Conselhos: quatro líderes de equipes compartilham as melhores práticas para planejar um gerenciamento de recursos

Não sabe como alocar os recursos para o seu próximo projeto? Assegurar que a sua equipe não se sinta sobrecarregada ou subutilizada é um desafio enfrentado pela maioria dos líderes. Às vezes parece que você está navegando às cegas ao planejar os recursos no gerenciamento do projeto? Não há por que ser assim. Planejar o gerenciamento dos recursos traz visibilidade constante sobre as cargas de trabalho, tanto da sua equipe como dos colaboradores individuais. Com isso, é possível equilibrar todos os seus recursos de forma eficiente e obter um panorama completo de como a sua equipe atingirá as metas.

O que é um plano de gerenciamento de recursos?

Um plano de gerenciamento de recursos é a estratégia usada para administrar e atribuir todos os tipos de recursos necessários para o seu projeto. Um plano eficiente descreve as atividades e os recursos específicos, incluindo recursos humanos, financeiros, técnicos e físicos, que são essenciais ao longo de um projeto ou iniciativa. Serve também de orientação ao fornecer uma visão abrangente quanto à carga de trabalho das equipes, e ajuda a manter tudo em um único lugar. Você pode facilmente gerenciar, agendar e atribuir cada recurso, aumentando simultaneamente a sua produtividade. Aprender a alocar os recursos no gerenciamento de projetos capacitará você (e a sua equipe) para executar projetos com eficiência.

Conselhos de quatro líderes de equipes sobre o gerenciamento de recursos

O que é melhor do que ler um guia sobre como alocar recursos no gerenciamento de projetos? Que tal ouvir as dicas de quatro líderes de equipes — com experiências e desafios diferentes — que põem isso em prática diariamente? Leia a seguir as suas opiniões sobre como lidar com um plano de gerenciamento de recursos com exemplos reais. Apresentamos a você: Jenny, Ariel, Reigan e Eric.

Jenny Thai, diretora de conteúdo, marketing

Qual é o maior desafio que você enfrenta ao fazer o gerenciamento de recursos, e qual é a sua solução?

Quando o assunto é gerenciamento e alocação de recursos, para mim é um grande desafio ter uma visão geral da carga de trabalho da minha equipe. Preciso ver com exatidão todos os projetos que estão por vir.

Eu lido com essa questão analisando primeiro o roteiro dos próximos lançamentos de produtos e campanhas. Em seguida, procuro conhecer as necessidades de pessoal para cada projeto e em relação aos entregáveis individuais. Gerencio tudo em uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, na qual tenho um portfólio de todos os projetos com os quais a minha equipe está trabalhando a cada trimestre. Para os projetos menores que envolvem textos criativos e para os trabalhos ad hoc, defini nessa mesma ferramenta um processo para que as pessoas solicitem suporte e contexto para as criações sempre que precisarem. Agora, posso facilmente gerenciar as novas solicitações e identificar quais são as necessidades, prazos e prioridades.

Alocar recursos ou funcionários para os projetos é algo que envolve arte e ciência. Procuro garantir que a disponibilidade de uma pessoa corresponda com o escopo de trabalho que foi atribuído a ela. Além disso, atribuo projetos que combinam com as habilidades e metas profissionais de cada um.

Quais são suas três melhores dicas para criar e gerenciar um plano de gerenciamento de recursos?
  1. Seja proativo para descobrir quais projetos virão em seguida. Como a maior parte dos projetos da minha equipe é iniciada por outras equipes, é essencial entrar em contato com os colegas de outras disciplinas para obter uma visão abrangente do que está por vir.
  2. Certifique-se de que cada membro da equipe tenha, no mínimo, um projeto longo em mãos (por exemplo, uma campanha de marketing), e preencha o restante da sua disponibilidade com tarefas diárias e semanais. Isso reduz a alternância de contextos mantendo ainda um pouco de variedade.
  3. Faça verificações frequentes com a sua equipe para conhecer a disponibilidade de cada um e realizar ajustes conforme avança. Mantenha os canais de comunicação abertos para garantir que o seu planejamento de recursos continue em dia mesmo quando surgirem imprevistos.

Ariel Ross, produtora de marcas integradas, design

Qual é o maior desafio que você enfrenta ao fazer o gerenciamento de recursos, e qual é a sua solução?

Quando o assunto é gerenciamento de recursos, meu maior desafio é ver claramente em que a minha equipe está trabalhando, qual é a nossa disponibilidade e qual é o status de cada projeto. Há muitos detalhes envolvidos, pois cada colaborador tem o seu próprio ritmo e pontos fortes. Preciso identificar quem é a melhor pessoa para atribuir a cada projeto.

É fundamental aprimorar constantemente a comunicação com os membros da equipe. Faço verificações frequentes, reuniões em pé e debates presenciais para assegurar que todos estão na mesma página. Também procuro ter uma visão geral das tarefas de toda a equipe para estar bem informada ao participar das conversas. Ao criar cronogramas para o processo de produção da equipe, consigo ver claramente quem são os responsáveis e quais são seus próximos passos.

