Como apresentar um software de gestão de projetos: um guia completo
Resumo
Se você tem pesquisado sobre softwares de gestão de projetos, provavelmente já sabe como eles podem aumentar a eficiência, melhorar a colaboração e liberar a sua equipe para se concentrar em trabalhos de alto valor. Mas, embora seja fácil ver o potencial de uma ferramenta para si mesmo, convencer a liderança pode ser complicado, especialmente quando os recursos da empresa são limitados.
Os líderes empresariais são naturalmente cautelosos ao investir em novos softwares. Cabe a eles tomar as melhores decisões para o negócio como um todo, portanto, querem ter certeza de que cada compra gere resultados mensuráveis. Neste artigo, ajudaremos a articular o valor do software de gestão de projetos, para que você possa trazer os líderes de negócios para o quadro não apenas como partes interessadas relutantes, mas como parceiros totalmente comprometidos.
Apresentar um software de gestão de projetos é difícil, mas vale a pena
Uma apresentação bem elaborada traz mais do que aprovações para começar a usar um software de gestão de projetos. Ela também convence a liderança de que a ferramenta pode melhorar de forma mensurável o business como um todo, para que eles estejam totalmente empenhados em trazer o novo software para o quadro. Quanto mais adesão você conseguir das partes interessadas seniores antecipadamente, mais fácil será implementar a ferramenta posteriormente. Quando as partes interessadas estão totalmente a bordo, elas podem ajudar a pavimentar o caminho para a transformação digital e a adoção entre equipes no futuro.
Para começar, aqui estão cinco coisas importantes a considerar ao preparar a sua apresentação de gerenciamento de projetos, além de dicas específicas para fechar o negócio.
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Concentre-se no que é mais importante para os líderes da empresa
Como líder de equipe, você conhece os processos de negócios como a palma da sua mão, com falhas e tudo. Mas as oportunidades de melhoria que parecem óbvias para você muitas vezes não são tão evidentes para os executivos, porque eles não estão diretamente envolvidos no seu trabalho diário. Não é que eles não se importem, muito pelo contrário. Os líderes da empresa querem equipar a equipe para o sucesso, mas analisam as decisões de compra sob uma perspectiva específica do negócio.
Antes de preparar o seu discurso de elevador, considere o que é importante para os líderes da empresa. Coloque-se no lugar deles. Como a compra de um novo software aumentará o desempenho e as margens de lucro de toda a empresa?
Aqui estão cinco coisas em que você deve se concentrar para abordar as preocupações dos líderes da equipe, do departamento ou da empresa.
1. Retorno sobre o investimento (ROI)
Conseguimos realizar cinco vezes mais trabalho por pessoa do que empresas que são dez vezes maiores do que nós, de forma bastante tranquila.”
Se você puder demonstrar como o novo software ajudará os resultados da sua empresa, é muito mais provável que consiga a adesão da liderança. Calcule quanto tempo a sua equipe gasta em tarefas repetitivas e manuais, e quantas horas você poderia economizar com o novo software. Faça também algumas pesquisas externas. Muitas vezes, é possível encontrar relatórios independentes que quantificam a economia de tempo de diferentes ferramentas de gestão de projetos, como este relatório da Nucleus Research.
Ponto-chave da mensagem:
O software de gestão de projetos inclui automatizações integradas para eliminar o trabalho desnecessário, liberando os membros da equipe para se concentrar em projetos que geram receita.
2. Segurança
Uma empresa que tenha múltiplas certificações de segurança e demonstre encarar a questão da segurança com seriedade tem muito valor para nós.”
Com os ataques cibernéticos dominando as notícias, os líderes das empresas estão cada vez mais focados na segurança dos dados. Eles querem garantir que as informações da empresa permaneçam privadas, mesmo quando os funcionários trabalham em diferentes locais e fusos horários. Segundo Michael Oberlainder, diretor de segurança da LogMeIn, “a segurança cibernética veio para ficar. Não se pode ignorá-la, tomar atalhos ou subfinanciá-la.”
Isso significa que, ao apresentar um software de gestão de projetos, a segurança é um recurso essencial. Faça sua pesquisa e certifique-se de que a ferramenta atenda aos padrões de segurança exigidos pela sua equipe de TI.
Ponto-chave da mensagem:
Esta ferramenta de gestão de projetos prioriza os recursos de segurança e tem múltiplas certificações de segurança, por isso podemos confiar nela para manter os nossos dados seguros.
3. Casos de uso entre equipes
Era necessário centralizar o nosso trabalho em uma única plataforma, pois cada equipe estava usando ferramentas distintas, o que levava a falhas na comunicação e a ineficiências.”
