Modelo de funil de recrutamento da cidade de Providence

Template created by the City of Providence

Logo de Providence

A cidade de Providence, em Rhode Island, conta com a Asana para monitorar os candidatos durante o processo de contratação. Use o modelo desenvolvido pelo órgão municipal para ajudar a sua equipe a concluir as etapas certas nos momentos certos, desde o anúncio da vaga até a integração do funcionário.

Usar o modelo

INTEGRATED FEATURES

board iconQuadrosfield-add iconCampos personalizadosautomation iconAutomatizaçãoworkflow iconConstrutor de fluxo de trabalho

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É difícil recrutar grandes talentos, principalmente quando o processo de contratação envolve vários candidatos, partes interessadas e etapas. Quando você investe bastante na busca por novos funcionários, vale a pena ter um processo de contratação otimizado, para que a sua equipe gaste menos tempo procurando informações e possa se dedicar a trazer os melhores profissionais para as vagas.

Por isso colaboramos com a cidade de Providence para criar um modelo de funil de recrutamento personalizado. Entenda como essa cidade pioneira conta com a Asana para monitorar candidatos, desde a etapa de avaliação de currículos até a integração de novos funcionários. O modelo poderá ajudar a sua equipe a simplificar o processo de colaboração e a proporcionar uma experiência tranquila aos candidatos.

Captura de tela do modelo de funil de recrutamento da cidade de Providence

Por que usar o modelo de funil de recrutamento da cidade de Providence?

Este modelo serve como uma estrutura para ajudar a organizar o seu processo de contratação e recrutamento. Ele fornece um sistema de colaboração com as partes interessadas e de acompanhamento dos candidatos durante cada etapa do processo seletivo, desde o anúncio da vaga até a integração do novo funcionário. 

Otimize fluxos de trabalho multissetoriais

O processo seletivo é multissetorial por natureza e costuma envolver recrutadores, RH, gerentes de contratação e múltiplos entrevistadores. Com tantas partes interessadas que precisam ficar a par das diversas etapas do processo seletivo, os aspectos dinâmicos podem ser difíceis de coordenar. O modelo de funil de recrutamento da cidade de Providence resolve tal problema ao proporcionar um fluxo de trabalho estruturado para a sua equipe seguir. Ele indica de que forma as partes interessadas de diversos setores trabalharão juntas, quem deve receber quais informações, e em que momento.

Proporcione uma experiência tranquila aos candidatos

Durante uma entrevista, os candidatos também estão avaliando os recrutadores. Este modelo de funil de contratação ajuda a sua equipe a cumprir todos os passos do processo seletivo, de modo que nenhuma etapa fique esquecida, e os candidatos tenham uma experiência tranquila. Contato inicial? Feito. E-mail de acompanhamento? Enviado. Telefonema preliminar? Feito também. 

Monitore candidatos e colabore com partes interessadas no mesmo lugar

O modelo da cidade de Providence oferece uma visão geral de todos os candidatos, mostrando a etapa do processo seletivo na qual cada um deles está. Com essas informações de alto nível, a sua equipe pode planejar a busca por novos talentos, avaliar se são necessários mais candidatos para uma vaga, e se assegurar de que todos os candidatos qualificados estejam avançando no processo seletivo. 

Além de auxiliar no acompanhamento de candidatos, este modelo também ajuda na colaboração com as partes interessadas durante o processo seletivo. Atribua tarefas, defina datas de conclusão, solicite aprovações e adicione comentários — tudo isso num mesmo sistema de registros. Dessa forma, a sua equipe não precisará perder tempo procurando informações, alternando entre ferramentas ou solicitando atualizações de status. Todos terão plena visibilidade do processo seletivo, a qualquer hora. 