Quais são suas três melhores dicas para criar e gerenciar um plano de gerenciamento de recursos?
  1. Procure saber qual é a opinião dos participantes nos diversos departamentos sobre o seu cronograma de trabalho. Ao fazê-lo, você garante o alinhamento da sua equipe e define uma coordenação e expectativas realistas com antecedência.
  2. Acompanhe o progresso na sua ferramenta de gerenciamento de trabalho (em particular, no seu cronograma). Veja quais trabalhos estão atribuídos aos membros da sua equipe e use o cronograma para determinar se você pode ajudar com qualquer obstáculo.
  3. Entenda como a sua equipe usa a sua ferramenta de gerenciamento de trabalho. Alguns membros da equipe verão o panorama geral, enquanto outros se concentrarão em uma única tarefa. Adapte o seu estilo de trabalho para condizer com a maneira como a sua equipe opera.

Eric Pelz, gerente de engenharia, produtos

Qual é o maior desafio que você enfrenta ao fazer o gerenciamento de recursos, e qual é a sua solução?

Minha equipe trabalha em paralelo, e este é um dos desafios que enfrento. Preciso perguntar a mim mesmo: “Como maximizar o valor com a minha equipe de engenharia?” Tenho que me concentrar para encontrar um equilíbrio entre nossas metas e o risco inerente ao trabalho.

Faço reuniões com a equipe e utilizo esse tempo para planejarmos em conjunto o trabalho de todos em um lista. Essa lista nos ajuda a ver o que acontecerá nas próximas semanas e a entender como os membros da equipe se sentem em relação ao trabalho. Em seguida, aplicamos o resultado disso em nossa ferramenta de gerenciamento de trabalho. Temos como prioridade documentar tudo claramente em um único local.

Acompanhamos tudo em nossa ferramenta de gerenciamento de trabalho, incluindo as notificações de ausência. Podemos ver a qualquer momento os recursos que estarão disponíveis, e isso me dá a oportunidade de ser estratégico quanto aos tempos. Dessa forma, evitamos dar início a um grande projeto antes do fim de semana ou quando faltarem várias pessoas.

Quais são suas três melhores dicas para criar e gerenciar um plano de gerenciamento de recursos?
  1. Se um projeto ou tarefa estiver em risco, anote-o imediatamente. Ao fazer esse tipo de anotação, você se protege e evita os piores cenários ou riscos.
  2. Seja flexível. Não considere o seu planejamento como uma tarefa independente que pode ser simplesmente riscada da sua lista. Esteja sempre aprendendo, replanejando e reajustando: otimize o seu plano de gerenciamento de recursos à medida que progride.
  3. Faça com que o pensamento em equipe seja uma atividade colaborativa. Cada membro da sua equipe deve ser incentivado a compartilhar suas opiniões, fazer recomendações e informar os demais quando tiver pouca disponibilidade. O gerenciamento de recursos não é responsabilidade de uma só pessoa, mas sim do grupo todo.

Reigan Combs, diretora de campanhas globais e marketing do ciclo de vida, marketing

Qual é o maior desafio que você enfrenta ao fazer o gerenciamento de recursos, e qual é a sua solução?

Quando o assunto é gerenciamento de recursos, um grande desafio que enfrento consiste em entender claramente uma determinada solicitação e saber qual é o membro da minha equipe mais apto a executar o trabalho, dada a sua disponibilidade atual. Costumo perguntar a mim mesma: “Quem é a pessoa mais preparada e instruída para realizar esta tarefa específica?”

Todos os meses, peço para a minha equipe delinear suas cinco principais prioridades para que eu possa avaliar a disponibilidade de cada membro. Isto se resume em identificar quais projetos fazem mais sentido para cada pessoa. Por exemplo, um projeto que envolva uma iniciativa já existente pode ser ótimo para um funcionário novo, enquanto um projeto mais complexo pode ser mais adequado para um funcionário com muito tempo de casa.

Criei recentemente um projeto na minha ferramenta de gerenciamento de trabalho que me permite visualizar um calendário editorial. Consigo saber em quais campanhas de e-mail a minha equipe está trabalhando e também ver rapidamente quando uma delas está sendo lançada e quem é o responsável.

Quais são suas três melhores dicas para criar e gerenciar um plano de gerenciamento de recursos?
  1. Agilize o processo do seu trabalho. Receber diversas solicitações de uma só vez pode ser muito desgastante. Tente simplificar esse processo com formulários digitais.
  2. Faça uma reunião semanal com a sua equipe. Entenda como os membros da sua equipe veem a própria disponibilidade atual e saiba qual é a carga de trabalho que cada um considera confortável.
  3. Gerencie as prioridades. Verifique as cinco principais prioridades mensais da sua equipe para saber em que tipo de trabalho cada membro está focado. Monitore as prioridades da sua equipe todas as semanas para ver se algo mudou e se as prioridades devem ser redefinidas.

Pronto para planejar um gerenciamento de recursos?

Encontrar a ferramenta ideal para planejar o gerenciamento de recursos — aquela onde tudo possa ficar armazenado em um único local — é essencial para obter sucesso. Usar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho lhe permitirá ver um panorama geral e fazer ajustes conforme necessário, e ajudará a manter o controle dos recursos e a evitar os atrasos. Lembre-se de incluir cronogramas e atribuir proprietários a cada tarefa, pois isso contribuirá para criar transparência e diminuir o esgotamento dos funcionários. É normal ter que ajustar os planos à medida que as circunstâncias mudam, por isso certifique-se de manter um fluxo constante de comunicação com a equipe.

Quando o seu plano de gerenciamento de recursos estiver pronto e os recursos já tiverem sido atribuídos, recorde-se de sempre reconhecer e destacar os sucessos alcançados pelos funcionários — celebrar o sucesso da sua equipe ajuda a manter o engajamento e a produtividade de seus funcionários.

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