Modelo de registro de chamadas

Se você passa boa parte do dia ao telefone, sabe que fazer e manter anotações de chamadas pode tomar muito tempo. Desde os telefonemas para captar clientes em potencial ao acompanhamento de consultas de vendas e à construção de novas relações com os clientes, muitos negócios são feitos por telefone, por isso esquecer onde foi parar a anotação (ou não conseguir entender a sua própria caligrafia!) pode dar uma enorme complicação.

Felizmente, os modelos de registro de chamadas podem ajudar. Estes registros replicáveis ajudam a monitorar as chamadas diárias e detalhes como as pessoas com quem você falou e as ações a realizar que resultaram da conversa, tudo isso para que você nunca mais tenha de se preocupar em não perder o controle sobre as suas anotações de chamada. 

O que é um processo de registro de chamadas?

É a prática de adicionar os detalhes de telefonemas recebidos ou realizados a um registro de chamadas. Normalmente, os membros da equipe que fazem negócio por telefone, tais como operadores de telemarketing ou vendedores, utilizam o registro de chamadas. Contudo, qualquer equipe que queira manter um processo de registro detalhado da comunicação pode se beneficiar deste sistema. 

De modo geral, você registrará a origem, a data, o horário de início e término, a finalidade da chamada e outros apontamentos ou ações a realizar resultantes do telefonema. Dessa forma, você saberá exatamente sobre o que falou e o que fazer a seguir.

O que é um modelo de registro de chamadas?

Trata-se de uma versão reutilizável e esquematizada que serve de estrutura para controlar todos os registros de chamadas. Embora o conteúdo do modelo de registro de chamadas varie, a estrutura permanecerá igual, o que reduz o trabalho prévio de criar um registro de chamadas para cada caso de uso ou dia de trabalho. 

E o melhor é que a criação de um modelo editável de registro de chamadas numa ferramenta de gestão de projetos elimina o risco de perder ou entender errado as anotações das chamadas. Além disso, um registro de chamadas digital permite ver rapidamente o contexto importante, como a finalidade da chamada, os próximos passos e outros apontamentos específicos da chamada. Com um modelo, você nunca mais vai se perguntar: “O que foi que eu quis dizer com isto?” 

Com um modelo de registro de chamadas digital, é possível:

• Ver todas as anotações de chamadas em um só lugar.

• Acompanhar as informações do cliente relacionadas à chamada.

• Monitorar os resultados das chamadas (p. ex., quantas chamadas de captação atraíram clientes).

• Visualizar ações a realizar resultantes de chamadas (p. ex., quais clientes pediram mais informações ou necessitam acompanhamento).

• Melhorar as práticas de gestão do relacionamento com o cliente (CRM).

• Anexar documentos relevantes, como Documentos Google ou Planilhas Google às anotações da chamada.

• Construir relacionamentos com o cliente e antecipar as necessidades dele mediante a análise dos registros de chamadas para entender quais clientes frequentemente ligam e por que motivo. 

• Compreender melhor o desempenho da equipe e a eficácia da campanha de marketing com o monitoramento de detalhes das chamadas, como a duração e a taxa de conversão.

Tipos comuns de modelos de registro de chamadas

Embora qualquer equipe que procure otimizar e padronizar os seus processos de registro e anotações de chamadas possa se beneficiar dos modelos, alguns casos de uso bastante comuns incluem:

• Modelo de registro de chamadas de vendas: registre informações e resultados relativos às chamadas de vendas, como o nome e a empresa do cliente em potencial, a finalidade da chamada e a necessidade de dar acompanhamento junto ao cliente, se for o caso. 

• Modelo de registro de chamadas da base de clientes: monitore as chamadas recebidas e realizadas com os seus clientes para acompanhar e construir facilmente relacionamentos com a clientela.  

• Modelo de registro de chamadas de assistência médica ou com pacientes: anote os dados do paciente, como o médico responsável por ele, os sintomas, as instruções recebidas e a necessidade de um acompanhamento por parte do clínico, se for o caso. 

• Modelo de registro de chamadas diárias ou semanais: registre as chamadas recebidas ou realizadas diariamente ou semanalmente para monitorar o relacionamento com os clientes ou as vendas. 

• Modelo de registro de chamadas de atendimento ou suporte a clientes: mantenha um controle das informações de suporte ou chamadas de serviço recebidas (p. ex., o autor da chamada e o serviço solicitado).

O que deve constar em um modelo de registro de chamadas?

Para tirar o máximo proveito do seu modelo, inclua informações importantes específicas do cliente e da chamada. Criar um modelo com tags para os dados do cliente e ações a realizar reduzirá o tempo necessário para registrar as informações mais relevantes das chamadas, assim você poderá se concentrar nas tarefas mais importantes, como fazer uma venda.

Estes são alguns itens a incluir no seu modelo de registro de chamadas básico:

• o nome da pessoa que recebe a chamada;

• a empresa do destinatário da chamada;

• as informações de contato do destinatário da chamada;

• a data e o horário da chamada;

• a duração da chamada;

• a finalidade da chamada;

• um lembrete para dar acompanhamento ao cliente, caso necessário;

• um espaço para anotações específicas da chamada ou ações a realizar após o telefonema.

Recursos integrados

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.

Perguntas frequentes