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Nós monitoramos cada etapa do processo de contratação para assegurar o nosso alinhamento enquanto os candidatos passam por cada estágio, desde a avaliação dos currículos à realização de uma oferta. Assim, nos asseguramos de proporcionar uma excelente experiência aos candidatos e de preencher as vagas mais rapidamente.”
Ashley Fioravanti, gerente de recursos humanos

Como usar este modelo de funil de recrutamento

Cada organização tem o seu próprio processo de recrutamento. Este modelo oferece uma estrutura para você criar e personalizar o seu fluxo de contratação. Ao desenvolver o modelo, lembre-se destas orientações:

  • Identifique de quais informações a sua equipe precisa para acompanhar os candidatos de forma rápida. Por exemplo, ela precisará ver o status do candidato, o cargo, a pessoa que o indicou, ou o gerente de contratação responsável pela função requisitada? Na Asana, é possível criar tags personalizadas e coloridas para cada categoria de informação que você deseja monitorar. 

  • Faça uma lista com as etapas necessárias ao processo seletivo da empresa. Pode ser necessário, por exemplo, solicitar a aprovação de um departamento, anunciar a vaga, avaliar os currículos, pré-selecionar por telefone, etc. Cada estágio do processo de recrutamento pode ter uma seção exclusiva no seu modelo, o que permite acompanhar visualmente o avanço das funções e dos candidatos de uma etapa para outra.

  • Identifique quais partes interessadas precisam ser informadas, e em que momento. Pense em todo o seu fluxo de recrutamento. Configure automatizações para notificar as partes interessadas conforme as vagas e os candidatos avançarem de uma etapa para a seguinte. Por exemplo: enviar uma mensagem automática para o gerente de contratações quando a função solicitada for aprovada, ou atribuir tarefas para os entrevistadores se prepararem antes da chegada de um candidato. 

  • Consolide diretrizes para gerentes de contratação, recrutadores e entrevistadores. Quais informações precisam ser acessadas e consultadas pelas partes interessadas durante o processo seletivo? Anexe-as às tarefas no seu modelo. Por exemplo: adicione os requisitos das descrições das vagas, diretrizes para entrevista, critérios de avaliação de candidatos, entre outras informações.

Recursos integrados

  • Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

  • Construtor de fluxo de trabalho. Visualize o fluxo de trabalho da sua equipe e simplifique a colaboração entre equipes. Este construtor é uma ferramenta que pode ser usada apenas com cliques, sem necessidade de códigos, e ajuda a visualizar e criar fluxos de trabalho eficazes e automatizados. Com facilidade, você desenvolverá processos que conectam equipes de todos os níveis e pilares da sua organização. Além disso, é possível otimizar tarefas e manter a sintonia com os colegas de equipe usando as integrações dos seus aplicativos preferidos (como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom e outros) diretamente nos fluxos de trabalho. 

Aplicativos recomendados

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Converta breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

Perguntas frequentes

Quais são os benefícios de um modelo digital de funil de recrutamento?

Os modelos estáticos em Excel tornam-se desatualizados rapidamente e não oferecem um meio de colaborar, em tempo real, com as partes interessadas durante o processo seletivo. Já o modelo de funil de recrutamento criado numa plataforma de gestão de trabalho permite acompanhar os candidatos e colaborar com as partes interessadas num sistema de registros centralizado. Você poderá transferir tarefas entre equipes de forma automatizada e ágil, atribuir trabalhos com datas de conclusão bem definidas, e acompanhar em tempo real o avanço dos candidatos nas etapas do recrutamento.

Que tipos de equipes podem se beneficiar do modelo de funil de recrutamento da cidade de Providence?

Qualquer equipe que gerencie recrutamentos e contratações pode tirar proveito deste modelo. Um fluxo de recrutamento otimizado é útil especialmente para equipes de RH em empresas de grande porte que contam com o envolvimento de diversas partes interessadas. Ainda assim, startups e pequenas empresas também podem usar o modelo para se manterem organizadas durante o processo de busca e contratação de grandes talentos.

Este modelo é útil para quem já possui um sistema de monitoramento de candidatos?

Sim! Sistemas de monitoramento de candidatos são uma ótima forma de reunir e organizar candidaturas a diferentes vagas, mas dificilmente oferecem um meio de colaborar com equipes de setores variados. Ao usar ambas as opções, você poderá receber candidaturas e, depois, avançá-las no processo seletivo.

Dê mais força ao seu modelo

Um modelo ajuda a começar, mas uma avaliação gratuita da Asana Premium dará o impulso extra de que você pode precisar.

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