Modelo de integração de funcionários

Cada funcionário contratado passa pela integração, mas o processo de integração de funcionários em si é muito mais do que uma lista de tarefas. É a sua oportunidade de causar uma boa primeira impressão — uma oportunidade preciosa de preparar os funcionários para o novo emprego, estabelecer métricas para o sucesso e fazer com que os novos membros da equipe sintam que ali é o lugar deles. 

Uma integração eficaz nunca foi tão importante como nos dias de hoje. Com o esgotamento psicológico e a síndrome do impostor em ascensão, as empresas vêm buscando formas de fazer com que os recém-contratados se sintam acolhidos. É aqui que entra o modelo de integração de funcionários.

Por que usar um modelo de integração de funcionários? 

Um modelo de plano de integração de funcionários é uma forma de padronizar o processo de integração para cada recém-contratado. Com um programa unificado, é possível assegurar que os membros da equipe recebam a informação necessária para ter sucesso desde o primeiro dia. 

Agilize o processo

Um modelo de lista de conferência para integração é basicamente isso: uma lista das coisas que o novo funcionário precisa fazer e ler para se preparar para a sua nova função. Um modelo eficaz recolhe todas essas informações num único local, para que o funcionário não precise lembrar tudo de cabeça. Quando criados em uma ferramenta de gestão de projetos, os modelos de integração também podem ajudar a poupar tempo e automatizar os fluxos de trabalho. 

Dê aos membros da equipe as informações necessárias para que tenham êxito

Dar aos novos funcionários as ferramentas para o trabalho é fundamental. Ao esclarecer as expectativas para a primeira semana, o primeiro mês e até mesmo o primeiro ano deles na empresa, você lhes proporciona uma compreensão clara do que precisam para serem bem-sucedidos. 

Isto não só beneficia o recém-contratado, mas também aumenta a satisfação dos funcionários a longo prazo. Quando eles sabem o que se espera deles, é menos provável que experimentem emoções negativas no espaço de trabalho, como o esgotamento psicológico e a síndrome do impostor. Segundo a nossa pesquisa, esses dois problemas afetam desproporcionalmente os trabalhadores mais jovens, causando baixo moral, problemas de comunicação, falta de envolvimento no trabalho, número elevado de erros e até conflitos.

Faça os membros de equipes virtuais se sentirem acolhidos

Um modelo de integração de funcionários claro e bem feito é particularmente importante ao fazer integrações remotas. Os seus funcionários remotos não terão tanto contato presencial com você ou com a equipe virtual. Deixar claro o que eles precisam fazer, onde devem se comunicar e como podem começar imediatamente a causar um impacto positivo os capacitará à ação, independentemente de onde estiverem. 

Isso é especialmente importante para os funcionários que trabalham em fusos horários distintos. Se você não puder estar on-line quando eles estiverem, é ainda mais importante conceder aos recém-contratados uma lista clara de afazeres, para ajudá-los a começar por conta própria.

A integração é o momento crucial para fazer os funcionários se sentirem incluídos desde o primeiro dia. Ela dá o tom para a posse do cargo de uma pessoa na empresa, lançando as bases para conhecerem a empresa e adquirirem experiência de trabalho. É por isso que o desenvolvimento de uma integração de funcionários inclusiva é tão importante para criar uma cultura inclusiva em toda a empresa.”

Modelo da Asana para a integração de funcionários

Ao investir seriamente no processo de integração, acreditamos que podemos dar aos nossos recém-contratados o melhor incentivo para as suas novas funções. Grande parte disso está em criar visibilidade e dar a cada recém-contratado uma compreensão clara de como será o processo de integração. 

Este não é o típico modelo de integração de novos funcionários. O nosso modelo inclui alguns dos elementos principais que utilizamos na Asana para que os nossos funcionários se sintam acolhidos desde o primeiro dia. Cada novo funcionário recebe uma lista de conferência personalizada pelo seu gestor antes da integração. Ela inclui qualquer informação relevante sobre o trabalho, como informações sobre reuniões, comunicação, projetos e tarefas de integração. 

Criar essa fonte central de informação — e torná-la prática e útil — dá ao funcionário uma noção clara do que deve ser feito desde o início. Ela possibilita uma excelente experiência antes e durante a integração, simplificando a consulta das informações nos locais adequados. Além disso, facilita a localização de documentos importantes da empresa e de informações sobre o trabalho, como a descrição do cargo, a documentação do novo funcionário, as políticas da empresa e as informações do manual do funcionário.

Principais elementos de um modelo de integração de novos funcionários

Para ajudar os recém-contratados a ter sucesso, não basta apenas ter um modelo eficaz de integração de novos funcionários, também é preciso saber utilizá-lo. Para que este modelo seja tão útil quanto possível para cada novo membro da equipe, certifique-se do seguinte: 

• Estipule expectativas e cronogramas sobre quando e como o trabalho deve ser concluído.

• Especifique as datas de conclusão para cada ação a realizar.

• Transforme o modelo em um documento dinâmico que o novo funcionário possa atualizar em tempo real com perguntas, aprendizados e próximos passos.

• Trace todo o plano de integração do novo funcionário do início ao fim.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização na forma de grade que mostra de uma só vez todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa não apenas ver o título da tarefa e a data de conclusão, mas também quaisquer campos personalizados relevantes, como prioridade, status, entre outros. Promova uma colaboração descomplicada fornecendo visibilidade a toda a equipe sobre o que cada um está fazendo e quais são os prazos.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão longínqua ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. As subtarefas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que assegura que todas essas tarefas relacionadas ainda estejam ligadas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, deixando claro o que deve ser feito primeiro. Além disso, os campos personalizados podem ser compartilhados entre tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização. 

• Inclusão em múltiplos projetos. O trabalho é uma atividade multidisciplinar por natureza. As equipes precisam ser capazes de trabalhar eficazmente em todos os departamentos. Mas, com muita frequência, o trabalho reside em um local específico. Se cada departamento tiver o seu próprio sistema de arquivamento, o trabalho fica estagnado e não flui livremente. Com a inclusão em múltiplos projetos na Asana, é possível reduzir o trabalho duplicado e aumentar a visibilidade entre equipes ao adicionar tarefas individuais a vários projetos. Veja as tarefas em contexto, saiba quem está fazendo o quê e mantenha a equipe e as tarefas conectadas.

Aplicativos recomendados

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração entre o Zoom e a Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser postas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não fiquem esquecidos. E, assim que a reunião termina, a integração com o Zoom já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam revê-la sempre que necessário.

• Gmail. Com a integração entre a Asana e o Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Qualquer tarefa criada no Gmail incluirá automaticamente o contexto do e-mail, para que nada fique de fora. Precisa de consultar uma tarefa da Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir a plataforma da Asana, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível procurar e compartilhar as informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana dentro do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

• Slack. Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e ações a realizar em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack. 

Perguntas frequentes sobre os modelos de integração de novos funcionários