Os líderes da empresa muitas vezes são cautelosos ao adicionar novos softwares porque temem que eles sejam usados de forma restrita por uma equipe específica, aumentando a proliferação de aplicativos e dificultando a colaboração e o compartilhamento de informações entre as funções. É por isso que, ao apresentar uma nova ferramenta, é importante demonstrar uma ampla gama de casos de uso. Esta nova ferramenta ajudará a sua equipe, com certeza, mas também mostrará como a plataforma é flexível o suficiente para ser usada em diferentes departamentos. Quanto mais casos de uso uma ferramenta tiver, mais atraente ela será para a liderança da empresa.
Ao fazer a sua apresentação, mostre como o software de gestão de projetos pode ser usado de forma ampla para melhorar a colaboração entre as equipes. Veja como:
Mostre como a plataforma pode ser usada por diferentes equipes, como marketing, operações, TI e outras.
Demonstre como a ferramenta pode melhorar o trabalho em equipe e agilizar os fluxos de trabalho entre as equipes, como planejamento de campanhas e projetos, acompanhamento de solicitações de trabalho ou planejamento estratégico. Veja se a plataforma oferece modelos predefinidos para ajudar a equipe a configurar processos interdisciplinares rapidamente.
Se a plataforma oferecer integrações, não deixe de destacá-las. Diferentes equipes usam diferentes ferramentas para análise de dados, projetos, automatização de e-mails, monitoramento de leads e muito mais. Os líderes querem um software de gestão de projetos que funcione com a pilha de tecnologia existente, sem adicionar trabalho extra ou interromper os processos que já estão funcionando.
Ponto-chave da mensagem:
Esta ferramenta conectará as equipes e reduzirá a proliferação de aplicativos, sem aumentar a confusão.
4. Facilidade de adoção
Os líderes da empresa não querem pagar por uma ferramenta que os funcionários não usarão. Se o software não for intuitivo, as equipes não o adotarão, o que significa que o investimento inicial na ferramenta será desperdiçado. Para aliviar esses receios, não deixe de abordar especificamente a facilidade de adoção durante a sua apresentação. Algumas maneiras de fazer isso:
Assista a demonstrações do produto ou agende uma sessão com a equipe de vendas da ferramenta com antecedência, para que você possa ver exatamente como o software funciona, como é intuitivo de usar e como ele pode resolver pontos problemáticos específicos.
Se você falar com a equipe de vendas do software, pergunte qual é o papel da equipe de TI na adoção da nova ferramenta. Se o software for mais fácil de adotar, a equipe de TI pode gastar menos tempo com trabalho repetitivo e mais tempo planejando estrategicamente como tirar o máximo proveito da ferramenta. Em seguida, na sua apresentação, demonstre como as equipes podem começar a usar a ferramenta por conta própria, sem criar trabalho extra para a equipe de TI.
Verifique se alguém na sua empresa já está usando uma versão do software. Isso acontece mais do que você imagina, especialmente se a ferramenta tiver uma versão básica. Se os funcionários já estiverem adotando o software por conta própria, é provável que seja fácil implementá-lo em todas as equipes. Além disso, isso também significa que a adoção da ferramenta não aumentará a pilha de tecnologia existente na empresa, apenas expandirá o seu uso atual.
Ponto-chave da mensagem:
O software de gestão de projetos é intuitivo e fácil de usar, portanto não precisamos dedicar recursos extras para ajudar as equipes a começar.
5. Monitoramento de informações
Conforme o Zoom crescia, queríamos ter uma visão padronizada de tudo o que estava ocorrendo para que pudéssemos priorizar o trabalho e tomar decisões de Business. Precisávamos de visibilidade, responsabilização, consistência na execução dos trabalhos e compartilhamento de conhecimento entre as equipes.”
Os líderes da empresa querem saber o que está acontecendo para poderem tomar decisões informadas para as suas equipes. Eles também querem que os funcionários tenham a mesma clareza, porque é essencial que todos estejam em sintonia para que a colaboração seja eficaz. Mas alcançar a clareza é difícil, especialmente quando o trabalhador do conhecimento médio alterna entre 10 aplicativos 25 vezes por dia. Com as informações espalhadas em diferentes lugares, é difícil acompanhar o que está acontecendo, como os projetos estão se saindo e quem é responsável pelo quê.
É aí que entra a sua proposta. O software de gestão de projetos resolve esse problema ao criar um sistema de registros unificado para todo o trabalho. Ele centraliza as informações da empresa, para que os funcionários e líderes possam encontrar o que precisam.
Ponto-chave da mensagem:
O software de gestão de projetos fornece um sistema de registro unificado para todo o trabalho, para que você e a sua equipe saibam o que está acontecendo, como os projetos estão se saindo e quem é responsável pelo quê.
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Dê uma vantagem à sua apresentação
Grandes apresentações sempre têm uma vantagem, algo que as faz se destacar. Você quer que o seu público tenha um momento de “aha”, quando puder ver claramente como o software beneficiará a empresa ou como ele pode ser aplicado a processos críticos de Business.
