Modelo de funil de recrutamento da cidade de Providence

É difícil recrutar grandes talentos, principalmente quando o processo de contratação atrai muitos candidatos e envolve diversas etapas e partes interessadas. Quando você investe tanto tempo e recursos na busca por novos funcionários, vale a pena dispor de um processo de contratação otimizado para que a equipe gaste menos tempo procurando informações e possa se dedicar a preencher as vagas com os melhores profissionais.

É por isso que fizemos uma parceria com a cidade de Providence para criar um modelo personalizado de processo de recrutamento. Veja como esta cidade pioneira usa a Asana para acompanhar os candidatos, desde a triagem dos currículos até a integração dos funcionários, e use o modelo dela para que a sua equipe colabore de maneira simples e assegure uma experiência tranquila aos candidatos.

Por que usar o modelo de processo de recrutamento da cidade de Providence?

O modelo de processo de recrutamento é uma estrutura que ajuda a organizar os processos de recrutamento e contratação. Ele fornece um sistema de colaboração com as partes interessadas e de acompanhamento dos candidatos durante cada etapa do processo seletivo, desde o anúncio da vaga até a integração do novo funcionário. 

Otimize os fluxos de trabalho multissetoriais

O processo seletivo é multissetorial por natureza e costuma envolver recrutadores, o setor de recursos humanos, gerentes de contratação e um painel de entrevistadores. Com tantas partes interessadas que precisam ficar a par das diversas etapas do processo seletivo, pode ser difícil coordenar os inúmeros aspectos dinâmicos. O modelo de processo de recrutamento da cidade de Providence resolve tal problema ao proporcionar um fluxo de trabalho estruturado para a sua equipe seguir. Ele indica de que forma as partes interessadas de diversos setores trabalharão juntas, quem deve receber quais informações, e em que momento.

Proporcione uma experiência tranquila aos candidatos

Durante uma entrevista, os candidatos também estão avaliando os recrutadores. Este modelo de funil de recrutamento ajuda a sua equipe a cumprir todos os passos do processo seletivo, de modo a que nenhuma etapa fique esquecida e a experiência dos candidatos seja harmoniosa. Divulgação inicial? Feita. E-mail de acompanhamento? Enviado. Triagem preliminar por telefone? Certamente. 

Acompanhe os candidatos e colabore com as partes interessadas num só lugar

O modelo da cidade de Providence fornece uma visão geral de todos os candidatos, mostrando a etapa do processo seletivo em que cada um deles se encontra. Com essas informações de alto nível, a equipe pode planejar a busca por novos talentos, avaliar a necessidade de mais candidatos para uma vaga e se certificar de que todos os candidatos qualificados estejam avançando no processo seletivo. 

Além de auxiliar no acompanhamento dos candidatos, este modelo também facilita a colaboração com as partes interessadas durante o processo seletivo. Atribua tarefas, defina datas de conclusão, solicite aprovações e adicione comentários, tudo no mesmo sistema de registros. Dessa forma, a equipe não precisará perder tempo procurando informações, alternando entre ferramentas ou solicitando atualizações de status. Todos terão plena visibilidade do processo seletivo, a qualquer hora. 

Nós monitoramos cada etapa do processo de contratação para assegurar o nosso alinhamento à medida que os candidatos passam por cada estágio, desde a avaliação dos currículos à realização de uma oferta. Assim, nos asseguramos de proporcionar uma excelente experiência aos candidatos e de preencher as vagas mais rapidamente.”

Como usar este modelo de funil de recrutamento

Cada organização tem o seu próprio processo de recrutamento. Este modelo oferece uma estrutura para você criar e personalizar o seu próprio fluxo de contratação. Ao desenvolver o modelo, lembre-se destas orientações:

• Identifique rapidamente as informações de que a equipe precisa para acompanhar os candidatos. Por exemplo, é necessário ver o status, o nome do cargo e as referências do candidato, ou ainda quem é o gerente de contratação responsável pela função? Na Asana, é possível criar tags personalizadas e coloridas para cada categoria de informação que você deseja acompanhar. 

• Liste as etapas necessárias para a contratação na sua empresa. Por exemplo, talvez seja necessário obter a aprovação do departamento, publicar as vagas abertas, revisar os currículos, realizar triagem por telefone e assim por diante. É possível criar uma seção exclusiva para cada estágio do processo de recrutamento no seu modelo, o que permite acompanhar visualmente o avanço das funções e dos candidatos de uma etapa a outra.

• Identifique as partes interessadas que devem ser incluídas, e em que momento. Pense em todo o fluxo de trabalho de recrutamento. À medida que as publicações das vagas e os candidatos passam de uma etapa a outra, configure automatizações para incluir de forma imperceptível as partes interessadas certas no momento certo. Por exemplo: enviar uma mensagem automática ao gerente de contratações quando a função solicitada for aprovada, ou atribuir tarefas para os entrevistadores se prepararem antes da chegada de um candidato. 

• Unifique as diretrizes para a contratação de gerentes, recrutadores e entrevistadores. Que informações as partes interessadas devem conhecer e acessar durante todo o processo de contratação? Anexe-as às tarefas no seu modelo. Por exemplo: adicione os requisitos de descrição das vagas, as diretrizes para a entrevista, os critérios de avaliação de candidatos, entre outras informações.

Recursos integrados

• Visualização de quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem uma variedade de informações relacionadas a elas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Automatização. Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo no trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser utilizado em trabalho qualificado e estratégico.

• Construtor de fluxo de trabalho. Visualize o fluxo de trabalho da sua equipe e simplifique a colaboração entre as equipes com o Construtor de fluxo de trabalho. Este construtor é uma ferramenta que pode ser usada apenas com cliques, sem necessidade de códigos, e ajuda a visualizar e criar fluxos de trabalho eficazes e automatizados. Desenvolva com facilidade processos que conectam equipes de todos os níveis e pilares da sua organização. Além disso, é possível otimizar tarefas e manter a sintonia entre os colegas da equipe usando as integrações aos seus aplicativos favoritos (como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom e outros) diretamente nos fluxos de trabalho. 

Aplicativos recomendados

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração entre o Zoom e a Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser postas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não fiquem esquecidos. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Gmail. Com a integração entre a Asana e o Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Qualquer tarefa criada no Gmail incluirá automaticamente o contexto do e-mail, para que nada fique de fora. Precisa de consultar uma tarefa da Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir a plataforma da Asana, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

• Slack. Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme perguntas rápidas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack.

Perguntas frequentes