Modelo de produção criativa da Discovery

Modelo criado por Discovery

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Discovery, a gigante da mídia por trás de grandes emissoras de entretenimento como TLC, Animal Planet e Food Network, conta com a Asana para produzir mensalmente milhares de vídeos e peças criativas. Use o modelo desenvolvido pela rede para acompanhar todas as solicitações de criação num só lugar.

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A produção criativa é complexa e costuma envolver inúmeros requisitos e transferências de trabalhos entre equipes. Sem um sistema para centralizar e monitorar todos os fluxos de trabalho criativo, as coisas podem sair do controle rapidamente, ocasionando atrasos, etapas descumpridas e práticas inconsistentes.

Por este motivo, a Discovery desenvolveu o seu próprio modelo personalizado de produção criativa na Asana. A Discovery Digital Studios, empresa com maestria na produção de mídia em larga escala, usa a Asana para produzir mensalmente milhares de vídeos e ativos criativos destinados aos seus aplicativos de usuário, às mídias sociais e às propriedades na Web. Aplique os sistemas comprovados da Discovery ao seu próprio trabalho usando o modelo dela: reúna toda a produção criativa em um só lugar, agilize as transferências entre as equipes e assegure-se de que nenhuma exigência passe despercebida. 

Captura de tela do modelo de produção criativa da Discovery

Por que usar o modelo de produção criativa da Discovery?

O modelo de produção criativa da Discovery é uma estrutura predefinida para ajudar a otimizar o fluxo de trabalho criativo da sua equipe. Ele inclui todos os componentes necessários à criação (e personalização) de um sistema de produção centralizado que viabiliza a transferência ágil de trabalhos entre equipes e partes interessadas.

Crie um sistema de registros para toda a produção criativa

O modelo da Discovery centraliza todos os trabalhos criativos num mesmo lugar. Em vez de precisar vasculhar e-mails e aplicativos separados, a sua equipe pode encontrar no modelo as informações mais recentes das peças criativas, desde materiais de produção de vídeo até publicações para mídias sociais. Acesse uma visão geral de todos os conteúdos em desenvolvimento ou aprofunde-se nas informações para entender que tarefas já foram concluídas e o que ainda resta fazer. 

Agilize as transferências de trabalho entre equipes

Durante a produção criativa, nem sempre é fácil saber quando uma tarefa foi concluída, e quando a próxima está pronta para começar. Isso pode dificultar as transferências de trabalho, principalmente ao coordenar diferentes grupos, como redação publicitária, Web design, equipes de marketing, entre outros participantes do processo criativo. O modelo da Discovery resolve o problema usando notificações automatizadas. Você precisa aguardar a finalização do texto do blog para poder criar a imagem principal? Sem problema! Não é preciso consultar constantemente a situação desse trabalho, pois você receberá uma notificação automática quando o seu colega de equipe concluir a tarefa. 

Padronizar processos.

Antes de a Discovery usar a Asana para a gestão de produções criativas, uma das maiores dificuldades do estúdio eram os processos inconsistentes. Diretrizes de formatação de vídeo eram ignoradas, entregáveis ficavam esquecidos e peças criativas permaneciam sem uso por não terem sido enviadas às pessoas certas. O modelo personalizado da Discovery supera tais desafios ao padronizar o processo de produção de cada peça criativa. Desse modo, os membros da equipe podem seguir um roteiro predefinido para cada entregável, inclusive para tarefas essenciais como a elaboração de cronogramas de produção, a criação de miniaturas de vídeo e o envio dos materiais publicados às partes interessadas. 

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Nós usávamos diversos fluxos de trabalho que eram monitorados separadamente em planilhas e por e-mail. Agora, todos são geridos na Asana, e assim conseguimos ver as dependências, o status dos ativos, os responsáveis e a data de lançamento.”
Mike Singer, diretor sênior de operações criativas globais da Discovery

Como usar o modelo de produção criativa da Discovery

O modelo da Discovery inclui todos os componentes necessários à criação de um fluxo de trabalho de produção criativa eficiente. Embora tenha sido pensado para os processos da Discovery, o modelo é totalmente personalizável e pode ser ajustado conforme as necessidades específicas da gestão de projetos da sua empresa. A seguir, apresentamos algumas boas práticas para você usá-lo: 

  • Identifique quais informações de alto nível você precisa monitorar. Para a Discovery, é importante poder ver o status de cada ativo. Portanto, o modelo da empresa inclui tags personalizadas coloridas para indicar se os entregáveis estão em processamento, em edição, prontos para publicação ou concluídos. Pense nos detalhes que você deseja acompanhar e adicione-os ao modelo. Os detalhes podem incluir, por exemplo, o canal de conteúdo, o público-alvo ou campanhas relacionadas. 