Experimente estas estratégias para dar à sua apresentação um poder de adesão extra:
1. Tenha outras equipes ou departamentos ao seu lado
Durante a avaliação, era importante testarmos o produto e aprendermos internamente para ver se as pessoas gostavam dele. Conseguir que uma pessoa que goste diga: “Esta é uma ótima ferramenta” é fundamental para que todos os outros a aceitem.”
Isso, mais do que qualquer outra coisa, demonstrará como o software de gestão de projetos pode ser aplicado em todas as equipes. Antes de apresentar a proposta aos líderes da empresa, converse com as partes interessadas de outras equipes e departamentos e coloque-as do seu lado. Se você conseguir demonstrar um amplo interesse na adoção da ferramenta, poderá convencer o seu público de que os casos de uso entre equipes — e os fluxos de trabalho Business aprimorados — são realmente possíveis.
Ponto-chave da mensagem:
Várias equipes e partes interessadas estão envolvidas nesta ferramenta, portanto, ela pode ser — e será — adotada para diferentes casos de uso em toda a empresa.
2. Faça uma demonstração visual
Nenhuma apresentação está completa sem um elemento visual envolvente. Uma demonstração prática ajuda o público a visualizar a funcionalidade da ferramenta, a facilidade de uso e como ela pode ser aplicada a casos de uso específicos do Business. Peça à equipe de vendas do software para participar da sua apresentação e demonstrar a ferramenta em tempo real. Se não estiver trabalhando com um membro da equipe de vendas, leve um vídeo pré-gravado.
Durante a demonstração, destaque as principais funcionalidades que fazem o software de gestão de projetos se destacar, como:
Funcionalidade de definição de metas para manter as equipes alinhadas às principais prioridades de Business.
Painéis que fornecem insights em tempo real sobre o desempenho das iniciativas.
Recursos de monitoramento de tempo e gestão de recursos para ajudar as equipes a dedicar tempo ao que realmente importa.
Diagramas de Gantt, quadros Kanban, calendários e marcos para ajudar as equipes a criar roteiros e visualizar o cronograma do projeto.
Recursos de gestão de tarefas que ajudam as equipes a ordenar e atribuir o trabalho, como Automatizações e tags personalizadas.
Integrações que permitem às equipes continuar usando outras ferramentas enquanto centralizam as informações em um só lugar.
Ponto-chave da mensagem:
Esta ferramenta de gestão de projetos tem recursos intuitivos e úteis que podemos aplicar a casos de uso específicos do Business.
3. Compartilhe histórias de sucesso
Os líderes querem uma solução de gestão de projetos que seja confiável em todo o setor. Uma das melhores maneiras de demonstrar credibilidade é compartilhar histórias de sucesso do cliente, de preferência histórias de empresas semelhantes e bem conhecidas. Confira o site do software para ver se eles destacam algum cliente proeminente. É ainda melhor se você encontrar histórias de sucesso que quantifiquem o tempo e o esforço que as empresas economizaram ao adotar a ferramenta.
Para gerar ainda mais confiança, verifique se o software ganhou algum prêmio. Veja o que empresas de análise como Forrester, Gartner e IDC têm a dizer sobre a ferramenta.
Ponto-chave da mensagem:
Esta ferramenta é confiável em todo o nosso setor e recebe notas altas dos analistas.
Antecipe as perguntas mais frequentes
Um discurso não é unilateral. Pelo contrário, é uma conversa entre você e a equipe de liderança. Além de preparar os pontos de discussão, você também deve antecipar as perguntas que os líderes farão e preparar as suas respostas com antecedência.
Se você não sabe por onde começar, aqui estão algumas perguntas frequentes para se preparar ao apresentar um software de gestão de projetos:
Quanto custa? Existem diferentes opções de preços?
Quais necessidades específicas de negócios esta plataforma resolve?
Como vamos começar?
Quanto tempo leva a configuração inicial?
Que tipo de suporte externo está disponível para ajudar na implementação? Há serviços profissionais, webinários e outros recursos de instruções que podemos usar?
De quais recursos internos precisamos para implementar isso?
O que acontece se a ferramenta não funcionar da maneira que esperamos?
Quanto tempo ela economizará?
Esta plataforma funciona para a gestão de projetos Agile?
Outras empresas usam esta ferramenta? Como ela está funcionando para elas?
Quem é responsável pela gestão de mudanças à medida que implementamos esta plataforma?
Quem é responsável por treinar os funcionários para usar a ferramenta?
Transformação digital, de baixo para cima
Ao demonstrar claramente o valor do software de gestão de projetos, você pode trazer os líderes da empresa para o quadro e começar a plantar as sementes da transformação digital. E, com uma apresentação bem elaborada, você pode obter mais do que apenas luz verde: também pode transformar líderes de partes interessadas relutantes em parceiros totalmente comprometidos.
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