответы на электронные письма и сообщения в Slack у вас уходит около 30 минут. Чтобы использовать технику группировки задач, просто заблокируйте 30 минут в начале, середине и конце дня, чтобы выполнить эти задачи. 

Совет. Распространенное возражение против использования техники блокирования времени заключается в том, что работники хотят быть постоянно доступны для своей команды. Это хорошее соображение, но использование техники блокирования времени не делает вас недоступным — она просто показывает членам вашей команды наиболее оптимальное время для связи с вами, чтобы вы могли уделить им всё своё внимание. При создании временных блоков не забудьте учесть собрания команды и перерывы на обед! 

Цветовая маркировка блоков времени

Хотя этот шаг не является обязательным, цветовая кодировка блоков времени поможет вам лучше понять, как вы проводите свой день. Используйте разные цвета для встреч, времени для сосредоточенной работы и встреч один на один, чтобы быстро видеть, как выглядит ваш день.

Преимущества группировки задач

Если вы хотите попробовать несколько приёмов для повышения продуктивности, вот почему стоит обратить внимание на группирование задач. 

Способствует погружению в работу и концентрации

Погружение в работу — это состояние максимальной концентрации, которое позволяет легко осваивать сложные задачи и быстро выполнять качественную работу. Этот термин был создан Кэлом Ньюпортом, профессором компьютерных наук Джорджтаунского университета. В своей книге «Глубокая работа: правила сфокусированного успеха в рассеянном мире» Ньюпорт определяет глубокую работу как состояние концентрации без отвлечения внимания, когда ваш мозг работает на максимум своего потенциала. 

Группировка задач позволяет мозгу отфильтровывать отвлекающие факторы и сосредоточиться только на текущем задании, чтобы вы могли работать над ним с максимальной отдачей. Это поможет вам войти в режим глубокой работы и оставаться в нём.

Снижение выгорания

Переключение контекста не только отвлекает вас, но и повышает вероятность выгорания. 

Исследователи из Калифорнийского университета в Ирвайне обнаружили, что работа в среде с постоянными отвлекающими факторами повышает уровень стресса и разочарования. Постоянное переключение контекста увеличивает количество кортизола, вырабатываемого мозгом, что может привести к психическому истощению и выгоранию. 

Представьте, что ваш рабочий день — это пешеходная тропа. Когда вы сосредоточены, вы можете оставаться на тропе и продолжать двигаться вперед. Если вы отвлекаетесь, то можете остановиться и сойти с тропы, чтобы посмотреть на цветок, но затем вам всё равно придётся вернуться на тропу и продолжить движение вперёд. Ваш мозг делает то же самое при переключении между задачами, и вам может быть трудно понять, как далеко вы продвинулись, если постоянно отклоняетесь от пути. 

То же самое можно сказать и о вашей работе — определить, сколько работы вы завершили, когда вы постоянно выполняете несколько задач, сложно. Когда вы разделяете задачи на рабочие блоки, вам и вашей команде становится ясно, что именно вы завершили. Видя свои ощутимые результаты, вы будете чувствовать себя более успешным в течение дня и понимать, что ваша тяжелая работа окупилась.

Экономия времени 

Если вам трудно уложиться в один рабочий день, пакетная работа с задачами поможет вам наверстать упущенное и свести к минимуму прокрастинацию. Если дедлайны для вас проблема, временные блоки помогут создать ощущение срочности. Это поможет вам справиться с более сложными задачами, а не откладывать их на потом. В результате у вас останется больше свободного времени. 

Советы по группировке задач

Если вы не привыкли группировать задачи, начать может быть немного сложно. Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от стратегии группировки задач. 

Планируйте сложные задачи на пиковое время

У каждого человека есть периоды времени, в которые он находится в пиковом умственном состоянии. Некоторые люди лучше работают рано утром, а другие могут получить прилив энергии после обеда. Вне зависимости от того, когда у вас пиковый период, планируйте на эти часы более сложные задачи, например мозговой штурм или разработку стратегии. 

Сведите к минимуму отвлекающие факторы в часы концентрации

Когда вы сосредоточены на выполнении задачи, отключите уведомления, закройте все приложения на компьютере или включите режим «Не беспокоить». Отключите уведомления на телефоне и выйдите из социальных сетей. Даже небольшое уведомление на экране может отвлечь вас от работы, и вы должны максимально предотвратить это, чтобы сосредоточиться на важных задачах. 

Если вас отвлекает физическое рабочее пространство, найдите время, чтобы очистить стол и настроить рабочее место так, чтобы работать максимально эффективно.

Сообщите команде о времени концентрации

Важно, чтобы ваша команда знала, когда вы находитесь в режиме концентрации. Для этого можно установить статус в Slack, настроить автоматический ответ на электронную почту или создать общедоступный блок в Календаре. Если вы предупредите команду, она будет знать, что вас не стоит беспокоить, если только это не чрезвычайная ситуация. Сообщите им, как они могут с вами связаться, например, по электронной почте, в Slack или назначив задачи. Также неплохо было бы дать им некоторое представление о том, когда они могут ожидать ответа. Например, можно установить статус в Slack, что вы получите их сообщение, но можете ответить не сразу. 

Повышение продуктивности с помощью инструментов для управления работой

Производительность повышается, когда в рабочем процессе используются нужные инструменты. Использование инструмента для управления работой, такого как Asana, поможет вам отслеживать свою работу, чтобы точно знать, кто что должен сделать и к какому сроку.