  • Encontre oportunidades de automatização. Dentro do seu fluxo de trabalho de produção, identifique onde é possível implementar automatizações, isto é, regras programadas que movimentam as tarefas entre as diversas partes interessadas e equipes de forma descomplicada. O modelo da Discovery apresenta alguns exemplos de automatização, mas não há limites para o que você pode fazer. É possível enviar notificações instantâneas para os membros da equipe quando puderem iniciar uma tarefa, assim como atribuir trabalhos, mover as tarefas entre diferentes seções do modelo e muito mais. 

  • Listar etapas padronizadas para cada tipo de conteúdo. Cada um dos diferentes tipos de trabalho criativo, como postagens de blog, webinários ou infográficos, tem requisitos específicos. Liste todas as etapas necessárias à finalização de cada tipo de peça criativa e crie as suas tarefas correspondentes no modelo. Desse modo, a equipe poderá copiar a tarefa-modelo “blog” quando iniciar um artigo de blog e seguir um processo criativo predefinido.

Recursos integrados

  • Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível compartilhar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a consistência em toda a organização.

  • Automatização. Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo no trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser utilizado em trabalho qualificado e estratégico.

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar as prioridades em função disso. Equipes com fluxos de trabalho colaborativos podem ver facilmente quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar a sua parte do trabalho. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta já pode ser executada. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se também é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente. 

  • Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas. 

Aplicativos recomendados

  • Figma. As equipes usam a Figma para criar fluxos de usuário, wireframes, simulações de interface de usuário, protótipos e muitas outras coisas. Agora é possível incorporar esses designs à Asana para que a equipe consiga consultar os trabalhos de design mais atuais no contexto dos documentos de projetos relacionados. E, diferentemente do que ocorre com as capturas de tela, as integrações dinâmicas são atualizadas em tempo real, espelhando, assim, as alterações realizadas nos arquivos de design e eliminando os esforços relacionados à localização dos respectivos arquivos e à atualização das imagens.

  • Adobe Creative Cloud. As equipes de criação fazem o seu melhor quando conseguem se concentrar no trabalho de design. Com a integração entre a Asana e a Adobe Creative Cloud, as equipes de design e de criação podem acessar facilmente a informação de que necessitam para iniciar os trabalhos, obter feedback dos avaliadores e aprovadores, e entregar os ativos finais sem sair do Photoshop, Illustrator ou InDesign. Veja novas tarefas, compartilhe designs, associe links de compartilhamento do XD e incorpore o feedback recebido na Asana, tudo isso sem sair da Adobe Creative Cloud.

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

Perguntas frequentes

Minha equipe terceiriza parte da produção criativa para freelancers. Ainda assim posso usar este modelo?

Sim! O modelo gratuito da Discovery é útil para qualquer equipe que faça a gestão de produções criativas, sejam elas realizadas por funcionários internos, terceirizados ou ambos. O uso de uma ferramenta de gestão do trabalho simplifica a gestão dos freelancers, pois as tarefas podem ser atribuídas com datas de conclusão, sem depender da troca de e-mails. Para se assegurar do cumprimento dos prazos, você também poderá acompanhar a conclusão dos entregáveis pelos freelancers em tempo real.

Qual é o benefício de um modelo digital de produção criativa?

Pode ser caótico usar planilhas e e-mails para fazer a gestão da produção criativa. As informações de acompanhamento ficam desatualizadas rapidamente, o trabalho se perde e é difícil saber quando os entregáveis estão prontos para serem transferidos a uma outra equipe. O uso de uma plataforma de gestão do trabalho resolve esses problemas ao permitir monitorar o trabalho no mesmo lugar em que este é realizado. Ou seja, em vez de precisar atualizar planilhas, você poderá acompanhar a finalização dos entregáveis pela sua equipe em tempo real.

Que tipo de equipe pode se beneficiar mais do modelo da Discovery?

Este modelo é útil para qualquer equipe que faz a gestão de produções criativas. Ainda assim, ele será especialmente proveitoso se o seu processo de produção criativa envolve muitas etapas, partes interessadas multissetoriais e transferências de trabalho entre diferentes equipes.

Potencialize o seu modelo

Um modelo ajuda a começar, mas uma avaliação gratuita da Asana dará o impulso extra de que você pode precisar.

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